D'Optios vers HairConnect
Mis à jour le 2026-08-22
Le passage se fait en trois phases : exporter, importer, vérifier. Les deux premières, c'est votre accompagnateur qui les fait ; la troisième, c'est vous, car vous seul savez ce qui doit se trouver dans votre fichier.
Ce qui vient avec
| Clients | complet, après le nettoyage |
| Formules de couleur | intégralement, sur toutes les années |
| Rendez-vous | trois ans consultables, plus anciens en archive |
| Tickets de caisse | trois ans consultables, plus anciens en archive (obligation de conservation de sept ans) |
| Produits et stock | l'état actuel |
| Marques et fournisseurs | complet |
| Livraisons | les deux dernières années |
| Chèques-cadeaux | ceux avec un solde ouvert |
| Heures de travail et absences | complet |
| Heures de pointage | les trois dernières années |
| Collaborateurs | y compris ceux qui ont quitté l'entreprise, car ils sont rattachés à d'anciens rendez-vous |
Ce que vous devez remplir vous-même
Optios ne transmet pas l'adresse de votre salon. Elle arrive donc vide, et c'est voulu : mieux vaut vide qu'inventé. Remplissez-la sous Instellingen → Het salon (Paramètres → Le salon).
Il en va de même pour votre numéro de TVA, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Ce que l'import ne fait jamais
L'import ne corrige jamais en silence. Tout ce qui est suspect — une fiche client qui est en réalité un fournisseur, un numéro de téléphone qui ne rime à rien, un code postal contenant du texte libre — atterrit sur la liste Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) et attend votre jugement.
Ainsi, vous ne migrez pas huit ans de fouillis, et vous ne perdez rien non plus sans que quelqu'un l'ait vu.
Voir Propositions de nettoyage.
L'import peut tourner à nouveau
Tout est reconnu au numéro que l'élément portait chez Optios. Une deuxième passe écrase donc au lieu de dupliquer, et la liste des propositions de nettoyage n'explose pas.
Le jour du changement
Faites-le de préférence un lundi.
- Récupérer les données une dernière fois.
- Poser les soldes des chèques-cadeaux à côté de l'aperçu d'Optios. C'est le seul chiffre pour lequel un client vous interpellera immédiatement.
- Rediriger votre lien de réservation vers votre propre adresse. Près de la moitié des rendez-vous arrivaient par le lien de réservation d'Optios — ce lien doit pointer vers vous dès le premier jour. Voir Partager le lien de réservation.
- Laisser Optios tourner en parallèle encore un mois, uniquement en lecture.
- Ne résilier l'abonnement qu'ensuite.
Après l'import
Passez ces écrans en revue dans cet ordre :
- Migratie → Opkuisvoorstellen (Migration → Propositions de nettoyage) — videz la liste.
- Salon → Diensten (Salon → Prestations) — vérifiez surtout la Wachttijd (temps de pose). Ce champ n'existait pas de la même manière chez Optios, et c'est ce qui remplit votre agenda.
- Salon → Medewerkers (Salon → Collaborateurs) — faites glisser la liste dans l'ordre que vous voulez dans l'agenda, et activez Moet prikken (doit pointer) pour ceux qui pointent.
- Salon → Afwezigheden (Salon → Absences) — vérifiez les longues périodes de congé. Chez Optios, une même absence est répétée sous chaque jour qu'elle couvre, à chaque fois avec la même clé ; une semaine de congé peut de ce fait n'y figurer que comme un seul jour.
- Salon → Prikklok-overzicht (Salon → Aperçu de la pointeuse) — comparez quelques semaines avec ce que vous avez payé. Pour un pointage importé, l'horaire et l'écart pointé/approuvé figurent dans la note.
- Instellingen → Het salon (Paramètres → Le salon), Openingsuren (heures d'ouverture), Online boeken (réservation en ligne), Huisstijl (identité visuelle) et E-mail — ceux-là ne sont pas venus avec.
- Voorraad → Producten (Stock → Produits) — vérifiez les états de stock et les photos.
Un avertissement à propos du fichier d'export
Après un import réussi, le dossier d'export contient l'intégralité du fichier clients : nom, adresse, téléphone, e-mail, historique de couleur. Chiffrez ce dossier ou supprimez-le.
Questions fréquentes
Pourquoi y a-t-il dans ma liste des collaborateurs que je ne connais pas, avec un nom du genre « Oud-medewerker #1234 » ? Optios retire les anciens collaborateurs de sa liste de collaborateurs, mais leur nom reste rattaché à d'anciens rendez-vous. Sans ces fiches, des milliers de blocs d'agenda et des rendez-vous vides disparaîtraient. Ils sont invisibles dans l'agenda et sortis de l'entreprise. Complétez le vrai nom, ou laissez-les tels quels.
Mes états de stock sont justes, mais les anciennes livraisons ne comptent pas. C'est voulu. L'état actuel est venu avec l'export des produits ; si huit ans de livraisons venaient encore s'y ajouter, votre stock doublerait. L'historique est ici de la comptabilité, pas une source de stock.