Асистентът за имейли за часове

Обновено на 2026-10-24

Mails van klanten over hun afspraak worden nagekeken. U krijgt een voorstel en een antwoord; u bevestigt, en het antwoord verstuurt u zelf of laat u HairConnect versturen. (Имейлите на клиенти за техния час се преглеждат. Получавате предложение и отговор; вие потвърждавате, а отговора изпращате сами или оставяте HairConnect да го изпрати.)

Instellingen → Koppelingen → Communicatie → Mailassistent voor afspraken → Instellen (Настройки → Интеграции → Комуникация → Асистент за имейли за часове → Настройване). Само управителят може да прави това.

Какво прави

Клиентка пише „трябва да отменя часа си утре, може ли следващия вторник или сряда?“. Асистентът за имейли:

1. намира клиентката по имейл адреса ѝ и предстоящия ѝ час;
2. разчита какво иска: отмяна, преместване, нов час или нещо друго;
3. при преместване: търси свободен момент в поисканите дни. Подстригването остава при този, който го прави сега; боядисването може да отиде при всеки служител, който го умее. Ако тези дни са пълни, предлага първия свободен момент след тях;
4. подготвя предложение и чернова на отговор в Klanten → Mails over afspraken (Клиенти → Имейли за часове).

Нищо не се променя в календара и нищо не се изпраща, докато служител не натисне Bevestigen (Потвърди). След потвърждението бутонът Antwoord openen in uw mailprogramma (Отвори отговора в пощенската програма) отваря отговора във вашата собствена пощенска програма; изпращате го сами, от пощенската кутия на салона. Ако оставите HairConnect да изпраща отговора (вижте по-долу), той тръгва веднага след потвърждението.

Ако не е ясно какво иска клиентът, ако при отмяна или преместване няма клиент с този адрес или ако пасват няколко часа: има само известие, без бутон за изпълнение.

Дори при известие клиентката се показва, ако имейл адресът ѝ е точно в една карта.

По-добре друг ден. Ако клиентка пише, че вече е записала час („онлайн временно записах сряда, 4 ноември, в 11 ч.“), но предпочита да дойде друг ден („за предпочитане събота, 31/10“), това е преместване: предложението премества записания час за този ден.

Часът идва след имейла. Ако часът стигне до HairConnect по-късно (например онлайн резервация, която идва през Optios), асистентът за имейли преглежда известието отново веднага щом часът е там, веднъж за всеки нов час и без имейлът да се разчита отново. И тогава става най-много предложение, което вие потвърждавате.

Имейл за повече от един човек. Ако клиентка пише за себе си и за някой друг („трябва да отменим часа на Илзе и моя в събота; Илзе вече си запази нов час онлайн на 7/11 в 12:45, може ли и аз да дойда?“), асистентът за имейли преглежда и картоните на хората, които имейлът назовава (първо в семейството ѝ, чрез лицето за контакт, после по име и фамилия), както и часовете в друг картон, чиято бележка носи нейното име. Тогава предложението може да има няколко стъпки, които потвърждавате заедно с Bevestigen: annuleren en inplannen (Потвърди: отмени и запиши):

1. отмяна на общия час;
2. нов час за подателката в същия час като другия човек, в обратен ред: ако другият започва с боядисването, тя започва с подстригването, и обратно. Малко застъпване при фризьора с края на предишна клиентка (до четвърт час) не е причина за преместване; предложението го посочва. Ако същият час не е възможен, най-близкият свободен момент. Процедурата е нейният дял от отменения час или иначе това, което е получила последния път; подстригването отива при този, който я е подстригал последния път.

Ако при потвърждаването втората стъпка вече не е възможна, нищо не се отменя. Ако едно име съвпада с два картона, има известие, което назовава и двата, и вие избирате. Ако новият час на другия човек още не е в HairConnect, известието изчаква, докато се появи.

Нов час

Ако клиентът поиска час, който още не съществува („може ли да дойда за подстригване при Kris следващия вторник?“), асистентът за имейли подготвя предложение и за това, с бутона Bevestigen: inplannen (Потвърди: запиши).

1. Какво. HairConnect търси услугата, така както клиентът я назовава, в онлайн предложението ви, по същия начин като Hairlien на страницата за записване: първо формулите от вашите менюта, после отделните услуги. Ако пасва на повече от една формула, печели формулата, която клиентът е получавал предишните пъти. Ако останат няколко или нищо не пасва, има известие с възможностите и записвате сами.
2. При кого. Служителят, когото клиентът назовава, ако има услугата в картона си. Иначе този, който е подстригал клиента предишния път, дори ако услугата не е в неговия картон. Иначе първият свободен служител, който може да извърши услугата. Боядисване може да отиде при всеки служител, който го умее.
3. Кога. Първият свободен момент в поисканите дни и часове. Ако там няма място или клиентът не е посочил ден, първият свободен момент в следващите четиринадесет дни; отговорът казва това.

Нов клиент. Ако никой във вашата клиентска база няма имейл адреса на подателя, предложението показва Nieuwe fiche (Нов картон) с името и имейл адреса така, както са в имейла. Името идва от подателя или от подписа; ако имейл адресът изписва името по друг начин, печели изписването от адреса. Телефонът и адресът остават празни. Ако в имейла няма име, има само известие.

Картонът и часът се създават едва при Bevestigen (Потвърди), и заедно: ако часът не успее, не се създава и картон. Ако дотогава вече има клиент със същия имейл адрес, той получава часа и не се добавя втори картон.

По този път не се изпраща имейл за потвърждение, нито картон за преглед: отговорът на имейла е единственото съобщение. В графика часът носи произхода Via de assistent (Чрез асистента).

HairConnect да изпраща отговора

В прозореца Instellen (Настройка) има превключвател Antwoord versturen vanuit HairConnect (Изпращане на отговора от HairConnect). По подразбиране той е изключен: тогава всичко работи както е описано по-горе.

Когато е включен, натискането на Bevestigen (Потвърди) прави следното:

1. прозорецът за потвърждение показва отговора. Прочитате го и го поправяте при нужда; текстът в прозореца е това, което се изпраща;
2. календарът се променя;
3. HairConnect изпраща отговора до подателя на имейла, с адреса на вашия салон като подател и адреса на салона като адрес за отговор, с „Re:“ пред темата, в същата нишка като имейла на клиента;
4. след това съобщението се вижда в картона на клиента под Berichten (Съобщения), както всеки друг имейл, изпратен от HairConnect.

Отговорът тръгва през пощенския сървър, включен в Instellingen → Koppelingen (Настройки → Интеграции): Mail via HairConnect или вашият собствен пощенски сървър. Ако нито един не е включен, нищо не се изпраща.

Изпратено се появява едва след като пощенският сървър е приел имейла. Ако не успее, промяната в календара остава, а предложението показва в червено Niet verstuurd (Не е изпратено) с причината. Бутонът Antwoord openen in uw mailprogramma (Отвори отговора в пощенската програма) остава: изпратете го оттам. Един отговор никога не се изпраща два пъти, дори ако някой натисне Потвърди два пъти.

Този превключвател важи само за този отговор. Потвържденията, напомнянията, касовите бележки и другите съобщения до клиенти остават както са настроени. По този път никога не се изпраща SMS или WhatsApp.

Какво е нужно

Превключвателят се включва само когато всичко е налице. Ако нещо липсва, екранът казва какво.

След включването бутонът за проба показва адреса за пренасочване. В собствената си пощенска кутия задайте правило за пренасочване от адреса на салона към този адрес. Дали правилото работи, HairConnect не може да провери, докато не пристигне имейл.

Записване и след графика

В картата на служителя има Na het rooster nog intern boekbaar tot (вътрешно може да се записва и след графика до). Празно означава: само в рамките на графика. Ако въведете например 18:30 за управителя, асистентът може да го планира до 18:30, въпреки че графикът му свършва в 17:00 — не по-късно. Онлайн записването никога не гледа това поле: клиентите не виждат този час.

Асистентът за имейли поставя боядисване така, че работата на колориста да е приключила до часа, който въведете в Instellingen → Online boeken → Kleurwerk (Настройки → Онлайн записване → Боядисване) (Kleurwerk klaar vóór (боядисването приключва преди)), включително в това допълнително време: то е за подстригването.

Чакане на постоянния фризьор и резервът

От 26 октомври 2026 г. асистентът за имейли намира място и в натоварен ден. Промениха се три неща:

• Клиентът може да чака. Ако постоянният фризьор е още при друг клиент, когато боята е измита, клиентът чака, докато той се освободи — толкова, колкото позволите в Instellingen → Online boeken → Plannen door het salon zelf (по подразбиране 90 минути). Предложението казва колко чака и кога е готов, а момент без чакане винаги печели пред момент с чакане. Преди всяка услуга трябваше да следва веднага предишната и тогава ден, пълен с дупки, все пак беше „пълен“.
• Подстригването остава при този, който винаги подстригва клиента. Това е преди този, който случайно е свободен. Измиването след боядисването остава при колориста.
• „Трябва да тръгна в 14 ч.“ асистентът чете като часа, в който клиентът трябва да е готов, а не като желания час. А когато клиентът назовава услугата със свои думи (подстригване и боядисване цяла глава), асистентът първо я търси в това, което е получавал предишните пъти, преди да търси в имената на услугите.

Резервът. В дните, които отметнете в същата настройка, целият екип може да бъде записван от резервния час за заявка по имейл — също преди своя график или в ден, в който не е в графика. Например петък и събота от 09:00. Онлайн никога.

Какво излиза навън

Текстът на имейла отива при Anthropic, за да бъде прочетен, с ключа на вашия модул Асистент. Какво е разчел асистентът, се показва до имейла; отговорът се съставя от самия HairConnect от вашия календар, а не се пише от езиковия модел.

Потвърждаването изпълнява това, което е на екрана. Ако часът междувременно се е променил или новият момент е зает, нищо не се случва и виждате защо.