D'Optios vers HairConnect

Mis à jour le 2026-10-01

Le passage se fait en trois phases : exporter, importer, vérifier. Les deux premières, c'est votre accompagnateur qui les fait ; la troisième, c'est vous, car vous seul savez ce qui doit se trouver dans votre fichier.

Vous préférez le faire vous-même, sans accompagnateur ? C'est désormais entièrement possible : voir Migrer soi-même depuis Optios.

Ce qui vient avec

L'adresse d'un client

Optios conserve la rue, le numéro et la commune d'un client dans un seul champ, et pas toujours de la même façon. Dans le premier salon, 914 des 3 066 adresses remplies portaient le numéro derrière une virgule à lui — Wijngaardstraat, 3, Gent à côté de Krijgslaan 57, Gent.

HairConnect garde la rue et le numéro ensemble et ne retire que la commune ; celle-ci figure déjà dans le champ commune. Si HairConnect ne reconnaît pas la commune dans l'adresse, rien n'est retiré : mieux vaut une commune de trop dans le champ rue qu'un numéro de trop peu. Un numéro qui disparaît ne se remarque plus jamais — et sans numéro, le registre des adresses ne peut presque rien confirmer.

Ce que vous devez remplir vous-même

Optios ne transmet pas l'adresse de votre salon. Elle arrive donc vide, et c'est voulu : mieux vaut vide qu'inventé. Remplissez-la sous Instellingen → Het salon (Paramètres → Le salon).

Il en va de même pour votre numéro de TVA, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Le prix d'un rendez-vous repris

Optios ne transmet pas de prix par bloc de rendez-vous — mesuré sur un fichier complet : 62 698 blocs dans 34 390 rendez-vous, pas un seul champ de prix. Il n'y a donc rien à reprendre de ce côté.

Pour un tel rendez-vous, le volet de détail de l'agenda affiche le prix de votre liste de prestations actuelle, avec un astérisque, et le précise en dessous. La caisse compte exactement le même montant. Ce qu'Optios affiche aujourd'hui pour un rendez-vous d'il y a trois ans, nous ne pouvons pas le savoir — et nous ne l'inventons pas.

Les rendez-vous que vous encodez dans HairConnect figent bien leur prix au moment de la réservation. Un changement de tarif le mois prochain n'y touche plus.

Ce que l'import ne fait jamais

L'import ne corrige jamais en silence. Tout ce qui est suspect — une fiche client qui est en réalité un fournisseur, un numéro de téléphone qui ne rime à rien, un code postal contenant du texte libre — atterrit sur la liste Opkuisvoorstellen (propositions de nettoyage) et attend votre jugement.

Ainsi, vous ne migrez pas huit ans de fouillis, et vous ne perdez rien non plus sans que quelqu'un l'ait vu.

Voir Propositions de nettoyage.

L'import peut tourner à nouveau

Tout est reconnu au numéro que l'élément portait chez Optios. Une deuxième passe écrase donc au lieu de dupliquer, et la liste des propositions de nettoyage n'explose pas.

Le jour du changement

Faites-le de préférence un lundi.

1. Récupérer les données une dernière fois.
2. Poser les soldes des chèques-cadeaux à côté de l'aperçu d'Optios. C'est le seul chiffre pour lequel un client vous interpellera immédiatement.
3. Rediriger votre lien de réservation vers votre propre adresse. Près de la moitié des rendez-vous arrivaient par le lien de réservation d'Optios — ce lien doit pointer vers vous dès le premier jour. Voir Partager le lien de réservation.
4. Laisser Optios tourner en parallèle encore un mois, uniquement en lecture.
5. Ne résilier l'abonnement qu'ensuite.

Après l'import

Passez ces écrans en revue dans cet ordre :

1. Instellingen → Opkuisvoorstellen (Réglages → Propositions de nettoyage) — videz la liste.
2. Diensten & prijzen → Diensten (Diensten & prijzen → Prestations) — vérifiez surtout la Wachttijd (temps de pose). Ce champ n'existait pas de la même manière chez Optios, et c'est ce qui remplit votre agenda.
3. Team → Medewerkers (Team → Collaborateurs) — faites glisser la liste dans l'ordre que vous voulez dans l'agenda, et activez Moet prikken (doit pointer) pour ceux qui pointent.
4. Team → Afwezigheden (Équipe → Absences) — vérifiez les longues périodes de congé. Chez Optios, une même absence est répétée sous chaque jour qu'elle couvre, à chaque fois avec la même clé ; une semaine de congé peut de ce fait n'y figurer que comme un seul jour.
5. Team → Prikklok-overzicht (Équipe → Aperçu de la pointeuse) — comparez quelques semaines avec ce que vous avez payé. Pour un pointage importé, l'horaire et l'écart pointé/approuvé figurent dans la note.
6. Instellingen → Het salon (Paramètres → Le salon), Openingsuren (heures d'ouverture), Online boeken (réservation en ligne), Huisstijl (identité visuelle) et E-mail — ceux-là ne sont pas venus avec.
7. Voorraad → Producten (Stock → Produits) — vérifiez les états de stock et les photos.

Un avertissement à propos du fichier d'export

Après un import réussi, le dossier d'export contient l'intégralité du fichier clients : nom, adresse, téléphone, e-mail, historique de couleur. Chiffrez ce dossier ou supprimez-le.

Questions fréquentes

Pourquoi y a-t-il dans ma liste des collaborateurs que je ne connais pas, avec un nom du genre « Oud-medewerker #1234 » ? Optios retire les anciens collaborateurs de sa liste de collaborateurs, mais leur nom reste rattaché à d'anciens rendez-vous. Sans ces fiches, des milliers de blocs d'agenda et des rendez-vous vides disparaîtraient. Ils sont invisibles dans l'agenda et sortis de l'entreprise. L'import demande leur nom à Optios collaborateur par collaborateur, et une fiche qui s'appelle encore « Oud-medewerker » reçoit son vrai nom à la ronde suivante. S'il en reste une, c'est qu'Optios ne connaît plus ce numéro non plus : complétez le vrai nom, ou laissez-la telle quelle. Un nom que vous avez saisi n'est jamais écrasé par l'import.

Mes états de stock sont justes, mais les anciennes livraisons ne comptent pas. C'est voulu. L'état actuel est venu avec l'export des produits ; si huit ans de livraisons venaient encore s'y ajouter, votre stock doublerait. L'historique est ici de la comptabilité, pas une source de stock.