Verwerkersovereenkomst

1. Waarom deze tekst bestaat

Artikel 28 van de AVG zegt dat er tussen een verwerkingsverantwoordelijke en zijn verwerker een schriftelijke overeenkomst moet zijn. Jouw salon is de verantwoordelijke voor de gegevens van jouw klanten; wij zijn de verwerker. Zonder zo’n overeenkomst is niet alleen ons huis niet in orde, maar ook dat van jou.

Daarom staat ze hier, publiek, in plaats van dat je erom moet vragen.

2. Wie beslist wat

Jij beslist welke gegevens je van je klanten bijhoudt, waarom, en wat er weg mag. Wij voeren uit.

Wij gebruiken de gegevens van jouw klanten alleen om het pakket te laten werken: de agenda tonen, de bevestiging versturen, de bon afsluiten, de kleurhistoriek bewaren. Niet om er iets bij te verkopen, niet om ze te analyseren voor onze eigen doeleinden, en nooit om ze door te verkopen.

Wat wij van jouw salon als bedrijf bijhouden — je naam, je btw-nummer, je facturen — valt buiten deze tekst. Daar zijn wij de verantwoordelijke, en dat staat in de privacyverklaring.

3. Over wie het gaat, en wat er verwerkt wordt

Over de klanten van je salon en over je medewerkers.

Welke gegevens dat precies zijn, staat in de privacyverklaring van deze site, in de tabel “Wat het pakket bewaart”. Die lijst is de bijlage bij deze tekst. Er staat hier geen tweede versie van: twee lijsten die hetzelfde horen te zeggen, gaan uit elkaar lopen.

4. Wie wij inschakelen

Voor de gegevens van jouw klanten: vandaag niemand die jij niet zelf aanzet.

De koppelingen — de betaalterminal, het boekhoudpakket, de mailserver — zet jij aan, met jouw eigen sleutels en jouw eigen contract. Staat er niets aan, dan verlaat er geen enkel gegeven van jouw klanten onze server. Welke partij bij welke koppeling hoort en wat die te zien krijgt, staat in de privacyverklaring.

Schakelen wij ooit zelf een partij in die gegevens van jouw klanten te zien krijgt, dan komt die in die lijst te staan en verzet de datum bovenaan mee.

5. Waar de gegevens staan

Op één server die wij zelf beheren, met de databank op diezelfde machine. Er is geen opslagdienst van een derde partij aangesloten.

6. Hoe wij ze beveiligen

De maatregelen staan opgesomd in de privacyverklaring, onder “Hoe het beveiligd is”: elk salon in zijn eigen afgeschermde ruimte, geen wachtwoorden in het klantenportaal maar codes die vervallen, aanmeldcodes en sessietokens alleen als hashwaarde, uuid’s naar buiten in plaats van oplopende nummers, een kassajournaal dat een ketting vormt, en een logboek dat de databank zelf tegen wijziging beschermt.

Wie bij ons toegang heeft tot jouw gegevens, gebruikt die alleen om je te helpen of om een storing op te lossen.

7. Als een klant van jou een verzoek doet

Vraagt een klant zijn gegevens op, dan kan hij ze zelf downloaden in het klantenportaal. Vraagt hij om verwijdering, dan wordt dat verzoek vastgelegd en beslis jij wat er weg kan, met de zeven jaar op de bonnen als grens.

Komt er een verzoek bij ons binnen in plaats van bij jou, dan beantwoorden we het niet zelf: we verwijzen je klant naar jou en laten jou weten dat er iets binnengekomen is.

Heb je onze hulp nodig om een verzoek te beantwoorden, dan mag je erom vragen.

8. Als er iets misgaat

Merken we dat er gegevens van jouw klanten gelekt of verloren zijn, dan laten we het je weten zonder onnodig uitstel, met wat we op dat moment weten: wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft en wat we eraan doen.

De melding aan de toezichthouder is jouw zaak, want jij bent de verantwoordelijke. Wij leveren je wat je daarvoor nodig hebt.

9. Als je stopt

Zeg je op, dan krijg je je gegevens mee. Dat is dezelfde belofte als in de algemene voorwaarden en ze vervalt niet op de dag dat je opzegt.

Wat er daarna met de gegevens op onze server gebeurt, beslis jij: teruggeven en wissen, of laten staan zolang jij ze wettelijk moet bijhouden. Wij wissen niets uit eigen beweging.

10. Over deze tekst

Deze overeenkomst beschrijft wat er werkelijk gebeurt met de gegevens van jouw klanten. Ze legt niets vast waarover niets is afgesproken.

Werk je liever met een ondertekend exemplaar of met je eigen sjabloon, dan kan dat. Laat het ons weten.