Witte kassa en e-facturatie: wat geldt er in 2026 voor een kapsalon?
Twee regels die vaak door elkaar gehaald worden. Wat de officiële Belgische bronnen zeggen over het geregistreerd kassasysteem en over verplichte e-facturatie — en wat dat concreet betekent voor een salon van vier stoelen.
"Moeten wij nu ook een witte kassa?" is een vraag die om de zoveel maanden opnieuw de ronde doet in kappersgroepen, meestal door elkaar gehaald met de nieuwe e-facturatieregels. Het zijn twee verschillende dingen, met twee verschillende data en twee verschillende antwoorden. Hieronder allebei, met de officiële bron erbij.
Vooraf: dit is geen fiscaal advies. Wij bouwen software, geen belastingaangiftes. Wat hier staat, komt van de sites van de Belgische overheid en is bedoeld om je de juiste vraag te laten stellen aan je boekhouder.
1. Het geregistreerd kassasysteem (de "witte kassa")
De officiële site over het geregistreerd kassasysteem beschrijft zichzelf als een site over het GKS "in de horeca". Op de pagina die uitlegt wie het moet gebruiken, staat het zo:
Alle belastingplichtigen die restaurant- of cateringdiensten verschaffen zijn gehouden een controledocument uit te reiken.
De drempel die daarbij hoort, geldt op de jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten exclusief btw en met uitsluiting van dranken: meer dan 25.000 euro. Kappers en kapsalons worden op die pagina nergens vermeld.
Wat er wél verandert, verandert binnen de horeca: op diezelfde site staat het bericht dat het nieuwe geregistreerd kassasysteem, GKS 2.0, verplicht wordt vanaf 1 juli 2026. Dat gaat over wie er vandaag al onder valt, niet over wie erbij komt.
Kortom: op basis van wat de overheid vandaag publiceert, gaat de witte kassa over restaurant- en cateringdiensten. Verkoop je in je salon ook eten of drank op een manier die daaronder valt, dan is dat een gesprek met je boekhouder — niet omdat je kapper bent, maar omdat je dan ook iets anders doet.
2. E-facturatie via Peppol
Dit is de regel die wél iedereen raakt, en ze is al in werking. De officiële informatiesite over de e-factuur zegt het zo:
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken.
Let op het woord "tussen elkaar". Het gaat over facturen aan andere ondernemingen, en daar staat op dezelfde pagina uitdrukkelijk de keerzijde bij:
Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet.
De uitwisseling gebeurt via het Peppol-netwerk, in Peppol bis-formaat (tenzij de partijen onderling iets anders afspreken dat de Europese norm EN 16931 respecteert). Er is een uitzondering voor wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt — een jaaromzet van niet meer dan 25.000 euro.
Wat dat betekent voor een salon van vier stoelen
De meeste omzet in een kapsalon is B2C: een klant in de stoel, een kassaticket, klaar. Daar verandert niets aan. Maar bijna elk salon heeft ook een paar zakelijke lijnen, en die vallen wél onder de regel.
- Factureer je aan een bedrijf — een bruiloft die door een zaak betaald wordt, een fotoshoot, een bedrijf dat cadeaubonnen koopt voor zijn personeel — dan is dat sinds 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur.
- De verplichting is wederzijds. Je leveranciers sturen jou hun facturen ook zo, dus je moet ze kunnen ontvangen.
- Een pdf mailen mag nog altijd als extra, maar het is niet meer de factuur zelf.
De praktische vraag is dus niet "moet ik dit doen" maar "waar gebeurt het". Sommige salonpakketten ontvangen wel hun eigen facturen via Peppol maar sturen de jouwe niet; dan heb je er alsnog een aparte oplossing bij nodig. Dat is een goede vraag voor je huidige leverancier, en een betere om te stellen vóór je een nieuwe kiest.
Waarom ons kassajournaal er toch zo uitziet
HairConnect houdt het kassajournaal onveranderlijk bij: append-only, met een controleketen over de bonnen, volgnummers zonder gaten per salon per boekjaar, en een correctie die een tegenboeking is in plaats van een stille aanpassing. Vandaag verplicht niemand ons dat.
We doen het omdat het achteraf niet meer kan. Een kassajournaal dat als gewone tabel begonnen is, maak je niet alsnog sluitend; dat is een verbouwing van het hele boekhoudkundige deel. Wat het vandaag oplevert, is dat een dagafsluiting altijd klopt en dat een verschil aanwijsbaar is. Wat het morgen oplevert, weten we niet — en dat is precies de reden om het nu te doen in plaats van erop te wachten.
Wat de kassa verder doet, staat bij de functies. Twijfel je of een van deze twee regels op jouw situatie slaat, leg deze pagina dan naast je boekhouder — die kent je omzetlijnen, wij niet.