Quels e-mails votre client reçoit
Mis à jour le 2026-10-03
Toute la communication avec votre client passe par l'e-mail. Chaque e-mail porte votre nom, votre logo et vos couleurs ; HairConnect n'y apparaît nulle part.
Les quatre e-mails de rendez-vous
| Objet | Quand | |
|---|---|---|
| Confirmation de rendez-vous | Votre rendez-vous chez {salon} le {date} à {heure} | après la réservation, retardé de 5 minutes par défaut |
| Rappel | Rappel : votre rendez-vous chez {salon} le {date} à {heure} | 3 jours ouvrables à l'avance par défaut |
| Déplacement | Votre rendez-vous chez {salon} est déplacé au {date} à {heure} | lorsque vous déplacez le rendez-vous |
| Non venu | Votre rendez-vous chez {salon} du {date} | lorsque vous mettez le statut sur no-show |
Chacun des quatre a son propre interrupteur sous Instellingen → E-mail (Réglages → E-mail).
La confirmation porte un fichier agenda en pièce jointe (rendez-vous.ics) et un bouton Gérer mes rendez-vous.
Le retard sur la confirmation existe pour une raison : celui qui, juste après avoir réservé, s'aperçoit qu'il s'est trompé et annule ne reçoit ainsi pas la confirmation d'un rendez-vous qui n'existe déjà plus. La tâche vérifie à nouveau au moment de l'envoi et n'envoie rien pour un rendez-vous entre-temps annulé.
Le rappel part chaque heure pour qui tombe dans la fenêtre. Réglez-le à égalité ou un peu plus large que votre délai d'annulation : un client qui n'est rappelé que lorsqu'il ne peut plus annuler sans frais vient fâché, ou ne vient pas.
Les trois messages courts
| Message | Objet | Quand |
|---|---|---|
| Confirmez votre adresse e-mail | Confirmez votre rendez-vous chez {salon} | lors d'une réservation en ligne avec une adresse pas encore confirmée ; un seul lien, valable 24 heures — le rendez-vous n'existe qu'après le clic |
| Code de connexion | Votre code de connexion pour {salon} | lors de la connexion au portail client ; valable 15 minutes |
| Annulé | Votre rendez-vous chez {salon} du {date} est annulé | en cas d'annulation via le portail, ou par vous avec la notification activée |
L'e-mail d'annulation ne porte volontairement aucune pièce jointe agenda.
L'e-mail vers vous-même
Uzelf verwittigen van een online boeking (vous avertir vous-même d'une réservation en ligne) — objet Nieuwe online boeking — {datum} om {uur} (Nouvelle réservation en ligne — {date} à {heure}). C'est le seul e-mail qui vous est adressé au lieu du client, et le seul qui porte l'identité visuelle de HairConnect.
Pratique tant que vous n'avez pas l'agenda ouvert toute la journée.
Au bas de chaque e-mail
Les conditions d'annulation que vous avez réglées sous Instellingen → Online boeken (Réglages → Réservation en ligne). S'il n'y a rien, l'e-mail se rabat sur Vous pouvez annuler ou déplacer votre rendez-vous jusqu'à 2 jours ouvrables à l'avance.
La langue
L'e-mail suit la langue de la fiche client : néerlandais, français, anglais ou bulgare.
Ce qui n'est pas envoyé
Pas de SMS. Il y a bien une case Mag sms ontvangen (peut recevoir des SMS) sur la fiche client, mais il n'y a pas d'envoi de SMS dans le logiciel.
Rendez-vous pris au comptoir dans Optios
Tant que vous utilisez Optios et HairConnect côte à côte, HairConnect peut aussi envoyer la confirmation d'un rendez-vous pris au comptoir dans Optios, et le déplacement quand un rendez-vous passe à une autre heure dans Optios. C'est désactivé par défaut. Vous choisissez le moment à partir duquel cela s'applique sous Instellingen → Overstappen uit Optios, dans Bevestigingen enkel van HairConnect (confirmations uniquement par HairConnect).
Cela ne vaut que pour ce qui se passe dans Optios après ce moment et se situe dans le futur, et jamais deux fois pour le même rendez-vous. Un client qui ne veut pas d'e-mail ne reçoit rien. Les réservations en ligne sur la page de réservation d'Optios sont confirmées par Optios lui-même. Le message part en quelques minutes, dès que HairConnect lit le rendez-vous dans Optios. Ce que vous pouvez ensuite désactiver dans Optios est décrit dans Migrer vous-même depuis Optios.
Questions fréquentes
Le bouton « Gérer mes rendez-vous » n'apparaît pas dans mes e-mails. C'est qu'aucune adresse n'est réglée pour le portail client. Remplissez Eigen adres van het klantenportaal (adresse propre du portail client) sous Instellingen → E-mail.
Je ne veux rien envoyer. Désactivez Mails versturen (envoyer les e-mails) sous Instellingen → E-mail. Mais tout le monde s'attendra alors à ce que vous téléphoniez vous-même.