L'assistant

Mis à jour le 2026-09-04

Instellingen aanpassen door te typen wat u wil, in gewone zinnen. — Modifiez les paramètres en tapant ce que vous voulez, en phrases ordinaires. On vous montre toujours d'abord ce qui change, et vous confirmez vous-même.

Instellingen → Koppelingen → Assistent → Instellen (Paramètres → Intégrations → Assistant → Configurer). Seul le gérant peut le faire.

Ce que cela fait

Un champ de texte se trouve dans la barre supérieure, à côté du point d'interrogation. Il apparaît sur chaque écran où l'assistant peut faire quelque chose : vous n'avez donc pas à savoir quel écran comprend votre phrase. À côté se trouve un microphone : la dictée utilise la reconnaissance vocale que propose votre navigateur. Elle continue à écouter jusqu’à ce que vous l’arrêtiez vous-même — recliquez sur le micro ou sur le visage — de sorte qu’une pause au milieu de votre phrase n’interrompt pas l’enregistrement ; ce que vous dites apparaît entre-temps dans le champ. Au bout de deux minutes, ou après trente secondes de silence, elle s’arrête d’elle-même. Si vous dites « enter » à la fin, la phrase part aussitôt ; plus besoin de cliquer. Une phrase longue s’affiche en entier sous le champ dès qu’elle n’y tient plus. Cliquer sur le visage de l’assistante revient au même que le micro.

Notez bien ce que cela signifie. Votre navigateur envoie l'enregistrement au service vocal de son propre éditeur — Google pour Chrome, Apple pour Safari — et récupère le texte. Du son quitte donc bien l'appareil, mais pas vers nous ni vers le modèle de langage. Si vous préférez l'éviter, utilisez le clavier ; l'assistant fonctionne tout aussi bien.

Le champ est sur chaque écran, et vous n'avez pas besoin d'être sur le bon : dire à la caisse que Sofie est absente jeudi donne la même proposition que sur l'écran Absences. Depuis le 3 septembre 2026, il est aussi sur Produits, Fournisseurs et Livraisons : commander, réceptionner une livraison et modifier un prix s'y font tout aussi bien en une phrase.

Les clients de l'agenda du jour ne sont transmis au modèle de langage que sur l'agenda, la caisse et les écrans clients. Ailleurs, vous dites simplement le nom ; l'assistant le cherche lui-même.

On vous montre toujours d'abord un tableau de ce qui change. Ce n'est qu'en appuyant sur Bevestigen (Confirmer) que quelque chose se produit.

Si l'assistant vous pose une question en retour — jusqu'à 19h00 ou jusqu'à 07h00 ? — une fenêtre de conversation s'ouvre avec votre phrase et sa question. Répondez-y, brièvement si vous voulez (19h) : l'assistant lit votre réponse avec ce que vous aviez dit avant. Tant qu'il lui manque quelque chose, la fenêtre reste ouverte ; dès qu'il en sait assez, la proposition apparaît comme d'habitude. Fermez la fenêtre et vous repartez d'une barre vide.

« Le même rendez-vous » signifie ce qui a été encaissé la dernière fois, pas ce qui était réservé à l'époque. Au comptoir, on ajoute ou on retire quelque chose ; le ticket est ce que la cliente a reçu et payé. Si vous travaillez avec des forfaits, c'est le forfait qui revient — pas ses prestations séparées, car le shampoing et le coiffage n'y figurent qu'une fois. Les extras ajoutés uniquement en caisse, comme une dose de couleur en plus, ne sont pas réservés à nouveau. Si la cliente n'a jamais payé, c'est son dernier rendez-vous qui compte.

Le modèle de langage n'écrit donc jamais directement dans vos données. Il fait une seule chose : transformer une phrase en proposition. Tous les contrôles — ce jour existe-t-il, cette heure est-elle valable, l'heure de fermeture vient-elle après celle d'ouverture — se font ensuite chez nous, et l'enregistrement passe exactement par le même chemin que lorsque vous remplissez le formulaire vous-même.

Si l'assistant est désactivé, il n'y a pas de champ de texte et aucun modèle de langage n'est jamais interrogé pour votre salon.

Commander et réceptionner. Bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 prépare une commande au statut Commandé chez le fournisseur du produit ; s'il y a déjà chez ce fournisseur une commande pas encore envoyée, la ligne s'y ajoute. Aucun e-mail ne part : vous choisissez ensuite vous-même Envoyer au fournisseur sur la livraison, et la proposition le dit. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen passe cette commande à Livré ; la proposition montre par produit le stock avant et après, et ce n'est qu'à la confirmation qu'il entre en rayon — par le même chemin que lorsque vous changez le statut dans le formulaire. We hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen enregistre une livraison sans commande. Si un nom correspond à plusieurs produits — le même flacon en 100 ml et en 250 ml — l'assistant demande lequel, avec les noms tels qu'ils figurent dans votre catalogue ; il ne devine jamais. Le niveau de stock lui-même ne se règle jamais via l'assistant : il ne change que par une livraison ou un mouvement.

Établir une facture. Stuur Thomas een factuur (envoyez une facture à Thomas) prend son dernier ticket clôturé sans facture. Si vous nommez un jour — factuur voor de bon van deze morgen van Christine, stuur de factuur van gisteren naar Christine — c'est ce ticket-là. Une facture sans ticket n'existe jamais : s'il n'y en a pas, l'assistant le dit.

La proposition montre le ticket, le client avec l'adresse de facturation, les lignes avec la TVA par ligne, le total, et si un envoi par courriel est prévu. La facture ne reçoit son numéro qu'à la confirmation, et rien ne part sauf si vous avez demandé de l'envoyer ou de la mailer — sinon il est écrit nee et vous recevez le pdf. Sans adresse électronique sur la fiche, la proposition le dit d'avance ; aucune adresse n'est déduite.

S'il manque quelque chose qui doit figurer sur une facture — le numéro de TVA ou l'adresse de votre salon, le nom du client — il n'y a pas de proposition mais la liste de ce qui manque et de l'endroit où le compléter, et rien ne se passe. S'il y a déjà une facture sur le ticket, ou si cette journée de caisse est partie chez votre comptable, l'assistant le dit en clair, avec la voie qui reste ouverte. Voir Établir une facture. Qui n'a pas le droit Facturen maken (Établir des factures) n'obtient pas de facture de l'assistant — exactement comme le bouton reste fermé à la caisse.

Déplacer, annuler et pointer

Ce qu'une coiffeuse fait toute la journée se dit aussi en une phrase.

Déplacer. Verzet de afspraak van Christine van morgen naar vrijdag 10 uur, zet Els een half uur later, verplaats de afspraak van 14 uur naar volgende week dezelfde dag en uur. La proposition montre l'ancien et le nouveau moment, chez qui le rendez-vous se trouve et combien de temps il dure. Tous les blocs suivent — le temps de pose compris — exactement comme lorsque vous faites glisser le bloc dans l'agenda ; un bloc verrouillé reste en place.

Si la nouvelle heure recouvre un autre rendez-vous, la proposition dit avec qui cela entre en conflit, avec le nom du client et l'heure, et y ajoute la prochaine place libre où cela passe, chez le même collaborateur. Le déplacement ne se fait alors que si vous le choisissez explicitement, et il apparaît dans le journal (Instellingen → Logboek) sous Afspraak bewust met overlap geboekt.

Annuler. Annuleer de afspraak van Christine morgen. La proposition montre qui, quand, quelle prestation, chez qui — et si le client reçoit un message. Ce dernier point est par défaut sur non : rien ne part, sauf si vous choisissez Bevestigen en klant verwittigen (confirmer et prévenir le client), ou si vous le dites vous-même. Un rendez-vous déplacé se remet en place ; un message envoyé, non — c'est pourquoi c'est la seule étape que vous désignez séparément. Si vous donnez une raison, elle est reprise ; sinon elle reste vide, aucune n'est inventée. Si quelqu'un attend une place sur cette période, la proposition le compte ; vous prévenez ensuite vous-même depuis l'écran Wachtlijst (liste d'attente).

Annuler n'efface rien : le rendez-vous reçoit le statut Geannuleerd, reste dans l'historique du client et rend son temps.

Présent, terminé, no-show. Christine is er, Jonas is klaar, Els komt niet opdagen. Uniquement ces trois statuts. Geboekt et Bevestigd ne se règlent pas par une phrase, et Geannuleerd passe toujours par la proposition d'annulation — avec la question du message au client. Si le mail de no-show est activé (Instellingen → E-mail), il part comme d'habitude.

Deux rendez-vous le même jour. Si le même client en a deux ce jour-là, l'assistant demande lequel des deux, avec les heures. Il ne choisit jamais lui-même : s'il annule le mauvais, quelqu'un se retrouve devant une porte fermée et un trou reste dans l'agenda sans que personne le voie.

Demander un chiffre

Hairlien ne fait pas que modifier, il répond aussi. Demandez hoeveel omzet hebben we vorige week gedraaid (quel chiffre d'affaires avons-nous fait la semaine dernière) et vous recevez le chiffre avec la période, et un bouton Naar het rapport (Vers le rapport).

Une réponse n'a pas de bouton Confirmer. Une question ne change rien, il n'y a donc rien à approuver — et un bouton qui parfois ne fait rien est un bouton auquel vous ne faites plus attention après une semaine.

Le chiffre vient du rapport lui-même. Hairlien n'additionne rien et ne recalcule rien : il va chercher exactement le chiffre qui figure sur cet écran de rapport, et il indique de quel rapport et de quel tableau il provient. En cas de doute, ouvrez ce rapport et vous y verrez la même chose. Il n'existe donc pas deux vérités sur votre chiffre d'affaires.

La période se dit comme vous la diriez : vorige week (la semaine dernière), augustus (août), deze maand (ce mois-ci), vorig jaar (l'an dernier), gisteren (hier). Si vous n'en donnez pas, Hairlien la demande ; il n'en choisit jamais une lui-même.

Ce qui n'existe pas reste vide. Si une personne n'a ni horaire ni pointages ce mois-là, il n'y a pas de taux d'occupation : ce n'est pas 0 % qui s'affiche, mais la raison. Si le tiroir n'a jamais été compté, il n'y a pas de caisse attendue. Un zéro qui signifie en réalité inconnu est pire que pas de chiffre du tout.

Réservé à qui peut voir les rapports. Demander un chiffre relève du même droit que les écrans de rapport eux-mêmes (Rapporten sur la fiche de la personne). Sans ce droit, pas de chiffre — même en le demandant à Hairlien.

Hairlien pour le client

Le même assistant se trouve aussi sur votre page de réservation, en haut de l'étape 1, avec le nom que vous lui avez donné. Un client tape ou dicte une coupe mardi prochain, avec le prénom d'un coiffeur s'il a une préférence et arrive sur les créneaux libres de ce jour, formule et coiffeur déjà remplis. Il choisit lui-même le moment et confirme ; aucun rendez-vous n'est jamais créé sans ces étapes. Seul ce que la page affiche elle-même part vers le modèle : heures d'ouverture, formules, prestations et prénoms — jamais un autre client. Voir Ce que voit le client.

Le bloc fantôme dans l'agenda

Si vous demandez un rendez-vous, aucune fenêtre ne s'ouvre. L'agenda saute à ce jour-là et un bloc en pointillés apparaît dans la colonne du collaborateur : le rendez-vous tel qu'il serait.

Ce bloc peut être déplacé — vers une autre heure, vers un autre collaborateur — exactement comme un rendez-vous normal. Il s'aligne sur la grille horaire de votre salon. En bas, une barre affiche le client, les prestations, l'heure, la durée totale et deux boutons : Bevestigen (Confirmer) et Laat maar (Laissez tomber).

Ce déplacement n'est pas un détail. L'assistant trouve un créneau, mais savoir si c'est le bon créneau ne peut se juger que par quelqu'un qui a le reste de la journée sous les yeux : une couleur avec temps de pose se place entre deux autres clientes, pour que vous puissiez en servir une autre pendant la pose. Ce jugement reste un travail humain.

Étirer chaque partie séparément. Le bloc fantôme se compose de parties : une par prestation, et après une coloration une partie hachurée inwerktijd (temps de pose). En bas de chaque partie se trouve une petite poignée à deux traits. Tirez-la vers le bas et cette partie s'allonge ; vers le haut, elle raccourcit — par pas de la grille horaire, et jamais en dessous de cinq minutes. Les parties suivantes se décalent avec elle, pour que le rendez-vous reste un tout ; l'heure de début et les parties précédentes ne bougent pas. Vous raccourcissez ainsi la coupe et allongez la coloration, chacune à part. L'heure et la durée totale dans la barre se recalculent en direct. Au clavier : placez le curseur sur la poignée et utilisez flèche bas et flèche haut. La durée que vous tirez vaut pour ce rendez-vous ; la durée standard de la prestation ne change pas.

Déplacez le bloc sur un rendez-vous existant et la partie en conflit devient rouge, la barre disant sur quel rendez-vous il se trouve, avec le nom du client et l'heure. Seule une prestation entre en conflit ; pas le temps de pose, et votre proposition peut sans problème se placer dans le temps de pose d'un autre. Confirmer reste possible, mais pas à l'insu de tous : le bouton s'appelle alors Toch bevestigen, met overlap (Confirmer quand même, avec chevauchement). Si vous appuyez dessus, le rendez-vous est réservé par-dessus l'autre et une ligne s'ajoute au journal (Instellingen → Logboek) : Afspraak bewust met overlap geboekt (rendez-vous réservé sciemment avec chevauchement), avec le rendez-vous qu'il recouvre. Le bloc se place volontairement par-dessus la colonne et non à côté : une proposition glissée proprement à côté d'un rendez-vous existant paraît valable alors qu'elle entre en conflit.

Ce n'est qu'avec Bevestigen que le rendez-vous existe — avec les parties exactement comme vous les avez tirées — et il apparaît alors sur chaque iPad du salon, comme un rendez-vous pris au comptoir.

Où cela tourne

Un nom et un visage. Par défaut, c'est Hairlien : le robot blanc de HairConnect, avec son nom et son visage, le même dans chaque salon. Vous préférez un nom et un visage à vous ? Remplissez-les ici. Donnez un nom à l'assistant et la zone de texte dit Zeg het Hairlien… (Dites-le à Hairlien…) ; une question en retour s'intitule Hairlien vraagt terug (Hairlien pose une question). Le visage remplace l'étoile dans la zone. Ce n'est pas qu'une décoration : une coiffeuse s'adresse plus volontiers à Hairlien qu'à une zone de texte, et la zone se distingue d'un coup d'œil du champ de recherche à côté.

Claude lit le néerlandais parlé nettement mieux et répond en une ou deux secondes.

Ollama tourne sur votre propre machine. Rien n'en sort et il n'y a pas de coût par phrase. Mesuré le 30 août 2026 avec qwen2.5:7b : la phrase ci-dessus a été lue tout à fait correctement, mais cela a pris trente et une secondes. Utilisable pour essayer ; pas ce que vous mettez entre les mains d'une coiffeuse au comptoir.

Ce qui quitte votre salon

Si vous choisissez Claude, la phrase tapée part chez Anthropic avec ce qui est nécessaire pour la comprendre. Cela diffère selon l'écran :

Ce qui ne part jamais : numéros de téléphone, adresses e-mail, formules de couleur, tickets ou l'historique d'un client.

Si vous choisissez Ollama, rien ne part : le modèle tourne sur votre propre serveur.

Cette différence doit figurer dans votre contrat de sous-traitance avant d'activer Claude.

Tester la connexion

Le bouton de test parcourt tout le chemin sauf l'exécution : il fait convertir une phrase fixe par le modèle et vérifie si la bonne action en sort. Rien n'est enregistré et rien n'est modifié.

• Het model verstaat Nederlandse opdrachten. — tout fonctionne.
• Het model antwoordde, maar begreep … niet als een opdracht. — il y a contact, mais ce modèle ne convient pas.
• Geen contact met het model : … — avec la raison. Sur Ollama, does not support tools signifie que ce modèle ne peut pas exécuter d'instructions ; choisissez-en un autre.

Un test qui ne vérifierait que la clé passerait au vert alors que le modèle ne comprend pas une seule phrase néerlandaise. D'où celui-ci, qui va plus loin.

L'assistant peut exactement ce que votre compte peut

Hairlien est présent sur chaque écran et agit au nom de la personne connectée. Ce qu'un bouton vous refuse, il vous le refuse donc aussi : il n'est pas un détour autour des droits figurant sur la fiche du collaborateur. Une action pour laquelle vous n'avez pas le droit n'est pas seulement refusée — elle ne vous est pas proposée, et les données qui s'y rapportent (comme les horaires de vos collègues) ne partent pas vers le modèle.

Si le droit manque, l'assistant indique de quel droit il s'agit et qui peut l'accorder. Il est également vérifié au moment où vous appuyez sur Confirmer, et pas seulement lors de la préparation : une proposition créée par un collègue disposant de plus de droits ne peut pas être validée par vous.

Ce que l'assistant ne fait délibérément pas

Ce qui est conservé

Chaque phrase tapée est conservée avec la proposition, même après son exécution. Sans cette phrase, un litige ne vous laisse que la conséquence — des heures d'ouverture modifiées, un rendez-vous que personne ne reconnaît — et plus ce qui avait été demandé.

Au bout de douze mois, une telle proposition disparaît d'elle-même. C'est une saison complète plus son débriefing ; ce qui est plus ancien ne sert plus à personne.

Ce qui n'y est pas encore

Payer et clôturer à la caisse (l'assistant prépare le ticket, vous encaissez), envoyer une commande au fournisseur (l'assistant la prépare, vous l'envoyez), retaper le niveau de stock lui-même (il passe par les livraisons), et la TVA, l'acompte ou le nom d'une prestation. Si vous le demandez quand même, l'assistant dit qu'il ne peut pas ; il ne fait rien d'autre à la place.