Входящи фактури по имейл
Обновено на 2026-10-14
Салонът ви получава собствен имейл адрес за входящи фактури. Каквото изпратите там, се появява в PaidOnce и веднага се препраща на счетоводителя ви.
Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → Aankoopfacturen naar de boekhouder (настройки → интеграции → счетоводство → входящи фактури към счетоводителя). Самите фактури са в PaidOnce → Aankoopfacturen.
Включване
Отворете Instellen (настройване) и попълнете:
| Поле | Какво се въвежда |
|---|---|
| Doorstuuradres aankoopfacturen (адрес за препращане) | Имейл адресът, на който счетоводителят ви получава входящи фактури. При ClearFacts това е адресът на дневника на покупките, а не на продажбите. Счетоводителят ви знае кой. Адрес на самия HairConnect се отказва. |
| Bij een e-factuur ook de pdf als aparte bijlage (при електронна фактура и pdf файлът като отделно приложение) | Включено. Ако в електронна фактура има pdf, той се изпраща като второ приложение. Ако счетоводната ви програма прави от това два документа, изключете го. |
След това включете превключвателя. Салонът ви получава собствен адрес за покупки.
Същата интеграция препраща и фактурите, които пристигат чрез Peppol (вижте Получаване на входящи фактури чрез Peppol). За това не е нужно Peppol да е включен.
Вашият адрес за покупки
Той е най-горе в PaidOnce → Aankoopfacturen, с бутон Kopiëren (копиране). Изглежда така: info+aankoop-…@hairconnect.be, като на мястото на точките стои дълъг код от букви и цифри, който има само вашият салон.
Този адрес е ключът. Който го има, може да изпрати на него фактура, която влиза във вашия PaidOnce и заминава към счетоводителя ви. HairConnect не проверява от кого е имейлът: подателят може да бъде подправен, адресът не може да бъде отгатнат. Затова го давайте само на тези, които ви изпращат фактури — на себе си за препращане или на доставчик.
Само управителят и счетоводителят виждат адреса. Мениджър или служител, който може да отваря PaidOnce, вижда списъка, но не и адреса.
Създаване на нов адрес
Ако адресът се е разпространил твърде много, натиснете горе вдясно Nieuw aankoopadres (нов адрес за покупки). Старият адрес спира да работи веднага: каквото още се изпраща на него, не пристига никъде. След това съобщете новия адрес.
Какво става с един имейл
- Всеки pdf и всяка електронна фактура (UBL файл,
.xml) в приложение става отделна входяща фактура в PaidOnce. Лого или друг файл се пропуска. Един и същ pdf два пъти в един имейл е една фактура. - При електронна фактура HairConnect чете от файла доставчика, номера, датите, сумата, основанието за плащане и номера на сметката. При pdf HairConnect не чете нищо: тези полета остават празни. Нищо не се отгатва.
- Веднага след това всяка фактура заминава в отделен имейл към адреса за препращане, с файла като непроменено приложение.
- Едва когато пощенският сървър е приел имейла, фактурата се показва като Doorgestuurd (препратена).
Получаването на един и същ имейл два пъти не създава втора фактура.
Какво виждате в PaidOnce
Всяка фактура в списъка показва източника си (Mail или Peppol), а при имейл — от кого е дошъл, с темата и името на файла. Състоянието на препращането е същото като при Peppol: Doorgestuurd, Nog niet, Mislukt с причината и бутон Doorsturen (препращане).
Ако е пристигнал имейл без нищо използваемо, той е посочен под Mails zonder factuur (имейли без фактура), с причината:
- Geen pdf of e-factuur in bijlage (няма pdf или електронна фактура в приложение) — например забравено приложение.
- Geweigerd (отказан) — имейлът е дошъл от самия HairConnect, бил е съобщение за грешка от пощенски сървър или интеграцията е била изключена. Нищо не е препратено.
Без цикли
Имейл, който HairConnect сам е изпратил на счетоводителя ви и който все пак се върне на адреса ви за покупки, не се препраща отново. И не можете да въведете адрес на самия HairConnect като адрес за препращане.
Какво (още) няма
- Няма разчитане на pdf файлове. Доставчикът, сумата и номерът на pdf остават празни.
- Няма статус на плащане. PaidOnce все още не показва дали фактурата е платена.