Software voor je kapsalon: wat moet ze kunnen?
Wat kapsalonsoftware moet kunnen: een agenda met inwerktijd, online boeken zonder kost per boeking, een kassa per medewerker en kleurformules die je vindt.
Kort: software voor een kapsalon moet je agenda tonen zoals een kapper werkt, met inwerktijd. Ze moet klanten zelf laten boeken, per medewerker afrekenen en je kleurformules bewaren op een manier dat je ze terugvindt. En je gegevens moeten van jou blijven. Hieronder per onderdeel waar je op let, en hoe HairConnect het doet.
Een agenda die inwerktijd kent
Een kleuring is geen blok van anderhalf uur. De kapper werkt een halfuur, dan trekt de kleur in, en in die tijd knipt hij een andere klant. Software die dat als één lang blok ziet, houdt je agenda onterecht bezet. In HairConnect heeft een dienst een duur én een inwerktijd: de inwerktijd bezet de klant, niet de medewerker. Meer in het artikel over inwerktijd.
Online boeken zonder kost per boeking
Vraag altijd of je per online boeking of per verstuurd bericht betaalt. Je boekingspagina is je drukste kanaal; dat wil je niet per stuk afrekenen. Bij HairConnect zit er geen kost op een online boeking of op een bevestigings- of herinneringsmail, en een klant hoeft zich niet aan te melden om te boeken. Waar je verder op let, staat in het artikel over online afsprakensystemen.
Een kassa die per medewerker telt
Eén klant, twee medewerkers, één rekening: op het einde van de maand moet de omzet per persoon toch kloppen. In HairConnect draagt elke kassalijn de medewerker die het werk deed, en de btw wordt per lijn berekend, niet over het totaal. Een afgesloten bon wijzigt niet meer: een fout zet je recht met een tegenboeking, zodat beide zichtbaar blijven.
Over de wet: het geregistreerd kassasysteem (de witte kassa) geldt voor restaurant- en cateringdiensten, en kappers worden er niet bij vermeld. E-facturatie wel: sinds 1 januari 2026 sturen Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen, niet aan particuliere klanten. HairConnect verstuurt die via Peppol aan je zakelijke klanten. Het volledige verhaal, met de officiële bronnen, staat in het artikel over witte kassa en e-facturatie.
Kleurformules die je terugvindt
Staan je formules in een vrij tekstvak, dan vind je ze terug als je de klant opzoekt, maar je kan er niets mee rekenen. HairConnect bewaart de ruwe tekst altijd precies zoals ze getypt is, en leest ze daarnaast uit naar merk, product, grammen en ontwikkelaar. Zo kan het verbruik van je backbar-voorraad afgaan. Waarom dat uitmaakt, lees je in het artikel over kleurformules.
Voorraad, uren en rapporten
- Voorraad: niet alleen een getal per product, maar de bewegingen erachter. Leveringen per leverancier, en het verbruik dat uit de kleurformule volgt.
- Personeel: werkschema’s, verlof in dezelfde agenda en een prikklok op de iPad in het salon. Wie niet werkt, is online ook niet boekbaar.
- Rapporten: omzet per medewerker, bezetting en een export voor je boekhouder, zonder tussenstap in een spreadsheet.
Je gegevens blijven van jou
Artikel 20 van de AVG geeft je het recht om je gegevens in een machineleesbaar formaat terug te krijgen, en een leverancier heeft daar in principe een maand voor. Vraag vóór je tekent hoe die export eruitziet. Hoe je ze opvraagt, staat in je salondata opvragen bij je leverancier.
Vijf vragen voor een demo
| Vraag | Waarom |
|---|---|
| Hoe toon je een kleuring met inwerktijd? | Anders staat je agenda vol blokken waarin je eigenlijk kan werken. |
| Betaal ik per boeking, per bericht of per medewerker? | Dan groeit de factuur mee met je drukte. |
| Zie ik de omzet per medewerker zonder te rekenen? | Dat is de basis van elke loon- of commissieafspraak. |
| Wat gebeurt er met mijn oude kleurformules? | Jaren historiek is je kapitaal; ze mag niet half meekomen. |
| Hoe krijg ik mijn gegevens terug als ik vertrek? | Wie dat niet duidelijk zegt, maakt overstappen duur. |
Wat HairConnect kost, en wat er niet in zit
Eén tarief: € 59 per salon per maand, of € 35 als je alleen werkt, exclusief btw. Onbeperkt medewerkers, alle onderdelen inbegrepen, maandelijks opzegbaar. Er zit geen sms in, geen voorschot bij het boeken, geen webshop en geen beurtenkaarten. Alles staat bij de functies en de prijzen; wat andere pakketten vragen, met bron, bij de vergelijkingen.