Faire confirmer les clients

Mis à jour le 2026-10-01

Instellingen → Klanten laten bevestigen (Paramètres → Faire confirmer les clients). Cette étape fait partie du nettoyage après le passage depuis Optios. Elle reste dans le menu tant que vous ne l'avez pas clôturée.

Après le passage, des fiches clients ont été retravaillées : noms corrigés, numéros vérifiés, adresses découpées. Ici, vous laissez le client confirmer lui-même ce qui a changé dans sa fiche — mais seulement quand cela vaut la peine de lui poser la question.

Pourquoi tout le monde ne reçoit pas de mail

L'essentiel du nettoyage va de soi, et personne ne reçoit de mail à ce sujet :

une majuscule ou un espace (« Van eetvelde » est devenu « Van Eetvelde ») ;
un trait d'union, un accent ou un point dans un nom de rue ou de commune (« Sint amandsberg » est devenu « Sint-Amandsberg ») ;
un code postal qui correspond à la commune indiquée par le client, ou une commune qui correspond à son propre code postal ;
un code postal ou une commune déplacé du mauvais champ vers le bon ;
un tiret ou une barre oblique tapé comme remplissage et maintenant vide.

Tout le reste figure sur la liste : une autre lettre dans son nom, un autre numéro de maison ou une autre rue issus du registre d'adresses, une autre commune, un numéro qui a changé ou disparu. En cas de doute, le client est sur la liste : un mail de trop lui coûte un clic. Qui n'est pas sur la liste ne reçoit rien.

Un numéro de téléphone incomplet met aussi le client sur la liste : un numéro de GSM auquel il manquait un chiffre dans Optios n'a pas été repris sur la fiche, et la page de confirmation lui demande alors son numéro, avec en dessous ce qui figurait dans Optios.

Seuls les clients encore actifs figurent sur la liste. Une fiche archivée ne reçoit pas de courrier.

Ce que vous voyez par client

Ce que le nettoyage a changé : par champ, ce qui figurait et ce qui figure maintenant.
Dernière visite, pour voir s'il s'agit d'un habitué.
État : pas envoyé, envoyé (avec la date), envoyé mais le lien a expiré, confirmé, ou corrigé — le client a alors rectifié lui-même quelque chose.
Mail possible : un client sans adresse e-mail, ou dont Optios a mis l'adresse sur sa liste noire, ne peut pas recevoir de mail. Il reste sur la liste avec la raison : posez-lui la question au comptoir.

Ce que voit le client

Le même mail « Vérifiez vos données chez … » qu'un nouveau client reçoit, à une différence près : en haut, il est indiqué que la fiche a été mise en ordre lors du passage, et sous chaque donnée modifiée figure Figurait avant avec l'ancienne valeur.

Le bouton l'amène à une page avec ses données. Il confirme d'un clic, ou corrige d'abord ce qui ne va pas. Il ne peut pas y modifier son adresse e-mail : c'est l'adresse à laquelle le mail est arrivé. Le lien reste valable quatorze jours.

D'abord un mail d'essai

Appuyez en haut sur Proefmail naar mij (mail d'essai pour moi) et choisissez un client comme exemple. Vous recevez, à votre propre adresse, le mail que ce client recevrait, avec ses données. Le client ne reçoit rien, et le bouton d'un mail d'essai ne fonctionne pas.

Tant qu'aucun mail d'essai n'est parti, vous ne pouvez pas envoyer en groupe.

Envoyer

Par client : le bouton Stuur ter bevestiging (envoyer pour confirmation) sur sa ligne.
En groupe : cochez des clients et choisissez Stuur ter bevestiging pour les lignes cochées.

La fenêtre de confirmation indique combien de mails partent et depuis quelle adresse : le serveur mail de votre salon si vous l'avez configuré dans Koppelingen, sinon le serveur mail standard de HairConnect. Les clients sans adresse, sur la liste noire ou qui ont déjà confirmé sont passés, puis signalés par leur nom.

Si un client a déjà reçu un tel mail ces quatorze derniers jours, un deuxième demande une case supplémentaire — par client, ou en groupe avec un interrupteur séparé. Ainsi, personne ne reçoit deux fois le même mail par erreur.

S'il n'y a pas encore de serveur mail configuré, ou si le mail « vérifiez vos données » est désactivé dans Instellingen → Online boeken, l'écran le dit et rien ne part.

Clôturer

Terminé ? Appuyez sur Stap afgerond (étape terminée). L'étape disparaît du menu ; rien n'est envoyé et rien n'est effacé. Avec Heropenen (rouvrir), elle revient.

Ce qui n'arrive jamais

Aucun mail ne part jamais tout seul : ni à l'ouverture de l'écran, ni la nuit, ni parce que la liste était prête. Chaque mail commence par un clic de votre part.
Le nettoyage ne modifie aucune adresse e-mail.
Un client sans adresse e-mail ou sur la liste noire ne reçoit rien, même en groupe.
Il n'y a pas de deuxième sorte de mail : c'est le mail de vérification habituel, avec la même page.