Een alternatief voor Optios: wat je nakijkt vóór je overstapt
Wisselen van salonsoftware is eng — niet door het nieuwe pakket, maar door je geschiedenis. Wat er met je klanten, je kleurformules, je boekingslink en je cadeaubonnen gebeurt, en hoe je eerst proefdraait.
Wie in een kapsalon aan ander pakket denkt, denkt zelden als eerste aan dat nieuwe pakket. Hij denkt aan acht jaar klantfiches, aan de kleurformule van de klant die morgen om tien uur komt, en aan de boekingslink die in honderd mails en op een sticker aan de deur staat. Dat is de eigenlijke drempel, en ze is terecht.
Dit artikel gaat over wat je nakijkt vóór je iets beslist. Niet over waarom Optios slecht zou zijn — dat beweren we niet, en er draaien salons die er al jaren prima mee werken. Wel over de vier dingen die bij een overstap effectief fout lopen, en over hoe je het vandaag kan uitproberen zonder iets stuk te maken.
Vier dingen die je nakijkt
Ze komen alle vier uit ons eigen migratiehoofdstuk, en ze zijn alle vier al eens misgegaan bij een echte overstap.
- Je klanten. Niet alleen hoeveel er zijn, maar mét welke velden: e-mailadres, gsm-nummer, historiek. Tel ze op voorhand en schrijf dat getal op. Achteraf is het je enige controle.
- Je kleurformules. Voor een kapsalon is dat de waardevolste kolom in het hele bestand, en het is de kolom die het vaakst maar half meekomt. Vraag uitdrukkelijk om álle jaren, niet om de laatste drie.
- Je boekingslink. Een flink deel van je afspraken komt binnen via een oude link — in bevestigingsmails, in je Google-profiel, op een QR-code aan de deur. Wijst die na de overstap nog naar je oude pakket, dan boeken klanten weken later nog in een agenda die niemand meer bekijkt.
- Je cadeaubonsaldi. Dat is geld. Openstaande saldi zet je met de hand over en leg je naast het overzicht van je oude pakket: twee lijsten, één keer aftoetsen, door een mens en niet door een automaat.
Over dat tweede punt schreven we apart, want het is het punt waar een kapsalon zich van een nagelstudio onderscheidt: kleurformules horen in een gewoon tekstvakje.
Wat er meekomt, en wat niet
Bij ons kan je je Optios-bestand zelf overzetten. Hieronder staat wat die zelfmigratie meeneemt. Wat er niet in staat, ontbreekt niet per ongeluk — elke uitzondering is een keuze, en er staat telkens bij waarom.
| Gegeven | Bij een zelfmigratie uit Optios |
|---|---|
| Klanten, met e-mail en gsm | Komt mee |
| Kleurformules | Komt mee, over alle jaren |
| Afspraken | Komt mee, ook de toekomstige |
| Diensten met hun inwerktijd | Komt mee |
| Medewerkers | Komt mee, ook wie uit dienst is |
| Producten, merken en voorraad | Komt mee |
| Werkuren en afwezigheden | Komt mee |
| Leveranciers en leveringen | Via een extra stap met opgeslagen pagina’s |
| Kassabonnen en omzet | Blijft waar het staat — je kassajournaal schrijft alleen vooruit |
| Cadeaubonsaldi | Met de hand, en dubbel geteld: dit is geld |
| Geprikte uren | Alleen begeleid; zelfbediening geeft hier geen bruikbare weg |
| Adres, btw-nummer, telefoon | Komt leeg binnen — liever leeg dan verzonnen |
Die laatste regel verdient een woord. Je salonadres en je btw-nummer staan op je kastickets, en een kasticket is een fiscaal document. Een aannemelijk verkeerd adres is daar erger dan een leeg veld, dus vult de import ze niet in en vul jij ze één keer zelf in.
Je Optios-data exporteren: er zijn twee wegen
De eerste is de wettelijke. Artikel 20 van de AVG geeft je recht op je eigen gegevens in een machineleesbaar formaat, en je leverancier heeft één maand om te leveren. Dat vraag je dus vandaag aan en niet de week vóór je wil wisselen. Hoe zo’n verzoek eruitziet en wat je terugkrijgt, staat in je salondata opvragen bij je leverancier.
De tweede is korter. In HairConnect staat een wizard onder Migratie die je Optios-bestand zelf ophaalt, met de Optios-login van de zaakvoerder. Drie dingen daarover, omdat het telkens dezelfde drie vragen zijn: je inloggegevens worden niet opgeslagen, er wordt uitsluitend gelezen — bij Optios wordt niets gewijzigd, niets verwijderd en niets opgezegd — en reken op ongeveer een uur, waarvan het meeste wachten is. Je kan ondertussen gewoon knippen.
De volledige stappen, tot en met de nakijklijst achteraf, staan in de handleiding.
Proefdraaien is het hele punt
Een overstap voelt eng omdat hij aanvoelt als een sprong: één dag, één knop, en daarna is het zoals het is. Zo is dit niet gebouwd. Je mag de migratie draaien zo vaak je wil — vandaag een proefronde, volgende week nog een, en op de overstapdag de definitieve.
Alles wordt herkend aan het nummer dat het bij Optios had. Een tweede ronde zet daarom nooit iets dubbel; ze haalt alleen het verschil bij:
- Nieuw bij Optios — een klant erbij, een afspraak erbij — komt erbij.
- Gewijzigd bij Optios wordt bijgewerkt.
- Ongewijzigd wordt met rust gelaten. Ook — en vooral — als jij er in HairConnect intussen zelf iets aan verbeterde: jouw verbetering blijft staan.
- Aan twee kanten gewijzigd? Dan kiest de import niet. Jouw versie blijft staan en het geval komt met beide waarden naast elkaar op de lijst Opkuisvoorstellen, waar jij beslist.
Die laatste regel is de belangrijkste van het hele verhaal: er wordt nooit stil gecorrigeerd. Acht jaar bestand bevat dubbele klanten, omgewisselde voor- en achternamen en een fiche "droogkast levering" die ooit als klant is aangemaakt. Alleen jij weet of Van Eckere en Van Ekeren dezelfde persoon zijn.
Welk beleid per soort gegeven geldt en wat er in een archief belandt in plaats van in je actieve database, staat op de overstappagina.
De overstapdag
- Kies een sluitingsdag. Niet omdat het lang duurt, maar omdat je er dan rustig kan naar kijken.
- Draai nog één ophaalronde, zodat de laatste dagen ook binnen zijn. Ook die geeft geen dubbels.
- Leid je boekingslink om naar je eigen adres. Dit is de stap die het vaakst vergeten wordt en het meeste kost.
- Laat je oude pakket nog één maand meelopen, alleen om te lezen. Je oude rapporten blijven zo raadpleegbaar.
- Zeg pas daarna op, en kijk je opzegtermijn na. Bij salonsoftware is een jaarcontract eerder regel dan uitzondering.
Wat het kost
Eén bedrag: € 59 per salon per maand, exclusief btw, alles inbegrepen en onbeperkt medewerkers. Werk je alleen, dan is het € 35, en ook dat is alles-in. De overstap zelf is gratis voor de eerste vijftig salons. Je kan dertig dagen proberen zonder betaalgegevens en zonder verkoopgesprek vooraf.
En als je nog aan het vergelijken bent
Geloof ons dan niet op ons woord. We houden per pakket een dossier bij met wat we kunnen staven, met de vindplaats en de datum erbij — inclusief de punten waarop de ander sterker staat. Zie HairConnect naast Optios en HairConnect naast Aimy.
En blijf je uiteindelijk waar je zit: ook goed. De vier punten hierboven zijn dan nog altijd het nakijken waard, want je klantenbestand, je kleurhistoriek en je boekingslink zijn van jou — waar ze ook staan.