Поръчване и завеждане на доставки

Обновено на 2026-09-30

На този екран подготвяте поръчка за доставчика си и отмятате какво пристига. Това е един списък: редът започва като поръчка със статус Besteld (поръчана) и става доставка веднага щом кашонът е тук. Най-горе стоят три раздела — Nog te leveren (за доставяне), Geleverd (доставена) и Alles (всичко); екранът се отваря на първия.

Къде да го намеря?

Voorraad → Bestellen (Наличности → Поръчване).

Формулярът

Levering — доставка

Доставчикът нарочно не е задължителен. Повечето салони завеждат „доставка без поръчка“, само с етикет като 20/08 или wella. Ако полето беше задължително, такава доставка вече нямаше да може да се отвори и запише.

Producten — продукти

Списък, който започва празен, с бутона Product toevoegen (добавяне на продукт). На всеки ред:

Полето за търсене при Product гледа и артикулния номер, и баркода, не само името, и показва марка, име и разфасовка — иначе бутилката от 100 ml и тази от 250 ml стоят като два еднакви реда. Ако работите със скенер или на рафта още стои опаковка със стар баркод, използвайте Toevoegen of scannen (добавяне или сканиране) най-горе (вижте по-нататък).

Подготвяне на поръчка

Най-горе в списъка стои един бутон: Bestelling klaarzetten (подготвяне на поръчка). В него избирате на какво се основава поръчката. Това са четири пътя към един и същ резултат: по една доставка на доставчик, със статус Besteld (поръчано), количествата като редове и покупната цена на продукта. Продуктите без доставчик отиват заедно в една поръчка без доставчик.

Каквото и да излезе, то е предложение, а не поръчка при доставчика: HairConnect предлага, вие потвърждавате. В този момент не тръгва имейл и никъде не се поръчва. Коригирате количествата, махате редове, добавяте сами и след това сами изпращате поръчката с Versturen naar leverancier (изпращане до доставчика) — вижте по-долу. Съобщението след подготовката веднага казва за кои поръчки това не е възможно, защото доставчикът няма имейл адрес. Поставяте статуса на Geleverd едва когато кашоните пристигнат — тогава наличността се добавя.

Промоциите на вашия доставчик стоят веднага в това съобщение. Ако праг е на една ръка разстояние — още 1 до следващия праг от 10 — прочитате го, преди да отворите поръчката, с името на доставчика до него. А ако добавянето на нещо нетно носи пари, HairConnect веднага пита дали искате да го приемете; избирате едно или избирате Nu niet (не сега). Вижте Промоции на вашия доставчик.

Каквото е продадено и изразходвано

HairConnect събира по продукт какво е продадено и изразходвано в салона през даден период. Периодът избирате от кратък списък: последните седем дни (по подразбиране), последните четиринадесет дни, миналата седмица, от понеделник до неделя, или последните тридесет дни. Миналата седмица е приключилата седмица, дори когато поръчвате в петък. Искате нещо друго — изберете период, който избирам сам, и се появяват двете полета за дати.

Ако през периода нищо не е продадено или изразходвано, екранът го казва и не създава нищо. Боята никога не минава през щанда и затова се брои само ако я сканирате при изписване в Voorraad → Verbruik (Наличности → Разход).

Допълване до минималната наличност

Всеки продукт под своята минимална наличност се допълва до този минимум. Една бутилка на рафта при минимум четири слага три в поръчката.

Три неща, които трябва да знаете:

• Продукт без минимум не се брои. Това число стои в картона на продукта (Voorraad → Producten, поле Minimumvoorraad). Празно или нула — HairConnect не знае каква е целта и не си я измисля.
• Допълване до означава достигане, не надхвърляне. Продукт точно на своя минимум не получава ред. В HairConnect няма максимална или целева наличност; ако искате на рафта винаги да има повече от минимума, впишете това по-високо число като минимум.
• Отрицателна наличност се брои като нула. Продукт на −3 с минимум 2 дава 2 броя, а не 5: на нито един рафт не стоят минус три бутилки. Съобщението казва при колко продукта се е случило това, а бележката към поръчката го повтаря. Пребройте тези продукти, преди да изпратите — стойност под нулата е грешка в броенето, а не недостиг.

Съставяне на ръка

Това създава празна поръчка и ви отвежда направо в нея. Може да изберете доставчик; може да го попълните и в самата поръчка. Пълните я с Toevoegen of scannen, по-долу.

От бележка на хартия

Пишете ли поръчката си на ръка върху листче? Тогава не се налага да я преписвате. Изберете този път и попадате на екрана Bestelling van papier (поръчка от хартия).

Този екран стои и направо в страничната лента, под Voorraad → Briefje inscannen (Наличности → Сканиране на листче), точно под Bestellen. Така не се налага да минавате през бутона по-горе, когато вече знаете, че държите листче в ръка.

Там има два входа:

• Foto nemen (направете снимка). Сложете листчето плоско, с достатъчно светлина, и се погрижете целият списък да е в кадър. HairConnect прочита какво пише на него.
• Briefje intypen (въвеждане на бележката). Препишете списъка си така, както е написан. Това работи винаги, дори без асистент.

От телефона ви

Този екран е направен за телефон: листчето в ръка, една снимка, и готово.

• Камерата се отваря веднага. Не се налага първо да правите снимка и после да я търсите; Foto nemen отваря камерата на телефона ви. На компютър нищо не се променя: там получавате обичайния прозорец за файлове и влаченето с мишка работи както преди.
• Може и повече от едно листче. Снимайте ги едно след друго; те попадат заедно в една бележка, в реда, в който сте ги снимали. Най-много осем наведнъж.
• Ако намерите още едно по-късно, просто го добавяте. Върху бележка, която вече е на екрана, се появява Blaadje bijvoegen (добавяне на листче). Редовете, които вече стоят там, остават — включително продуктите, които сами сте посочили — а новите идват под тях.
• Ако четенето се провали, не губите нищо. Ако едно от листчетата не може да бъде прочетено, не се създава нищо и съобщението казва за кое листче става дума. При добавяне бележката ви остава точно каквато е била. Изображенията се изтриват във всички случаи.
• Списъкът се чете отгоре надолу. На тесен екран всеки прочетен ред стои като блок под предишния, вместо таблица, която трябва да превъртате настрани: какво е било написано, с количеството и продукта под него, състоянието до него, и двата бутона достатъчно големи, за да се натиснат с пръст.

Пишете както сте свикнали. HairConnect разбира начина, по който фризьорът си подрежда списъка:

Verf 5/09
Illum : 5/    6
        6/    6
        7/43  3

CT :    9/86  9

Заглавие с двоеточие важи за всички редове под него, до следващото заглавие — така не се налага да повтаряте марката при всеки нюанс. Количеството стои накрая на реда, с интервал пред него. Първият ред без количество е заглавието на бележката ви, така че датата, която пишете отгоре, не се чете като поръчка. Нюансите с наклонени черти могат да останат точно такива: 5/, 7/43, 010/36, /97. Съкращенията KP, CT, SF, BP, CF и SP над един блок HairConnect чете като Koleston Perfect, Color Touch, Shinefinity и Blondor — така CT 7/0 става Color Touch, дори ако имате и Koleston Perfect 7/0.

След това виждате на екрана всеки прочетен ред, с това, което е било написано, и продукта, към който е закачен:

Количеството се коригира с бутоните + и − до реда. Едно натискане, без прозорец. При едно бутонът − изчезва: поръчка на нула не съществува, това е изхвърляне на реда.

За да изхвърлите ред, използвайте кошчето до него. Едно натискане, без прозорец: това не трие данни на салона ви, а само един прочетен ред, а каквото е стояло на листчето ви остава над таблицата. Съобщение ви казва кой ред е изчезнал.

Ако много редове не значат нищо — това се случва при труден почерк — Onleesbare regels wissen (изтриване на нечетливите редове) най-горе ги изтрива наведнъж. Тръгват само редовете, за които не е намерен нито един продукт; редовете с продукт и тези, от които още трябва да изберете, остават. Този бутон стои само когато има такива редове.

Ако сме прочели нюанс погрешно, поправете го с Regel bijwerken (обновяване на реда): продуктът се търси наново. Поръчките възникват едва когато натиснете Bestelling klaarzetten — и то само с редовете със статус Klaar. Останалите остават; те не изчезват и не се отгатват.

Какво става със снимката ви. Тя попада на нашия частен диск, изпраща се към езиковия модел, който сте настроили в Instellingen → Koppelingen (Настройки → Връзки), и веднага след това се изтрива при нас — също и когато четенето се провали. Запазва се текстът, който виждате на екрана.

Ако асистентът е изключен или работи на вашия собствен сървър с Ollama, Foto nemen и Blaadje bijvoegen ги няма: този модел не може да чете изображения. Тогава нищо и не тръгва. Briefje intypen работи както винаги, а всичко след него е точно същото.

Кой път да избера?

Добавяне или сканиране на продукти

Всяка поръчка носи най-горе Toevoegen of scannen (добавяне или сканиране). Сканирайте баркода или напишете част от името, задайте броя и продуктът е в поръчката. Ако вече е бил там, количеството се увеличава, вместо да се появи втори ред.

Нищо не се отгатва. Ако търсенето ви съвпадне с повече от един продукт, HairConnect ги назовава и оставя прозореца отворен, за да напишете по-точно; ако не съвпадне с нищо, екранът го казва заедно с въведения код. Броят се всички баркодове на един продукт, включително старите — точно опаковката със стария код е тази, която иначе не намира нищо.

Количества, които вече сте променили, но още не сте записали, се запазват, преди новият продукт да бъде добавен. Така не губите нищо и не се налага да натискате Opslaan (запис) след всеки ред.

Изпращане до доставчика

Имейлът е пътят по подразбиране. Салон, който не е настроил нищо, изпраща поръчките си така — при всеки доставчик, със или без интеграция. Кой път е вашият, избирате в Instellingen → Koppelingen; вижте Как тръгва поръчката ви.

На всеки ред със статус Besteld — и най-горе на страницата за редактиране на такава доставка — стои Versturen naar leverancier (изпращане до доставчика), при условие че има свързан доставчик. Ако този картон още няма имейл адрес (Instellingen → Leveranciers (Настройки → Доставчици)), бутонът не изчезва: той отваря прозорец, който казва какво липсва и къде да попълните адреса. Колоната Verstuurd (изпратена) тогава показва Geen e-mailadres bij de leverancier (няма имейл адрес при доставчика).

Никога не тръгва поръчка, без вие да кликнете на Versturen (изпращане) в прозореца за потвърждение. Този прозорец показва предварително точно какво тръгва: адреса, редовете с количествата им и поле Opmerking voor de leverancier (бележка за доставчика), в което можете да добавите нещо (моля, доставете преди четвъртък). Първо запишете промените по количествата: това, което прозорецът показва, е това, което доставчикът получава.

Под него стои Zo komt hij bij de leverancier toe (така пристига при доставчика): самият имейл, точно както попада в пощенската му кутия. Не имитация — това е същият имейл, само още неизпратен. Така виждате обръщението, клиентския си номер, редовете и долния колонтитул преди да натиснете Изпращане, а не след това.

Имейлът тръгва в стила на салона и със салона като подател; отговор от доставчика пристига при салона, на адреса от Instellingen → Het salon. Той съдържа името на салона, клиентския номер при доставчика (ако стои във фиша на доставчика), референцията, на всеки ред продукта с неговия артикулен номер и количеството, и вашата бележка. Най-долу стоят данните на салона, както сте ги попълнили в Instellingen → Het salon: име, улица, пощенски код и населено място, телефон и имейл. Цени няма.

Ред без артикулен номер също тръгва, с името си: имейлът се чете от човек. Ако част от редовете ви носят номер, а друга не, прозорецът назовава последните под Gaat mee zonder artikelnummer (тръгва без артикулен номер). В количката на Wella такива редове наистина отпадат — това е разликата между двата пътя и затова всеки прозорец го казва по своя начин.

По кой сървър тръгва имейлът. Ако сте настроили собствен пощенски сървър в Instellingen → Koppelingen, тръгва по него. За доставчика нищо не се променя в това, което чете: имейлът остава в стила на салона, със салона като подател.

Ако не може да тръгне никакъв имейл, не тръгва нищо — и никъде не пише, че поръчката е изпратена. Ако още няма настроен пощенски сървър, прозорецът го казва, преди да щракнете: четете Er is nog geen mailserver ingesteld заедно с пътя (Instellingen → Koppelingen → Mailserver), а бутон Versturen няма. Поръчката си остава както е, колоната Verstuurd остава празна и в дневника не се появява ред. Прегледът Zo komt hij bij de leverancier toe обаче продължава да работи: можете да видите имейла, докато още настройвате сървъра.

След изпращането колоната Verstuurd се попълва с дата, час и адрес, а в дневника се появява ред (Bestelling verstuurd). Повторно изпращане е възможно — например след корекция — но тогава прозорецът предупреждава Al verstuurd op … naar … (вече изпратена на … до …) и доставчикът получава втори имейл.

Поръчване от Wella

Ако интеграцията Wella е включена (Instellingen → Koppelingen), бутонът Koppelen met de Wella-catalogus (Свързване с каталога на Wella) най-горе в Voorraad → Producten свързва вашите продуктови картони с артикулните номера на онлайн магазина. HairConnect търси по баркода и свързва само когато втори признак — марката или разфасовката — потвърди намереното; всичко нееднозначно остава несвързано и се показва с причината в колоната Wella (филтър Nog niet gekoppeld aan Wella). Веднъж записан, артикулният номер остава, дори ако баркодът се промени по-късно; можете да го попълните или изтриете сами в картона на продукта.

В Instellingen → Koppelingen посочвате кои картони на доставчици са Wella. Могат да са повече от един: ако държите отделен картон за всяка марка, защото изпращате отделна поръчка за нея, посочете ги всичките. Всеки картон запазва собствената си поръчка — HairConnect не обединява нищо. Свързването с каталога обаче обхожда наведнъж всички посочени картони, така че изтегляте артикулните номера наведнъж. Картон, който не посочите, остава изцяло извън интеграцията: без артикулни номера, без количка, без csv. На същия екран стои и адресът на вашия онлайн магазин на Wella — за Белгия https://be.wella.professionalstore.com. Това е адресът, на който бутонът по-долу отваря раздел; оставете го както е, освен ако поръчвате в друга държава.

При отворена поръчка по един от тези картони има три пътя към Wella: имейлът, количката и csv-то. Пътят, който сте избрали в Instellingen → Koppelingen, стои отпред като основен бутон; другите два стоят до него или под Andere manieren (други начини), бутончето с трите точки на същия ред. Те никога не изчезват — ако единият засече, взимате другия. При доставчик, който не е Wella, има само един път и имейлът просто остава отпред.

Zet in mijn Wella-mand (Сложи в моята количка на Wella) показва какво отива в количката ви и слага под това един бутон: Open mijn Wella-mand (Отвори моята количка на Wella). Отваря се раздел на вашия онлайн магазин на Wella и количката там се пълни сама. Долу вдясно в този раздел малък прозорец на HairConnect следи хода: колко реда вече са вътре и за всеки ред какво се е объркало, ако нещо се е объркало — например недостатъчна наличност. Поръчвате вие сами, при Wella. HairConnect слага артикулите в количката ви и спира дотам; паролата ви за Wella не се използва никъде и сесията ви за Wella остава в собствения ви браузър.

Ако в този раздел още не сте влезли в профила си при Wella, прозорчето го казва веднага: Je bent niet aangemeld bij de Wella-webshop (не сте влезли в онлайн магазина на Wella). Тогава в количката ви не се слага нищо — разширението не се обръща към Wella, без да знае от чие име. Влезте в профила си в този магазин и след това щракнете в прозорчето върху Ik ben aangemeld — vul mijn mand (влязох — напълни количката ми). Нищо не се губи: поръчката ви остава готова в HairConnect.

Csv voor Wella order upload сваля същата поръчка като файл с две колони, артикулен номер и количество, за Моят акаунт → Order upload в магазина. Това е предпазната мрежа: работи винаги, защото е вградено в самия екран на Wella. И двата бутона оставят ред в дневника. Ако попълните Kopie naar (копие до) в картона на доставчика, например вашият търговски представител получава същия имейл с поръчката в копие, заедно с артикулните номера.

Разширението за Chrome, инсталира се веднъж

Пълненето на количката става в собствения ви браузър и за това HairConnect има нужда от малък помощник: разширение за Chrome. Докато то не е в Chrome Web Store, го инсталирате ръчно. Това е веднъж; след това поръчването при Wella е едно щракване. Ако в прозореца Zet in mijn Wella-mand виждате това обяснение вместо бутон, значи още не е инсталирано.

1. В този прозорец щракнете върху Download de uitbreiding (Изтегли разширението) и разархивирайте zip файла. Получавате папка hairconnect-wella. Сложете я някъде, където може да остане — например в папката Документи. След това не я местете и не я изтривайте: Chrome чете разширението от тази папка всеки път.
2. Напишете chrome://extensions в адресната лента и натиснете Enter.
3. Включете горе вдясно Режим за разработчици, щракнете горе вляво върху Зареждане на разархивирано разширение и изберете тази папка.

След това презаредете HairConnect и щракнете отново върху Zet in mijn Wella-mand; бутонът вече е там.

Chrome иска този режим за разработчици, защото разширението не идва от неговия магазин. То може да гледа само на две места — hairconnect.be и вашия онлайн магазин на Wella — и не прави нищо там, докато вие не натиснете бутона. Никога не поръчва нищо. Ако по-късно Chrome ви съобщи, че разширенията в режим за разработчици са изключени, просто ги включете отново на chrome://extensions; нищо не се губи.

Ако разширението временно не работи, csv пътят си остава: свалете файла и го качете в Моят акаунт → Order upload в магазина.

С асистента

Ако асистентът е включен, всичко това става и с едно изречение, на който и екран да сте.

Поръчване. Bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 или zet 2 dozen folie op de bestelling bij Coiffure Pro. Предложението показва в коя поръчка отива продуктът: отворената поръчка при този доставчик, ако има неизпратена (ако продуктът вече е в нея, количеството се увеличава), иначе нова със статус Поръчано. Не тръгва имейл; предложението казва, че след това сами избирате Изпращане до доставчика. Ако продуктът няма доставчик в картата си, асистентът пита при кого.

Цялото предложение за поръчка. Zet de bestelling Wella klaar op basis van wat vorige week verbruikt is или bestel wat we deze maand verbruikt hebben прави с едно изречение това, което прави Bestelling klaarzetten по-горе по своя първи път, със същата сметка: всичко продадено и изразходвано през този период, по доставчик. Ако назовеш доставчик, остава само тази една поръчка. Предложението показва периода изцяло, колко броя от колко продукта и първите дванадесет имена; след потвърждаване се озоваваш в този списък, за да провериш количествата. Ако не кажеш период, асистентът пита за него — никога не избира сам.

Приемане. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen или de bestelling met referentie 4472 is binnen поставя тази поръчка на Доставено; предложението показва наличността по продукт от старо към ново. Ако при този доставчик има няколко отворени поръчки, асистентът пита коя. We hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen вписва доставка без поръчка, веднага като доставена; ако този продукт е и в отворена поръчка, предложението го казва и тази поръчка остава на Поръчано.

Наличността влиза на рафта едва при Потвърждаване, по същия път, както когато сменяте статуса във формуляра. Ако междувременно касата продаде бутилка или колега приеме същата поръчка, предложението отпада, вместо да брои двойно.

Списъкът

Най-новите поръчки най-отгоре.

Филтри: Leverancier и Status.

Ако още няма нищо: Nog geen leveringen — Boek een levering in om de voorraad en de inkoopprijzen te laten kloppen. — още няма доставки — заведете доставка, за да са верни наличностите и доставните цени.

Историческите доставки от Optios

Доставките, дошли с импорта, са счетоводство, а не източник на наличности. Текущото състояние на наличностите дойде отделно с продуктовия експорт и е състоянието от днес; ако осемгодишни доставки се прибавеха към него още веднъж, наличностите ви биха се удвоили.

Много от тези импортирани доставки нямат доставчик в Optios: салонът ги въвеждаше като „доставка без поръчка“ само с етикет като 16/09.

Доставка от Wella Company стои тук по линии

Wella Company доставя повече от една линия — в първия салон Wella (цвят, грижа, System) и Sebastian — чрез един и същ представител, а в Optios това идваше като една доставка. Вие обаче ги поръчвате отделно и HairConnect има карта на доставчик за всяка линия. Затова такава доставка стои тук като две доставки: редовете на всеки продукт при доставчика на неговата марка (полето Leverancier (доставчик) на марката, вижте Марки).

• Доставката от Optios запазва доставчика, който имаше, а ако няма такъв — този с най-много редове. Редовете на другата линия отиват в отделена доставка със същата референция, статус и дати. В списъка под референцията стои afgesplitst (отделена).
• Не се губи нито един ред и не се променя нито сума, нито количество: редът само сменя доставката. Заедно двете дават точно това, което показва Optios.
• Ред от марка без доставчик — или от марка, която не е на Wella — остава където си беше.
• Това става само между картите на доставчици, които сте посочили в интеграцията с Wella, и само за доставки от Optios. Поръчка, която сами подготвяте тук, вече се създава по доставчик.
• Нов кръг на Optios разпознава доставката и я разпределя отново; тя не се въвежда втори път и не се появява предложение за почистване. Ако сами промените ред или доставката от Optios, вашата промяна печели, както при всяка друга доставка. Референцията, статусът и датите на отделената доставка винаги следват тези на доставката от Optios: сложите ли нея на Geleverd (доставена), отделената я следва.
• Отделената доставка е счетоводство, точно като самата доставка от Optios: тя не добавя наличност.

Така всеки преглед по доставчик брои флаконите Sebastian при Sebastian, а ценовата листа на Wella извлича от доставките ви правилния доставчик за предложението ви за поръчка.

Често задавани въпроси

Защо в списъка ми стои толкова много „Geen leverancier“? Защото салонът обикновено завежда без поръчка и защото повечето импортирани доставки не носеха доставчик. Затова търсенето работи и по референцията.

Мога ли да получа доставка частично? Има един статус на доставка. Разделете я на две доставки, ако искате да я следите поотделно.