Établir une facture

Mis à jour le 2026-10-05

La plupart des clients reçoivent un ticket de caisse. Une cliente qui paie au nom de sa société demande une facture — avec son numéro de TVA dessus, et le vôtre. Vous l'établissez à partir du ticket que vous venez de clôturer.

Une facture n'est pas une deuxième vente. C'est le même argent, sur une autre feuille de papier.

Ce qui doit être prêt

Sans ces quatre éléments, HairConnect n'établit pas de facture — et n'invente rien à leur place :

S'il manque quelque chose, la fenêtre à la caisse dit précisément quoi et où — et rien ne se passe. C'est voulu : une facture est un document fiscal, et une adresse plausible mais fausse y est pire qu'une case vide.

Le client doit figurer sur le ticket avant que vous ne le clôturiez. Y compris pour une vente libre : touchez Losse verkoop en haut du ticket ouvert et cherchez le client par nom ou par gsm — voir Créer un ticket de caisse. Après, il est trop tard : un ticket clôturé ne change plus ; il ne reste alors que la contre-passation et un nouvel encodage. S'il n'y a pas de client, la fenêtre le dit aussi : de klant — de bon: zet de klant erop vóór je afsluit (le client — le ticket : mettez le client dessus avant de clôturer).

Si la cliente paie au nom de sa société, remplissez ses facturatiegegevens (données de facturation) sur sa fiche — voir Créer une fiche client. Ces données l'emportent sur son adresse privée. À défaut, c'est son nom et son adresse habituels qui figurent sur la facture.

À la caisse

1. Retrouvez le ticket clôturé (colonne Afgesloten (clôturé), à droite).
2. Cliquez sur Factuur maken (établir une facture).
3. La fenêtre montre ce qui figurera sur la facture : de qui, à qui, les lignes, la TVA par taux et le total. En bas, elle dit aussi comment elle partira ensuite : via Peppol (la cliente a un numéro de TVA belge, le point d'accès est configuré et elle figure sur le réseau Peppol) — avec la raison quand ce n'est pas possible — et par courriel en pdf.
4. Bevestigen (confirmer).

Ce n'est qu'à la confirmation que la facture reçoit son numéro. Tant que vous êtes dans la fenêtre, rien n'existe : pas de document, pas de numéro, et pas de trou dans la série si vous abandonnez.

Aussitôt après, la caisse demande si la facture peut partir, via Peppol et par courriel : la fenêtre Factuur versturen (envoyer la facture) montre le numéro d'entreprise et le point d'accès (ou pourquoi Peppol n'est pas possible), et l'adresse e-mail de la cliente, pré-remplie avec celle de la fiche. S'il n'y en a pas, la fenêtre la demande ; sans adresse, pas de bouton. Si vous remettez la facture sur papier, choisissez Nu niet (pas maintenant). Vous pouvez aussi le faire plus tard : sur le ticket clôturé, le bouton Versturen (envoyer) reste tant qu'elle n'est pas à la fois envoyée par courriel et via Peppol. Voir Via Peppol ci-dessous.

La numérotation court par salon et par exercice — 2026/0001, 2026/0002 — sans trous. Deux caisses qui établissent une facture à la même seconde n'obtiennent jamais le même numéro.

Une seule facture par ticket. S'il en existe déjà une, la fenêtre indique laquelle. Si elle ne convient pas, vous faites une note de crédit ; vous n'en faites pas une deuxième.

Un ticket avec une facture reste en place. Dès qu'une facture a été établie sur un ticket, ce ticket ne peut plus être supprimé — même après que la facture a été créditée. La facture est un document fiscal numéroté et le ticket est la source de ses montants ; si le ticket disparaît, il n'y a plus rien pour les vérifier. L'extourne reste possible, mais seulement après la note de crédit : vous rectifiez d'abord la facture, puis vous extournez le ticket. Dans l'autre sens, la caisse est à zéro alors que la facturation porte encore le montant complet, et cet écart n'apparaît que chez le comptable. L'écran indique chaque fois de quelle facture il s'agit, avec son numéro.

Ou simplement le dire à Hairlien

La même chose se fait avec une phrase dans le champ de l'assistant, sur n'importe quel écran :

• stuur Thomas een factuur (envoyez une facture à Thomas)
• maak een factuur voor mevrouw Peeters (établissez une facture pour madame Peeters)
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine (facture pour le ticket de ce matin de Christine)
• stuur de factuur van gisteren naar Christine (envoyez la facture d'hier à Christine)

Sans jour nommé, il prend le dernier ticket clôturé de ce client qui n'a pas encore de facture. S'il existe deux clients du même nom, il demande lequel — avec leurs noms, et sans deviner. S'il n'y a pas de ticket, il le dit et n'en établit aucune : une facture naît d'un ticket.

Vous voyez la même chose que dans la fenêtre ci-dessus : le ticket, le client avec l'adresse où va la facture, les lignes avec la TVA par ligne, le total, et deux lignes sur l'envoi : Via Peppol et Mailen. Rien ne naît et rien ne part tant que vous n'appuyez pas sur Confirmer. Si vous avez demandé de l'envoyer et que la voie Peppol est ouverte, la facture part comme facture électronique et en pdf par courriel — les deux, chacune de son côté. Si Peppol est fermé, cette ligne dit pourquoi et seul le pdf part par courriel. Si vous n'avez pas demandé de l'envoyer ni de la mailer, les deux disent nee et rien ne part ; sans adresse e-mail sur la fiche ou sans serveur mail, la proposition le dit d'avance.

S'il manque quelque chose — le numéro de TVA ou l'adresse de votre salon, le nom du client — vous n'obtenez pas de proposition mais la liste de ce qui manque et de l'endroit où le compléter. S'il y a déjà une facture sur le ticket, ou si cette journée de caisse est partie chez votre comptable, il le dit en clair et nomme la voie qui reste ouverte. Le droit Facturen maken (Établir des factures) vaut ici aussi.

Voir L'assistant.

Ce que contient la facture

Les lignes viennent littéralement du ticket : mêmes libellés, mêmes prix, même TVA par ligne. Une remise y figure aussi comme ligne à part. Ainsi la facture correspond au centime près au ticket que la cliente a déjà en main.

En bas figure le récapitulatif de TVA par taux : base d'imposition et montant de TVA, additionnés à partir des lignes.

Si le ticket était déjà payé à la caisse — et c'est presque toujours le cas — cela figure également : Betaald op … — Bancontact € 45,00 (Payé le … — Bancontact 45,00 €). La facture ne réclame alors pas un argent que vous avez déjà.

Sauf en cas de virement. Si le ticket a été réglé (en partie) par Overschrijving (virement), cet argent n'est pas encore là. La facture indique alors Te betalen tegen … (à payer pour le …) avec la communication que le client mentionne avec son virement, et ne passe sur payée que lorsque vous pointez le virement sur votre extrait de compte. Voir Pointer les virements.

Le numéro de compte du salon. S'il est rempli sous Instellingen → Het salon (Réglages → Le salon), il figure sous les totaux, avec le BIC s'il y en a un et — tant qu'il reste quelque chose à payer — la communication structurée. Dans la facture électronique via Peppol, il figure comme mode de paiement (un virement SEPA vers ce compte). Sans numéro de compte, rien n'y figure, comme auparavant.

Les données sont figées. Si vous déménagez l'an prochain, ou si la cliente change de raison sociale, les factures d'aujourd'hui ne changent pas. Elles montrent ce qui y figurait alors.

Où les retrouver ?

Meer → Rapporten → Facturen (Plus → Rapports → Factures). Elles y sont toutes, les plus récentes en haut, avec des filtres sur la période, le statut et l'origine.

La liste tient sur votre écran, même avec la barre latérale ouverte. Pour chaque facture, vous voyez :

Avec l'icône des colonnes en haut à droite de la liste, vous masquez la colonne Verstuurd si vous n'en avez pas besoin.

Au bout de chaque ligne se trouvent deux boutons en icône — survolez-les pour leur nom — et un menu Meer (plus, les trois points) avec le reste :

Si un bouton n'est pas possible pour le moment, il est affiché désactivé — dans le menu aussi — et dit pourquoi quand vous le survolez.

L'envoi ne se fait jamais tout seul. Rien ne part avant que vous n'appuyiez sur le bouton et ne confirmiez la fenêtre. S'il n'y a pas d'adresse e-mail sur la fiche, le bouton est désactivé — HairConnect ne déduit aucune adresse.

Si aucun mail ne peut partir, rien ne part — et la facture n'est alors pas dite envoyée non plus. S'il n'y a pas encore de serveur mail configuré, le bouton Mailen est désactivé et dit pourquoi, avec le chemin (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). La facture reste telle quelle : pas d'enveloppe sous Verstuurd, aucune ligne dans le journal, et elle reste donc une facture qui doit encore être envoyée ou remise. Si vous le demandez à l'assistant, il est écrit nee sous Mailen avec la même raison — la facture elle-même, il l'établit.

Le message vient de votre salon, à vos couleurs, avec votre adresse comme adresse de réponse, et dans la langue de la cliente. La cliente ne lit nulle part le nom HairConnect.

Chaque voie séparément. Avec Versturen, la facture électronique et le courriel partent chacun de leur côté : si l'un échoue, l'autre part quand même, et la notification dit ce qui n'a pas marché et pourquoi. Dans la colonne Verstuurd (envoyée), l'enveloppe n'apparaît qu'une fois le courriel accepté par le serveur mail, l'avion en papier de Peppol qu'après la confirmation du point d'accès. Si vous appuyez plus tard encore sur Versturen, seul ce qui a échoué part.

Vers votre propre comptabilité : ClearFacts. Si vous avez renseigné une adresse e-mail pour les factures de vente dans l'intégration ClearFacts, chaque facture et note de crédit y part d'elle-même dans son propre e-mail : au moment où elle part vers la cliente (la facture électronique si elle est partie via Peppol, sinon le pdf), ou à l'émission si elle ne part nulle part. L'icône de ClearFacts dans la colonne Verstuurd dit qu'elle y est ; survolez-la pour la date, l'heure et l'adresse. Une facture ne part jamais deux fois d'elle-même. Avec Opnieuw naar ClearFacts, vous en renvoyez une délibérément ; la fenêtre dit d'avance que ClearFacts en fera alors un second document. Les factures issues d'Optios ne partent pas d'elles-mêmes : votre comptable les a peut-être déjà. Sinon, envoyez-les par lot avec Naar ClearFacts.

Télécharger, une par une ou en lot

• Pdf par facture, comme ci-dessus. Pour une facture établie dans HairConnect, il y a aussi UBL downloaden sous Meer : la même facture en fichier de facture électronique (Peppol BIS Billing 3.0), à partir des mêmes lignes figées. Pratique pour un comptable qui préfère importer que retaper.
• Un lot. Cochez des factures et choisissez en bas Downloaden (pdf's en lijst) (télécharger : pdf et liste), ou appuyez en haut sur Download wat de lijst toont (télécharger ce que montre la liste) pour tout ce que les filtres affichent, par exemple un trimestre entier. Vous recevez un zip avec le pdf de chaque document et un fichier facturen.csv avec numéro, type, origine, date, client, numéro de TVA, hors TVA, TVA, total, statut et l'indication si la facture repose sur un ticket de caisse. Cette liste s'ouvre dans Excel comme les rapports : point-virgule entre les colonnes, virgule dans les montants.

Les factures d'Optios

Si vous quittez Optios, vos factures et notes de crédit d'Optios figurent aussi dans cette liste. Elles arrivent avec l'assistant de migration et à chaque tour de mise à jour — voir Quitter Optios par vous-même.

• À partir de quelle date, c'est vous qui choisissez : sur l'écran de la migration (Instellingen → Overstappen uit Optios), en haut, se trouve Facturen: alle overnemen (factures : tout reprendre). Indiquez-y une date — par exemple le début de votre exercice — et les factures antérieures restent dans Optios : elles ne sont ni récupérées, ni importées, et n'apparaissent pas dans la liste de nettoyage. Une note de crédit suit sa facture. Vide signifie tout ; ce qui est déjà importé reste.
• Elles gardent leur numéro d'Optios, tel qu'il figure sur la feuille : D2627 -28, CRED-D2627 -1. En dessous figure uit Optios (d'Optios) ; le filtre Herkomst (origine) n'affiche que celles-là.
• Pdf donne la feuille d'Optios elle-même, telle que votre client l'a reçue. HairConnect n'en fait pas de nouvelle version.
• Deux séries côte à côte. Une facture établie dans HairConnect reçoit un numéro de la série propre à HairConnect (2026/0001, 2026/0002 …). Cette série ne poursuit pas la numérotation d'Optios : tant que vous utilisez encore Optios, Optios continue lui aussi à numéroter, et deux factures pourraient alors recevoir le même numéro. Dites à votre comptable que deux séries coexistent pendant la transition.
• Elles ne repartent jamais via Peppol, et créditer ou marquer comme payée se fait dans Optios : la note de crédit et le statut de paiement arrivent d'eux-mêmes au tour suivant. Envoyer par e-mail et télécharger restent possibles.
• Sur un ticket ou non. Si la facture reposait sur un ticket de caisse dans Optios, elle est rattachée ici à ce même ticket, et son chiffre d'affaires n'est pas compté une seconde fois — il est déjà dans le ticket. Une facture sans ticket compte dans le chiffre d'affaires de sa propre date, et une note de crédit se déduit à la sienne. Si le ticket lui-même n'est pas ici (plus ancien que les trois ans de tickets repris), la facture ne compte pas comme chiffre d'affaires hors caisse ; elle figure dans la liste de nettoyage.

Via Peppol : la facture électronique

Depuis le 1er janvier 2026, une facture entre deux entreprises belges doit voyager en facture électronique structurée sur le réseau Peppol — un pdf par courriel ne suffit plus. Une cliente qui paie au nom de sa société attend donc la facture dans son logiciel comptable, pas dans sa boîte mail.

HairConnect construit cette facture électronique lui-même (UBL, Peppol BIS Billing 3.0) à partir d'exactement les mêmes lignes que le pdf : mêmes libellés, mêmes montants, même TVA par ligne, même numéro. Rien n'est recalculé : ce qui arrive chez le comptable de la cliente correspond au centime près au ticket de caisse. L'envoi lui-même est assuré par un point d'accès — Recommand, avec un seul compte que HairConnect gère. Vous activez seulement l'intégration E-facturen via Peppol sous Instellingen → Koppelingen → Boekhouding ; votre salon y est alors enregistré comme expéditeur. Voir Factures électroniques via Peppol.

Ce qui doit être en ordre, dans cet ordre :

S'il manque quelque chose, le bouton est désactivé et dit précisément quoi et où. Si le point d'accès ne répond pas à cette question, rien n'est deviné : le bouton vous dit de réessayer plus tard, ou d'envoyer le pdf par courriel. Un numéro de TVA étranger n'est pas possible aujourd'hui : seul un numéro d'entreprise belge sert ici d'adresse Peppol.

L'envoi ne se fait jamais tout seul. À la caisse, l'écran le demande aussitôt après l'émission ; dans la liste, il y a le bouton Versturen (envoyer). La fenêtre montre d'avance vers quel numéro d'entreprise, via quel point d'accès et ce qui part, et à quelle adresse e-mail va le pdf. Ce n'est que lorsque le point d'accès confirme l'envoi que l'avion en papier de Peppol apparaît dans la colonne Verstuurd — avec la date et la référence de l'envoi quand vous le survolez — et qu'une ligne s'ajoute au journal. Si le point d'accès refuse, la facture reste telle quelle de ce côté, le courriel part quand même, et l'écran dit ce qui n'a pas marché.

Une seule fois. Une facture partie via Peppol ne repart pas via Peppol : la fenêtre dit alors quand et avec quelle référence. Le courriel part à côté — la facture électronique pour sa comptabilité, le pdf pour la cliente elle-même — et ce sont deux traces distinctes. Renvoyer par courriel reste toujours possible avec Mailen, sous Meer.

Une note de crédit suit la même voie, en note de crédit électronique avec un renvoi à la facture qu'elle rectifie.

Quand seul le pdf part-il par courriel ? Pour une cliente particulière sans numéro de TVA, pour une cliente avec un numéro étranger, tant qu'aucun point d'accès n'est configuré, et quand la cliente ne figure pas (encore) sur le réseau Peppol. La fenêtre le dit chaque fois d'avance.

Rectifier une facture

La suppression n'existe pas. Une facture émise se trouve chez la cliente et chez son comptable ; la faire disparaître discrètement reviendrait à mettre leur papier et votre livre en contradiction.

Ce qui est possible, c'est Crediteren. Cela crée un document distinct — une note de crédit — avec les mêmes lignes mais des montants négatifs, un numéro propre issu de la même série et un renvoi à la facture qu'elle rectifie. La raison est obligatoire et figure sur la note de crédit et dans le journal.

Une seule fois. Une facture est créditée au maximum une fois. Ensuite, le bouton disparaît.

La vente elle-même n'en est pas affectée : le ticket reste, et le chiffre d'affaires reste compté. Si c'est la vente qui ne va pas — mauvaise prestation, mauvais montant — c'est le ticket qu'il faut contre-passer, à la caisse. Voir La contre-passation et le tiroir-caisse.

Une exception : une facture d'essai. Si vous avez fait une facture pour essayer et l'avez créditée aussitôt, le gérant ou un manager peut faire disparaître les deux ensemble avec Proeffactuur verwijderen, sous Meer dans la ligne de la facture ou de sa note de crédit dans Meer → Rapporten → Facturen. Ce n'est possible que si tout ceci est vrai :

• la facture a été faite dans HairConnect, pas dans Optios, et elle est créditée — ensemble, les deux font zéro ;
• aucune des deux n'est jamais partie nulle part : ni envoyée par e-mail, ni via Peppol, ni vers ClearFacts, et aucun virement n'a été pointé dessus ;
• leur jour et leur trimestre ne sont pas encore chez votre comptable ;
• ce sont les derniers numéros de la série : aucune autre facture n'a été faite après la note de crédit.

Pourquoi seulement dans ce cas : ce qui se trouve déjà chez un client, un comptable ou sur le réseau Peppol ne peut pas disparaître ici, et la numérotation doit continuer sans trous. C'est pourquoi, après la suppression, la série reprend à partir du numéro le plus élevé qui reste — s'il s'agissait de 2026/0001 et 2026/0002, votre prochaine facture reçoit à nouveau 2026/0001. Si une condition n'est pas remplie, le bouton est désactivé et dit pourquoi. Le ticket sur lequel figurait la facture reste tel quel, et le journal reçoit une ligne indiquant qui l'a fait et quels numéros ont disparu.

Le chiffre d'affaires est-il compté deux fois ?

Non. Le chiffre d'affaires est sur le ticket et y reste. Les recettes journalières, le rapport de chiffre d'affaires, le récapitulatif de TVA et ce qui part chez votre comptable additionnent uniquement des tickets de caisse. Une facture est un document sur une vente déjà comptée, pas une deuxième vente.

Dans le livre de caisse, elle figure bien à part. Ce qui passe en facture n'est pas une recette de caisse : ce ticket sort de la colonne Contant ontvangen (reçu en espèces), et le total facturé du jour arrive dans sa propre colonne Gefactureerd (facturé). Si la cliente a quand même payé en espèces à la caisse, cet argent continue de compter pour le tiroir — il y est — sous Contant op factuur (espèces sur facture). Voir Journal de caisse et transactions.

Et dans les recettes journalières, elle est mentionnée. En bas de ce rapport apparaît le bloc Facturen in deze periode (factures de cette période) : par document, le numéro, le ticket auquel il se rapporte et le montant. À côté, la colonne Gefactureerd (facturé) compte par jour combien de tickets de ce jour-là ont reçu une facture. Ce sont deux mentions — aucun centime ne bouge, le chiffre d'affaires reste où il était. Elles existent parce que votre comptable reçoit deux piles : les recettes journalières et votre journal des ventes. Sans cette mention, il ne voit nulle part qu'il s'agit de la même vente, et il la comptabilise deux fois. Voir Recettes journalières et TVA.

C'est aussi pourquoi une facture ne peut naître que d'un ticket clôturé, et jamais d'un formulaire vide.

Un trimestre clôturé

Chaque trimestre, tout part chez votre comptable. Si un trimestre est écoulé et entièrement transmis, il est figé : plus rien ne change à une facture de cette période, et aucune nouvelle facture ne peut plus s'ajouter sur un ticket de l'époque — elle déplacerait encore le livre de caisse après coup. L'écran nomme le trimestre : « Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd. » (Q2 2026 est clôturé et envoyé au comptable.)

Ce qui reste possible, c'est Crediteren (créditer). La note de crédit porte la date du jour et un numéro de l'exercice en cours ; elle tombe donc dans le trimestre en cours. Le trimestre clôturé reste tel qu'il est parti chez votre comptable.

Ensuite, vous établissez la facture correcte. Dès que l'ancienne facture est créditée, le bouton Nieuwe factuur maken (établir une nouvelle facture) redevient disponible sur ce même ticket — même si le trimestre est clôturé. Plus rien ne se déplace en effet : le livre de caisse de ce jour comptait déjà ce ticket comme facturé, et cela reste ainsi. La nouvelle facture porte la date du jour et un numéro de l'exercice en cours.

Ces deux documents — la note de crédit et la facture qui la remplace — apparaissent ensemble dans un bloc distinct Correcties op een vorige periode (corrections sur une période antérieure), dans le livre de caisse et dans les recettes journalières du trimestre en cours, avec le trimestre et votre motif. Ils s'annulent mutuellement et sont tous deux visibles : un zéro net dans une colonne de totaux donnerait l'impression que rien ne s'est passé.

Pour un ticket, c'est pareil : la contre-passation reste possible et tombe elle aussi dans le trimestre en cours, dans ce même bloc. Voir La contre-passation et le tiroir-caisse.

Réglages

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten (Réglages → Le salon → Factures à vos clients). Vous y trouvez le délai d'échéance en jours ; quatorze par défaut. Pour une facture déjà payée à la caisse, la date figure mais ne réclame rien.

Qui peut le faire ?

Le droit s'appelle Facturen maken (établir des factures) et figure sur la fiche du collaborateur, sous Rechten (droits). Il est activé par défaut pour tous ceux qui tiennent la caisse : une cliente professionnelle demande sa facture au comptoir, sur le moment même.

Si vous préférez le réserver à une seule personne, décochez-le fiche par fiche — voir Ajouter un collaborateur.

La liste des factures se trouve derrière le droit Rapporten (rapports), comme les autres écrans qui affichent des montants.

Questions fréquentes

Puis-je établir une facture sans ticket ? Non. Une facture naît d'un ticket de caisse clôturé. Ainsi, aucune facture ne se dresse jamais face à un chiffre d'affaires qui n'est comptabilisé nulle part.

Puis-je choisir le numéro moi-même ? Non. Le numéro provient de la série de votre salon et court sans trous. Lors d'un contrôle, un numéro manquant se lit comme une facture escamotée.

Puis-je envoyer la facture à une autre adresse que celle du client ? Pas depuis l'écran. Téléchargez le pdf et transmettez-le vous-même.

HairConnect envoie-t-il des factures électroniques (Peppol / UBL) ? Oui, depuis septembre 2026. Une facture à une cliente avec un numéro de TVA belge part en UBL (Peppol BIS Billing 3.0) sur le réseau Peppol, via le point d'accès que vous avez configuré — voir Via Peppol ci-dessus. Sans numéro de TVA ou sans point d'accès, le pdf par courriel reste la voie, et l'écran le dit d'avance.

Dois-je prendre moi-même un point d'accès Peppol pour cela ? Non. HairConnect envoie via son propre point d'accès (Recommand) et y enregistre votre salon quand vous activez l'intégration. Vous n'avez besoin d'aucun compte ailleurs.