L'assistant mail pour les rendez-vous
Mis à jour le 2026-10-24
Mails van klanten over hun afspraak worden nagekeken. U krijgt een voorstel en een antwoord; u bevestigt, en het antwoord verstuurt u zelf of laat u HairConnect versturen. (Les mails des clients concernant leur rendez-vous sont examinés. Vous recevez une proposition et une réponse ; vous confirmez, et vous envoyez la réponse vous-même ou la laissez envoyer par HairConnect.)
Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mailassistent voor afspraken → Instellen (Paramètres → Intégrations → Communication → Assistant mail pour les rendez-vous → Configurer). Seul le gérant peut le faire.
Ce qu'il fait
Une cliente écrit « je dois annuler mon rendez-vous de demain, est-ce possible mardi ou mercredi prochain ? ». L'assistant mail :
- retrouve la cliente par son adresse e-mail, et son prochain rendez-vous ;
- lit ce qu'elle demande : annuler, déplacer, un nouveau rendez-vous, ou autre chose ;
- pour un déplacement : cherche un moment libre les jours demandés. La coupe reste chez la personne qui la fait maintenant ; une coloration peut aller à tout collaborateur qui sait la faire. Si ces jours sont complets, il propose le premier moment libre ensuite ;
- prépare une proposition et un brouillon de réponse sous Klanten → Mails over afspraken (Clients → Mails sur les rendez-vous).
Rien ne change dans l'agenda et rien n'est envoyé tant qu'un collaborateur n'appuie pas sur Bevestigen (Confirmer). Après confirmation, le bouton Antwoord openen in uw mailprogramma (Ouvrir la réponse dans votre programme de messagerie) ouvre la réponse dans votre propre messagerie ; vous l'envoyez vous-même, depuis la boîte mail du salon. Si vous laissez HairConnect envoyer la réponse (voir ci-dessous), elle part dès la confirmation.
Si la demande n'est pas claire, si aucun client n'a cette adresse lors d'une annulation ou d'un report, ou si plusieurs rendez-vous correspondent : il n'y a qu'une notification, sans bouton pour exécuter quoi que ce soit.
Même avec une notification, la cliente est indiquée si son adresse e-mail figure sur exactement une fiche.
Plutôt un autre jour. Si une cliente écrit qu'elle a déjà réservé (« en ligne, j'ai réservé provisoirement mercredi 4 novembre à 11 h ») mais qu'elle préfère venir un autre jour (« de préférence samedi 31/10 »), c'est un déplacement : la proposition déplace le rendez-vous réservé vers ce jour.
Le rendez-vous arrive après le mail. Si le rendez-vous n'arrive que plus tard dans HairConnect (par exemple une réservation en ligne qui passe par Optios), l'assistant mail réexamine la notification dès que ce rendez-vous est là, une fois par nouveau rendez-vous et sans faire relire le mail. Même alors, cela devient tout au plus une proposition que vous confirmez.
Un mail qui concerne plus d'une personne. Si une cliente écrit pour elle-même et pour quelqu'un d'autre (« nous devons annuler le rendez-vous d'Ilse et moi de samedi ; Ilse a déjà repris rendez-vous en ligne le 7/11 à 12h45, puis-je me joindre à elle ? »), l'assistant mail regarde aussi les fiches des personnes nommées dans le mail (d'abord dans sa famille, via la personne de contact, puis par prénom et nom) et les rendez-vous sur une autre fiche dont la note porte son nom. La proposition peut alors comporter plusieurs étapes, que vous confirmez ensemble avec Bevestigen: annuleren en inplannen (Confirmer : annuler et planifier) :
- annuler le rendez-vous commun ;
- un nouveau rendez-vous pour l'expéditrice à la même heure que l'autre personne, dans l'ordre inverse : si l'autre commence par la couleur, elle commence par la coupe, et inversement. Un petit chevauchement chez le coiffeur avec la fin d'une cliente précédente (jusqu'à un quart d'heure) n'est pas une raison de décaler ; la proposition le mentionne. Si la même heure n'est pas possible, le moment libre le plus proche. Le soin est sa part du rendez-vous annulé, ou sinon ce qu'elle a eu la dernière fois ; la coupe va à qui l'a coiffée la dernière fois.
Si la deuxième étape n'est plus possible au moment de confirmer, rien n'est annulé non plus. Si un nom correspond à deux fiches, une notification les cite toutes les deux, et vous choisissez. Si le nouveau rendez-vous de l'autre personne n'est pas encore dans HairConnect, la notification attend qu'il y soit.
Un nouveau rendez-vous
Si le client demande un rendez-vous qui n'existe pas encore (« puis-je venir pour une coupe chez Kris mardi prochain ? »), l'assistant mail prépare aussi une proposition, avec le bouton Bevestigen: inplannen (Confirmer : planifier).
- Quoi. HairConnect cherche le soin, tel que le client le formule, dans votre offre en ligne, comme Hairlien sur la page de réservation : d'abord les formules de vos menus, puis les prestations à la carte. S'il correspond à plusieurs formules, la formule que le client a reçue les fois précédentes l'emporte. S'il en reste plusieurs, ou si rien ne correspond, il y a une notification avec les possibilités, et vous planifiez vous-même.
- Chez qui. Le collaborateur que le client nomme, s'il a la prestation sur sa fiche. Sinon celui qui a coupé le client la dernière fois, même si la prestation n'est pas sur sa fiche. Sinon le premier collaborateur libre qui sait faire la prestation. Une coloration peut aller chez tout collaborateur qui sait la faire.
- Quand. Le premier moment libre aux jours et heures demandés. S'il n'y a pas de place, ou si le client n'a nommé aucun jour, le premier moment libre dans les quatorze jours qui suivent ; la réponse le dit.
Un nouveau client. Si personne dans votre fichier clients n'a l'adresse e-mail de l'expéditeur, la proposition affiche Nieuwe fiche (nouvelle fiche) avec le nom et l'adresse e-mail tels qu'ils figurent dans le mail. Le nom vient de l'expéditeur ou de la signature ; si l'adresse e-mail écrit le nom autrement, c'est l'orthographe de l'adresse qui l'emporte. Le téléphone et l'adresse restent vides. Si le mail ne porte aucun nom, il n'y a qu'une notification.
La fiche et le rendez-vous ne sont créés qu'au moment de Bevestigen (Confirmer), et ensemble : si le rendez-vous échoue, aucune fiche n'est créée. Si un client avec la même adresse e-mail existe à ce moment-là, c'est lui qui reçoit le rendez-vous et aucune deuxième fiche n'est ajoutée.
Par ce chemin, aucun mail de confirmation ni fiche à vérifier n'est envoyé : la réponse au mail est le seul message. Dans l'agenda, le rendez-vous porte l'origine Via de assistent (via l'assistant).
Laisser HairConnect envoyer la réponse
La fenêtre Instellen (Configurer) contient l'interrupteur Antwoord versturen vanuit HairConnect (Envoyer la réponse depuis HairConnect). Par défaut, il est désactivé : tout fonctionne alors comme décrit ci-dessus.
S'il est activé, Bevestigen (Confirmer) fait ceci :
- la fenêtre de confirmation affiche la réponse. Vous la relisez et la corrigez si nécessaire ; le texte de la fenêtre est ce qui part ;
- l'agenda change ;
- HairConnect envoie la réponse à l'expéditeur du mail, avec l'adresse de votre salon comme expéditeur et l'adresse du salon comme adresse de réponse, avec « Re: » devant l'objet, dans le même fil que le mail du client ;
- le message apparaît ensuite sur la fiche du client sous Berichten (Messages), comme tout autre mail envoyé par HairConnect.
La réponse part par le serveur mail activé sous Instellingen → Koppelingen (Paramètres → Intégrations) : Mail via HairConnect ou votre propre serveur mail. Si aucun des deux n'est activé, rien ne part.
Envoyé n'apparaît qu'une fois que le serveur mail a accepté le mail. En cas d'échec, la modification dans l'agenda reste, et la proposition affiche en rouge Niet verstuurd (Non envoyé) avec la raison. Le bouton Antwoord openen in uw mailprogramma (Ouvrir la réponse dans votre programme de messagerie) reste disponible : envoyez-la de là. Une réponse ne part jamais deux fois, même si quelqu'un appuie deux fois sur Confirmer.
Cet interrupteur ne vaut que pour cette réponse. Les confirmations, rappels, tickets de caisse et autres messages aux clients restent tels qu'ils sont réglés. Cette voie n'envoie jamais de SMS ni de WhatsApp.
Ce qu'il faut
L'interrupteur ne s'active que lorsque tout est en place. S'il manque quelque chose, l'écran le dit.
| Quoi | Où |
|---|---|
| L'adresse à laquelle vos clients écrivent | dans la fenêtre Instellen (Configurer) de cette intégration |
| Le module Assistant, activé, avec Claude et une clé Anthropic | Instellingen → Koppelingen → Assistent (Paramètres → Intégrations → Assistant) |
Après l'activation, le bouton de test affiche l'adresse de transfert. Dans votre propre boîte mail, créez une règle de transfert de l'adresse du salon vers cette adresse. HairConnect ne peut vérifier que cette règle fonctionne qu'à l'arrivée d'un mail.
Encore réservable après l'horaire
La fiche d'un collaborateur contient Na het rooster nog intern boekbaar tot (encore réservable en interne après l'horaire jusqu'à). Vide signifie : uniquement dans l'horaire. Si vous indiquez par exemple 18:30 pour le gérant, l'assistant mail peut le planifier jusqu'à 18:30, même si son horaire se termine à 17:00 — pas plus tard. La réservation en ligne n'en tient jamais compte : les clients ne voient pas cette heure.
L'assistant mail place une coloration de sorte que le travail du coloriste soit terminé à l'heure indiquée sous Instellingen → Online boeken → Kleurwerk (Paramètres → Réservation en ligne → Coloration) (Kleurwerk klaar vóór (coloration terminée avant)), y compris dans ce temps supplémentaire : il est prévu pour la coupe.
Attendre le coiffeur habituel, et la réserve
Depuis le 26 octobre 2026, l'assistant mail trouve bien une place un jour chargé. Trois choses ont changé :
- Le client peut attendre. Si le coiffeur habituel est encore avec un autre client quand la coloration est rincée, le client attend qu'il soit libre — autant que vous l'autorisez sous Instellingen → Online boeken → Plannen door het salon zelf (90 minutes par défaut). La proposition indique combien il attend et à quelle heure il a fini, et un moment sans attente l'emporte toujours sur un moment avec. Avant, chaque prestation devait enchaîner immédiatement, et un jour plein de trous restait « complet ».
- La coupe reste chez celui qui coupe toujours le client. Cela passe avant celui qui est libre par hasard. Le rinçage après la coloration reste chez le coloriste.
- « Je dois partir à 14h » est lu par l'assistant comme l'heure à laquelle le client doit avoir fini, pas comme l'heure souhaitée. Et si le client nomme sa prestation avec ses propres mots (coupe et coloration tête entière), l'assistant la cherche d'abord dans ce qu'il a eu les fois précédentes, avant de chercher dans les noms des prestations.
La réserve. Les jours que vous cochez sous le même réglage, toute l'équipe est réservable à partir de l'heure de réserve pour une demande par mail — aussi avant son horaire, ou un jour où elle n'est pas planifiée. Par exemple vendredi et samedi à partir de 09:00. Jamais en ligne.
Ce qui sort
Le texte du mail est envoyé à Anthropic pour être lu, avec la clé de votre module Assistant. Ce que l'assistant y a lu est affiché avec le mail ; la réponse est construite par HairConnect à partir de votre agenda, pas rédigée par le modèle de langue.
Confirmer exécute ce qui est à l'écran. Si le rendez-vous a changé entre-temps ou si le nouveau moment est pris, rien ne se passe et vous voyez pourquoi.