Jours de fermeture
Mis à jour le 2026-10-02
Instellingen → Sluitingsdagen (Paramètres → Jours de fermeture).
Hier zet u de dagen waarop het hele salon dicht is. De boekingspagina biedt die dagen niet meer aan, en de agenda zet de naam van de sluiting boven de dag. — Vous indiquez ici les jours où tout le salon est fermé. La page de réservation ne propose plus ces jours, et l'agenda affiche le nom de la fermeture au-dessus de la journée.
À quoi cela sert
Les heures d'ouverture valent par jour de semaine : ouvert chaque mardi de 9 à 18 h. Un jour de fermeture vaut pour une date — le congé collectif, le lundi de la kermesse, le jour où l'on refait le sol.
| Heures d'ouverture | Jours de fermeture | |
|---|---|---|
| valent par | jour de semaine | date ou période |
| servent pour | votre semaine ordinaire | congé, jours fériés, travaux |
| le client peut réserver ce jour-là | oui, dans les heures | non |
Ajouter une fermeture
Cliquez sur Nieuw (Nouveau). Trois champs :
| Champ | Explication |
|---|---|
| Naam (nom) | Deze naam komt zo in de agenda te staan. — Ce nom apparaîtra tel quel dans l'agenda. Écrivez-le comme vous le diriez à un client : « Collectief verlof », pas « verlof2 ». |
| Van (du) | le premier jour de fermeture |
| Tot en met (jusqu'au inclus) | le dernier jour de fermeture — ce jour en fait encore partie |
Vous ne fermez qu'un seul jour ? Mettez la même date dans les deux champs. Si vous remplissez Van, Tot en met suit tout seul ; vous ne l'adaptez que pour une période plus longue.
Wie 20/07 tot en met 02/08 invult, is ook op 2 augustus nog dicht en gaat op 3 augustus weer open. — Qui encode du 20/07 au 02/08 inclus est encore fermé le 2 août et rouvre le 3 août.
Reprendre les jours fériés belges
Le bouton Belgische feestdagen (Jours fériés belges) en haut affiche les dix jours fériés légaux d'une année — y compris le lundi de Pâques, l'Ascension et le lundi de Pentecôte, qui tombent chaque année à une autre date.
Vous cochez vous-même ceux que vous fermez. C'est voulu :
Een feestdag sluit een kapsalon niet vanzelf. Op 15 augustus wordt er getrouwd, en de zaterdag voor Kerstmis is de drukste dag van het jaar. — Un jour férié ne ferme pas un salon de coiffure par lui-même. On se marie le 15 août, et le samedi avant Noël est le jour le plus chargé de l'année. Ce qui supposerait que vous êtes fermé fermerait votre agenda un jour où vous êtes ouvert — et vous ne le remarqueriez pas, car personne n'appellerait tout simplement.
Ce que vous ne cochez pas reste réservable. Le nom du jour férié apparaît de toute façon dans l'agenda.
Les jours fériés déjà couverts par une fermeture — le 21 juillet dans votre congé d'été, par exemple — ne figurent plus dans la liste. Vous ne pouvez donc pas créer de doublon.
La liste déroulante Jaar (année) affiche cette année et les deux suivantes.
La liste
| Colonne | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Sluiting (fermeture) | le nom ; s'il s'agit aussi d'un jour férié légal, celui-ci figure en dessous |
| Van / Tot en met (du / jusqu'au inclus) | le premier et le dernier jour |
| Dagen (jours) | le nombre de jours couverts, bornes comprises |
| le badge à droite | nu dicht (fermé maintenant), komt eraan (à venir) ou voorbij (passé) |
L'interrupteur Voorbije sluitingen verbergen (masquer les fermetures passées) est activé. Désactivez-le pour voir votre historique ; rien n'est supprimé.
Modifier et supprimer
Cliquez sur une ligne pour l'adapter. Supprimez avec Verwijderen (supprimer), sur la ligne ou en haut de l'écran de modification.
Verwijdert u een sluiting, dan gaat die dag meteen weer open voor online boekingen. — Si vous supprimez une fermeture, ce jour se rouvre immédiatement aux réservations en ligne. Vérifiez donc que c'est bien ce que vous voulez.
Ce qui change immédiatement
- La page de réservation ne propose plus ces jours, même si quelqu'un est planifié.
- L'agenda reçoit un bandeau rouge en haut avec Gesloten (fermé) et le nom.
- Le chercheur de créneaux libres saute ces jours.
Les rendez-vous qui tombent dans la fermeture
Si vous devez fermer à l'improviste, des clients figurent souvent déjà dans l'agenda. Pendant que vous choisissez Van (Du) et Tot en met (Jusqu'au), le formulaire montre aussitôt qui, sous Afspraken in deze periode (Rendez-vous pendant cette période) : jour et heure, client, soin, collaborateur, et si le client a une adresse e-mail — sinon, avec son numéro de GSM.
Si vous enregistrez une fermeture qui contient des rendez-vous, vous arrivez directement sur l'écran Afspraken tijdens … (Rendez-vous pendant …). Vous le retrouvez plus tard via la colonne Afspraken (Rendez-vous) de la liste, ou avec le bouton Afspraken en berichten (Rendez-vous et messages) en haut de l'écran de modification.
Rien ne part tout seul. Enregistrer une fermeture n'envoie aucun e-mail et n'annule aucun rendez-vous. Vous décidez client par client.
Prévenir les clients par e-mail
L'écran montre d'abord les clients qui peuvent recevoir un e-mail.
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Voorbeeld (Aperçu) | l'e-mail tel que le client le recevra, dans sa propre langue ; rien ne part |
| Mail versturen (Envoyer l'e-mail) | montre encore l'aperçu et demande une confirmation ; ensuite l'e-mail part et le rendez-vous est annulé |
| Aangevinkte versturen (Envoyer la sélection) | cochez les clients à prévenir et envoyez tout en une fois ; chaque client reçoit son propre e-mail |
L'e-mail dit que le salon est fermé ce jour-là et que le rendez-vous est donc annulé, avec la date, l'heure, tous les soins de ce rendez-vous et qui les fait. En dessous figurent trois moments libres à partir d'aujourd'hui, avant ou après la fermeture mais jamais pendant, chacun un autre jour et par ordre de date, trouvés par le même chercheur que la page de réservation : l'horaire et les congés de qui travaille, vos heures d'ouverture, les jours fermés, les ouvertures exceptionnelles (p. ex. un lundi après-midi où vous ouvrez exceptionnellement), les blocs d'agenda, le délai minimal de réservation en ligne, ce qui est déjà dans l'agenda, et toute la séquence du soin (p. ex. coloration, temps de pose, rinçage et coupe, chez qui le fait). D'abord avec le même collaborateur ; s'il n'a rien de libre d'aujourd'hui jusqu'à deux semaines après la fermeture, avec un collègue qui fait le même soin, et l'e-mail le dit. En bas figure un bouton Choisir moi-même un nouveau moment. L'e-mail est rédigé dans la langue de la fiche client (néerlandais, français, anglais ou bulgare) et porte le style de vos autres e-mails.
Ce n'est qu'après le départ de l'e-mail que le rendez-vous est annulé, avec le motif Salon gesloten (Salon fermé). Ce n'est ni un no-show ni une annulation tardive : rien n'est facturé. Si le serveur de messagerie refuse l'e-mail, le rendez-vous reste simplement en place et vous voyez chez le client pourquoi cela a échoué.
Si aucun serveur de messagerie n'est encore configuré, l'écran l'indique en haut et aucun e-mail ne peut partir. Voir Intégrations.
Clients sans e-mail
Les clients sans adresse e-mail, ou qui ne souhaitent pas recevoir d'e-mails, figurent à part sous Zonder e-mail: bellen (Sans e-mail : appeler), avec leur numéro de GSM. Sur un téléphone, vous pouvez toucher le numéro pour appeler.
- Gebeld — annuleren (Appelé — annuler) : vous avez parlé au client. Rien ne part ; le rendez-vous est annulé avec le même motif. Si vous convenez tout de suite d'un nouveau moment, placez-le simplement dans l'agenda.
- WhatsApp sturen (Envoyer un WhatsApp) : uniquement si le module WhatsApp est activé. Le client reçoit un court message dans sa propre langue, avec le même lien personnel. Ici aussi, l'annulation n'a lieu qu'après l'envoi.
Ce que le client peut faire avec son lien
Le lien dans l'e-mail est personnel et reste valable 30 jours. Il ouvre la page de réservation du salon avec son propre soin déjà rempli :
- s'il clique sur un moment proposé, il voit ce seul moment avec un bouton Confirmer ce moment ;
- sinon, il choisit parmi tous les moments libres à partir d'aujourd'hui, par défaut avec le même collaborateur et, en un clic, aussi avec les autres.
Les propositions sur cette page sont recalculées à chaque ouverture. Si le client n'ouvre l'e-mail qu'après quelques jours, un moment entre-temps passé ne lui est plus proposé : la page le dit, et montre les moments encore libres maintenant.
Le lien ne permet de réserver qu'une seule fois, uniquement pour ce client et uniquement pour ce soin. Le nouveau rendez-vous apparaît aussitôt dans l'agenda et le client reçoit l'e-mail de confirmation habituel. Sur l'écran de la fermeture, vous voyez sous Verwittigd (Prévenus) qui a déjà réservé à nouveau, et pour quand.
Les moments proposés ne sont pas bloqués : la première personne qui choisit obtient la place. Si un moment n'est plus libre entre-temps, la page le dit et le client en choisit un autre.
Annuler aussi dans Optios
Si vous travaillez encore en parallèle avec Optios, un rendez-vous que vous annulez ici reste dans Optios, tant que l'écriture des rendez-vous vers Optios n'est pas activée. Après l'annulation, l'écran montre donc la liste Ook in Optios annuleren (Annuler aussi dans Optios), avec la date, l'heure et le client. Supprimez-les à la main dans Optios et cliquez Geschrapt in Optios (Supprimé dans Optios).
Après l'envoi d'un e-mail de fermeture, la notification indique ce qui se passe dans Optios. Si la réservation vers Optios est activée, ou si l'annulation est déjà prête, vous lisez Ze wordt ook in Optios geschrapt. (Il sera aussi supprimé dans Optios.) et vous n'avez rien à faire. Sinon vous lisez Vergeet ze niet ook in Optios te schrappen. (N'oubliez pas de le supprimer aussi dans Optios.)
La prochaine synchronisation ne remet pas en actif un rendez-vous que vous avez annulé ici pour cette raison, même tant qu'il figure encore dans Optios. Si vous l'avez déplacé dans Optios vers un autre jour, vous recevez une proposition de nettoyage au lieu d'une modification silencieuse.
Un client qui a réservé à nouveau via son lien apparaît automatiquement dans Encore à encoder dans Optios.
Fermetures venant d'Optios
La synchronisation récupère aussi les fermetures que vous avez encodées dans Optios (Optios les appelle absence générale), d'aujourd'hui jusqu'à un an et demi à l'avance. Dans la liste, elles portent l'étiquette uit Optios (d'Optios).
- S'il existe déjà une fermeture dans HairConnect ces jours-là, elle reste et aucune deuxième n'est ajoutée.
- Si vous modifiez ici une fermeture venant d'Optios, elle appartient dès lors à HairConnect et la synchronisation n'y touche plus.
- Si une fermeture disparaît d'Optios, elle n'est pas supprimée ici : vous recevez une proposition de nettoyage et décidez vous-même.
- Une fermeture d'une partie de journée seulement (par exemple fermé à partir de cinq heures) ne devient pas un jour de fermeture : le salon est ouvert ce jour-là.
Hairlien
Si vous dites à Hairlien que le salon est fermé et que des rendez-vous tombent dans cette période, elle dit combien et, après votre confirmation, prépare les e-mails : vous arrivez sur l'écran avec ces rendez-vous. Elle n'envoie jamais elle-même.
Ce que cela ne fait pas
- Cela vaut pour tout le salon. Si un seul collaborateur est absent mais que vous restez ouvert, utilisez plutôt les absences.
- Les vacances scolaires n'y figurent pas. HairConnect ne les connaît pas et ne les invente pas ; si vous voulez en tenir compte, encodez-les vous-même comme fermeture ou laissez-les ouvertes.