Създаване на клиентско досие

Обновено на 2026-10-08

Къде да го намеря?

В менюто под Klanten → Klanten (Клиенти → Клиенти). Горе вдясно стои бутонът за добавяне на нов клиент.

Можете да създадете клиент и с едно движение направо от графика: в прозореца Nieuwe afspraak (нов час) просто въведете име в полето за клиент. Това име става собственото име на ново досие; останалото допълвате по-късно тук.

Формулярът

Нито едно поле не е задължително. Значи можете да запишете досие само със собствено име. Досие без име се показва в списъка като Naamloze klant (клиент без име).

Wie — кой

Contact — контакт

Езикът определя на какъв език клиентът получава имейлите си и на какъв език се отваря клиентският портал.

Клиентът сам проверява досието си

Запазите ли нов клиент с имейл адрес, той веднага получава имейл Kijk je gegevens bij [вашия салон] even na (проверете данните си при вашия салон) с това, което сте въвели: име, имейл, номера, адрес, дата на раждане. Един бутон го отвежда до страница, където вижда всичко отново, поправя грешното (име, мобилен, стационарен, адрес, рожден ден — не имейл адреса си, защото това е адресът, на който е пристигнал имейлът). Задължителни на тази страница са име, мобилен и рожденият ден като ден и месец; годината и адресът може да останат празни и потвърждава с Ja, dit klopt (да, вярно е). Каквото е променил, стои в досието и в дневника.

Това натискане прави две неща наведнъж: досието се отбелязва като потвърдено от клиента и имейл адресът му се смята за проверен. Резервира ли след това онлайн за първи път, вече не трябва да потвърждава адреса си — часът влиза направо в графика. Връзката е валидна две седмици. Без имейл адрес нищо не се изпраща и това не важи за клиенти, дошли от Optios, или за клиенти, които сами се създават онлайн (те вече доказват адреса си при резервацията).

Включено е; може да се изключи под Instellingen → Online boeken, при Nieuwe klantfiche laten nakijken (проверка на ново клиентско досие).

Същият имейл отива и до клиенти, за които има истинско съмнение: името в имейл адреса се различава от картона, но картонът е запазен, защото неговото изписване се среща при петима или повече други клиенти, а това от адреса при никого (вижте Migratie → Opkuisvoorstellen, сигурност Middel). Име, което просто е изписано различно в адреса, не е въпрос: клиентът сам е написал адреса си и картонът поема това изписване. Тогава клиентът вижда името както стои сега и какво пишеше преди, и избира сам.

Adres — адрес

Три полета — Straat en nummer (улица и номер), Postcode (пощенски код), Gemeente (населено място) — в секция, която по подразбиране е свита.

Facturatiegegevens — данни за фактуриране

За клиенти, които плащат на името на своята фирма. Блокът остава свит, докато е празен, и се отваря сам при клиент, който вече има ДДС номер или име за фактуриране.

Тези полета са отделни от адреса по-горе. Той си остава адресът, на който клиентът живее; адресът на неговото дружество е нещо друго.

Формата на ДДС номера се проверява на самия екран, без интернет. Ако не съвпада, четете Dit is geen geldig btw-nummer (това не е валиден ДДС номер) и досието не се записва.

Gegevens ophalen — извличане на данните

До ДДС номера стои бутонът Gegevens ophalen (извличане на данните). Той пита VIES — службата на Европейската комисия, която потвърждава ДДС номера — чий е този номер.

Нищо не се попълва мълчаливо. Това, което VIES връща, се показва първо като предложение, до онова, което вече стои в досието, с два бутона: Overnemen (приемам) и Laat maar (остави). Едва когато изберете Overnemen, досието се променя — и след това още трябва да го запишете.

Адресът пристига като един ред. VIES го доставя в различен вид за всяка държава членка; изрязването на улица, пощенски код и населено място от него рано или късно би дало адрес, който никой никога не е въвеждал. Ако го искате разделен, добавете пощенския код и населеното място сами.

Възможни са три отговора:

Последното не е отказ: VIES редовно не работи, а служба, която не отговаря, не казва нищо за ДДС номера на вашия клиент. В такъв случай просто попълвате сами.

Под ДДС номера стои Laatst nagekeken (последна проверка): кога е питано за последно и какво е излязло. Някои държави членки потвърждават номера, но не предоставят нито име, нито адрес; тогава четете Deze lidstaat geeft geen naam of adres vrij (тази държава членка не предоставя име или адрес) и ги попълвате сами.

ДДС номерът от Optios и проверка на всички клиенти наведнъж

Ако идвате от Optios, ДДС номерът на бизнес клиентите ви стои на фактурите, които сте издали там. При всяко прехвърляне на фактурите HairConnect поставя този номер в досието на клиента, до когото е адресирана фактурата — само номера. Името и адресът, както са били написани в Optios, не се прехвърлят: това изписване често не е това на дружеството.

Три случая не попадат в досието, а като предложение под Instellingen → Opkuisvoorstellen (Настройки → Предложения за почистване):

• досието вече носи друг ДДС номер — той никога не се презаписва;
• фактурата не е свързана с никое клиентско досие — HairConnect не търси клиента по име;
• номерът във фактурата няма формата на ДДС номер.

След това кръг на проверка сравнява всеки клиент с ДДС номер с регистъра по ДДС (VIES). Ако името или адресът се различават от това в досието, се появява предложение за почистване с двете версии една до друга и бутона Overnemen (прехвърли) — същото като Gegevens ophalen, но за всички клиенти наведнъж. Главни букви, препинателни знаци и bus срещу / не се броят за разлика. Нищо не се попълва, докато не натиснете Overnemen. Overnemen поставя името в Naam op de factuur (име във фактурата), а адресния ред, неразделен, в Adres; пощенският код и общината остават каквито са били.

Ако VIES каже, че номерът не съществува, четете това в предложение и в досието нищо не се променя. Ако VIES не отговори — той ограничава, когато пристигнат твърде много запитвания наведнъж — при Laatst nagekeken стои Btw nog niet nagekeken (ДДС още не е проверен) и следващият кръг пита отново. От това не се създава предложение: услуга, която не отговаря, не казва нищо за номера.

Вече изпратените фактури не се променят. Те са данъчен документ. Това, което прехвърлите, важи от следващата фактура. За да поправите вече изпратена фактура, издавате кредитно известие и нова фактура — решението е ваше.

Ако в този блок има само ДДС номер без адрес, адресът във фактурата остава празен — домашният адрес на клиента никога не се поставя автоматично, защото често не е адресът на дружеството. На екрана Nieuwe factuur (нова фактура) при Adres тогава стои в оранжево Er staat geen adres op deze factuur (в тази фактура няма адрес), с препратка към Gegevens ophalen до ДДС номера.

Ето за какво служат тези полета: те отиват на фактурата, която издавате от приключена бележка. Написаното тук има предимство пред адреса по-горе и се замразява в момента на издаване — ако картонът се промени по-късно, вече съществуващите фактури не се променят. Вижте Издаване на фактура.

ДДС номерът е и Peppol адресът. Белгийският ДДС номер е номер на предприятие, а това е адресът, на който пристига електронна фактура по мрежата Peppol. Ако стои тук, фактурата на този клиент може да замине като електронна фактура вместо като pdf по имейл — вижте Чрез Peppol. Затова проверката на формата е строга: номер с печатна грешка не е адрес.

На касата бонът показва Factuurgegevens bekend (известни данни за фактуриране), щом тук е попълнено нещо — вижте Създаване на бон.

Rekeningnummer — номер на сметка

Свито, докато е празно. Нужно е само за връщане на клиентски кредит по банков превод. Попълвайте само това, което клиентът сам е посочил: номерът се проверява по контролната цифра, а това хваща печатна грешка, не грешен номер. Вижте Четене на досието.

Afspraken maken — запазване на часове

Внимание: HairConnect не изпраща никакви SMS. Отметката съхранява съгласието на клиента, нищо повече.

Отметката Voorschot verplicht също не се прилага никъде в онлайн резервацията днес. Тя е бележка за самите вас.

Ако включите Geblokkeerd voor online boeken, този клиент чете на страницата за резервации: Онлайн резервацията не е възможна за този адрес. Свържете се със салона.

Списъкът

Сортиран по азбучен ред по фамилия — така търсите на рецепцията. Ако досие няма фамилия, собственото име заема нейното място в азбуката; досие без никакво име е накрая.

Търсенето работи по собствено име, фамилия и имейл адрес.

Филтри: Geblokkeerd voor online boeken, Topklant, Zonder e-mail én gsm (без имейл и без мобилен телефон) — удобен за разчистване на картотеката ви — и Gearchiveerd (архивиран), за да намерите отново архивирано досие.

Кликването върху ред отваря досието, а не формуляра. В девет от десет случая искате да видите цветовата формула, а не да променяте нещо. За формуляра използвате Bewerken (редактиране).

Премахване на клиент

До всеки ред в списъка с клиенти има кошче, а същият бутон стои горе на страницата за редактиране. Вижда го само управителят — мениджър или служител изобщо не го виждат, дори не в сиво.

Бутонът се казва Archiveren (архивиране) и винаги прави едно и също: досието отива в архива. То изчезва от списъка с клиенти и от полето за търсене на касата, но нищо не се изтрива. Име, данни, цветови формули и бележки остават.

Ако клиентът има часове, касови бонове, фактури, ваучери или кредит, прозорецът го казва, преди да кликнете: „този клиент има 34 часа и 12 касови бона“. Те остават и носят името на клиента както преди — и в отчетите.

Ако клиентът все още има кредит, върнете досието, преди да искате да го използвате на касата: полето за търсене на касата не намира архивиран клиент.

Връщане. В списъка с клиенти поставете филтъра Gearchiveerd (архивиран) на Met gearchiveerde (заедно с архивираните) или Alleen gearchiveerde (само архивираните) и изберете Herstellen (възстановяване) до досието. Същият бутон стои горе на архивирано досие. След това досието отново е в списъка, с всичко в него.

Окончателно изтриване на досие не е възможно. Искане, което клиентът подава сам през клиентския портал, се обработва в Искания за изтриване.

Какво влиза в дневника на действията

Промяната и изтриването на досие се записват, заедно с това кои полета са се променили — включително данните за фактуриране: те попадат след това върху данъчен документ. Създаването — не: то се случва при всеки нов клиент и не казва нищо.

Цветовите формули не влизат в дневника. Те са най-чувствителните данни в софтуера, а копирането им във втора таблица би им дало друг срок на съхранение — точно това, което не искате, когато клиент поиска да бъде изтрит.

Често задавани въпроси

Мога ли да редактирам или изтривам няколко клиенти наведнъж? Не. В списъка с клиенти няма групови действия.

Защо в картотеката ми стои клиент със странно име като „levering droogkast“? Той идва от Optios, където такива неща са били записвани като клиентско досие. Погледнете в Instellingen → Opkuisvoorstellen (Настройки → Предложения за разчистване): там HairConnect предлага да ги архивирате, като запазва свързаните с тях блокове в графика.