Mail via HairConnect
Mis à jour le 2026-10-02
Uw mails vertrekken via HairConnect, met uw adres als afzender. U ziet dan bij elk bericht of het aankwam of geweigerd werd. (Vos e-mails partent par HairConnect, avec votre adresse comme expéditeur. Vous voyez alors pour chaque message s'il est arrivé ou s'il a été refusé.)
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mail via HairConnect → Instellen.
Pourquoi
Si votre salon envoie par son propre serveur de messagerie, par exemple un compte Google Workspace, HairConnect sait seulement qu'un e-mail est parti. Google ne signale pas s'il est arrivé.
Avec cette intégration, vos e-mails partent par le serveur de messagerie de HairConnect, et celui-ci le signale : Afgeleverd (délivré), Uitgesteld (différé) ou Geweigerd (refusé), pour chaque message sur la fiche client et dans Verstuurde berichten. Voir Messages vers et depuis un client.
Votre client ne remarque rien. L'e-mail vient de votre adresse, avec le nom de votre salon, et celui qui clique sur répondre arrive chez vous.
Ce que vous remplissez
| Champ | Obligatoire | Explication |
|---|---|---|
| Afzenderadres (adresse d'expéditeur) | oui | l'adresse depuis laquelle vos clients reçoivent l'e-mail, par exemple l'adresse générale de votre salon |
Le nom qui l'accompagne et l'adresse de réponse se trouvent sous Instellingen → E-mail. S'il n'y a pas d'adresse de réponse et pas non plus d'adresse e-mail sous Het salon, les réponses vont à l'adresse d'expéditeur.
Les trois étapes
Un e-mail de votre adresse qui part d'un serveur que votre domaine ne connaît pas atterrit dans les indésirables chez Gmail et Outlook, ou est refusé. C'est pourquoi votre domaine doit d'abord autoriser HairConnect. La fenêtre de configuration montre où vous en êtes.
- HairConnect enregistre votre domaine auprès de son serveur de messagerie. Vous ne pouvez pas le faire vous-même : demandez-le à HairConnect. La fenêtre de configuration indique si c'est fait.
- Vous, ou la personne qui gère votre domaine, placez deux enregistrements dans le DNS de votre domaine. La fenêtre de configuration les montre tels quels, à copier :
- SPF : un enregistrement TXT sur le domaine lui-même, qui autorise le serveur de HairConnect. S'il existe déjà un enregistrement SPF (il commence par
v=spf1), on y ajoute un élément. Il ne doit jamais y avoir un deuxième enregistrement SPF à côté : avec deux, un destinataire les rejette tous les deux. S'il n'y en a pas encore, HairConnect propose l'enregistrement complet. Si vos boîtes sont chez Google ou Microsoft, celui-ci y figure aussi ; sinon, les e-mails que vous envoyez vous-même de là paraîtraient suspects. - DKIM : un enregistrement TXT sur un nom comme
postal-…._domainkey.votredomaine.be, avec la clé avec laquelle HairConnect signe vos e-mails.
- SPF : un enregistrement TXT sur le domaine lui-même, qui autorise le serveur de HairConnect. S'il existe déjà un enregistrement SPF (il commence par
- Cliquez sur Controleer DNS (vérifier le DNS). Ce n'est que lorsqu'il est vert que l'interrupteur peut être activé.
Une modification DNS n'est pas toujours visible partout immédiatement ; cela prend parfois une heure. Si la vérification est encore rouge, réessayez plus tard.
Controleer DNS
Pour cette intégration, le bouton de test s'appelle Controleer DNS. Il n'envoie rien : il lit le DNS de votre domaine et indique par enregistrement In orde (en ordre), Ontbreekt (manquant) ou Klopt niet (incorrect), avec ce qui doit y figurer et ce qui y figure maintenant. Le résultat apparaît ensuite aussi dans la fenêtre de configuration.
Quand ce n'est pas (ou plus) correct
- Tant que la vérification n'est pas verte, tout reste comme avant. Vos e-mails partent par votre propre serveur, avec les mêmes réglages.
- Chaque nuit, le DNS est vérifié à nouveau. Si un enregistrement disparaît, par exemple parce que votre domaine a déménagé, vos e-mails reviennent d'eux-mêmes à votre propre serveur. La raison figure à côté de l'intégration, avec le badge Aan, maar onvolledig (activé, mais incomplet). Remettez l'enregistrement et cliquez sur Controleer DNS : les e-mails repassent par HairConnect.
- Si vous changez l'adresse d'expéditeur pour un autre domaine, la vérification précédente ne compte plus. Cliquez à nouveau sur Controleer DNS.
Gardez donc votre propre serveur configuré : c'est la solution de repli.
Quels e-mails prennent ce chemin
Tous les e-mails de votre salon : confirmations, rappels, factures, tickets de caisse, codes du portail, et aussi les e-mails à votre comptable et vos commandes auprès d'un fournisseur. Seuls les e-mails aux clients apparaissent dans Verstuurde berichten.
Ouvert et cliqué
Rien ne change. Le serveur de HairConnect ne suit jamais de lui-même si un e-mail a été ouvert. Cela n'arrive que si vous l'activez sous Instellingen → E-mail → Opvolging et que le client a donné son accord.
Mail komt niet aan (l'e-mail n'arrive pas)
Si le serveur de messagerie d'un client refuse votre e-mail, son adresse reçoit la mention Mail komt niet aan sur la fiche client et dans Verstuurde berichten, avec ce que le serveur du client a répondu. L'adresse elle-même n'est pas modifiée : vérifiez-la avec le client et corrigez-la sur la fiche.