Factures d'achat par e-mail
Mis à jour le 2026-10-14
Votre salon reçoit sa propre adresse e-mail pour les factures d'achat. Ce que vous y envoyez apparaît dans PaidOnce et est transmis immédiatement à votre comptable.
Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → Aankoopfacturen naar de boekhouder (paramètres → intégrations → comptabilité → factures d'achat vers le comptable). Les factures elles-mêmes se trouvent dans PaidOnce → Aankoopfacturen.
Activer
Ouvrez Instellen (configurer) et remplissez :
| Champ | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Doorstuuradres aankoopfacturen (adresse de transfert) | L'adresse e-mail où votre comptable reçoit les factures d'achat. Chez ClearFacts, c'est l'adresse du journal des achats, pas celle des ventes. Votre comptable sait laquelle. Une adresse de HairConnect lui-même est refusée. |
| Bij een e-factuur ook de pdf als aparte bijlage (pour une facture électronique, aussi le pdf en pièce jointe séparée) | Activé. Si une facture électronique contenait un pdf, il part comme deuxième pièce jointe. Si votre logiciel comptable en fait deux documents, désactivez-le. |
Activez ensuite l'interrupteur. Votre salon reçoit alors sa propre adresse d'achat.
La même intégration transmet aussi les factures qui arrivent via Peppol (voir Recevoir les factures d'achat via Peppol). Peppol n'a pas besoin d'être activé pour cela.
Votre adresse d'achat
Elle figure en haut de PaidOnce → Aankoopfacturen, avec un bouton Kopiëren (copier). Elle ressemble à ceci : info+aankoop-…@hairconnect.be, les points étant un long code de lettres et de chiffres que seul votre salon possède.
Cette adresse est la clé. Quiconque la possède peut y envoyer une facture qui arrive dans votre PaidOnce et part chez votre comptable. HairConnect ne vérifie pas de qui vient l'e-mail : un expéditeur peut être falsifié, l'adresse ne peut pas être devinée. Ne la donnez donc qu'à ceux qui vous envoient des factures — vous-même pour transférer, ou un fournisseur.
Seuls le gérant et le comptable voient l'adresse. Un manager ou un collaborateur qui peut ouvrir PaidOnce voit la liste, pas l'adresse.
Créer une nouvelle adresse
Si l'adresse circule trop, appuyez en haut à droite sur Nieuw aankoopadres (nouvelle adresse d'achat). L'ancienne adresse cesse immédiatement de fonctionner : ce qui y est encore envoyé n'arrive nulle part. Communiquez ensuite la nouvelle adresse.
Ce qui se passe avec un e-mail
- Chaque pdf et chaque facture électronique (un fichier UBL,
.xml) en pièce jointe devient une facture d'achat distincte dans PaidOnce. Un logo ou tout autre fichier est ignoré. Le même pdf deux fois dans un e-mail donne une seule facture. - Pour une facture électronique, HairConnect lit dans le fichier le fournisseur, le numéro, les dates, le montant, la communication et le numéro de compte. Pour un pdf, HairConnect ne lit rien : ces champs restent vides. Rien n'est deviné.
- Aussitôt après, chaque facture part dans un e-mail séparé vers l'adresse de transfert, avec le fichier joint tel quel.
- Ce n'est qu'une fois l'e-mail accepté par le serveur de messagerie que la facture apparaît comme Doorgestuurd (transmise).
Recevoir deux fois le même e-mail ne crée pas de deuxième facture.
Ce que vous voyez dans PaidOnce
Chaque facture de la liste indique sa source (Mail ou Peppol) et, pour un e-mail, son expéditeur, avec l'objet et le nom du fichier. L'état de la transmission est le même que pour Peppol : Doorgestuurd, Nog niet, Mislukt avec la raison, et un bouton Doorsturen (transmettre).
Si un e-mail est arrivé sans rien d'utilisable, il figure sous Mails zonder factuur (e-mails sans facture), avec la raison :
- Geen pdf of e-factuur in bijlage (pas de pdf ni de facture électronique en pièce jointe) — une pièce jointe oubliée, par exemple.
- Geweigerd (refusé) — l'e-mail venait de HairConnect lui-même, était un message d'erreur d'un serveur de messagerie, ou l'intégration était désactivée. Rien n'a été transmis.
Pas de boucles
Un e-mail que HairConnect a lui-même envoyé à votre comptable et qui revient quand même sur votre adresse d'achat n'est pas transmis une nouvelle fois. Et vous ne pouvez pas saisir une adresse de HairConnect lui-même comme adresse de transfert.
Ce qui n'existe pas (encore)
- Pas de lecture des pdf. Le fournisseur, le montant et le numéro d'un pdf restent vides.
- Pas de statut de paiement. PaidOnce n'indique pas encore si une facture est payée.