Privacyverklaring
Wat HairConnect met gegevens doet. Afgeleid uit wat het pakket werkelijk doet, niet uit een sjabloon — dus je kunt elke regel hieronder narekenen.
Laatst bijgewerkt op 22 augustus 2026
1. Twee rollen, en ze door elkaar halen is de klassieke fout
Er zijn twee soorten gegevens in dit verhaal, en er horen twee verschillende antwoorden bij.
De gegevens van de klanten van een kapsalon — hun naam, hun afspraken, hun kleurformules, hun bonnen — zijn van het salon. Het salon bepaalt waarom ze bewaard worden en wat ermee gebeurt. Het salon is dus de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker: wij bewaren en verwerken die gegevens in opdracht van het salon, en doen er niets mee wat het salon niet vraagt.
De gegevens van het salon zelf, als klant van ons — de bedrijfsnaam, het btw-nummer, het adres, het e-mailadres van de zaakvoerder, de facturen — zijn een andere zaak. Daar zijn wíj de verwerkingsverantwoordelijke.
Ben je klant van een kapsalon en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt, of wil je ze laten aanpassen of verwijderen? Ga naar je salon. Wij mogen daar niet zelf over beslissen. Dat is geen ontwijking, dat is precies wat die rolverdeling betekent.
2. Deze site
hairconnect.be is een stapel vooraf gebouwde HTML-bestanden. Er gaat geen JavaScript naar je browser, er worden geen cookies gezet en er is geen bezoekersstatistiek.
Er staat geen Google Analytics op, geen Facebook-pixel, geen advertentiescript en geen dienst die fouten verzamelt. Het lettertype en de foto’s staan op onze eigen server, zodat je browser bij het openen van een pagina geen enkel verzoek naar een andere partij doet. Daarom staat er ook geen cookiebanner: er is niets om toestemming voor te vragen.
De webserver houdt wel de gewone technische logs bij die elke webserver bijhoudt.
Mail of bel je ons, dan bewaren we wat je stuurt zolang je vraag loopt en zolang er reden is om erop terug te komen.
3. De boekingspagina en het klantenportaal zetten wél cookies
Dat is een ander stuk software dan deze site. Boekt iemand online bij een salon of meldt hij zich aan in het klantenportaal, dan komen er drie cookies aan te pas. Ze zijn er alle drie omdat de pagina zonder hen niet werkt; er wordt niets mee gemeten en er gaat niets van naar een derde partij.
| Cookie | Waarvoor, en hoe lang |
|---|---|
| hc_booking | De boeking die iemand halverwege heeft ingevuld, zodat de volgende stap weet wat de vorige zei. Twee uur. |
| hc_portal | Het aanmeldbewijs van het klantenportaal. Dertig dagen. |
| hc_result | De bevestiging die na het boeken op het scherm komt. Tien minuten. |
- Alle drie zijn ze httpOnly: geen enkel script op de pagina kan ze uitlezen.
- Er staat geen vierde cookie. Geen tracker, geen voorkeurscookie, geen meetcookie.
4. Wat het pakket bewaart
Hieronder staat per soort gegeven wat er in HairConnect terechtkomt. Dit is de lijst voor de rol waarin wij verwerker zijn: het gaat om gegevens van de klanten en de medewerkers van een salon.
| Soort gegeven | Wat erin staat |
|---|---|
| Klantfiche | Voornaam en achternaam, e-mailadres, gsm- en vast nummer, adres, geboortedatum, taal, geslacht, vaste medewerker, en of de klant e-mail of sms wil ontvangen. |
| Afspraken | Datum en uur, welke dienst, welke medewerker, hoe er geboekt is, de status — ook een no-show — en de notities die het salon erbij schrijft. |
| Kleurformules | De letterlijke notitie van de kapper, en waar die uit te lezen valt ook de ontlede regels: merk, product, grammen en ontwikkelaar. De originele tekst blijft altijd staan. |
| Kassabonnen | De bonregels met bedrag en btw, welke medewerker de prestatie deed, de betaalwijze en de referentie van de betaalterminal. Op het papieren ticket staat geen klantnaam. |
| Klantenportaal | Aanmeldcodes en sessietokens, allebei alleen als hashwaarde en nooit als leesbare code, met het ip-adres waarvandaan een code gevraagd is en de browserregel van de sessie. |
| Verzonden e-mails | Welk soort mail, in welke taal, naar welk adres, met welk onderwerp en wanneer. De inhoud van de mail wordt niet bewaard. |
| Medewerkers | Rooster, gewerkte uren, geprikte tijden — de ruwe meting én de gecorrigeerde, allebei — en afwezigheden. |
| Logboek | Wie wat wanneer gewijzigd heeft, met het ip-adres en de oude en de nieuwe waarde. |
5. Wat er niet in staat
Het is even nuttig om te zeggen wat er níét bewaard wordt. Er is geen veld voor, en er is dus ook niets wat per ongeluk ingevuld kan raken.
- Geen rijksregisternummer, geen identiteitskaartnummer en geen rekeningnummer van een klant.
- Geen gezondheidsgegeven als apart veld. Schrijft een salon zoiets in een vrije notitie, dan staat het in die notitie — dat is de keuze van het salon, niet van het pakket.
- Geen kaartgegevens. Bij een betaling gaan die van de kaart naar de terminal naar de betaaldienst; ze komen niet in HairConnect terecht.
- Geen loon en geen rekeningnummer van een medewerker.
6. Er vertrekt geen reclame
HairConnect verstuurt vier soorten mail naar de klanten van een salon: een bevestiging, een herinnering, een bericht dat een afspraak verzet is, en een bericht na een no-show. Daarnaast bestaat de aanmeldcode voor het klantenportaal.
Meer is er niet. Er is geen campagnemodule, er is geen nieuwsbrief, en er wordt geen sms verstuurd — ook niet wanneer in de klantfiche staat dat sms mag.
Zet een klant “mag e-mail” uit, dan vertrekken die vier soorten niet meer. De aanmeldcode voor het portaal vertrekt wél: dat is geen bericht van het salon maar de sleutel waarmee de klant zichzelf binnenlaat.
7. Wie er nog aan komt
Zo weinig mogelijk, en alleen wat er echt in zit. Wat hieronder “alleen als het salon het aanzet” draagt, doet niets zolang die koppeling uit staat: de sleutels zijn van het salon, en zonder sleutels vertrekt er niets.
| Partij | Wat er naartoe gaat |
|---|---|
| Mollie, de betaalterminal | Het bedrag, de referentie van de bon en het nummer van de terminal. Geen naam, geen e-mailadres, geen kaartgegevens. |
| De mailserver van het salon | Het salon stelt zijn eigen mailserver in. Daarlangs vertrekken de afspraakmails, dus die server ziet het e-mailadres van de klant en wat er in de mail staat. |
| ClearFacts, alleen als het salon de boekhoudkoppeling aanzet | De ontvangsten van één dag, opgeteld per btw-tarief, als één document. Geen klantnamen en geen losse bonnen: de klant heet in dat document letterlijk “Diverse klanten (particulieren)”. |
| Peppol Directory | Het ondernemingsnummer van het salon, om op te zoeken of het salon elektronische facturen kan ontvangen. Alleen een opzoeking; er wordt niets verstuurd. |
| Stripe, alleen voor ons eigen abonnement | De naam en het e-mailadres van het salon als bedrijf, en het bedrag van het abonnement. Geen enkel gegeven van een klant van het salon. |
| De facturatiedienst, alleen voor ons eigen abonnement | De factuurgegevens van het salon als bedrijf: naam, adres, btw-nummer en de factuurregels. Geen enkel gegeven van een klant van het salon. |
- En wat er niet in zit: geen Google Analytics, geen Facebook-pixel, geen advertentienetwerk, geen dienst die fouten verzamelt, geen sms-dienst, geen CDN en geen opslag bij een clouddienst.
8. Waar de gegevens staan
Op één server die wij zelf beheren. De databank, de bestanden die een salon uploadt en de logs staan op diezelfde machine; er is geen opslagdienst van een derde partij aangesloten.
9. Hoe lang het bewaard blijft
Twee dingen liggen wettelijk vast, twee zijn een keuze, en de rest bepaalt het salon zelf. Hieronder staat welke welke is.
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Kassabonnen en het kassajournaal | Zeven jaar. Dat is de Belgische bewaartermijn en het is geen keuze: het journaal is append-only, er kan niets uit verwijderd worden, en een correctie is een tegenboeking en geen wijziging. |
| Logboek: geld, toegang, uren en privacyverzoeken | 2.555 dagen, ongeveer zeven jaar, zodat een logregel niet eerder verdwijnt dan het stuk dat hij verklaart. Dit is een keuze en geen wet. |
| Logboek: wijzigingen aan klanten en afspraken | 730 dagen, twee jaar. Ook een keuze. |
| Aanmeldcode van het klantenportaal | Vijftien minuten, en hoogstens drie codes per kwartier per e-mailadres. |
| Sessie van het klantenportaal | Dertig dagen. |
| Een half ingevulde boeking | Twee uur. |
| Klantfiches, afspraken en kleurformules | Zolang het salon ze bewaart. Het pakket wist hier zelf niets: dat is een beslissing van de verwerkingsverantwoordelijke, en dat is het salon. |
- Het logboek wordt elke nacht opgeruimd. De rest niet: er is geen taak die stilzwijgend klantgegevens verwijdert, en dat is opzet.
10. Wat een klant van een salon kan vragen
De AVG geeft iedereen het recht om te weten welke gegevens er over hem bewaard worden, om ze te laten verbeteren en om te vragen ze te verwijderen. Dat recht oefen je uit bij je salon, want dat salon is de verantwoordelijke.
Het klantenportaal heeft daarvoor twee knoppen. Met de eerste download je in één bestand alles wat het salon over jou heeft: je fiche, je afspraken, je kleurformules met de originele notitie erbij, je afgesloten bonnen, je cadeaubonsaldo en de mails die naar je verstuurd zijn.
De tweede knop noteert een verwijderverzoek. Daarmee wordt niet automatisch iets gewist, en dat is bewust: kassabonnen en facturen moeten zeven jaar bewaard blijven, en een knop die alles meteen weggooit zou het salon in overtreding brengen met een andere wet. Je salon beslist wat er wél weg kan.
Wat niet in de download zit, zijn de interne notities die het salon over een klant schrijft. Die zijn van het salon en niet door de klant aangeleverd; wie ze wil inzien, vraagt dat aan het salon zelf.
Vind je dat er niet goed met je gegevens omgesprongen wordt, dan kun je klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van je land.
11. Hoe het beveiligd is
Geen keurmerken, wel maatregelen die je in het pakket kunt terugvinden.
- Elk salon staat in zijn eigen afgeschermde ruimte. Een vraag aan de databank zonder salon erbij geeft nul rijen terug en niet “alles”. Dat is de standaardinstelling, geen filter dat iemand kan vergeten.
- Het klantenportaal heeft geen wachtwoord. Je vraagt een code aan die vijftien minuten geldig is, en die code staat alleen als hashwaarde in de databank.
- Het aanmeldbewijs van het portaal staat in een httpOnly-cookie: geen script op de pagina kan eraan.
- Naar buiten toe draagt niets een oplopend databanknummer. Elk adres en elk antwoord van de API gebruikt een uuid, zodat je niet bij het volgende record komt door er één bij op te tellen.
- Het kassajournaal is een ketting: elke bon draagt de vingerafdruk van de vorige. Eén bon achteraf wijzigen breekt die ketting, en er is een controle die dat nakijkt.
- Het logboek kan niet gewijzigd worden. Dat wordt niet alleen door de code afgedwongen maar door de databank zelf.
12. Als deze tekst verandert
Verandert er iets aan wat het pakket doet, dan verandert deze tekst mee. De datum bovenaan zegt wanneer dat het laatst gebeurd is.
Deze verklaring is geschreven door na te gaan wat de software werkelijk doet: welke velden er in de databank staan, welke berichten er vertrekken, en naar welke partijen er verbinding gemaakt wordt. Vind je hier iets wat je in het pakket niet terugziet, laat het ons weten — dan klopt er één van de twee niet, en dat willen we weten.