Créer une fiche client

Mis à jour le 2026-10-05

Où est-ce que je trouve ça ?

Dans le menu, sous Klanten → Klanten (Clients → Clients). En haut à droite se trouve le bouton pour ajouter un nouveau client.

Vous pouvez aussi créer un client d'un seul geste depuis l'agenda : dans la fenêtre Nieuwe afspraak (nouveau rendez-vous), tapez simplement un nom dans le champ client. Ce nom devient le prénom d'une nouvelle fiche ; le reste, vous le complétez ici plus tard.

Le formulaire

Aucun champ n'est obligatoire. Vous pouvez donc enregistrer une fiche avec un simple prénom. Une fiche sans nom s'appelle Naamloze klant (client sans nom) dans la liste.

Wie — qui

Contact

La langue détermine dans quelle langue le client reçoit ses e-mails, et dans quelle langue s'ouvre le portail client.

Le client vérifie lui-même sa fiche

Si vous enregistrez un nouveau client avec une adresse e-mail, il reçoit aussitôt un e-mail Kijk je gegevens bij [votre salon] even na (vérifiez vos coordonnées chez votre salon) reprenant ce que vous avez saisi : nom, e-mail, numéros, adresse, date de naissance. Un bouton le mène à une page où il revoit tout cela, corrige ce qui ne va pas (nom, GSM, fixe, adresse, anniversaire — pas son adresse e-mail, car c'est l'adresse où l'e-mail est arrivé). Sur cette page sont obligatoires le nom, le GSM et l'anniversaire en jour et mois ; l'année et l'adresse peuvent rester vides et confirme par Ja, dit klopt (oui, c'est correct). Ce qu'il a modifié figure sur la fiche et dans le journal.

Ce clic fait deux choses à la fois : la fiche est marquée comme confirmée par le client, et son adresse e-mail est considérée comme vérifiée. S'il réserve ensuite en ligne pour la première fois, il n'a plus à confirmer son adresse — son rendez-vous entre directement dans l'agenda. Le lien reste valable deux semaines. Sans adresse e-mail, rien ne part, et cela ne concerne ni les clients venus d'Optios ni ceux qui se créent eux-mêmes en ligne (ceux-là prouvent déjà leur adresse en réservant).

C'est activé ; on peut le désactiver sous Instellingen → Online boeken, à Nieuwe klantfiche laten nakijken (faire vérifier la nouvelle fiche client).

Le même e-mail part aussi vers les clients pour lesquels il y a un vrai doute : le nom dans l'adresse e-mail diffère de la fiche, mais la fiche a été conservée parce que son orthographe existe chez cinq autres clients ou plus et celle de l'adresse chez personne (voir Migratie → Opkuisvoorstellen, certitude Middel). Un nom simplement écrit autrement dans l'adresse n'est pas une question : le client a écrit son adresse lui-même, et la fiche reprend cette orthographe. Le client voit alors le nom tel qu'il figure maintenant et ce qui y figurait avant, et choisit lui-même.

Adres — adresse

Trois champs — Straat en nummer (rue et numéro), Postcode (code postal), Gemeente (commune) — dans une section repliée par défaut.

Facturatiegegevens — données de facturation

Pour les clients qui paient au nom de leur société. Le bloc reste replié tant qu'il est vide et s'ouvre de lui-même chez un client qui a déjà un numéro de TVA ou un nom de facturation.

Ces champs sont indépendants de l'adresse ci-dessus. Celle-ci reste l'adresse où le client habite ; l'adresse de sa société est autre chose.

La forme du numéro de TVA est vérifiée à l'écran même, sans internet. Si elle ne correspond pas, vous lisez Dit is geen geldig btw-nummer (ce n'est pas un numéro de TVA valide) et la fiche n'est pas enregistrée.

Gegevens ophalen — récupérer les données

À côté du numéro de TVA se trouve le bouton Gegevens ophalen (récupérer les données). Il demande à VIES — le service de la Commission européenne qui confirme les numéros de TVA — à qui appartient ce numéro.

Rien n'est jamais rempli en silence. Ce que VIES renvoie apparaît d'abord comme proposition, à côté de ce qui figure déjà sur la fiche, avec deux boutons : Overnemen (reprendre) et Laat maar (laisser tomber). Ce n'est qu'en choisissant Overnemen que la fiche change — et vous devez encore l'enregistrer.

L'adresse arrive en une seule ligne. VIES la fournit sous une forme différente par État membre ; en découper la rue, le code postal et la commune finirait par produire une adresse que personne n'a jamais tapée. Si vous la voulez ventilée, ajoutez vous-même le code postal et la commune.

Trois réponses sont possibles :

Ce dernier cas n'est pas un refus : VIES est régulièrement hors service, et un service qui ne répond pas ne dit rien du numéro de TVA de votre client. Vous saisissez alors simplement les données vous-même.

Sous le numéro de TVA figure Laatst nagekeken (dernière vérification) : quand la dernière demande a eu lieu et ce qu'elle a donné. Certains États membres confirment le numéro sans divulguer ni nom ni adresse ; vous lisez alors Deze lidstaat geeft geen naam of adres vrij (cet État membre ne communique ni nom ni adresse) et vous les saisissez vous-même.

Le numéro de TVA venu d'Optios, et vérifier tous les clients d'un coup

Si vous venez d'Optios, le numéro de TVA de vos clients professionnels figure sur les factures que vous y avez établies. À chaque reprise des factures, HairConnect place ce numéro sur la fiche du client à qui la facture était adressée — uniquement le numéro. Le nom et l'adresse tels qu'ils étaient tapés dans Optios ne suivent pas : cette graphie n'est souvent pas celle de la société.

Trois cas n'arrivent pas sur la fiche, mais en proposition sous Instellingen → Opkuisvoorstellen (Paramètres → Propositions de nettoyage) :

• la fiche porte déjà un autre numéro de TVA — il n'est jamais écrasé ;
• la facture n'est liée à aucune fiche client — HairConnect ne cherche pas ce client par son nom ;
• le numéro sur la facture n'a pas la forme d'un numéro de TVA.

Une tournée de contrôle confronte ensuite chaque client qui a un numéro de TVA au registre TVA (VIES). Si le nom ou l'adresse diffèrent de ce qui figure sur la fiche, une proposition de nettoyage apparaît avec les deux versions côte à côte et le bouton Overnemen (reprendre) — la même chose que Gegevens ophalen, mais pour tous vos clients à la fois. Majuscules, ponctuation et bus face à / ne comptent pas comme une différence. Rien n'est rempli tant que vous ne cliquez pas sur Overnemen. Overnemen place le nom dans Naam op de factuur (nom sur la facture) et la ligne d'adresse, non découpée, dans Adres ; le code postal et la commune restent ce qu'ils étaient.

Si VIES dit que le numéro n'existe pas, vous le lisez dans une proposition et rien ne change sur la fiche. Si VIES ne répond pas — il bride quand trop de demandes arrivent en même temps — Laatst nagekeken affiche Btw nog niet nagekeken (TVA pas encore vérifiée) et la tournée suivante redemande. Aucune proposition n'en résulte : un service qui ne répond pas ne dit rien du numéro.

Les factures déjà envoyées ne changent pas. Ce sont des documents fiscaux. Ce que vous reprenez vaut à partir de la facture suivante. Pour corriger une facture déjà partie, vous établissez une note de crédit et une nouvelle facture — c'est vous qui décidez.

Si ce bloc ne contient qu'un numéro de TVA, sans adresse, l'adresse sur la facture reste vide — l'adresse du domicile du client n'y est jamais placée d'office, car ce n'est souvent pas l'adresse de sa société. Sur l'écran Nieuwe factuur (nouvelle facture), Adres affiche alors en orange Er staat geen adres op deze factuur (il n'y a pas d'adresse sur cette facture), avec un renvoi vers Gegevens ophalen à côté du numéro de TVA.

C'est à cela que servent ces champs : ils figurent sur la facture que vous établissez à partir d'un ticket clôturé. Ce qui est ici l'emporte sur l'adresse ci-dessus, et est figé au moment de l'émission — si la fiche change plus tard, les factures existantes ne changent pas. Voir Établir une facture.

Le numéro de TVA est aussi l'adresse Peppol. Un numéro de TVA belge est un numéro d'entreprise, et c'est l'adresse à laquelle une facture électronique arrive sur le réseau Peppol. S'il figure ici, la facture de ce client peut partir en facture électronique au lieu d'un pdf par courriel — voir Via Peppol. C'est pourquoi le contrôle de forme est strict : un numéro avec une faute de frappe n'est pas une adresse.

À la caisse, le ticket affiche Factuurgegevens bekend (données de facturation connues) dès que quelque chose est rempli ici — voir Créer un ticket.

Rekeningnummer — numéro de compte

Replié tant qu'il est vide. Nécessaire uniquement pour rembourser un avoir par virement. Ne remplissez que ce que le client a lui-même communiqué : le numéro est vérifié sur son chiffre de contrôle, ce qui attrape une faute de frappe, pas un mauvais numéro. Voir Lire la fiche.

Afspraken maken — prendre rendez-vous

Attention : HairConnect n'envoie aucun SMS. La case conserve le consentement du client, rien de plus.

La case Voorschot verplicht n'est elle non plus imposée nulle part aujourd'hui dans la réservation en ligne. C'est une note pour vous-même.

Si vous activez Geblokkeerd voor online boeken, ce client lit sur la page de réservation : La réservation en ligne n'est pas possible pour cette adresse. Contactez le salon.

La liste

Triée par ordre alphabétique sur le nom de famille — c'est comme ça que vous cherchez à l'accueil. Si une fiche n'a pas de nom de famille, le prénom prend sa place dans l'alphabet ; une fiche sans aucun nom se retrouve en fin de liste.

La recherche porte sur le prénom, le nom et l'adresse e-mail.

Filtres : Geblokkeerd voor online boeken, Topklant, Zonder e-mail én gsm (sans e-mail ni mobile) — pratique pour nettoyer votre fichier — et Gearchiveerd (archivé), pour retrouver une fiche archivée.

Cliquer sur une ligne ouvre la fiche, pas le formulaire. Neuf fois sur dix, vous voulez voir la formule de couleur, pas modifier quelque chose. Pour le formulaire, vous utilisez Bewerken (modifier).

Supprimer un client

Une corbeille figure à côté de chaque ligne de la liste des clients, et le même bouton se trouve en haut de la page de modification. Seul le gérant le voit — un manager ou un collaborateur ne le voit pas, même pas en grisé.

Le bouton s'appelle Archiveren (archiver), et il fait toujours la même chose : la fiche part aux archives. Elle disparaît de la liste des clients et du champ de recherche à la caisse, mais rien n'est effacé. Le nom, les données, les formules de couleur et les remarques restent.

Si le client a des rendez-vous, des tickets de caisse, des factures, des chèques-cadeaux ou un avoir, la fenêtre le dit avant que vous ne cliquiez : « ce client a 34 rendez-vous et 12 tickets de caisse ». Tout cela reste, et porte le nom du client comme avant — dans les rapports aussi.

Si le client a encore un avoir, restaurez la fiche avant de vouloir l'utiliser à la caisse : le champ de recherche de la caisse ne trouve pas un client archivé.

Restaurer. Dans la liste des clients, réglez le filtre Gearchiveerd (archivé) sur Met gearchiveerde (avec les archivés) ou Alleen gearchiveerde (uniquement les archivés), et choisissez Herstellen (restaurer) à côté de la fiche. Le même bouton se trouve en haut d'une fiche archivée. La fiche revient alors dans la liste, avec tout ce qu'elle contenait.

Supprimer définitivement une fiche n'est pas possible. Une demande qu'un client introduit lui-même via le portail client se traite sous Demandes de suppression.

Ce qui arrive dans le journal des actions

La modification et la suppression d'une fiche sont enregistrées, avec les champs qui ont changé — y compris les données de facturation : elles figureront sur un document fiscal. La création, non — cela arrive pour chaque nouveau client et ne dit rien.

Les formules de couleur n'entrent pas dans le journal des actions. Ce sont les données les plus sensibles du logiciel, et les copier vers une deuxième table leur donnerait une autre durée de conservation — précisément ce que vous ne voulez pas quand un client demande à être effacé.

Questions fréquentes

Puis-je modifier ou supprimer plusieurs clients à la fois ? Non. Il n'y a pas d'actions groupées sur la liste des clients.

Pourquoi y a-t-il dans mon fichier un client au nom étrange comme « levering droogkast » ? Celui-là vient d'Optios, où de telles choses étaient notées comme fiche client. Regardez sous Instellingen → Opkuisvoorstellen (Réglages → Propositions de nettoyage) : HairConnect y propose de les archiver, en conservant les blocs d'agenda qui y sont rattachés.