ClearFacts — vers votre comptable

Mis à jour le 2026-10-05

Stuurt elke factuur en creditnota apart per mail naar het verkoopboek van je boekhouder in ClearFacts, op het moment dat ze naar de klant vertrekt. Het kassaboek gaat niet per dag: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal. (Envoie chaque facture et note de crédit séparément par e-mail vers le journal des ventes de votre comptable dans ClearFacts, au moment où elle part vers le client. Le livre de caisse ne part pas chaque jour : il part avec l'e-mail à votre comptable, pour la période que vous ou votre comptable choisissez — par exemple par trimestre.)

Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → ClearFacts → Instellen.

Ce qui se passe par défaut :

• Vos factures et notes de crédit partent chacune séparément par e-mail vers ClearFacts, au moment où elles partent vers le client. Voir Les factures de vente, par e-mail ci-dessous.
• Votre livre de caisse ne part pas jour par jour vers ClearFacts. Il part en CSV dans l'e-mail à votre comptable, avec Naar de boekhouder (vers le comptable), pour la période que vous ou votre comptable choisissez — par trimestre, par mois ou une période que vous indiquez vous-même. Voir Le livre de caisse ci-dessous.

Si votre comptable veut aussi chaque journée de caisse comme document séparé dans son Inbox ClearFacts, vous pouvez l'activer avec Kassadagen ook als document naar ClearFacts (journées de caisse aussi comme document vers ClearFacts). Par défaut, c'est désactivé.

Les champs

Le numéro d'entreprise est vérifié. S'il est incorrect, vous lisez Dit is geen geldig Belgisch ondernemingsnummer. (Ceci n'est pas un numéro d'entreprise belge valable.) L'adresse e-mail n'est vérifiée que sur sa forme : HairConnect n'invente ni format ni domaine pour une adresse ClearFacts.

Un jeton seul n'active rien. Si vous renseignez un jeton sans adresse pour les factures de vente et sans activer les journées de caisse, l'écran demande quand même l'adresse : sinon l'intégration serait active sans rien faire.

Le test

Verbinding testen (tester la connexion) dit ce qui se passe et, avec un jeton, sur quelle comptabilité il aboutit :

• Seulement une adresse pour les factures de vente : De facturen en creditnota's gaan elk in een eigen mail naar {adres}. (…) Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest. (Les factures et notes de crédit partent chacune dans leur propre e-mail vers {adresse}. Cette adresse n'a pas été vérifiée auprès de ClearFacts — ce n'est possible qu'en y envoyant quelque chose. Le livre de caisse ne part pas vers ClearFacts : il part avec l'e-mail à votre comptable, pour la période que vous ou votre comptable choisissez.)
• Avec un jeton : ClearFacts antwoordt voor {naam} ({nummer}). (ClearFacts répond pour {nom} ({numéro}).), suivi de l'endroit où partent les factures et le livre de caisse — Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: … tant que les journées de caisse sont désactivées, ou Bij elke verzending naar de boekhouder gaat bovendien elke afgesloten kassadag als één document naar ClearFacts. (À chaque envoi au comptable, chaque journée de caisse clôturée part en outre comme un document vers ClearFacts.) si vous les avez activées ;
• Het token werkt, maar geeft geen toegang tot {nummer}. (Le jeton fonctionne, mais ne donne pas accès à {numéro}.) — avec les entreprises auxquelles il donne bien accès ;
• Er staat nog geen toegangstoken en geen e-mailadres voor de verkoopfacturen ingevuld. / Vul eerst een geldig ondernemingsnummer in. (Aucun jeton d'accès ni adresse pour les factures de vente n'est encore rempli. / Remplissez d'abord un numéro d'entreprise valable.)

Avec un jeton vient aussi une phrase sur Peppol :

• Dit ondernemingsnummer staat in de Peppol-directory: je leveranciers kunnen je e-facturen sturen. (Ce numéro d'entreprise figure dans l'annuaire Peppol : vos fournisseurs peuvent vous envoyer des factures électroniques.)
• Let op: dit ondernemingsnummer staat niet in de Peppol-directory — leveranciersfacturen over Peppol bereiken je dan niet. Vraag je boekhouder hoe je je aanmeldt. (Attention : ce numéro d'entreprise ne figure pas dans l'annuaire Peppol — les factures fournisseurs via Peppol ne vous parviendront donc pas. Demandez à votre comptable comment vous inscrire.)
• De Peppol-directory gaf geen antwoord; dat zegt niets over ClearFacts. (L'annuaire Peppol n'a pas répondu ; cela ne dit rien sur ClearFacts.)

Peppol n'est pas ici une intégration à part ni un interrupteur. C'est la forme sous laquelle le document est envoyé, plus ce contrôle.

Les factures de vente, par e-mail

ClearFacts reçoit vos factures de vente par e-mail, chaque facture et note de crédit séparément. ClearFacts donne à votre entreprise des adresses e-mail propres pour cela — une pour les achats, une pour les ventes et une pour les documents. Renseignez celle des ventes sous E-mailadres voor verkoopfacturen.

• Un document par e-mail. Chaque e-mail porte exactement une pièce jointe : le PDF que le client a reçu, ou la facture électronique (UBL) lorsque la facture est partie via Peppol. Une note de crédit est un e-mail à part, même si sa facture tombe dans la même période.
• Quand : au moment où elle part vers le client. Si elle part via Peppol, la facture électronique part vers ClearFacts dès que le point d'accès confirme l'envoi. Si elle part par e-mail au client, après cet e-mail. Si elle ne part nulle part — vous l'imprimez et la remettez — au moment de l'émission. Rien à activer : dès qu'une adresse est renseignée, cela se fait. L'interrupteur des journées de caisse n'y change rien.
• Filet de sécurité : Naar de boekhouder (vers le comptable). Ce qui n'est pas parti à ce moment-là (pas de serveur mail, un serveur mail qui a refusé, une facture antérieure à l'adresse) part avec Naar de boekhouder — le bouton ou le tour automatique.
• Les factures issues d'Optios ne partent pas d'elles-mêmes. Votre comptable les a peut-être déjà via Optios. Sinon, cochez-les dans Meer → Rapporten → Facturen (plus → rapports → factures) et choisissez Naar ClearFacts. La fenêtre de Naar de boekhouder dit combien il y en a dans la période.
• Jamais deux fois. Une facture déjà partie ne repart pas d'elle-même. Dans Meer → Rapporten → Facturen (plus → rapports → factures), la colonne Verstuurd (envoyée) montre l'icône de ClearFacts pour chaque facture partie ; survolez-la pour savoir quand et vers quelle adresse. Opnieuw naar ClearFacts (à nouveau vers ClearFacts) sous Meer (plus) dans la ligne (gérant et manager) en renvoie une délibérément, après une fenêtre qui dit que ClearFacts en fera alors un second document. Voir Factures.
• Envoyée seulement une fois partie. Sans serveur mail, rien ne part et rien n'est noté. Si le serveur mail refuse un e-mail, cette facture reste non envoyée et le rapport dit laquelle.
• Pas besoin de jeton. Renseigner seulement l'adresse suffit pour activer l'intégration.

Les factures ne sont plus dans le mail à votre comptable ; celui-ci dit seulement qu'elles partent séparément vers ClearFacts. Pour voir d'abord ce qui part, utilisez Proefzending naar mezelf (envoi d'essai à moi-même) sur les rapports : il vous envoie aussi chaque facture dans un e-mail séparé, sans rien noter. Voir Le fonctionnement des rapports.

Que ClearFacts place chaque e-mail comme un seul document dans l'Inbox n'a pas encore été vérifié avec un vrai compte ClearFacts. Après le premier envoi, regardez cette Inbox avec votre comptable.

Le livre de caisse

Le livre de caisse ne part pas jour par jour vers ClearFacts, et jamais de lui-même chaque nuit. Il part au moment où vous transmettez vos chiffres à votre comptable — et ce moment, c'est vous qui le choisissez, ou votre comptable :

• Avec le bouton. Sur Rapporten → Dagontvangsten, Kassaboek et Transacties (rapports → recettes journalières, livre de caisse, transactions) figure Naar de boekhouder (vers le comptable). Il envoie les rapports de caisse de la période affichée en CSV à votre comptable, si vous avez renseigné son adresse sous Instellingen → Het salon → Uw boekhouder (paramètres → le salon → votre comptable). Cette période, vous la choisissez vous-même : un trimestre, un mois, ou d'une date à une autre. La fenêtre dit d'avance ce qui part. Voir Le fonctionnement des rapports.
• Automatiquement. Sous Instellingen → Het salon → Uw boekhouder, mettez le choix Automatisch doorsturen (transmettre automatiquement) sur Elke maand (chaque mois) ou Elk kwartaal (chaque trimestre). Le premier jour après la période, à six heures, il se passe alors exactement la même chose qu'avec le bouton. Par défaut, c'est désactivé.

Avec Kassadagen ook als document naar ClearFacts activé, ce même envoi — avec le bouton ou automatiquement, pas chaque jour — envoie en outre chaque journée de caisse clôturée de la période comme un document vers l'Inbox ClearFacts, ventilé par taux de TVA, exactement comme dans le rapport Recettes journalières. Cela s'ajoute aux CSV de l'e-mail, sans les remplacer. Une journée encore en cours ne part pas. Une journée qui se trouve déjà chez votre comptable — aussi en CSV par mail — ne part jamais une seconde fois : il la comptabiliserait deux fois. Ne l'activez que si votre comptable le demande.

Ce que vous voyez

Après le bouton, une notification dit ce qui est parti : combien de factures et notes de crédit vers l'adresse ClearFacts, si les CSV ont été envoyés par mail et — si vous avez activé les journées de caisse — combien de journées de caisse vers ClearFacts. Une journée que ClearFacts n'a pas acceptée y figure en toutes lettres et reste affichée jusqu'à ce que vous la fermiez — il y a là du chiffre d'affaires que votre comptable n'a pas reçu. Chaque envoi laisse aussi une ligne dans le journal : Naar de boekhouder verstuurd (envoyé au comptable).

Il n'y a pas d'écran qui montre, jour par jour, ce qui se trouve dans l'Inbox de votre comptable. Si vous voulez le vérifier, mettez Rapporten → Dagontvangsten (rapports → recettes journalières) à côté de cette Inbox.