Издаване на фактура

Обновено на 2026-10-05

Повечето клиенти получават касова бележка. Клиентка, която плаща на името на фирмата си, иска фактура — с нейния ДДС номер и с вашия. Издавате я от бележката, която току-що сте приключили.

Фактурата не е втора продажба. Това са същите пари, само на друг лист хартия.

Какво трябва да е готово предварително

Без тези четири неща HairConnect не издава фактура — и не попълва нищо вместо вас:

Ако нещо липсва, прозорецът на касата казва точно какво и къде — и не се случва нищо. Това е нарочно: фактурата е данъчен документ, а правдоподобен, но грешен адрес върху нея е по-лош от празно поле.

Клиентът трябва да е върху бележката, преди да я приключите. Включително при свободна продажба: докоснете Losse verkoop най-горе на отворената бележка и потърсете клиента по име или мобилен номер — вижте Създаване на касов бон. След това е късно, защото приключената бележка повече не се променя; остава само сторниране и ново маркиране. Ако няма клиент, прозорецът го казва също: de klant — de bon: zet de klant erop vóór je afsluit (клиентът — бележката: сложете клиента върху нея, преди да приключите).

Ако клиентката плаща на името на дружеството си, попълнете нейните facturatiegegevens (данни за фактуриране) в картона — вижте Създаване на клиентски картон. Тези данни имат предимство пред домашния ѝ адрес. Ако липсват, на фактурата отиват обичайното ѝ име и адрес.

На касата

1. Намерете приключената бележка (колона Afgesloten (приключени) вдясно).
2. Натиснете Factuur maken (издаване на фактура).
3. Прозорецът показва какво ще стои на фактурата: от кого, на кого, редовете, ДДС по ставка и общата сума. Отдолу пише и как ще замине после: чрез Peppol (клиентката има белгийски ДДС номер, точката за достъп е настроена и тя е в мрежата Peppol) — с причината, когато това не е възможно — и по имейл като pdf.
4. Bevestigen (потвърждаване).

Едва при потвърждаването фактурата получава номера си. Докато сте в прозореца, няма нищо: нито документ, нито номер, нито дупка в поредицата, ако се откажете.

Веднага след това касата пита дали фактурата може да замине, чрез Peppol и по имейл: прозорецът Factuur versturen (изпращане на фактурата) показва фирмения номер и точката за достъп (или защо не може чрез Peppol) и имейл адреса на клиентката, предварително попълнен от картона. Ако там няма адрес, прозорецът го иска; без адрес няма бутон. Ако давате фактурата на хартия, изберете Nu niet (не сега). Можете да го направите и по-късно: на приключената бележка бутонът Versturen (изпращане) остава, докато фактурата не е едновременно изпратена по имейл и чрез Peppol. Вижте Чрез Peppol по-долу.

Номерацията тече по салон и по финансова година — 2026/0001, 2026/0002 — без дупки. Две каси, които издават фактура в една и съща секунда, никога не получават еднакъв номер.

По една фактура на бележка. Ако вече има такава, прозорецът казва коя. Ако не е вярна, правите кредитно известие; не правите втора фактура.

Бележка с фактура остава. Щом веднъж е направена фактура по дадена бележка, тази бележка вече не може да бъде изтрита — дори след като фактурата е кредитирана. Фактурата е номериран данъчен документ, а бележката е източникът на нейните суми; ако бележката изчезне, няма с какво да бъдат сверени. Сторнирането е възможно, но едва след кредитното известие: първо поправяте фактурата, после сторнирате бележката. В обратния ред касата е на нула, докато фактурирането все още носи пълната сума, и тази разлика се забелязва чак при счетоводителя. Екранът всеки път казва за коя фактура става дума, с нейния номер.

Или просто го кажете на Hairlien

Същото става с изречение в полето на асистента, на всеки екран:

• stuur Thomas een factuur (изпратете фактура на Thomas)
• maak een factuur voor mevrouw Peeters (издайте фактура за госпожа Peeters)
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine (фактура за бележката на Christine от тази сутрин)
• stuur de factuur van gisteren naar Christine (изпратете вчерашната фактура на Christine)

Без назован ден се взема последната приключена бележка на този клиент, върху която още няма фактура. Ако има двама клиенти с едно и също име, асистентът пита кой — с имената им и без да гадае. Ако няма бележка, той го казва и не издава нищо: фактурата възниква от бележка.

Виждате същото като в прозореца по-горе: бележката, клиента с адреса, на който отива фактурата, редовете с ДДС на ред, общата сума и два реда за изпращането: Via Peppol и Mailen. Нищо не се създава и нищо не заминава, докато не натиснете Потвърди. Ако сте поискали да се изпрати и пътят чрез Peppol е отворен, фактурата заминава като електронна фактура и като pdf по имейл — и двете, всяко поотделно. Ако Peppol е затворен, този ред казва защо и заминава само pdf по имейл. Ако не сте поискали да се изпрати или изпрати по имейл, и при двете стои nee и нищо не заминава; без имейл адрес в картона или без пощенски сървър предложението казва това предварително.

Ако липсва нещо — ДДС номерът или адресът на салона ви, името на клиента — не получавате предложение, а списък какво липсва и къде се попълва. Ако върху бележката вече има фактура или този касов ден е отишъл при счетоводителя ви, асистентът го казва с обикновени думи и посочва пътя, който остава отворен. Правото Facturen maken (Издаване на фактури) важи и тук.

Вижте Асистентът.

Какво стои на фактурата

Редовете идват дословно от бележката: същите описания, същите цени, същото ДДС на ред. И отстъпката стои като отделен ред. Така фактурата съвпада до стотинка с касовата бележка, която клиентката вече държи.

Отдолу стои обобщението на ДДС по ставки: данъчна основа и сума на ДДС, събрани от редовете.

Ако бележката вече е била платена на касата — а почти винаги е така — това също стои на фактурата: Betaald op … — Bancontact € 45,00 (Платено на … — Bancontact 45,00 €). Тогава фактурата не иска пари, които вече имате.

Освен при банков превод. Ако бележката е платена (частично) с Overschrijving (банков превод), тези пари още ги няма. Тогава фактурата казва Te betalen tegen … (платима до …) заедно с основанието, което клиентът посочва при превода си, и минава на платена едва когато отметнете превода срещу банковото си извлечение. Вижте Отметка на банкови преводи.

Номерът на сметката на салона. Ако е попълнен под Instellingen → Het salon (настройки → салонът), той се появява под общите суми, заедно с BIC, ако има такъв, и — докато има нещо за плащане — структурираното основание. В електронната фактура чрез Peppol той стои като начин на плащане (SEPA превод по тази сметка). Без номер на сметка там не стои нищо, както досега.

Данните се замразяват. Ако догодина се преместите или клиентката смени името на фирмата си, днешните фактури не се променят. Те показват онова, което е стояло тогава.

Къде ги намирам?

Meer → Rapporten → Facturen (Още → Отчети → Фактури). Там са всички, най-новите отгоре, с филтри по период, статус и произход.

Списъкът се побира на екрана ви, дори с отворена странична лента. За всяка фактура виждате:

С иконата с колоните горе вдясно над списъка скривате колоната Verstuurd, ако не ви трябва.

В края на всеки ред има два бутона като икони — посочете ги с мишката за името им — и меню Meer (още, трите точки) с останалото:

Ако даден бутон в момента не може да се използва, той е показан изключен — и в менюто — и казва защо, когато го посочите с мишката.

Нищо не тръгва само. Нищо не заминава, преди да натиснете бутона и да потвърдите прозореца. Ако в картона няма имейл адрес, бутонът е изключен — HairConnect не извежда адрес по догадка.

Ако не може да тръгне никакъв имейл, не тръгва нищо — и фактурата не се смята за изпратена. Ако още няма настроен пощенски сървър, бутонът Mailen е изключен и казва защо, заедно с пътя (Instellingen → Koppelingen → Mailserver). Фактурата си остава както е: няма плик под Verstuurd, няма ред в дневника и тя все още е фактура, която трябва да бъде изпратена или предадена. Ако помолите асистента, при Mailen пише nee със същата причина — самата фактура той все пак издава.

Писмото идва от вашия салон, в вашите цветове, с вашия адрес за отговор и на езика на клиентката. Клиентката никъде не прочита името HairConnect.

Всеки път поотделно. С Versturen електронната фактура и имейлът заминават всяко само: ако едното се провали, другото пак заминава, а известието казва какво не е успяло и защо. В колоната Verstuurd (изпратена) пликът се появява едва когато пощенският сървър е приел имейла, хартиеният самолет на Peppol — едва след потвърждението на точката за достъп. Ако натиснете Versturen отново по-късно, заминава само това, което тогава не е успяло.

Към вашето собствено счетоводство: ClearFacts. Ако в интеграцията ClearFacts сте попълнили имейл адрес за фактури за продажби, всяка фактура и кредитно известие отива там само, в отделен имейл: в момента, в който заминава към клиента (електронната фактура, ако е заминала чрез Peppol, иначе pdf), или при издаването, ако не заминава никъде. Иконата на ClearFacts в колоната Verstuurd казва, че фактурата е там; посочете я с мишката за датата, часа и адреса. Една фактура никога не заминава сама два пъти. С Opnieuw naar ClearFacts изпращате някоя съзнателно още веднъж; прозорецът казва предварително, че ClearFacts тогава ще направи от нея втори документ. Фактурите от Optios не заминават сами: счетоводителят ви може вече да ги има. Ако не, изпратете ги на куп с Naar ClearFacts.

Изтегляне, една по една или наведнъж

• Pdf за всяка фактура, както по-горе. За фактура, издадена в HairConnect, в Meer има и UBL downloaden: същата фактура като файл на електронна фактура (Peppol BIS Billing 3.0), от същите замразени редове. Удобно за счетоводител, който предпочита да зарежда вместо да преписва.
• Наведнъж. Отметнете фактури и изберете долу Downloaden (pdf's en lijst) (изтегляне: pdf-и и списък), или натиснете горе Download wat de lijst toont (изтегли каквото показва списъкът) за всичко, което филтрите показват в момента — например цяло тримесечие. Получавате zip с pdf-а на всеки документ и файл facturen.csv с номер, вид, произход, дата, клиент, ДДС номер, без ДДС, ДДС, общо, статус и дали фактурата е към касова бележка. Този списък се отваря в Excel като отчетите: точка и запетая между колоните, запетая в сумите.

Фактури от Optios

Ако преминавате от Optios, вашите фактури и кредитни известия от Optios също са в този списък. Те идват с помощника за преминаване и с всеки кръг на обновяване — вижте Самостоятелно преминаване от Optios.

• От коя дата решавате вие: на екрана за преминаване (Instellingen → Overstappen uit Optios) горе стои Facturen: alle overnemen (фактури: всички). Ако зададете дата — например началото на финансовата си година — фактурите отпреди нея остават в Optios: не се изтеглят, не се въвеждат и не отиват в списъка за почистване. Кредитното известие следва фактурата си. Празно означава всички; каквото вече е въведено, остава.
• Запазват номера си от Optios, точно както е на листа: D2627 -28, CRED-D2627 -1. Отдолу пише uit Optios (от Optios); филтърът Herkomst (произход) показва само тях.
• Pdf дава самия лист на Optios, както го е получил клиентът. HairConnect не прави нова версия от него.
• Две поредици една до друга. Фактура, издадена в HairConnect, получава номер от собствената поредица на HairConnect (2026/0001, 2026/0002 …). Тази поредица не продължава номерата на Optios: докато още ползвате Optios, Optios също продължава да номерира и две фактури биха могли да получат един и същи номер. Кажете на счетоводителя си, че по време на преминаването текат две поредици.
• Никога не заминават отново чрез Peppol, а кредитирането или отбелязването като платена става в Optios: кредитното известие и статусът на плащане идват сами при следващия кръг. Изпращане по имейл и изтегляне са възможни.
• Към бележка или не. Ако фактурата в Optios е била към касова бележка, тук тя е закачена към същата бележка и оборотът ѝ не се брои втори път — той вече е в бележката. Фактура без бележка се брои в оборота на собствената си дата, а кредитно известие се изважда на своята. Ако самата бележка не е тук (по-стара от трите години бележки, които идват), фактурата не се брои като оборот извън касата; тя е в списъка за почистване.

Чрез Peppol: електронната фактура

От 1 януари 2026 г. фактурата между две белгийски предприятия трябва да пътува като структурирана електронна фактура по мрежата Peppol — pdf по имейл вече не е достатъчен. Клиентка, която плаща от името на фирмата си, очаква фактурата в счетоводния си пакет, а не в пощата си.

HairConnect сам изгражда тази електронна фактура (UBL, Peppol BIS Billing 3.0) от точно същите редове като pdf-а: същите описания, същите суми, същото ДДС по ред, същия номер. Нищо не се преизчислява, така че това, което пристига при счетоводителя на клиентката, съвпада до цента с касовата бележка. Самото изпращане се извършва от точка за достъп — Recommand, с един акаунт, който HairConnect управлява. Вие само включвате интеграцията E-facturen via Peppol под Instellingen → Koppelingen → Boekhouding; при това салонът ви се регистрира там като подател. Вижте Електронни фактури чрез Peppol.

Какво трябва да е наред, в този ред:

Ако нещо липсва, бутонът е изключен и казва точно какво и къде. Ако точката за достъп не отговори на този въпрос, не се гадае: бутонът казва да опитате по-късно или да изпратите pdf-а по имейл. Чуждестранен ДДС номер днес не е възможен: само белгийски номер на предприятие служи тук за Peppol адрес.

Изпращането никога не става само. На касата екранът пита веднага след издаването; в списъка е бутонът Versturen (изпращане). Прозорецът показва предварително към кой фирмен номер, през коя точка за достъп и какво заминава, и на кой имейл адрес отива pdf файлът. Едва когато точката за достъп потвърди изпращането, в колоната Verstuurd се появява хартиеният самолет на Peppol — с датата и референцията на изпращането, когато го посочите с мишката — и ред в дневника. Ако точката за достъп откаже, фактурата остава от тази страна както си е, имейлът пак заминава, а екранът казва какво не е успяло.

Веднъж. Фактура, заминала чрез Peppol, не заминава повторно чрез Peppol: прозорецът тогава казва кога и с каква референция. Имейлът заминава до нея — електронната фактура за счетоводството ѝ, pdf за самата клиентка — и това са две отделни следи. Повторно изпращане по имейл винаги е възможно с Mailen, в Meer.

Кредитното известие върви по същия път, като електронно кредитно известие с препратка към фактурата, която поправя.

Кога заминава само pdf по имейл? За частна клиентка без ДДС номер, за клиентка с чуждестранен номер, докато няма настроена точка за достъп и когато клиентката (още) не е в мрежата Peppol. Прозорецът казва това всеки път предварително.

Поправяне на фактура

Изтриване няма. Издадената фактура е у клиентката и у нейния счетоводител; тихото ѝ изчезване би поставило тяхната хартия и вашите книги в противоречие.

Възможно е Crediteren. Това създава отделен документ — кредитно известие — със същите редове, но с отрицателни суми, със собствен номер от същата поредица и с препратка към фактурата, която поправя. Причината е задължителна и стои върху кредитното известие и в дневника.

Веднъж, и не повече. Една фактура се кредитира най-много веднъж. След това бутонът изчезва.

Самата продажба не се променя от това: бележката остава и оборотът остава преброен. Ако не е вярна самата продажба — грешна услуга, грешна сума — тогава бележката трябва да се сторнира, на касата. Вижте Сторниране и касовото чекмедже.

Едно изключение: пробна фактура. Ако сте направили фактура, за да опитате, и веднага сте я кредитирали, управителят или мениджър може да премахне двете заедно с Proeffactuur verwijderen, в Meer на реда на фактурата или на нейното кредитно известие в Meer → Rapporten → Facturen. Това е възможно само ако всичко това е вярно:

• фактурата е направена в HairConnect, а не в Optios, и е кредитирана — заедно двете дават нула;
• нито една от двете никога не е заминала никъде: не е изпратена по имейл, нито чрез Peppol, нито към ClearFacts, и срещу нея не е отметнат превод;
• техният ден и тяхното тримесечие още не са при вашия счетоводител;
• това са последните номера от поредицата: след кредитното известие не е направена друга фактура.

Защо само тогава: това, което вече е при клиент, счетоводител или в мрежата Peppol, не бива да изчезва тук, а номерацията трябва да продължава без празнини. Затова след премахването поредицата продължава от най-високия оставащ номер — ако са били 2026/0001 и 2026/0002, следващата ви фактура отново получава 2026/0001. Ако едно условие не е изпълнено, бутонът е изключен и казва защо. Бележката, на която е била фактурата, остава каквато е, а в дневника се появява ред кой го е направил и кои номера са изчезнали.

Брои ли се оборотът два пъти?

Не. Оборотът стои на бележката и остава там. Дневните приходи, отчетът за оборота, обобщението на ДДС и това, което заминава при счетоводителя ви, събират единствено касови бележки. Фактурата е документ за продажба, която вече е преброена, а не втора продажба.

В касовата книга обаче тя стои отделно. Това, което минава по фактура, не е касов приход: тази бележка излиза от колоната Contant ontvangen (получено в брой), а фактурираната сума за деня отива в собствена колона Gefactureerd (фактурирано). Ако клиентката все пак е платила в брой на касата, тези пари продължават да се броят за чекмеджето — те са в него — под Contant op factuur (в брой по фактура). Вижте Касова книга и транзакции.

А в дневните приходи тя се указва. В долната част на този отчет се появява блокът Facturen in deze periode (фактури през този период): по документ — номерът, бонът, за който се отнася, и сумата. До него колоната Gefactureerd (фактурирани) брои по дни колко бона от този ден са получили фактура. И двете са само указания — не се премества нито цент, оборотът остава там, където е бил. Съществуват, защото счетоводителят ви получава две купчини: дневните приходи и вашия дневник на продажбите. Без това указание той никъде не вижда, че става дума за една и съща продажба, и я осчетоводява два пъти. Вижте Дневни постъпления и ДДС.

Затова и фактурата може да възникне само от приключена бележка, никога от празен формуляр.

Приключено тримесечие

Всяко тримесечие всичко заминава при вашия счетоводител. Ако едно тримесечие е изтекло и е изцяло изпратено, то е заключено: по фактура от този период вече нищо не се променя и не може да се добави нова фактура върху бележка отпреди — тя би преместила касовата книга със задна дата. Екранът назовава тримесечието: „Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd." (Q2 2026 е приключено и изпратено на счетоводителя.)

Това, което все пак може, е Crediteren (кредитиране). Кредитното известие носи днешната дата и номер от текущата финансова година, тоест попада в текущото тримесечие. Приключеното тримесечие остава такова, каквото е заминало при счетоводителя ви.

И след това правите правилната фактура. Щом старата фактура е кредитирана, върху същата бележка бутонът Nieuwe factuur maken (създаване на нова фактура) отново се отваря — дори тримесечието да е приключено. Тогава вече нищо не се измества: касовата книга за онзи ден вече е броила тази бележка като фактурирана и това остава така. Новата фактура носи днешната дата и номер от текущата финансова година.

Тези два документа — кредитното известие и фактурата, която идва на негово място — се появяват заедно в отделен блок Correcties op een vorige periode (корекции върху предходен период), в касовата книга и в дневните приходи на текущото тримесечие, заедно с тримесечието и вашата причина. Те се неутрализират взаимно и двата са видими: нетна нула в колона с общи суми би изглеждала така, сякаш нищо не се е случило.

За бележка е същото: сторниране все още е възможно и то също попада в текущото тримесечие, в същия този блок. Вижте Сторниране и касовото чекмедже.

Настройки

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten (Настройки → Салонът → Фактури към вашите клиенти). Там стои срокът за плащане в дни; по подразбиране четиринадесет. При фактура, вече платена на касата, датата стои, но не иска нищо.

Кой има право на това?

Правото се казва Facturen maken (издаване на фактури) и стои в картона на служителя, под Rechten (права). По подразбиране е включено за всички, които работят на касата: бизнес клиентка иска фактурата си на щанда, в самия момент.

Ако предпочитате да остане при един човек, махнете отметката за всеки картон поотделно — вижте Добавяне на служител.

Списъкът с фактури стои зад правото Rapporten (отчети), заедно с останалите екрани, на които има суми.

Често задавани въпроси

Мога ли да издам фактура без бележка? Не. Фактурата възниква от приключена касова бележка. Така никога не стои фактура срещу оборот, който не е осчетоводен никъде.

Мога ли сам да избера номера? Не. Номерът идва от поредицата на вашия салон и тече без дупки. При проверка липсващ номер се чете като укрита фактура.

Мога ли да изпратя фактурата на адрес, различен от този на клиента? Не от екрана. Изтеглете pdf-а и го препратете сами.

Изпраща ли HairConnect електронни фактури (Peppol / UBL)? Да, от септември 2026 г. Фактура към клиентка с белгийски ДДС номер заминава като UBL (Peppol BIS Billing 3.0) по мрежата Peppol, през точката за достъп, която сте настроили — вижте Чрез Peppol по-горе. Без ДДС номер или без точка за достъп pdf-ът по имейл остава пътят, и екранът го казва предварително.

Трябва ли ми собствена точка за достъп до Peppol за това? Не. HairConnect изпраща през собствената си точка за достъп (Recommand) и регистрира салона ви там, когато включите интеграцията. Не ви трябва акаунт никъде другаде.