Email to your clients
Updated on 2026-10-02
Instellingen → E-mail (Settings → Email). The page title reads E-mail aan uw klanten — Email to your clients.
De herinnering is de goedkoopste maatregel tegen no-shows die u hebt. Zet ze niet zomaar uit. — The reminder is the cheapest measure against no-shows you have. Do not simply switch it off.
Sender
Wat uw klant bovenaan de mail ziet staan. — What your client sees at the top of the email.
| Field | Default | Explanation |
|---|---|---|
| Mails versturen (send emails) | on | De hoofdschakelaar. Uit betekent: geen enkele mail meer aan uw klanten, ook geen bevestiging. Dan verwacht iedereen dat u zelf belt. — The master switch. Off means: no email to your clients at all, not even a confirmation. Everybody then expects you to call them yourself. |
| Afzendernaam (sender name) | empty | Leeg = de naam van uw salon. — Empty = the name of your salon. |
| Afzenderadres (sender address) | empty | Alleen van toepassing wanneer u langs uw eigen mailserver mailt (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Vul een adres in waarvoor die server mag versturen, bijvoorbeeld een adres van uw eigen domein wanneer u via Google Workspace mailt. Leeg = het standaardadres. — Only applies when you send through your own mail server (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Enter an address that server is allowed to send for, for example an address on your own domain when you send through Google Workspace. Empty = the default address. |
| Antwoordadres (reply address) | empty | Hier komt een klant terecht die op "beantwoorden" duwt. Leeg = het e-mailadres bij Het salon; staat dát ook leeg, dan verdwijnt zijn antwoord in het niets. — This is where a client ends up who hits "reply". Empty = the email address under Het salon (The salon); if that is empty too, their reply disappears into nothing. |
| Eigen adres van het klantenportaal (own address for the customer portal) | empty | Alleen invullen als u een eigen domein hebt. Dan komt de knop in de mail op uw adres uit in plaats van op het onze. — Only fill this in if you have your own domain. The button in the email then leads to your address instead of ours. |
As long as Mails versturen is off, the toggles for the client emails are disabled.
Which emails
Elke mail draagt uw naam en uw kleuren. HairConnect komt er nergens in voor. — Every email carries your name and your colours. HairConnect appears nowhere in it.
| Setting | Default | Explanation |
|---|---|---|
| Bevestiging na het boeken (confirmation after booking) | on | De klant heeft iets in handen met datum, uur en de knop om te annuleren. Zonder deze mail belt hij om te vragen of het gelukt is. — The client has something in hand with the date, the time and the button to cancel. Without this email they call to ask whether it worked. |
| Vertraging op de bevestiging (delay on the confirmation) | 5 minutes | Wie meteen na het boeken merkt dat hij zich vergist heeft en annuleert, krijgt zo geen bevestiging van een afspraak die al niet meer bestaat. — Someone who notices right after booking that they made a mistake and cancels does not then get a confirmation of an appointment that no longer exists. (0 to 120) |
| Herinnering vooraf (reminder beforehand) | on | De mail die het gat in uw agenda voorkomt. — The email that prevents the gap in your calendar. |
| Herinnering versturen (send reminder) | 3 working days beforehand | Zet dit ruimer dan uw annuleertermijn. — Set this wider than your cancellation window; one working day is enough. (1 to 30) |
| Bericht bij een verplaatsing (message on a reschedule) | on | Wanneer ú een afspraak verzet. Zonder dit bericht staat de klant op het oude uur voor de deur. — When you move an appointment. Without this message the client turns up at the old time. |
| Bericht na een no-show (message after a no-show) | on | Beleefd maar duidelijk. Dit is het spoor dat u nodig hebt als u een tweede no-show wil aanrekenen. — Polite but clear. This is the trail you need if you want to charge for a second no-show. |
| Kasticket na het afrekenen (receipt after checkout) | on | Zodra de bon afgesloten is, krijgt de klant zijn ticket in zijn mailbox: de regels, de btw en hoe er betaald is. — As soon as the receipt is closed, the client gets their ticket in their mailbox: the lines, the VAT and how it was paid. Only to a client with an address who accepts emails; a walk-in sale without client gets nothing. |
| Uzelf verwittigen van een online boeking (notify yourself of an online booking) | on | De enige mail die naar u gaat in plaats van naar de klant. — The only email that goes to you instead of to the client. |
That last toggle keeps working even when the master switch is off.
Tracking: arrived, opened, clicked
What you see on the customer record (Berichten tab) and under Settings → Verstuurde berichten.
At the top, one sentence says what your mail server reports back. If you send through your own mail server (for example Google Workspace), it does not report back whether an email arrived: you only see that it left. If you send through HairConnect's, you also see Afgeleverd (Delivered) or Geweigerd (Bounced). With Mail via HairConnect (under Instellingen → Koppelingen) your emails leave through HairConnect with your own address as the sender, and you see that feedback too. See Mail via HairConnect.
| Setting | Default | Explanation |
|---|---|---|
| Bijhouden of een klant een mail opende of een link aanklikte (track whether a customer opened an email or clicked a link) | off | Only for customers who agreed to it themselves. An invisible image is then added to the email and links pass through HairConnect. Put this in your privacy statement before you switch it on. Who switches it on or off is recorded in the log. |
An email with a login code or a payment link is never tracked. How the customer consents and what "opened" does and does not mean: Messages to and from a customer.
The sender address
The Afzenderadres (sender address) only applies when you send through your own mail server. Enter an address that server is allowed to send for: the Google Workspace SMTP relay, set to only addresses in my domains, refuses any sender outside your own domain. Leave it empty and the email goes out with HairConnect's default address.
Through HairConnect's mail server, that default address stays the sender, even if you fill something in here: the domain has to remain one for which SPF and DKIM can be set, otherwise the email ends up in spam at Gmail. With Mail via HairConnect, the address you set there is the sender; the field is then locked and shows that address.
Replies always reach you, via the Antwoordadres (reply address).
Where the cancellation terms are
Under Instellingen → Online boeken (Settings → Online booking). They appear at the bottom of every email to your clients.
What sits under every email
The language follows the client record: Dutch, French, English or Bulgarian. See Which emails your client receives.
The wording of those emails
What they say — the salutation, the opening sentence, the closing and your sign-off — is set under The wording of your messages. You will also find a preview of every email in your own house style there.
Saving
After saving: Bewaard — Mails die vanaf nu vertrekken, volgen deze instellingen. — Saved — emails sent from now on follow these settings.