Een online afsprakensysteem voor je kapsalon: waar let je op
Wat een afsprakensysteem voor een kapper moet kunnen: momenten die je agenda vullen, inwerktijd, zelf annuleren binnen jouw termijn en minder no-shows.
Een klant die online boekt, wil weten wanneer het past, bij wie, en of het vaststaat. Jij wilt iets anders: een volle agenda zonder gaatjes, en geen lege stoel omdat iemand vergeten is te komen. Een goed afsprakensysteem voor een kapsalon doet allebei. Hieronder wat je erin moet terugvinden.
Wat de klant moet kunnen
- Kiezen wat hij wil laten doen, en meer dan één dienst in dezelfde afspraak combineren.
- Kiezen bij wie, of "geen voorkeur" zeggen.
- Een moment kiezen uit een korte lijst.
- Zijn naam, e-mailadres en gsm-nummer invullen.
- Bevestigen, met jouw annulatievoorwaarden erbij.
Zo loopt de boekingspagina van HairConnect, in vijf stappen. Aanmelden kan, maar is nooit verplicht: een nieuwe klant heeft nog geen account en moet gewoon kunnen boeken. Wie zich wel aanmeldt, vindt zijn gegevens al ingevuld en kan een vorige behandeling met één tik opnieuw boeken.
Niet elk gaatje is een goed moment
Een systeem dat elk vrij kwartier aanbiedt, laat je agenda vol restjes achter. Een gat van tien minuten tussen twee klanten vul je nooit meer. Daarom rangschikt HairConnect de vrije momenten in plaats van ze gewoon op te sommen:
- Een moment dat een gat precies opvult, staat bovenaan.
- Een moment dat aansluit bij een bestaande afspraak, komt daarna: de kapper werkt door in plaats van te wachten.
- Het begin en het einde van de dag tellen mee, zodat de dag niet uitgerekt wordt.
- Een moment dat een onbruikbaar restje achterlaat, zakt naar beneden.
Een moment dat precies tussen twee afspraken past, krijgt op de boekingspagina het label "Sluit aan". Standaard ziet de klant er veertien. Een korte lijst laat kiezen, een lange laat twijfelen.
Een kleuring is geen blok van twee uur
Terwijl de kleur intrekt, kan de kapper een andere klant knippen. Een afsprakensysteem dat een kleuring als één lang blok ziet, houdt die tijd onterecht bezet. In HairConnect heeft een dienst een duur én een inwerktijd: de inwerktijd bezet de medewerker niet, wel de klant. Volgt er nog een coupe, dan begint die pas als de kleur ingetrokken is. Meer daarover in het artikel over inwerktijd.
Afzeggen en verplaatsen: jouw termijn
| Instelling | Standaard |
|---|---|
| Zelf annuleren | tot 2 werkdagen vooraf |
| Zelf verplaatsen | tot 2 werkdagen vooraf |
| Vooruit boeken | tot 3 maanden |
Hoe korter je die termijn zet, hoe meer laatste-minuutgaten je zelf moet vullen. Hoe langer, hoe vaker een klant belt in plaats van klikt. Na de termijn kan de klant het je nog altijd laten weten, en dat wil je ook: een uur dat je op tijd hoort, kan nog ingenomen worden.
Minder no-shows
- Laat het e-mailadres bevestigen. De klant krijgt een mail met één link, en pas na die klik staat de afspraak in je agenda. Zo krijgt niemand met een tikfout in zijn adres een afspraak zonder herinnering.
- Stuur een herinnering. Standaard vertrekt die 3 werkdagen vooraf. Zet ze gelijk aan of iets ruimer dan je annuleertermijn: wie pas herinnerd wordt als hij niet meer kosteloos kan afzeggen, komt boos of niet.
- Zet je annulatievoorwaarden erbij. Ze staan op de laatste stap van de boeking en onderaan elke mail aan de klant.
Wie te laat afzegt, kan je laten aanrekenen. Dat staat standaard uit, en het gebeurt nooit vanzelf: pas als het uur ook echt leeg bleef, komt het dossier op je werklijst, en jij beslist.
Als er niets vrij is
Een klant die geen plaats vindt, mag niet op een leeg scherm uitkomen. Hij kan zich op de wachtlijst zetten of vragen om teruggebeld te worden. Komt er een uur vrij, dan mailt HairConnect niet vanzelf de hele lijst: bij één vrij uur krijgen anders tien mensen een bericht waarvan er negen te laat zijn. Jij kiest wie je verwittigt; HairConnect zoekt de momenten die bij die aanvraag passen.
Wat er niet in zit
Er is geen voorschot of betaling bij het boeken, en er vertrekt geen sms: alle berichten aan de klant gaan per e-mail, met jouw naam, logo en kleuren. Wil je per se een voorschot vragen, dan is dit vandaag niet het juiste pakket.
Waar de klant je vindt
Je boekingspagina heeft een eigen adres. Zet het achter de knop op je website, in je Instagram- en Facebookprofiel en onder je e-mails, en print de QR-code voor aan de balie. Er is geen script of widget nodig: een gewone link volstaat.
Hoe je de boekingspagina instelt, staat in de handleiding. Wat er nog meer in het pakket zit, staat bij de functies.