Afspraakherinnering via WhatsApp voor je salon

Een herinnering via WhatsApp komt aan waar je klant toch al zit. Maar ze werkt alleen goed onder drie voorwaarden: de klant heeft er zelf om gevraagd, het bericht komt van het nummer van je salon, en er staat een gewone e-mail klaar voor als WhatsApp niet aankomt. Zo doet HairConnect het.

Alleen voor wie erom vroeg

Ongevraagde WhatsApp is het soort verrassing dat klanten kost. Daarom krijgt alleen wie het vinkje "Herinner me via WhatsApp" zelf aanzette een bericht. Dat vinkje staat op drie plaatsen:

• in de online boeking, vlak onder het gsm-veld;
• in het klantenportaal, waar de klant het ook weer kan uitzetten;
• op de klantfiche, voor wie het aan de balie vraagt.

Staat het vinkje uit, of staat er geen bruikbaar gsm-nummer op de fiche, dan krijgt die klant zijn herinnering gewoon per e-mail. WhatsApp aanzetten stuurt dus nooit zomaar berichten naar je hele klantenbestand.

Van het nummer van je salon

Het bericht komt van het WhatsApp-nummer van jouw salon, niet van een algemeen nummer. Je klant kan het opslaan en herkent het de volgende keer. De tekst zegt hetzelfde als de mail: je salonnaam, de datum, het uur, de diensten en de link naar het klantenportaal, in de taal van de klantfiche.

Er hangt geen prijs per bericht aan. Honderd herinneringen kosten evenveel als geen enkele, dus je hoeft niet te kiezen welke klanten er een krijgen.

Wanneer vertrekt de herinnering?

Op hetzelfde moment als de mailherinnering: standaard 3 werkdagen vóór de afspraak, en je stelt dat zelf in. Elk uur kijkt HairConnect wie er binnen dat venster valt.

Zet het venster gelijk aan of iets ruimer dan je annuleertermijn. Een klant die pas herinnerd wordt wanneer hij niet meer kosteloos kan annuleren, komt boos of niet.

Als WhatsApp niet aankomt

Een koppeling kan haperen. Dat mag de klant niet merken. Lukt het versturen niet, dan probeert HairConnect het drie keer, met een minuut ertussen. Lukt het dan nog niet, dan vertrekt alsnog de gewone e-mail.

Je ziet elk bericht terug in een verzendlogboek: wanneer, aan wie, de volledige tekst, en of het afgeleverd, gelezen of mislukt is. Een mislukt bericht staat er ook, met de reden erbij.

Wat via WhatsApp kan, en wat niet

Hoe je WhatsApp aanzet, staat in de handleiding. Welke mails er verder vertrekken en wanneer, lees je bij de mails aan de klant.