Je salondata opvragen: hoe je het vraagt, en wat je terugkrijgt
Je klantenbestand is van jou, ook als het in andermans software staat. Wat artikel 20 van de AVG je geeft, hoe een bruikbaar verzoek eruitziet, en waarom een export nooit klaar is op de dag dat hij binnenkomt.
De meeste kappers blijven niet in een pakket omdat het goed is. Ze blijven omdat ze bang zijn acht jaar klantgegevens kwijt te spelen. Die angst is redelijk — en ze is grotendeels onterecht, want er bestaat een wet die precies hierover gaat.
Wat de wet je geeft
Artikel 20 van de AVG geeft je het recht op overdraagbaarheid van gegevens: de persoonsgegevens die jij aan een verwerker hebt toevertrouwd, moet je terugkrijgen in "een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm". Machineleesbaar is het woord waar het om draait. Een pdf met zesduizend klanten erin is technisch een antwoord en praktisch geen.
De termijn is één maand na ontvangst van je verzoek, met verlenging mogelijk als het verzoek complex is. Dat is meteen de reden waarom dit het éérste is wat je doet als je aan een overstap denkt, en niet het laatste.
Twee dingen die het recht niét dekt, en waar je dus apart om moet vragen: gegevens die niet over personen gaan (je productlijst, je diensten met hun duur en prijs, je leveringen) en gegevens die de leverancier zelf gemaakt heeft in plaats van van jou gekregen. In de praktijk vraag je die er gewoon bij — het staat een leverancier vrij ze mee te geven, en de meesten doen dat.
Hoe een bruikbaar verzoek eruitziet
Hou het kort, schriftelijk en concreet. Vraag niet "mijn gegevens" maar noem op wat je wil, in de woorden van hún software. Iets in deze geest volstaat:
Met verwijzing naar artikel 20 AVG vraag ik een export van alle gegevens van mijn salon in een machineleesbaar formaat (CSV of JSON), met daarin ten minste: klanten met hun contactgegevens en historiek, afspraken met datum, uur, dienst en medewerker, de kleur- en behandelnotities per bezoek, de dienstenlijst met duur en prijs, de productenlijst met voorraadstanden, de leveringen, de kassabonnen en de geprikte uren. Graag ook een beschrijving van de velden.
Die laatste zin is de belangrijkste van allemaal en wordt bijna altijd vergeten. Een export zonder veldbeschrijving kost bij het inlezen meer tijd dan de export zelf.
- Stuur het per e-mail, zodat er een datum op staat. De termijn van één maand begint pas te lopen bij ontvangst.
- Vraag het vóór je opzegt, niet erna. Zolang je klant bent, is de toon van het gesprek een andere.
- Vraag er expliciet je kleurhistoriek bij. Dat is voor een kapsalon het waardevolste deel van het bestand, en het is het deel dat het vaakst ontbreekt.
En dan begint het werk pas
Een export is geen eindpunt maar een grondstof. Een bestand van acht jaar bevat dubbels, omgewisselde voor- en achternamen, en fiches die geen klant zijn maar een agendablokkering die iemand ooit als klant heeft aangemaakt. In het salon dat wij in augustus 2026 onderzochten, misten 882 van de 5.989 klanten gegevens.
Daar komt bij dat een export ook gewoon fout kan zijn zonder dat er iets aan te zien is. Vier voorbeelden uit datzelfde dossier, allemaal pas ontdekt door de aantallen na te tellen:
- Een productlijst die alle pagineerparameters negeerde en 350 van de 1.322 producten teruggaf — driedubbel.
- Een medewerkerslijst waar oud-medewerkers uit weggelaten waren, waardoor 29.881 afspraakblokken nergens meer aan hingen.
- Blokken die ongesorteerd terugkwamen, terwijl het aanvangsuur van een afspraak het vroegste blok is en niet het eerste in de rij: 9.026 afspraken met een verkeerd uur.
- Eén afwezigheid die herhaald werd onder elke dag die ze dekte, telkens met dezelfde uuid. Ontdubbel daarop en een week verlof wordt één dag.
Geen van die vier geeft een foutmelding. Ze geven een aannemelijk resultaat dat niet klopt, en dat is de gevaarlijke soort. De enige manier om ze te vinden, is tellen: hoeveel klanten had je, hoeveel afspraken vorig jaar, hoeveel producten in je lijst. Schrijf die getallen op vóór je exporteert, en leg ze er achteraf naast.
Wat je van je nieuwe leverancier mag verwachten
Vraag hoe er omgegaan wordt met wat de import niet begrijpt. Het antwoord "dat lossen wij wel op" is het verkeerde. Het juiste antwoord is dat je het te zien krijgt: een lijst met wat er niet thuisgebracht kon worden, en een scherm waarop jij beslist. Alleen jij weet of "Van Eckere" en "Van Ekeren" dezelfde persoon zijn.
Hoe dat er bij ons uitziet — welk beleid per soort gegeven geldt en wat er in een archief belandt — staat op de overstappagina.
Dit artikel is geen juridisch advies. De wet staat er, maar wat een concrete leverancier binnen die maand aanlevert, verschilt per leverancier — en dat is precies waarom je het vandaag vraagt en niet de week voor je wil wisselen.