L'e-mail à vos clients
Mis à jour le 2026-10-02
Instellingen → E-mail (Paramètres → E-mail). Le titre de la page est E-mail aan uw klanten — E-mail à vos clients.
De herinnering is de goedkoopste maatregel tegen no-shows die u hebt. Zet ze niet zomaar uit. — Le rappel est la mesure la moins chère dont vous disposez contre les no-shows. Ne le désactivez pas à la légère.
Expéditeur
Wat uw klant bovenaan de mail ziet staan. — Ce que votre client voit en tête de l'e-mail.
| Champ | Par défaut | Explication |
|---|---|---|
| Mails versturen (envoyer des e-mails) | activé | De hoofdschakelaar. Uit betekent: geen enkele mail meer aan uw klanten, ook geen bevestiging. Dan verwacht iedereen dat u zelf belt. — L'interrupteur principal. Désactivé signifie : plus aucun e-mail à vos clients, pas même une confirmation. Tout le monde s'attend alors à ce que vous appeliez vous-même. |
| Afzendernaam (nom de l'expéditeur) | vide | Leeg = de naam van uw salon. — Vide = le nom de votre salon. |
| Afzenderadres (adresse d'expéditeur) | vide | Alleen van toepassing wanneer u langs uw eigen mailserver mailt (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Vul een adres in waarvoor die server mag versturen, bijvoorbeeld een adres van uw eigen domein wanneer u via Google Workspace mailt. Leeg = het standaardadres. — Ne s'applique que si vous envoyez via votre propre serveur de messagerie (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Indiquez une adresse pour laquelle ce serveur peut envoyer, par exemple une adresse de votre propre domaine si vous envoyez via Google Workspace. Vide = l'adresse par défaut. |
| Antwoordadres (adresse de réponse) | vide | Hier komt een klant terecht die op "beantwoorden" duwt. Leeg = het e-mailadres bij Het salon; staat dát ook leeg, dan verdwijnt zijn antwoord in het niets. — C'est ici qu'aboutit un client qui clique sur « répondre ». Vide = l'adresse e-mail indiquée sous Het salon (Le salon) ; si celle-ci est vide elle aussi, sa réponse se perd dans le vide. |
| Eigen adres van het klantenportaal (adresse propre du portail client) | vide | Alleen invullen als u een eigen domein hebt. Dan komt de knop in de mail op uw adres uit in plaats van op het onze. — À compléter uniquement si vous disposez de votre propre domaine. Le bouton dans l'e-mail renvoie alors vers votre adresse plutôt que vers la nôtre. |
Tant que Mails versturen est désactivé, les interrupteurs des e-mails aux clients sont inactifs.
Quels e-mails
Elke mail draagt uw naam en uw kleuren. HairConnect komt er nergens in voor. — Chaque e-mail porte votre nom et vos couleurs. HairConnect n'y apparaît nulle part.
| Paramètre | Par défaut | Explication |
|---|---|---|
| Bevestiging na het boeken (confirmation après la réservation) | activé | De klant heeft iets in handen met datum, uur en de knop om te annuleren. Zonder deze mail belt hij om te vragen of het gelukt is. — Le client a quelque chose en main, avec la date, l'heure et le bouton pour annuler. Sans cet e-mail, il appelle pour demander si sa réservation a abouti. |
| Vertraging op de bevestiging (délai avant la confirmation) | 5 minutes | Wie meteen na het boeken merkt dat hij zich vergist heeft en annuleert, krijgt zo geen bevestiging van een afspraak die al niet meer bestaat. — Celui qui, juste après avoir réservé, s'aperçoit de son erreur et annule ne reçoit ainsi pas la confirmation d'un rendez-vous qui n'existe déjà plus. (0 à 120) |
| Herinnering vooraf (rappel préalable) | activé | De mail die het gat in uw agenda voorkomt. — L'e-mail qui évite le trou dans votre agenda. |
| Herinnering versturen (envoyer le rappel) | 3 jours ouvrables à l'avance | Zet dit ruimer dan uw annuleertermijn. — Réglez-le plus large que votre délai d'annulation ; un jour ouvrable suffit. (1 à 30) |
| Bericht bij een verplaatsing (message en cas de déplacement) | activé | Wanneer ú een afspraak verzet. Zonder dit bericht staat de klant op het oude uur voor de deur. — Lorsque c'est vous qui déplacez un rendez-vous. Sans ce message, le client se présente à l'ancienne heure. |
| Bericht na een no-show (message après un no-show) | activé | Beleefd maar duidelijk. Dit is het spoor dat u nodig hebt als u een tweede no-show wil aanrekenen. — Poli mais clair. C'est la trace dont vous avez besoin si vous voulez facturer un deuxième no-show. |
| Kasticket na het afrekenen (ticket de caisse après l'encaissement) | activé | Zodra de bon afgesloten is, krijgt de klant zijn ticket in zijn mailbox: de regels, de btw en hoe er betaald is. — Dès que le ticket est clôturé, le client reçoit son ticket de caisse dans sa boîte mail : les lignes, la TVA et le mode de paiement. Uniquement vers un client avec une adresse qui accepte les e-mails ; une vente sans client ne reçoit rien. |
| Uzelf verwittigen van een online boeking (vous avertir d'une réservation en ligne) | activé | De enige mail die naar u gaat in plaats van naar de klant. — Le seul e-mail qui vous est adressé plutôt qu'au client. |
Ce dernier interrupteur continue de fonctionner même lorsque l'interrupteur principal est désactivé.
Suivi : arrivé, ouvert, cliqué
Ce que vous voyez sur la fiche client (onglet Berichten) et sous Réglages → Verstuurde berichten.
En haut, une phrase dit ce que votre serveur de messagerie signale. Si vous envoyez par votre propre serveur (par exemple Google Workspace), il ne signale pas si un e-mail est arrivé : vous voyez seulement qu'il est parti. Si vous envoyez par celui de HairConnect, vous voyez aussi Afgeleverd (Délivré) ou Geweigerd (Refusé). Avec Mail via HairConnect (sous Instellingen → Koppelingen), vos e-mails partent par HairConnect avec votre propre adresse comme expéditeur, et vous voyez aussi ce retour. Voir Mail via HairConnect.
| Réglage | Par défaut | Explication |
|---|---|---|
| Bijhouden of een klant een mail opende of een link aanklikte (savoir si un client a ouvert un e-mail ou cliqué sur un lien) | désactivé | Uniquement pour les clients qui ont donné leur accord. Une image invisible est alors ajoutée à l'e-mail et les liens passent par HairConnect. Mentionnez-le dans votre déclaration de confidentialité avant de l'activer. Qui l'active ou le désactive est inscrit dans le journal. |
Un e-mail avec un code de connexion ou un lien de paiement n'est jamais suivi. Comment le client donne son accord et ce que « ouvert » signifie ou non : Messages à et d'un client.
L'adresse d'expéditeur
L'Afzenderadres (adresse d'expéditeur) ne s'applique que si vous envoyez via votre propre serveur de messagerie. Indiquez une adresse pour laquelle ce serveur peut envoyer : le relais SMTP de Google Workspace, réglé sur uniquement les adresses de mes domaines, refuse tout expéditeur hors de votre propre domaine. Si vous le laissez vide, l'e-mail part avec l'adresse par défaut de HairConnect.
Via le serveur de messagerie de HairConnect, cette adresse par défaut reste l'expéditeur, même si vous indiquez quelque chose ici : le domaine doit rester un domaine pour lequel SPF et DKIM peuvent être configurés, sinon l'e-mail atterrit dans les indésirables chez Gmail. Avec Mail via HairConnect, c'est l'adresse que vous y configurez qui est l'expéditeur ; le champ est alors verrouillé et affiche cette adresse.
Les réponses vous parviennent toujours, via l'Antwoordadres (adresse de réponse).
Où se trouvent les conditions d'annulation
Sous Instellingen → Online boeken (Paramètres → Réservation en ligne). Elles figurent au bas de chaque e-mail à vos clients.
Ce qui se trouve sous chaque e-mail
La langue suit la fiche client : néerlandais, français, anglais ou bulgare. Voir Quels e-mails votre client reçoit.
Le texte de ces e-mails
Ce qui s'y trouve — la salutation, la phrase d'introduction, la conclusion et votre signature — se règle sous Le texte de vos messages. Vous y trouvez aussi un aperçu de chaque e-mail dans votre propre charte.
Enregistrer
Après l'enregistrement : Bewaard — Mails die vanaf nu vertrekken, volgen deze instellingen. — Enregistré — les e-mails envoyés à partir de maintenant suivent ces paramètres.