PaidOnce volgt elke aankoopfactuur, creditnota, kostennota en bon van het opladen tot bij de boekhouder, en kijkt zelf na of ze al betaald is: door het bedrijf, door een ander eigen bedrijf, of privé door wie voorschoot.
Een factuur is pas afgehandeld als er een betaling tegenover staat die klopt: het juiste bedrag, aan de juiste partij, met de juiste mededeling. Dat nakijken deed tot nu toe een mens, op het moment dat hij er toevallig aan dacht.
PaidOnce doet het bij elk document, op alle rekeningen die je eraan koppelt, en toont wat het nagekeken heeft. Het programma stelt voor; jij beslist.
Elk document doorloopt dezelfde stappen, en op elk moment zie je waar het staat.
Een pdf uit de mail, een e-factuur via Peppol of een bon die je met de telefoon scant. Je kiest meteen voor welk bedrijf het is, en of iemand het voorschoot.
PaidOnce leest leverancier, nummer, datum, vervaldag, bedrag, mededeling en rekeningnummer. Wat er niet op staat, blijft leeg; er wordt niets geraden. Jij kijkt het voorstel na en bevestigt.
PaidOnce zoekt de betaling zelf: op de rekeningen van het bedrijf, van een ander eigen bedrijf, en op de privérekening, PayPal of kaart van wie voorschiet. Bedrag en mededeling moeten kloppen; anders wordt het een voorstel en geen zekerheid.
Wat nog openstaat, komt in een betaalbestand dat je in je bank oplaadt en zelf tekent. Een voorschot wordt een terugbetaling aan de persoon. Te veel betaald wordt een terugvraag aan de leverancier.
Het document gaat per mail door naar het archief van je boekhouder, met de e-factuur of de pdf erbij. Pas als de mailserver de mail aannam, staat het op doorgestuurd.
Document, betaling en boekhouder kloppen met elkaar. Pas dan is de draad dicht, en blijft hij dicht.
Twee gevallen uit een echte controle, zonder namen.
Een bon van € 24,91 was aan de kassa betaald. Drie weken later stond hetzelfde bedrag als overschrijving op het uittreksel. PaidOnce ziet twee betalingen tegenover één document en zet de terugvraag klaar.
Gemeten bij een controle van de aankoopfacturen van twee bedrijven, oktober 2026.
Een leverancier kreeg één overschrijving die twee facturen dekte. Naast de ene factuur alleen leest dat als te veel betaald. PaidOnce toont het verschil en laat jou de tweede factuur eraan koppelen, in plaats van een terugvraag te sturen die niet klopt.
Zelfde controle, oktober 2026.
PaidOnce vervangt je boekhouder niet en je bank niet. Het zit ertussen.
Het aankooparchief in ClearFacts is de bron van wat er al geboekt is. Wat PaidOnce afhandelt, gaat per mail naar datzelfde archief.
Een e-factuur komt binnen via het toegangspunt van HairConnect (Recommand), met alle velden erop. Niets wordt overgetypt.
Uittreksels komen vanzelf binnen via de bankkoppeling; je laadt niets meer met de hand op. PaidOnce betaalt nooit zelf: het maakt een betaalbestand, jij tekent in je bank.
Een voorschot staat op de rekening van een persoon, niet van de zaak. PaidOnce leest een PayPal-export en de privérekening van wie voorschiet, en houdt privé strikt gescheiden van de zaak.
Een bon scan je met de documentscanner van Apple: hij vindt de randen, trekt het papier recht en laadt de bon meteen op bij het juiste bedrijf.
Wie voorschiet, krijgt een eigen PaidOnce privé: zijn eigen bonnen en terugbetalingen, voor hem alleen. De zaak ziet van een voorschot enkel datum, bedrag, document en wie betaalde.
Er bestaan goede onkosten-apps en goede pre-accountingpakketten. PaidOnce doet iets anders, en dat zie je het best naast elkaar.
| Onderwerp | Zij | PaidOnce |
|---|---|---|
| Onkosten-apps Rydoo (Mechelen, 2011), Pleo, Spendesk, Payhawk | ||
| Waar het om draait | Een werknemer scant een bonnetje en declareert; het bedrijf betaalt terug. Gebouwd rond een bedrijfskaart die zij uitgeven. | Elk document, ook een factuur van een leverancier en een e-factuur, gevolgd tot en met de betaling en de boekhouder. |
| Naast je eigen bankuittreksels | Niet publiek vermeld | Ja: elke betaling wordt gezocht op de rekeningen van het bedrijf, van een ander eigen bedrijf en van wie voorschoot. |
| Naast de aankoopfacturen bij je boekhouder | Niet publiek vermeld | Ja: het archief van de boekhouder is de bron, en wat afgehandeld is gaat er weer naartoe. |
| Pre-accounting en facturatie ClearFacts, Yuki, Billit | ||
| Waar het om draait | Factuur binnen, goedkeuren, betalen via een betaalbestand of rechtstreeks via de bank. | Hetzelfde begin, maar vóór het betalen kijkt PaidOnce of er al een betaling tegenover staat. |
| Het uittreksel tegen het document, vóór het betalen | Niet publiek vermeld | Ja, op bedrag, partij en mededeling. Zelfde nummer al betaald: niet in het betaalbestand. Zelfde bedrag aan dezelfde partij: eerst aan jou voorgelegd. |
| Als iets privé betaald werd | Niet publiek vermeld | Het document blijft open tot het voorschot terugbetaald is aan wie het voorschoot. |
Een leeg vakje betekent: op hun eigen pagina’s vinden we er niets over. Dat is wat wij gelezen hebben, niet wat zij kunnen. De vindplaatsen staan onderaan, met de datum erbij.
Volgens brancheramingen die het Office of the Washington State Auditor aanhaalt, betalen organisaties 0,8 tot 2 procent van hun betalingen dubbel, en het valt pas op als iemand er uitdrukkelijk naar zoekt. Dat is een Amerikaanse raming, geen Belgisch cijfer.
Alles wat op deze pagina over het andere pakket gezegd wordt, komt van deze adressen. Tarieven en voorwaarden kunnen sindsdien veranderd zijn — controleer ze bij hen.
Start dertig dagen proef, of bel ons en we kijken samen naar je aankoopfacturen.
Mogen we tellen welke pagina’s gelezen worden?
Dan zetten we Google Analytics aan, en dat plaatst cookies. Zeg je nee, dan vertrekt er niets en onthouden we dat, zodat je dit niet bij elk bezoek opnieuw krijgt. Wat er precies gemeten wordt
