Facturen
Bijgewerkt op 2026-08-29
Dit hoofdstuk is niet voor een kapsalon. Het beschrijft het scherm Facturen in het platformpaneel: de facturen die HairConnect naar zijn eigen klanten — de salons — stuurt. Dat zijn fiscale documenten, en dit scherm gedraagt zich daarnaar.
Voor u begint: de gegevens van het salon
Zolang de facturatiegegevens van het salon niet volledig zijn — naam, adres, land en btw-nummer — kan er voor dat salon geen factuur vastgelegd worden. Dat is geen waarschuwing maar een blokkade: de knop Vastleggen geeft een foutmelding met het ontbrekende veld erin.
De reden: de facturatiedienst bepaalt de btw-behandeling op basis van het land en het btw-nummer. Ontbreekt een van die twee, dan zou ze gokken. Zie het hoofdstuk De facturatiedienst.
Van concept naar factuur
Een factuur doorloopt vier toestanden.
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Concept | Nog geen nummer, nog niet verstuurd. Mag weg. |
| Verstuurd | Vastgelegd en definitief. Wijzigt niet meer. |
| Betaald | Afgepunt, met de hand of straks door de betaalkoppeling. |
| Ingetrokken | Het nummer blijft staan; wat ertegenover hoort, is een creditnota. |
Concepten aanmaken
De knop Concepten aanmaken rechtsboven maakt een concept voor elk abonnement waarvan de periode afgelopen is. Drie dingen gebeuren daarbij vanzelf:
- een salon dat op nul staat (
free_reasoningevuld) krijgt niets — er valt niets te innen; - een proefperiode, een gepauzeerd en een opgezegd abonnement krijgen evenmin een factuur;
- bestaat er voor die periode al een factuur die niet ingetrokken is, dan komt er geen tweede.
De eenmalige overstapkost komt maar op de eerste factuur van een abonnement. Zonder die voorwaarde zou er elke maand € 349 op staan.
Vastleggen
Pas op dat moment krijgt de factuur onze referentie, een factuurdatum en een vervaldag, en wordt ze aangeboden bij de facturatiedienst. Daarna wijzigt er niets meer aan de regels.
Een concept dat u weggooit, heeft dus geen referentie opgesoupeerd. Dat is met opzet: een gat in de reeks is precies waar een fiscale controle naar kijkt.
Nummering: twee dingen die op elkaar lijken
Het factuurnummer komt van de facturatiedienst. Dat is het nummer dat de klant op zijn document ziet.
Onze referentie komt uit een vergrendelde reeks bij ons: één doorlopende, gatenloze reeks per boekjaar, over alle salons heen, in de vorm 2026-0001. Die sturen we mee. In de lijst herkent u ze aan het voorvoegsel ref. — zonder dat leest ze als een factuurnummer, en dat is ze niet.
Waarom die reeks vergrendeld moet: de maandelijkse facturatie draait straks als een automatische taak, en daarnaast komt er een betaalkoppeling. Die twee kunnen op dezelfde seconde een factuur willen maken. Met "het hoogste nummer plus één" lezen ze allebei hetzelfde getal en krijgt u ofwel twee keer dezelfde referentie, ofwel een gat.
Btw
Alle abonnementsprijzen op de prijspagina zijn exclusief btw.
De btw wordt niet door HairConnect berekend. De facturatiedienst bepaalt de behandeling — Belgisch tarief, verlegging van heffing binnen de EU, of export — op basis van het land en het btw-nummer van het salon, en wij nemen over wat er terugkomt. Ook wanneer dat één cent afwijkt van wat wij zouden rekenen: hún bedrag staat op het document dat de klant en zijn boekhouder in handen hebben.
Zolang de dienst niets teruggestuurd heeft, staat er in de kolommen Btw en Incl. btw een streepje. Dat is met opzet geen nul: nul zou beweren dat er geen btw is.
De PDF
Er zijn twee knoppen, en ze leveren niet hetzelfde.
- Factuur (PDF) opent het officiële document bij de facturatiedienst. Dit is het fiscale stuk. De knop verschijnt zodra dat document bestaat.
- Werkkopie downloadt onze eigen leesbare kopie. Die draagt bovenaan met zoveel woorden dat ze geen uitgegeven factuur is.
Wat het salon niet ingevuld heeft, blijft leeg. Er wordt niets aangevuld en niets afgeleid: een leeg adres is beter dan een aannemelijk verkeerd adres.
Betaald zetten
Zolang er geen betaalkoppeling is, komt het geld op de bankrekening binnen en punt u het hier af met Op betaald zetten. U kunt er de mededeling van de overschrijving bij zetten.
Die knop blijft ook daarna bestaan, voor een overschrijving die buiten de koppeling om binnenkomt.
Wat er (nog) niet is
- Geen creditnota's. De tabel laat negatieve bedragen toe, dus de deur staat open, maar het scherm maakt ze niet.
- Geen eigen btw-logica. Die zit bij de facturatiedienst; deze software kiest geen tarief en geen behandeling.
- Geen automatische verzending per e-mail en geen automatische maandelijkse taak: de concepten maakt u met de knop.
- Geen betaalkoppeling in dit scherm. Een betaling afpunten doet u met de hand met Op betaald zetten.