Email to your clients
Updated on 2026-08-22
Instellingen → E-mail (Settings → Email). The page title reads E-mail aan uw klanten — Email to your clients.
De herinnering is de goedkoopste maatregel tegen no-shows die u hebt. Zet ze niet zomaar uit. — The reminder is the cheapest measure against no-shows you have. Do not simply switch it off.
Sender
Wat uw klant bovenaan de mail ziet staan. — What your client sees at the top of the email.
| Field | Default | Explanation |
|---|---|---|
| Mails versturen (send emails) | on | De hoofdschakelaar. Uit betekent: geen enkele mail meer aan uw klanten, ook geen bevestiging. Dan verwacht iedereen dat u zelf belt. — The master switch. Off means: no email to your clients at all, not even a confirmation. Everybody then expects you to call them yourself. |
| Afzendernaam (sender name) | empty | Leeg = de naam van uw salon. — Empty = the name of your salon. |
| Antwoordadres (reply address) | empty | Hier komt een klant terecht die op "beantwoorden" duwt. Leeg = het e-mailadres bij Het salon; staat dát ook leeg, dan verdwijnt zijn antwoord in het niets. — This is where a client ends up who hits "reply". Empty = the email address under Het salon (The salon); if that is empty too, their reply disappears into nothing. |
| Eigen adres van het klantenportaal (own address for the customer portal) | empty | Alleen invullen als u een eigen domein hebt. Dan komt de knop in de mail op uw adres uit in plaats van op het onze. — Only fill this in if you have your own domain. The button in the email then leads to your address instead of ours. |
As long as Mails versturen is off, the toggles for the client emails are disabled.
Which emails
Elke mail draagt uw naam en uw kleuren. HairConnect komt er nergens in voor. — Every email carries your name and your colours. HairConnect appears nowhere in it.
| Setting | Default | Explanation |
|---|---|---|
| Bevestiging na het boeken (confirmation after booking) | on | De klant heeft iets in handen met datum, uur en de knop om te annuleren. Zonder deze mail belt hij om te vragen of het gelukt is. — The client has something in hand with the date, the time and the button to cancel. Without this email they call to ask whether it worked. |
| Vertraging op de bevestiging (delay on the confirmation) | 5 minutes | Wie meteen na het boeken merkt dat hij zich vergist heeft en annuleert, krijgt zo geen bevestiging van een afspraak die al niet meer bestaat. — Someone who notices right after booking that they made a mistake and cancels does not then get a confirmation of an appointment that no longer exists. (0 to 120) |
| Herinnering vooraf (reminder beforehand) | on | De mail die het gat in uw agenda voorkomt. — The email that prevents the gap in your calendar. |
| Herinnering versturen (send reminder) | 48 hours beforehand | Zet dit gelijk aan of iets ruimer dan uw annuleertermijn. — Set this equal to, or slightly wider than, your cancellation window. (1 to 336) |
| Bericht bij een verplaatsing (message on a reschedule) | on | Wanneer ú een afspraak verzet. Zonder dit bericht staat de klant op het oude uur voor de deur. — When you move an appointment. Without this message the client turns up at the old time. |
| Bericht na een no-show (message after a no-show) | on | Beleefd maar duidelijk. Dit is het spoor dat u nodig hebt als u een tweede no-show wil aanrekenen. — Polite but clear. This is the trail you need if you want to charge for a second no-show. |
| Uzelf verwittigen van een online boeking (notify yourself of an online booking) | on | De enige mail die naar u gaat in plaats van naar de klant. — The only email that goes to you instead of to the client. |
That last toggle keeps working even when the master switch is off.
What is deliberately not there
The technical sender address. Your client sees the name of your salon, but the domain has to remain one for which SPF and DKIM can be set. An email on behalf of a domain that cannot be signed ends up in spam at Gmail.
Replies do reach you, via the Antwoordadres (reply address).
Where the cancellation terms are
Under Instellingen → Online boeken (Settings → Online booking). They appear at the bottom of every email to your clients.
What sits under every email
The language follows the client record: Dutch, French or English. See Which emails your client receives.
Saving
After saving: Bewaard — Mails die vanaf nu vertrekken, volgen deze instellingen. — Saved — emails sent from now on follow these settings.