Migrer soi-même depuis Optios

Mis à jour le 2026-10-05

Vous pouvez transférer vous-même l'intégralité de votre fichier Optios, sans aide extérieure. Cela se fait avec l'assistant sous Instellingen → Overstappen uit Optios (Réglages → Migrer depuis Optios). Comptez une heure, dont l'essentiel est de l'attente — vous pouvez continuer à coiffer entre-temps.

Nous ne vous demandons pas votre mot de passe Optios

C'est nouveau depuis le 28 août 2026, et c'est un choix délibéré.

Avant, l'assistant demandait votre login Optios. Cette voie ne fonctionne plus : l'adresse de connexion d'Optios nous renvoie une erreur de serveur à chaque tentative, quoi que nous envoyions. Nous ne pouvons donc plus entrer par là — et honnêtement, c'est aussi bien, car il n'est jamais agréable de taper le mot de passe d'un logiciel dans un autre.

Ce que nous faisons à la place : dans votre propre navigateur, vous êtes déjà connecté à Optios. La récupération se fait là. Vous glissez un bouton dans votre barre de favoris et vous cliquez dessus dans votre fenêtre Optios ; ce bouton va chercher vos données et les envoie à HairConnect. Votre mot de passe et votre session restent sur votre propre ordinateur ; nous ne les voyons jamais.

Ce qu'il vous faut

• Un ordinateur — pas une tablette et pas un GSM. Cela fonctionne avec Chrome, Edge ou Firefox. (Sur Safari c'est possible aussi, mais pour la voie avec le code vous devez d'abord activer le menu Ontwikkelaar (Développement) ; avec Chrome ou Edge vous avez fini plus vite. Le bouton de favori ne demande pas ce menu — seulement une barre de favoris visible.)
• Votre login Optios habituel de gérant. Vous le tapez chez Optios même, comme toujours — pas chez nous.
• Deux onglets qui restent ouverts une demi-heure à une heure : cet écran, et votre Optios.

Ce qui est repris, et ce qui ne l'est pas

Sont repris : les clients (avec e-mail et GSM), les formules de coloration de toutes les années, les rendez-vous (y compris futurs !), les prestations avec leur temps de pose, les collaborateurs (même ceux qui sont partis), les produits, marques et stocks, les horaires et absences, vos réglages de réservation, vos fournisseurs et livraisons, — nouveau depuis le 4 septembre 2026 — vos tickets de caisse des trois dernières années, et — nouveau depuis le 16 septembre 2026 — qui exécute quelle prestation, avec la durée qui diffère par collaborateur. Depuis le 5 octobre 2026, vos mouvements de caisse (dépôts à la banque et autres retraits) et le solde de départ de votre tiroir sont repris aussi.

Ce dernier point provient de la page Kennis (connaissances) de votre collaborateur chez Optios, et il n'a pas toujours été là : jusqu'au 16 septembre 2026, cette liste restait vide et, en ligne, un client pouvait réserver une coupe homme chez quelqu'un qui n'en fait pas. Ce qui n'a pas pu être lié figure dans les Opkuisvoorstellen — jamais deviné.

Ne sont pas repris automatiquement, et c'est à chaque fois un choix délibéré :

• Les comptages de caisse. Les comptages de votre tiroir dans Optios y restent. Vos mouvements de caisse et le solde du tiroir par lequel commence votre livre de caisse sont, eux, repris — voir ci-dessous.
• Les bons cadeaux. C'est de l'argent. Les soldes ouverts se transfèrent à la main et se vérifient contre l'aperçu d'Optios — contrôlé deux fois par vous, pas par un automate.
• La pointeuse. Optios n'offre pas d'issue exploitable en self-service. Si vous voulez quand même vos heures pointées (trois ans d'obligation de conservation), contactez-nous — nous le faisons de manière accompagnée.
• L'adresse de votre salon, votre numéro de TVA, votre téléphone et votre e-mail. Optios ne les fournit pas. Ils arrivent donc vides, et c'est voulu : mieux vaut vide qu'inventé. Complétez-les sous Instellingen → Het salon (Réglages → Le salon).

Ce qu'il advient de vos tickets de caisse

Optios n'offre pas de véritable issue pour les tickets de caisse, seulement la liste du jour et le ticket tels que vous les voyez à l'écran. L'assistant les relit jour par jour, sur trois ans (ou jusqu'à votre premier rendez-vous dans Optios, si vous y étiez depuis moins longtemps). HairConnect obtient ainsi un historique de ventes : la proposition de commande voit ce que vous avez vendu, les rapports ont un passé, et « qu'a eu ce client la dernière fois » a aussi une réponse pour les visites d'avant la bascule.

Un ticket repris est reconnaissable et le reste :

• Il porte l'origine « Optios » et son identifiant Optios. Il ne reçoit pas de numéro de ticket de votre série HairConnect.
• Il compte dans vos rapports (recettes journalières, livre de caisse, chiffre d'affaires) mais ne va pas au comptable : ce chiffre d'affaires a été déclaré à l'époque d'Optios.
• Il ne modifie pas le stock. Votre état de stock est venu d'Optios comme état actuel ; en déduire encore une fois les ventes compterait double.
• Un ticket déjà repris ne suit pas de lui-même une correction faite dans Optios : si ce jour repasse dans une ronde, il apparaît dans les Propositions de nettoyage comme gewijzigd in Optios (modifié dans Optios) — sauf si vous l'avez déjà contre-passé ou corrigé ici.

Ce dont l'assistant n'est pas sûr, il ne l'invente pas :

• Un produit figure sur un ticket Optios uniquement par son nom. Si ce nom correspond exactement à un seul produit de votre liste de produits Optios, la ligne est liée. Sinon la ligne reste sans produit et arrive dans les Propositions de nettoyage.
• Un collaborateur que HairConnect ne connaît pas — même pas par son nom — fait que le ticket entier n'est pas saisi. Vous le voyez dans les Propositions de nettoyage et dans le rapport final ; rien ne disparaît en silence.
• Un moyen de paiement présent sur un ticket mais qui n'existait pas encore dans HairConnect (Payconiq, virement, chèque…) est créé. Le rapport final dit combien.
• Si un ticket était chez Optios sur plusieurs clients (une mère et sa fille qui règlent ensemble), il est rattaché ici au premier client connu et les autres figurent comme Samen met … (Avec …) sur le ticket lui-même — voir Le journal de caisse. Cela ne donne plus de proposition de nettoyage.
• Si les lignes d'un ticket ne tombent pas sur le total du jour d'Optios, pas un centime n'y est modifié : le ticket reste tel qu'il était, avec une proposition de nettoyage à côté.
• Si Optios a annulé un paiement sur un ticket par un montant négatif du même moyen (Cash € 100,00 · Cash € -100,00 · Bancontact € 36,80, faute de monnaie), HairConnect compte ce qui reste net par moyen de paiement. Ce ticket n'affiche alors que Bancontact € 36,80 : aucun paiement en espèces n'est entré.

Ce qu'il advient de vos mouvements de caisse et du solde de départ du tiroir

Depuis le 5 octobre 2026, l'argent entré ou sorti du tiroir en dehors d'un ticket — un dépôt à la banque, par exemple — est repris aussi, tout comme le solde du tiroir par lequel commence votre livre de caisse. Sans ces deux éléments, le livre de caisse de HairConnect n'avait ni retraits ni solde de départ ou de fin, et ce qui partait chez votre comptable ne tombait pas juste.

• Chaque dépôt séparément. Sur la liste du jour d'Optios, chaque retrait est une carte à part (Cash uitname, avec le motif, la caisse et qui l'a saisi). L'assistant lit ces cartes sur les mêmes listes du jour que les tickets : trois dépôts un même jour donnent trois lignes, chacune avec son propre montant. Le motif bank s'appelle ici Storting naar de bank (uit Optios) (dépôt à la banque, depuis Optios) ; tout autre motif est repris tel quel.
• Qui l'a saisi est indiqué si ce nom correspond exactement à un seul collaborateur ici. Sinon, le collaborateur reste vide et le livre de caisse affiche le nom tel qu'Optios l'a donné.
• Optios ne donne pas d'heure. Le livre de caisse n'affiche que le jour pour un tel dépôt.
• Le solde de départ du tiroir vient du livre de caisse d'Optios : le solde à l'ouverture du jour que vous avez choisi en haut sous Facturen vanaf (factures à partir de) — le début de votre comptabilité dans HairConnect. Si vous n'avez rien choisi, c'est le premier jour récupéré par l'assistant. Dans le livre de caisse, il apparaît comme Beginstand van de lade (solde de départ du tiroir) avec la mention du livre de caisse d'Optios — jamais comme Getelde lade (tiroir compté), car personne ne l'a compté. Votre premier comptage à vous prend ensuite le relais.
• Chaque jour est vérifié. Les mouvements de caisse d'un jour doivent totaliser les entrées et sorties que le livre de caisse d'Optios donne pour ce jour. Si ce n'est pas le cas, cela va dans les Opkuisvoorstellen. Si le livre de caisse voit un dépôt un jour d'un trimestre précédent qui manque ici, même une ronde de mise à jour récupère à nouveau la liste de ce jour-là.
• Rien n'est écrasé ni comptabilisé deux fois. Une ronde qui repasse reconnaît ce qui est déjà là. Si Optios dit plus tard autre chose sur un jour déjà repris, ou sur le solde de départ, ce qui est ici reste et une proposition de nettoyage apparaît. Un jour déjà transmis à votre comptable ne reçoit plus rien.
• Une entrée dans le tiroir (comme de la monnaie) n'a pas encore été vue chez Optios ; l'aspect d'une telle carte n'est donc pas mesuré. Elle n'est pas saisie mais va dans la liste de nettoyage, avec tout ce qui y figurait.

Ce qu'il advient de vos factures

Depuis le 2 octobre 2026, vos factures et notes de crédit d'Optios sont aussi reprises, de la première à la dernière. Optios n'offre pas de sortie pour elles, seulement la liste et le pdf de chaque facture. L'assistant lit la liste et récupère le pdf de chaque document ; dans ce pdf, HairConnect lit le numéro, la date, l'acheteur, les lignes, la TVA par taux et les totaux, tels qu'ils figurent sur la feuille. Rien n'est recalculé et rien ne reçoit un nouveau numéro.

• Seulement à partir d'une certaine date, par exemple le début de votre exercice ? Indiquez-la en haut de cet écran sous Facturen: alle overnemen (factures : tout reprendre). Ce qui précède reste dans Optios : ni récupéré, ni importé, ni dans la liste de nettoyage. Une note de crédit suit sa facture. HairConnect ne déduit pas votre exercice de lui-même : Optios ne l'enregistre nulle part, et ses séries de numéros ne changent pas à date fixe.
• Vous les trouvez sous Meer → Rapporten → Facturen (Plus → Rapports → Factures), avec uit Optios (d'Optios) à côté du numéro. Pdf donne la feuille d'Optios elle-même. Voir Établir une facture.
• Une facture sur un ticket est rattachée ici à ce même ticket, et son chiffre d'affaires n'est pas compté une seconde fois. Une facture sans ticket compte dans le chiffre d'affaires de sa date, une note de crédit se déduit.
• Un pdf voyage comme fichier, pas comme texte. Il faut pour cela le bouton de favori ou l'extension Chrome d'après le 2 octobre 2026. Avec une version plus ancienne, les erreurs indiquent De pdf kwam als tekst binnen (le pdf est arrivé sous forme de texte) ; faites glisser à nouveau le bouton ou mettez l'extension à jour, et le tour suivant récupère à nouveau ces factures.
• Une feuille que HairConnect ne peut pas lire n'est pas importée et figure dans les Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) — elle reste dans Optios. Si le montant de la liste d'Optios ne correspond pas à celui de la feuille, ou si les montants de la feuille ne s'additionnent pas, la feuille est importée telle quelle avec un constat à côté.
• Un tour de mise à jour remonte d'un an dans la liste des factures (environ chaque semaine), d'un mois (le premier tour de la journée) ou jusqu'à votre tour précédent (entre-temps). Une note de crédit sur une facture de plus d'un an n'est reprise que lors d'un tour complet.

Ce qu'il advient des messages et des accords de vos clients

Depuis le 2 octobre 2026, l'assistant récupère aussi, par client, les messages qu'Optios lui a envoyés et les accords de sa fiche (e-mail, SMS et newsletter). Cela fait deux requêtes par client ; pour un salon de 6 000 clients, cette phase dure environ trois quarts d'heure (mesuré).

• Optios montre les messages des six derniers mois ; rien de plus ancien n'est repris. Vous les trouvez sur la fiche client, onglet Berichten, avec (uit Optios) à côté du statut.
• Délivré et refusé sont repris, lu et cliqué volontairement pas : Optios les suivait sans l'accord du client.
• Un accord d'Optios arrive comme repris d'Optios, date inconnue : Optios n'y associe aucune date. Un retrait dans Optios retire aussi l'accord ici.
• Ce que le client a fait lui-même dans HairConnect l'emporte, s'il est plus récent. Optios ne donne pas d'horodatage ; chaque tour compare donc avec ce qu'Optios disait la fois précédente : si rien n'a changé là-bas, ce qui est ici reste. Si cela a changé, et que le client a lui-même fait quelque chose ici depuis le tour précédent, c'est cela qui l'emporte : ce moment-là, nous le connaissons, celui d'Optios non.
• Un « oui » pour les SMS n'est pas repris : dans Optios, les SMS sont activés par défaut pour chaque client, ce n'est pas l'accord de ce client. Un « non », si.
• Un tour de mise à jour ne récupère cela que pour les clients qui ont eu un rendez-vous pendant cette période, et pour les nouveaux clients. Un accord modifié dans Optios par un client sans rendez-vous arrive lors d'un tour complet.

Voir Messages à et d'un client.

Étape 1 — Consentement

Le premier écran vous explique ce qui va se passer et demande une seule case à cocher. Il n'y a aucun champ à remplir : pas d'adresse e-mail, pas de mot de passe.

Deux choses à savoir absolument :

• Vous ne donnez aucun identifiant. Nulle part dans HairConnect il n'y a de champ pour votre mot de passe Optios.
• Nous lisons uniquement. Rien n'est supprimé ou résilié chez Optios, et rien n'est modifié sauf si vous le demandez explicitement — comme pour vos prix de vente (voir Les prix de vente retournent dans Optios plus bas). Votre Optios continue de fonctionner normalement.

Le moment de votre consentement est bel et bien conservé — qui, quand et quel texte vous avez lu littéralement — car c'est un fichier clients complet qui déménage, et il doit alors être établi que vous avez dit oui.

Cliquez sur Start de overstap (Démarrer la migration). Vous arrivez à l'étape 2.

Étape 2 — Récupérer vos données

C'est la seule étape où vous faites quelque chose vous-même, et il y a deux voies pour y arriver. Elles font exactement la même chose et vous pouvez passer de l'une à l'autre en cours de route : ce qui est rentré reste rentré.

La voie courte, c'est le bouton de favori. Vous le glissez une fois dans votre barre de favoris, puis vous cliquez dessus pendant que vous êtes dans votre fenêtre Optios. Un clic par ronde, et rien à copier.

La voie avec le code se trouve en dessous. Elle demande cinq gestes au lieu d'un, mais elle fonctionne toujours — même si Optios change un jour quelque chose qui fait trébucher un favori.

Le bouton de favori

1. Activez votre barre de favoris si elle n'est pas visible : Ctrl + Shift + B (Mac : Cmd + Shift + B). Une barre étroite apparaît sous votre barre d'adresse.
2. Glissez le bouton Haal uit Optios (Récupérer depuis Optios) de l'écran HairConnect vers cette barre. C'est la seule chose que vous glissez, et vous le faites une fois par ronde.
3. Ouvrez un nouvel onglet sur client.optios.net et connectez-vous comme vous le faites toujours. Vous devez être vraiment dedans : vous voyez votre propre agenda.
4. Cliquez dans votre barre de favoris sur Haal uit Optios. En bas à droite de votre fenêtre Optios apparaît un bandeau sombre avec HairConnect dedans : We beginnen. Laat dit tabblad openstaan. (Nous commençons. Laissez cet onglet ouvert.) Ensuite, ce même bandeau dit où il en est, par exemple Klanten: 1.200 van 5.989 (Clients : 1.200 sur 5.989).

Le bouton ne fonctionne que dans votre propre fenêtre Optios. Si vous cliquez dessus depuis HairConnect, il vous le dit et rien ne se passe. Il appartient aussi à cette ronde : si vous démarrez plus tard une nouvelle ronde, vous glissez à nouveau le bouton tout frais. L'ancien ne fait alors plus rien — et c'est voulu, car il contient un code valable une demi-journée au maximum.

Vous ne voyez rien se passer après un clic — pas de bandeau, aucune réaction ? Utilisez alors la voie avec le code ci-dessous. Celle-là fonctionne à coup sûr.

Coller le code, si le bouton ne fait rien

Le code se trouve sur le même écran, sous Of plak de code met de hand (Ou collez le code à la main). Ce sont cinq gestes, et vous n'avez rien à comprendre de ce que vous collez.

1. Ouvrez Optios dans un nouvel onglet

Allez sur client.optios.net et connectez-vous comme vous le faites toujours. Vous devez vraiment être à l'intérieur : vous voyez votre propre agenda.

2. Ouvrez la fenêtre de console

Dans cet onglet, appuyez sur :

• Windows : Ctrl + Shift + J
• Mac : Cmd + Option + J

Une fenêtre s'ouvre — le plus souvent à droite ou en bas — avec du texte gris et, tout en bas, une ligne vide avec un curseur qui clignote. C'est la console. Ne vous effrayez pas du désordre qui s'y trouve déjà : ce sont des messages internes d'Optios et vous pouvez les ignorer.

Le raccourci ne fonctionne pas ? Faites alors un clic droit sur la page, choisissez Inspecteren (Inspecter), et cliquez en haut de cette nouvelle fenêtre sur l'onglet Console.

3. Copiez le code dans HairConnect

Retournez à l'onglet HairConnect et cliquez sur Kopieer de code (Copier le code). Le bouton confirme : Gekopieerd — plak ze nu in je Optios-venster (Copié — collez-le maintenant dans votre fenêtre Optios).

La copie ne fonctionne pas (cela arrive parfois dans des navigateurs plus anciens) ? Cliquez alors dans le cadre gris en dessous, sélectionnez tout avec Ctrl + A (Mac : Cmd + A) et copiez avec Ctrl + C (Mac : Cmd + C).

4. Collez le code dans la console et appuyez sur Enter

Dans Optios, cliquez sur la ligne vide en bas de la console, collez avec Ctrl + V (Mac : Cmd + V) et appuyez sur Enter.

Votre navigateur vous demande de taper d'abord le mot sta toe ou allow pasting ? C'est une sécurité de Chrome contre les gens qui vous font coller quelque chose de malveillant — ce n'est pas une erreur. Tapez le mot littéralement dans la console, appuyez sur Enter, et collez ensuite à nouveau.

5. Laissez tourner

Dans la console apparaît immédiatement une ligne avec une étiquette orange HairConnect : We beginnen. Laat dit tabblad openstaan. (Nous commençons. Laissez cet onglet ouvert.) Ensuite, de temps en temps, une ligne s'ajoute qui dit où il en est, par exemple Klanten: 1.200 van 5.989 (Clients : 1.200 sur 5.989).

Retournez à l'onglet HairConnect. Vous y voyez la même progression sous forme de liste, avec un compteur par type :

Pour ne pas vous faire attendre inutilement, l'assistant demande plusieurs choses à la fois — trois au maximum, pour que votre Optios n'en souffre pas. Vous ne le remarquez qu'à la vitesse.

Pour les Rendez-vous, il y a autre chose qu'un compteur, à savoir 47 maanden nagekeken · 12.480 afspraken gevonden (47 mois vérifiés · 12.480 rendez-vous trouvés). Cela vient du fait que nous remontons mois par mois jusqu'avant votre premier rendez-vous, et que la plupart de ces mois sont vides : un compteur qui ne compterait que les « mois avec rendez-vous » semblerait alors immobile pendant des minutes, alors qu'il travaille bel et bien.

Même chose pour les Tickets de caisse : 412 van 1.096 dagen nagekeken · 9.870 bonnen gevonden · 9.860 binnen (412 jours sur 1.096 vérifiés · 9.870 tickets trouvés · 9.860 reçus). La plupart des jours sont des jours de fermeture ou de congé, et chacun coûte quand même une page.

La consommation remonte trois ans, jour par jour. Pas depuis la liste Stock → Consommation — c'est un plan de travail de cinq semaines — mais depuis le rapport derrière le bouton Historique, qui accepte n'importe quelle période. Une requête par jour, car ainsi chaque période que tu demandes ensuite est exacte : la semaine dernière aussi bien qu'août. C'est vérifié — les jours d'un mois s'additionnent exactement au total du mois.

Trois ans, la même limite que pour les tickets de caisse. Au-delà, cela existe, mais on y trouve aussi des chiffres impossibles : sur un produit en 2019 figurait une quantité de moins deux milliards, un compteur qui a débordé chez Optios. De telles valeurs ne sont jamais reprises ; elles vont sur la liste de nettoyage.

Cette liste contient le produit, la quantité et l'heure. Optios ne retient pas qui a scanné le tube, cela ne peut donc pas suivre non plus.

Vous pouvez entre-temps continuer à travailler dans les deux onglets, et vous pouvez même fermer l'onglet HairConnect et y revenir plus tard : la récupération se fait dans l'onglet Optios. Cet onglet-là doit rester ouvert, et votre ordinateur ne peut pas se mettre en veille.

Si quelque chose tourne mal

Tout ce qui suit se répare. Rien n'est jamais perdu : ce qui est rentré reste rentré, et la récupération repart toujours là où elle s'était arrêtée.

« Je staat niet op je Optios. » (Vous n'êtes pas sur votre Optios.) Vous avez collé le code dans le mauvais onglet — probablement dans HairConnect même. Allez à l'onglet Optios et collez-le là.

« Je bent hier niet aangemeld bij Optios. » (Vous n'êtes pas connecté à Optios ici.) L'onglet est bien sur Optios, mais vous êtes déconnecté. Connectez-vous et cliquez à nouveau sur le bouton de favori, ou collez à nouveau le code.

« Je aanmelding bij Optios is verlopen. » (Votre session Optios a expiré.) Cela arrive tout seul après un certain temps, surtout lors d'une longue ronde. Reconnectez-vous sur client.optios.net et cliquez-y encore une fois sur le bouton (ou collez à nouveau le code).

« We hebben al een paar minuten niets meer ontvangen. » (Nous n'avons plus rien reçu depuis quelques minutes.) Le plus souvent, l'onglet Optios s'est refermé ou l'ordinateur s'est mis en veille. Rouvrez Optios et cliquez encore une fois sur le bouton.

Après un clic sur le bouton de favori, rien ne se passe. Vérifiez d'abord que vous êtes bien dans votre fenêtre Optios et pas dans HairConnect. S'il n'y a toujours rien — aucun bandeau en bas à droite — alors Optios bloque le bouton ; utilisez la voie avec le code, qui n'y est pas soumise. Faites-nous-le savoir dans ce cas : cela veut dire que quelque chose a changé chez Optios et que nous devons le savoir.

« Deze koppelcode is verlopen. » (Ce code de liaison a expiré.) Un bouton et un code tiennent une demi-journée. Retournez à l'écran, glissez à nouveau le bouton tout frais dans votre barre (ou copiez le code tout frais) et continuez — rien n'est perdu.

Votre code n'est plus disponible sur cet écran. Cela arrive si vous vous êtes entre-temps reconnecté à HairConnect. Cliquez sur Toon een nieuwe code (Afficher un nouveau code) et utilisez celui-là. Attention : l'ancien bouton et l'ancien code ne fonctionnent plus ensuite, donc glissez vraiment le nouveau bouton à nouveau dans votre barre.

« Er staat een nieuwe, snellere versie van de code klaar. » (Une version nouvelle et plus rapide du code est prête.) Vous faites encore tourner le code d'une fois précédente. Glissez à nouveau le bouton depuis HairConnect vers votre barre de favoris et cliquez dessus (ou copiez à nouveau le code et collez-le) ; ce qui est déjà rentré reste rentré, et vous n'avez rien à refaire.

Il y a un message disant que nous avons arrêté. Nous avons alors interrompu délibérément parce qu'Optios renvoyait quelque chose d'incorrect — par exemple deux fois la même page de produits. Cela vaut une demi-liste, et nous ne voulons pas l'importer. Réessayez plus tard ; si cela persiste, faites-le-nous savoir.

Une petite liste « Een paar dingen lukten niet » (Quelques éléments n'ont pas abouti). Ce n'est pas dramatique et cela n'empêche pas le reste. Le plus souvent, c'est une seule fiche client qu'Optios n'a pas donnée à cette seconde-là. Cela figure aussi dans votre rapport final, pour que vous puissiez le vérifier après coup.

Étape 3 — Compléter les fournisseurs et livraisons

Le plus souvent, vous n'avez rien à faire ici : vos livraisons sont déjà rentrées à l'étape 2. Regardez simplement si le nombre de pages de livraison à l'écran est correct.

C'est à zéro, ou il manque quelque chose (par exemple parce que vous n'avez pas de module de stock) ? Vous pouvez alors quand même fournir les pages à la main :

1. Ouvrez dans Optios la page Instellingen → Leveranciers (Réglages → Fournisseurs). Choisissez dans votre navigateur Bestand → Pagina opslaan als… (Fichier → Enregistrer la page sous…) puis « Alleen HTML » (« HTML uniquement »). Le fichier atterrit généralement dans votre dossier Téléchargements.
2. Faites de même sur Instellingen → Merken (Réglages → Marques) et sur Voorraad → Bestellen (Stock → Commander).
3. Glissez les fichiers enregistrés dans le cadre de l'assistant. Vous n'avez pas besoin de savoir quel fichier est lequel — l'assistant le détermine lui-même.

Étape 4 — Importer

Une pression sur Start de import (Lancer l'import) et tout est placé dans votre salon. Cela continue en arrière-plan, même si vous fermez l'écran — pour cela, plus aucun onglet ne doit rester ouvert. Vous voyez une barre de progression par type.

Si quelque chose tourne mal, l'écran dit ce qui a échoué et il y a un seul bouton : Probeer opnieuw (Réessayer). C'est toujours sans risque — tout est reconnu au numéro qu'il portait chez Optios, donc une deuxième passe ne crée jamais de doublons.

Étape 5 — Vérifier

À la fin, vous recevez un rapport final : ce qui est rentré par type, ce qui attend dans la liste Opkuisvoorstellen (Propositions de nettoyage) et pourquoi, et ce qui n'a éventuellement pas pu être récupéré. La copie temporaire de vos données Optios est automatiquement supprimée après l'import.

Vous avez trouvé cela long ? Dépliez alors Waar de tijd heen ging (Où le temps est passé). Vous y voyez par type combien nous avons récupéré, et combien de millisecondes de ce temps se sont passées chez Optios et combien chez nous. Pratique pour savoir si cela tenait à votre connexion, à nous ou à Optios.

Sous le rapport figure Volgende stap: opkuis na de overstap (Étape suivante : nettoyage après la bascule), avec un bouton. Il vous mène à trois étapes qui remettent votre fichier en ordre : d'abord vos clients, puis vos produits, et ensuite seulement vous demandez à vos clients de confirmer leurs données. Le déroulement est expliqué dans Nettoyer après la bascule. Le bloc disparaît dès que les trois étapes sont terminées.

Parcourez ensuite cette liste :

1. Instellingen → Opkuisvoorstellen (Réglages → Propositions de nettoyage) — videz la liste. Huit ans de fichier contiennent toujours du désordre : clients en double, noms inversés, un « droogkast levering » comme fiche client. L'import ne corrige jamais en silence ; c'est vous qui décidez.
2. Instellingen → Het salon (Réglages → Le salon) — complétez votre adresse, numéro de TVA, téléphone et e-mail.
3. Diensten & prijzen → Diensten (Diensten & prijzen → Prestations) — vérifiez surtout le temps de pose. C'est ce champ qui remplit votre agenda.
4. Team → Medewerkers (Team → Collaborateurs) — mettez l'ordre correct et cochez Moet prikken (Doit pointer) pour qui pointe. Vous voyez des fiches « Oud-medewerker #1234 » ? Ce sont des personnes qui n'ont plus de nom même chez Optios, mais qui restent liées à d'anciens rendez-vous. Celles qu'Optios connaît encore par leur nom reçoivent ce nom automatiquement. Donnez aux autres leur vrai nom, ou laissez-les.
5. Team → Afwezigheden (Équipe → Absences) — vérifiez les longues périodes de congé.
6. Les bons cadeaux avec solde ouvert : transfert à la main, à vérifier contre l'aperçu d'Optios.
7. Rapporten → Dagontvangsten (Rapports → Recettes journalières) — choisissez un jour du mois dernier et mettez-le à côté de la liste du jour d'Optios. Si le total correspond, vos tickets sont bien passés. Les Propositions de nettoyage disent quel ticket n'a pas pu être placé.

Faire un essai est permis — et même prévu

Vous pouvez lancer la migration complète plusieurs fois : un essai aujourd'hui, un autre la semaine prochaine, et la définitive le jour de la bascule. Rien n'est mis en double. À chaque nouvelle ronde, seule la différence est reprise :

• Nouveau chez Optios (un client en plus, un rendez-vous en plus) → est ajouté.
• Modifié chez Optios → est mis à jour.
• Inchangé → est laissé tranquille. Aussi — et surtout — si vous y avez entre-temps apporté vous-même une correction dans HairConnect : votre correction reste en place.
• Modifié des deux côtés → c'est examiné champ par champ, pas fiche par fiche. Si vous avez corrigé ici le prénom et qu'une adresse s'est ajoutée entre-temps chez Optios, ce n'est pas un conflit : l'adresse arrive et votre prénom reste. Seul un champ que vous avez adapté ici et qui a aussi changé entre-temps chez Optios est un conflit : là, l'import ne choisit pas. Votre version reste, et le cas apparaît dans les Opkuisvoorstellen (Propositions de nettoyage) avec les deux valeurs côte à côte, pour que vous décidiez. L'adresse e-mail n'est jamais reprise en silence par l'import, et un champ vide chez Optios ou plus court que ce qui est ici (« Kerkstraat » face à « Kerkstraat 4 ») n'entre pas : cela reste un conflit, car on ne jette pas un numéro de maison parce que l'autre côté l'a perdu.

Après chaque ronde, le rapport final dit précisément ce qui s'est passé : tant de nouveaux, tant de mis à jour, tant d'inchangés, tant de collisions.

Deux sortes de rondes : tout reprendre, ou seulement mettre à jour

À partir de votre deuxième ronde, vous avez le choix :

• Start de overstap (Démarrer la bascule) — le bouton habituel au milieu de l'écran. Il récupère tout à nouveau : tous vos rendez-vous, toutes vos fiches clients, trois ans de consommation et de tickets de caisse. Comptez à nouveau une demi-heure à une heure. C'est ce que vous faites lors de votre première bascule, le jour de la bascule, et chaque fois que vous hésitez.
• Alleen bijwerken sinds … (Mettre à jour uniquement depuis …) — le bouton en haut à droite, avec la date de votre dernière ronde réussie. Il ne récupère que ce qui a pu changer depuis, et cela dure des minutes au lieu d'une heure.

Ce deuxième bouton existe pour la période où votre ancien Optios et HairConnect tournent côte à côte. C'est bien l'intention — un mois en parallèle est la façon la plus sûre de basculer — mais vous ne voulez pas attendre une heure chaque semaine pour une poignée de rendez-vous modifiés.

Lors d'une ronde de mise à jour, ceci arrive toujours en entier : vos clients, vos collaborateurs, vos prestations, vos prix et vos produits. Optios n'indique nulle part ce qui y a changé, nous les reprenons donc chaque fois — ensemble, cela prend moins d'une minute.

Votre assortiment de produits arrive donc aussi, à chaque ronde. Un produit que vous créez chez Optios est ici après la ronde suivante — et c'est nécessaire : la consommation, les livraisons et les tickets de caisse y renvoient, et tant que le produit manquait ici, ils atterrissaient dans les propositions de nettoyage. Ce que vous avez modifié ici reste : une fiche renommée, une marque ou une fiche fournisseur fusionnée, un produit archivé. Si votre modification entre en conflit avec ce que dit Optios, le cas apparaît dans les Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) et c'est vous qui choisissez. Les marques et les fiches fusionnées ne reviennent pas. Le fournisseur d'une livraison, ainsi que la marque, la référence et le fournisseur d'un produit, c'est HairConnect qui les détermine, selon la liste de prix du fournisseur et non selon Optios : la façon dont Optios découpe une livraison ou une marque, ou le code qu'Optios met sur un produit, ne change rien ici et ne donne lieu à aucune proposition de nettoyage. Si une référence ou un fournisseur est encore vide ici, la ronde le complète à partir d'Optios.

Et ce qui était bloqué se répare tout seul. La consommation d'un produit qui n'existait pas encore est comptabilisée dès que le produit arrive, et la proposition à ce sujet se ferme d'elle-même. Une ligne de ticket qui n'avait pas trouvé son produit y est rattachée — les montants du ticket n'en changent pas. Une livraison avec une ligne vers un tel produit est revérifiée à chaque ronde jusqu'à ce que toutes ses lignes aient leur produit. La consommation d'un produit qu'Optios a entre-temps supprimé retrouve sa fiche par le nom, un ancien nom ou un alias, mais seulement si une seule fiche correspond. Un ticket qui n'a pas été importé parce que deux collaborateurs portent le même prénom est récupéré à nouveau, même s'il date d'un trimestre précédent. Il est alors importé au nom de celui ou celle qui avait des rendez-vous autour de ce jour-là. Si c'était le cas des deux, ou d'aucun, le ticket reste une proposition. Une ancienne collaboratrice reste sortie de l'entreprise et figure avec son nom sur ses tickets, ses rendez-vous et dans les rapports. Le rapport final de la ronde indique combien de cas ont été réparés ainsi.

Ce qui est bel et bien limité dépend de la fréquence de vos mises à jour. Qui lance plusieurs rondes par jour reprendrait sinon chaque fois les mêmes jours. C'est pourquoi il y a trois positions, et HairConnect choisit lui-même laquelle est à l'ordre du jour. Vous n'avez rien à cocher ni à retenir : l'écran indique à chaque ronde laquelle est en cours.

Votre agenda suit intégralement à chaque ronde, jusqu'à un an en avant. Là-dessus, rien n'est économisé, même pas entre-temps : un rendez-vous que vous encodez aujourd'hui pour mars doit figurer dans HairConnect cet après-midi, pas la semaine prochaine. Ce qui raccourcit, c'est uniquement la distance à laquelle nous regardons dans le passé — c'est là qu'est la masse, et là qu'un jour de retard ne fait de mal à personne.

Pourquoi trois jours et pas un seul, pour la première ronde de la journée : un salon de coiffure est généralement fermé deux jours d'affilée. Cette première ronde doit donc pouvoir remonter jusqu'au dernier jour ouvré qui précède.

Les prix de vente retournent dans Optios

Si votre caisse tourne encore dans Optios, elle facture le prix qui est enregistré là-bas. Quand un produit reçoit un nouveau prix de vente dans HairConnect — à la main, ou depuis la liste de prix de votre fournisseur — HairConnect peut aussi mettre ce prix dans Optios, pour que votre client paie la même chose aux deux caisses.

C'est désactivé par défaut. Cela ne se fait que dans une ronde pour laquelle c'est explicitement activé ; demandez-le-nous, il n'y a pas de bouton pour cela. La ronde suivante n'en hérite pas.

Ce qui se passe alors :

• Uniquement le prix de vente. Le nom, le code-barres, la marque et le fournisseur restent tels quels dans Optios.
• Uniquement là où le prix a été modifié ici et où Optios facture encore l'ancien. Si le prix a changé entre-temps dans Optios même, il n'est pas remis en arrière : la ronde reprend le prix d'Optios, comme toujours. S'il a changé des deux côtés, le cas apparaît dans les Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) et c'est vous qui choisissez.
• Jamais un prix de 0,00 €, et jamais un produit avec une proposition de nettoyage ouverte sur son prix.
• Jamais plus bas que dans Optios. Si Optios facture plus que HairConnect, le prix le plus élevé reste. Si vous voulez vraiment le baisser, faites-le dans Optios même.
• Après l'enregistrement, le prix est relu dans Optios. Ce n'est que lorsqu'il y figure vraiment qu'il compte comme remis. Il apparaît alors dans le journal sous Instellingen → Logboek (Réglages → Journal) comme Verkoopprijs teruggezet in Optios (prix de vente remis dans Optios), avec l'ancien et le nouveau prix dans Optios.

Cela se fait pendant la ronde, après les clients et avant les rendez-vous. La liste de progression affiche alors une ligne Verkoopprijzen terug naar Optios (prix de vente retour vers Optios) avec un compteur, et le rapport final dit combien de prix ont été remis et combien ne l'ont pas été. Ce qui n'a pas marché figure dans la liste des erreurs avec la raison ; dans ce cas rien n'a changé chez Optios et l'ancien prix y est toujours.

Les rendez-vous de HairConnect aussi dans Optios

Tant que vous travaillez dans les deux, vos clients réservent à deux endroits : sur la page de réservation de HairConnect, et via tout ce qui reste relié à Optios. Si un rendez-vous créé ici n'est pas dans Optios, Optios voit là un créneau libre et peut le donner à un autre client.

C'est pourquoi HairConnect peut aussi placer ces rendez-vous dans Optios. C'est désactivé par défaut. Vous l'activez sous Instellingen → Overstappen uit Optios (Réglages → Migrer depuis Optios), à Afspraken van HairConnect ook in Optios (Les rendez-vous de HairConnect aussi dans Optios). Vous lisez d'abord ce qui va se passer, et rien ne se passe avant votre confirmation. Vous pouvez le désactiver là à tout moment, d'un clic.

Ce qui se passe alors :

• Chaque rendez-vous créé ici — réservé en ligne, placé dans l'agenda, ou via le lien de nouvelle réservation d'un e-mail de fermeture — est aussi placé dans Optios : le même client, le même collaborateur, les mêmes services ou le même menu, à la même heure. Une coloration avec temps de pose apparaît dans Optios comme Optios le fait lui-même : la couleur, puis un creux pendant la pose, puis le service suivant.
• Avant de créer quoi que ce soit, HairConnect vérifie dans Optios si ce créneau est encore libre chez ce collaborateur. S'il a été pris entre-temps, rien n'est créé et rien n'est écrasé. Vous voyez ce conflit tout de suite sur l'écran de migration, chez Hairlien en haut de chaque écran et dans les Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) — avec le client, le moment et son numéro de GSM, pour que vous puissiez appeler ou envoyer un e-mail. Si vous déplacez le rendez-vous ici, HairConnect réessaie.
• Une fermeture ou un congé compte aussi comme occupé. Si le salon est fermé à ce moment-là, ou si le collaborateur est absent — ici dans HairConnect ou dans Optios — rien n'est créé et rien n'est déplacé. Optios lui-même ne bloque pas un tel rendez-vous ; c'est pourquoi HairConnect consulte vos jours de fermeture, les congés approuvés et l'horaire d'Optios. Vous le voyez comme un conflit, avec la raison : le salon est alors fermé, le salon est fermé dans Optios ou Ada est alors absente.
• Si vous supprimez un rendez-vous qui figure déjà dans Optios — alors que la réservation vers Optios est activée, ou parce que HairConnect l'y a placé lui-même — HairConnect l'annule d'abord dans Optios. Il ne reste rien du rendez-vous ici ; seul son numéro dans Optios attend que l'annulation y soit prouvée, puis disparaît aussi. Si cela ne réussit pas (un acompte, une carte à points), vous recevez une proposition de nettoyage pour le supprimer vous-même dans Optios.
• Si vous déplacez ou annulez un tel rendez-vous ici, cela se fait aussi dans Optios. S'il porte dans Optios un acompte ou une carte à points, HairConnect ne l'annule pas là-bas : ce choix vous revient, dans Optios même.
• Un rendez-vous qui vient d'Optios n'y est jamais modifié — à une exception près : si vous annulez un rendez-vous avec l'e-mail de fermeture, il est aussi annulé dans Optios, pour qu'Optios ne remplisse pas à nouveau ce jour-là.
• Cela ne compte qu'après un contrôle. Après chaque modification, HairConnect relit la journée dans Optios. Si le rendez-vous y figure comme prévu, il est passé ; s'il y figure autrement, la différence apparaît dans les propositions de nettoyage. Un rendez-vous ne part jamais deux fois.
• Si un collaborateur, un service ou un menu ne peut pas être relié à Optios, ce rendez-vous ne part pas et figure dans les propositions de nettoyage, avec ce qui manque. Un nouveau client qui a réservé en ligne est d'abord recherché dans Optios par son adresse e-mail et son numéro de GSM ; ce n'est que si personne ne correspond qu'il est créé dans Optios, avec ce qu'il a lui-même rempli.

Cela se fait depuis un ordinateur connecté à Optios. Nous ne pouvons pas accéder nous-mêmes à Optios. Les rendez-vous partent d'un navigateur dans lequel vous êtes connecté là-bas et où tourne l'extension HairConnect (voir Laissez votre ordinateur s'en charger ci-dessous). Le mieux est l'ordinateur du comptoir. Avec la version 1.3.0 ou plus récente de l'extension, cet ordinateur reçoit un signal dès qu'un rendez-vous est pris, déplacé ou annulé ici, et le rendez-vous part aussitôt : il est dans Optios en quelques secondes. Combien de secondes dépend surtout d'Optios. HairConnect vérifie d'abord la journée, le planning et le client, inscrit ensuite le rendez-vous et relit la journée pour contrôler : cinq étapes l'une après l'autre, dont les étapes de lecture durent chez Optios, mesuré, entre 0,2 et 0,8 seconde. Avec une version plus ancienne de l'extension, cela se fait dans les deux minutes. Comment installer la nouvelle version sur l'ordinateur du comptoir : L'extension sur l'ordinateur du comptoir. En même temps, l'extension récupère chaque minute votre agenda des quatre semaines à venir dans Optios, pour que les créneaux libres de votre page de réservation tiennent compte aussi de ce qui vient d'être réservé dans Optios. Une ronde de l'assistant transmet aussi les rendez-vous, avant de récupérer les rendez-vous.

Optios envoie aussi au client sa propre confirmation. Un rendez-vous qui arrive ainsi dans Optios est traité par Optios comme un rendez-vous pris au comptoir. Si, dans Optios, sous Instellingen → Communicaties (Paramètres → Communications), l'option Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken (envoyer la confirmation par e-mail pour les rendez-vous téléphoniques) est activée, le client reçoit en plus de la confirmation de HairConnect celle d'Optios ; pour un déplacement, il en va de même avec Klant op de hoogte stellen van tijdswijziging (verplaatsing) (prévenir le client d'un changement d'heure). Dans Optios, on ne peut pas désactiver cela par rendez-vous : il n'existe aucun champ pour cela dans ce que l'agenda d'Optios envoie lui-même. Si vous ne voulez qu'un seul mail, désactivez ces options dans Optios — en sachant qu'elles ne vaudront alors plus non plus pour les rendez-vous que vous planifiez dans Optios même.

Si aucun ordinateur de ce type n'est allumé, les rendez-vous attendent. Rien ne se perd — dès qu'un ordinateur avec Optios et l'extension reprend contact, ils partent — mais Optios ne les voit pas entre-temps. L'écran de migration indique combien de rendez-vous attendent, quand le dernier a été confirmé dans Optios et quand une fenêtre Optios a pris contact pour la dernière fois ; si des rendez-vous attendent alors que tout est calme depuis dix minutes, Hairlien le dit aussi. Notre conseil : laissez Chrome ouvert sur l'ordinateur de l'accueil, connecté à Optios, avec l'extension — la nuit aussi, car on réserve aussi en ligne la nuit.

Confirmations uniquement par HairConnect

Un rendez-vous que HairConnect place dans Optios y compte comme un rendez-vous téléphonique. Si la confirmation des rendez-vous téléphoniques est activée dans Optios, votre client en reçoit deux : une de HairConnect et une d'Optios.

C'est pourquoi HairConnect peut aussi envoyer la confirmation d'un rendez-vous pris au comptoir dans Optios, et un e-mail quand un rendez-vous passe à une autre heure dans Optios. Vous l'activez sous Instellingen → Overstappen uit Optios, dans Bevestigingen enkel van HairConnect, en choisissant un moment. Vide signifie désactivé, et c'est la valeur par défaut.

• Uniquement ce qui se passe dans Optios après ce moment. Optios n'indique pas quand un rendez-vous y a été créé ; HairConnect regarde donc le moment où il lit le rendez-vous pour la première fois, et son numéro dans Optios, qui augmente. Un rendez-vous qui figurait depuis longtemps dans Optios et n'apparaît que maintenant ne reçoit rien.
• Uniquement dans le futur, jamais pour l'historique, et jamais deux fois pour le même rendez-vous.
• Uniquement pour qui veut des e-mails. Un client sans adresse e-mail ou sans accord ne reçoit rien ; celui qui a choisi WhatsApp le reçoit là.
• Pas pour les réservations en ligne dans Optios. Qui réserve sur la page de réservation d'Optios reçoit sa confirmation d'Optios lui-même.
• Un déplacement dans Optios donne un e-mail de déplacement, aussi pour un rendez-vous qui existait déjà : c'est le déplacement lui-même qui a eu lieu après le moment.
• Le message part en quelques minutes, dès que HairConnect lit le rendez-vous dans Optios — via l'extension ou une ronde de l'assistant de migration.
• Dans le portail client, un client ne peut pas déplacer lui-même un rendez-vous venant d'Optios tant que l'envoi vers Optios est activé ; annuler reste possible, et HairConnect le supprime alors aussi dans Optios. Voir Ma couleur et Mes rendez-vous.

Dès que le moment est choisi, l'écran indique combien de confirmations et d'e-mails de déplacement HairConnect a envoyés depuis, et quels réglages vous désactivez dans Optios, sous Instellingen → Communicaties, avec leur nom tel qu'il y figure :

• Bevestiging afspraak sturen naar de klant via e-mail voor telefonische afspraken
• Klant op de hoogte stellen van tijdswijziging (verplaatsing)

Laissez le rappel par e-mail (48 heures avant) activé dans Optios. HairConnect n'envoie pas encore les rappels ; tant que c'est le cas, le rappel vient d'Optios. Si sous Instellingen → E-mail dans HairConnect la confirmation ou le déplacement est désactivé, l'écran le dit aussi — laissez alors les réglages d'Optios activés, car rien ne part d'ici.

Ce que vous supprimez dans Optios disparaît aussi ici

Si vous annulez ou supprimez un rendez-vous dans Optios, il est annulé ici à la ronde suivante — pas supprimé. Il reste dans votre agenda comme annulé, avec le motif Bij Optios geschrapt ou Bij Optios verdwenen, pour que vous puissiez encore voir plus tard où ce client est passé.

Cela ne vaut que pour les jours que cette ronde a réellement récupérés. Une ronde qui examine quelques mois laisse tout le reste tranquille — sinon une seule ronde courte qualifierait tout votre historique de disparu. Et un rendez-vous que vous avez déplacé vers une autre semaine dans Optios est simplement déplacé : il a été vu, donc pas disparu.

Les rendez-vous créés ici et pas encore dans Optios restent en place. Leur place est dans Nog in Optios te zetten (à encoder encore dans Optios), ou ils partent d'eux-mêmes si vous avez activé la transmission des rendez-vous (voir plus haut).

Il y a délibérément un recouvrement : nous regardons chaque fois un peu plus loin en arrière que strictement nécessaire. Un no-show coché seulement le soir, une note ajoutée le lendemain, une correction sur un ticket d'hier — cela doit suivre aussi. Mais pas toutes les demi-heures : une fois par jour est largement suffisant, et ce qui échappe même à celle-là — une correction sur un rendez-vous du mois dernier, un client qui réserve pour décembre — suit dans la semaine avec la ronde hebdomadaire.

Laissez votre ordinateur s'en charger

Si vous faites tourner Optios et HairConnect côte à côte pendant une période plus longue, il existe une voie où vous n'avez plus rien à faire vous-même : l'extension HairConnect pour Chrome. Vous l'installez une fois, vous la couplez une fois à votre salon, et ensuite HairConnect se met à jour en arrière-plan — tant que votre ordinateur est allumé et que vous êtes connecté à Optios dans Chrome. Pas de bouton à glisser, pas d'onglet à laisser ouvert, pas de code.

Voici comment la coupler :

1. Installez l’extension dans Chrome. Elle se trouve dans le Chrome Web Store sous le nom HairConnect — Synchro Optios (en néerlandais : HairConnect — Optios bijhouden).
2. Allez ici dans Instellingen → Overstappen uit Optios (Paramètres → Migrer depuis Optios) et dépliez Laat je computer het bijhouden (Laissez votre ordinateur s'en charger) : cette partie est repliée par défaut, cliquez sur son titre. Cochez la case de votre consentement, puis cliquez sur Koppel deze computer (Coupler cet ordinateur). Vous recevez un code valable dix minutes et utilisable une seule fois. Sans la case cochée, aucun code n'apparaît et la raison s'affiche en rouge.
3. Cliquez sur l'icône HairConnect à côté de votre barre d'adresse, entrez le code et un nom pour cet ordinateur (« le comptoir », « le portable du fond »).

Pas à pas, avec ce que vous voyez à l'écran, et aussi comment charger une nouvelle version avant qu'elle soit dans la boutique : L'extension sur l'ordinateur du comptoir.

Et vous n'avez plus jamais rien à faire glisser. Avec l'extension, l'écran de récupération porte simplement un bouton Haal nu op (Récupérer maintenant). Un clic et c'est parti — y compris pour une ronde complète le jour de votre migration. Vous n'avez même pas besoin d'un onglet Optios ouvert ; être connecté dans ce navigateur suffit.

Ensuite, le même écran indique quels ordinateurs sont couplés, quelle version de l'extension ils utilisent et quand ils se sont manifestés pour la dernière fois. Si aucun n'utilise la version 1.3.0 ou plus récente, un avertissement apparaît sous Afspraken van HairConnect ook in Optios : un rendez-vous ne part alors vers Optios que dans les deux minutes. Découpler s'y fait aussi, en un clic ; cet ordinateur ne met alors plus rien à jour.

Ce que l'extension ne fait pas, délibérément :

• Elle ne lance jamais d'elle-même une migration complète. Cela dure une demi-heure et touche tout votre salon : cela reste un bouton que vous appuyez vous-même. L'assortiment, elle le reprend bel et bien, comme chaque ronde.
• Elle ne fait que lire, sauf si vous demandez explicitement de remettre quelque chose, comme vos prix de vente ou vos rendez-vous (voir Les rendez-vous de HairConnect aussi dans Optios plus haut). Chez Optios, rien n'est supprimé ou résilié.

Si vous n'êtes plus connecté à Optios dans Chrome, elle ne peut rien récupérer. Cela s'affiche alors dans le petit panneau derrière l'icône, et HairConnect le note — pour que cet arrêt ne passe pas inaperçu.

Rester à jour aujourd'hui

Si vous n'utilisez pas Chrome, ou si vous préférez ne pas installer l'extension, il y a la voie intermédiaire. Cochez Vandaag bijblijven (Rester à jour aujourd'hui) au démarrage : vous faites glisser le bouton une fois, vous cliquez une fois dans votre fenêtre Optios, et ensuite HairConnect se met à jour tout seul environ toutes les demi-heures tant que cet onglet reste ouvert. L'import se fait alors aussi tout seul — vous ne devez plus revenir appuyer sur Importeren.

Dans le coin de votre fenêtre Optios se trouve un bandeau qui dit ce qui se passe et quand vient la ronde suivante. Il porte aussi un bouton Stoppen (Arrêter).

Cela s'arrête de soi-même dans trois cas, et c'est voulu :

• vous cliquez sur Stoppen ;
• vous fermez l'onglet Optios ou vous vous déconnectez ;
• le couplage de ce matin expire — il vaut une demi-journée et n'est jamais prolongé en cours de route.

Une session de la journée reste donc dans la journée pour laquelle vous avez donné votre accord. Demain, vous recommencez d'un clic.

Une chose qu'une ronde de mise à jour ne peut pas voir : une formule de couleur ou une remarque que vous avez modifiée chez un client qui n'est pas passé pendant cette période. Optios n'indique nulle part quand quelque chose a été modifié pour la dernière fois — c'est mesuré, il n'existe aucun filtre pour cela. Si quelque chose vous manque, ou si vous hésitez : faites simplement une ronde complète. C'est toujours permis et cela ne vous coûte que du temps.

Vous voyez toujours quelle ronde tourne. En haut de l'écran c'est écrit en toutes lettres — y compris si cette ronde s'en tient aux jours écoulés ou remonte plus loin — la liste d'avancement porte une ligne Soort ronde (Sorte de ronde) avec la date, et le rapport final indique Bijwerkronde: dagen teruggekeken (Ronde de mise à jour : jours repris en arrière). Si cette ligne n'y est pas, tout a été récupéré à nouveau.

Le jour de la bascule

Faites la bascule de préférence un jour de fermeture :

1. Lancez dans l'assistant encore une ronde de récupération (« Nog een keer ophalen » — Récupérer encore une fois), pour que les derniers jours rentrent aussi. Choisissez alors Start de overstap — la ronde complète, donc pas Alleen bijwerken. Aujourd'hui, vous voulez être certain que tout est rentré. Vous recevez alors un bouton tout frais à glisser (et un code tout frais, si vous préférez le coller). Ceci non plus ne crée pas de doublons.
2. Redirigez votre lien de réservation vers votre propre adresse. Une bonne partie de vos rendez-vous arrive via l'ancien lien Optios dans les mails et les QR codes — il doit pointer vers vous dès le premier jour. Voir Partager le lien de réservation.
3. Laissez Optios tourner encore un mois, uniquement en lecture.
4. Ne résiliez qu'ensuite votre abonnement, et vérifiez votre délai de préavis — c'est généralement un contrat annuel.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'il y a dans ce bouton, et qu'est-ce que je colle là, au juste ? La même chose : un seul bout de code lisible, avec en haut la description écrite de ce qu'il fait. Il fait trois choses en boucle : demander à HairConnect ce qui doit encore être récupéré, aller chercher cette chose-là chez Optios, et envoyer le résultat à HairConnect. Il n'écrit rien chez Optios et ne lit rien en dehors d'Optios. Vous voulez voir ce qu'il y a dans le bouton ? Faites un clic droit sur le favori et choisissez Modifier ; c'est exactement le même code que dans le cadre à l'écran.

Est-ce sûr ? J'apprends justement à mon personnel de ne jamais coller ni glisser quelque chose qu'on leur envoie. Ce réflexe est bon et nous ne voulons pas le désapprendre. Deux choses, donc : prenez le bouton et le code toujours dans votre propre écran HairConnect et jamais dans un mail, un message de chat ou une conversation téléphonique — nous ne vous les envoyons jamais. Et ne les utilisez que dans votre fenêtre Optios, nulle part ailleurs.

Pourquoi y a-t-il un bouton et un code ? Parce que, de l'extérieur, nous ne pouvons pas entrer dans votre Optios : le seul endroit où vos données sont accessibles, c'est votre propre navigateur, où vous êtes déjà connecté. Le bouton est la voie la plus courte qui existe là. Mais un bouton de favori s'exécute dans la page d'Optios et est donc soumis aux règles de sécurité qu'Optios attache à cette page ; si Optios y change quelque chose, le bouton peut s'arrêter d'un jour à l'autre. Le code que vous collez dans la console n'y est pas soumis. C'est pourquoi les deux existent : le bouton parce qu'il tient en un clic, le code parce qu'il fonctionne toujours.

Dois-je glisser ce bouton chaque fois ? Une fois par ronde de récupération, oui. Le bouton contient un code qui appartient à cette seule ronde et qui est valable une demi-journée au maximum — exactement comme le code que vous collez. Dans cette ronde, vous pouvez cliquer dessus autant de fois que vous voulez : après une connexion interrompue, après une reconnexion à Optios, ou simplement pour continuer. Un bouton du mois dernier ne fait plus rien.

Puis-je fermer l'écran ? L'écran HairConnect, oui. L'onglet Optios doit rester ouvert tant que la récupération tourne, et votre ordinateur ne peut pas se mettre en veille. Si cela arrive quand même : ouvrez Optios et cliquez encore une fois sur le bouton. Rien n'est perdu.

Puis-je lancer l'assistant deux fois ? Oui — voir Faire un essai est permis ci-dessus. Tout est reconnu à son numéro Optios ; une deuxième ronde ne reprend que la différence et ne met jamais rien en double. Ce que vous avez corrigé entre-temps dans HairConnect reste en place.

Je veux laisser Optios et HairConnect tourner côte à côte pendant un mois. Dois-je alors attendre une heure chaque semaine ? Non. Choisissez alors Alleen bijwerken sinds … (Mettre à jour uniquement depuis …) — voir Deux sortes de rondes ci-dessus. Cela dure des minutes. Le jour de la bascule, vous faites encore une fois la ronde complète.

J'ai mis à jour par erreur au lieu de tout reprendre. Pas de souci, et vous le voyez : c'est écrit en haut de l'écran et dans votre rapport final. Lancez simplement une nouvelle ronde et choisissez cette fois Start de overstap. Rien ne se perd et rien ne se met en double.

Un collaborateur peut-il le faire ? Non. L'assistant n'est ouvert qu'au gérant : le fichier clients complet est transféré.

Je vois « Dit Optios-account is al aan een ander salon gekoppeld » (Ce compte Optios est déjà lié à un autre salon). Alors votre numéro d'établissement a déjà été réclamé par un autre salon HairConnect — le plus souvent une erreur ou un essai antérieur. Contactez-nous ; nous réglons cela ensemble.

Où sont mes photos de produits et de collaborateurs ? Elles ne sont pas transférées automatiquement dans le parcours self-service. Demandez-le-nous — c'est une petite finition.