Una alternativa a Optios: qué comprobar antes de cambiar
Cambiar de software de salón da miedo — no por el programa nuevo, sino por tu historial. Qué pasa con tus clientes, tus fórmulas de color, tu enlace de reservas y tus tarjetas regalo, y cómo hacer primero una prueba.
Quien en un salón de peluquería piensa en otro programa, rara vez piensa primero en ese programa nuevo. Piensa en ocho años de fichas de cliente, en la fórmula de color de la clienta que viene mañana a las diez, y en el enlace de reservas que está en cien correos y en una pegatina en la puerta. Ese es el verdadero obstáculo, y es razonable.
Este artículo trata de lo que conviene comprobar antes de decidir nada. No de por qué Optios sería malo — no lo afirmamos, y hay salones que llevan años trabajando bien con él. Sí de las cuatro cosas que de verdad salen mal en un cambio, y de cómo puedes probarlo hoy sin romper nada.
Cuatro cosas que comprobar
Las cuatro vienen de nuestro propio capítulo de migración, y las cuatro ya han salido mal alguna vez en un cambio real.
- Tus clientes. No solo cuántos son, sino con qué campos: correo electrónico, número de móvil, historial. Cuéntalos de antemano y apunta esa cifra. Después es tu único control.
- Tus fórmulas de color. Para un salón de peluquería es la columna más valiosa de todo el archivo, y es la que con más frecuencia llega solo a medias. Pide expresamente todos los años, no los tres últimos.
- Tu enlace de reservas. Buena parte de tus citas entra por un enlace antiguo — en los correos de confirmación, en tu perfil de Google, en un código QR en la puerta. Si después del cambio sigue apuntando a tu programa antiguo, los clientes seguirán reservando semanas más tarde en una agenda que ya nadie mira.
- Los saldos de tus tarjetas regalo. Eso es dinero. Los saldos pendientes los pasas a mano y los pones al lado del listado de tu programa antiguo: dos listas, un único cotejo, hecho por una persona y no por una máquina.
Sobre ese segundo punto escribimos aparte, porque es donde un salón de peluquería se distingue de un estudio de uñas: las fórmulas de color van en un simple cuadro de texto.
Qué se traslada y qué no
Con nosotros puedes trasladar tu archivo de Optios tú mismo. Abajo tienes lo que incluye esa migración por tu cuenta. Lo que no aparece no falta por descuido — cada excepción es una decisión, y siempre se indica por qué.
| Dato | En una migración por tu cuenta desde Optios |
|---|---|
| Clientes, con correo y móvil | Se trasladan |
| Fórmulas de color | Se trasladan, de todos los años |
| Citas | Se trasladan, también las futuras |
| Servicios con su tiempo de exposición | Se trasladan |
| Empleados | Se trasladan, también los que ya no están |
| Productos, marcas y stock | Se trasladan |
| Horarios de trabajo y ausencias | Se trasladan |
| Proveedores y entregas | Mediante un paso extra con páginas guardadas |
| Tickets y facturación | Se quedan donde están — tu libro de caja solo escribe hacia delante |
| Saldos de tarjetas regalo | A mano, y contados dos veces: esto es dinero |
| Horas fichadas | Solo con acompañamiento; por tu cuenta no hay un camino utilizable |
| Dirección, número de IVA, teléfono | Llegan vacíos — mejor vacío que inventado |
Esa última fila merece un comentario. La dirección de tu salón y tu número de IVA aparecen en tus tickets, y un ticket es un documento fiscal. Ahí una dirección verosímil pero equivocada es peor que un campo vacío, así que la importación no los rellena y los introduces tú, una sola vez.
Exportar tus datos de Optios: hay dos caminos
El primero es el legal. El artículo 20 del RGPD te da derecho a tus propios datos en un formato legible por máquina, y tu proveedor tiene un mes para entregarlos. Así que lo pides hoy, y no la semana antes de querer cambiar. Cómo es una solicitud así y qué recibes, lo explicamos en pedir los datos de tu salón a tu proveedor.
El segundo es más corto. En HairConnect hay un asistente en Migración que recoge tu archivo de Optios por sí mismo. Tres cosas al respecto, porque siempre son las mismas tres preguntas: no entregas ninguna contraseña de Optios — la descarga se hace en tu propio navegador, en la ventana de Optios donde ya has iniciado sesión —, solo se lee, porque en Optios no se modifica, no se borra ni se da de baja nada, y cuenta con una hora aproximadamente, casi toda de espera. Mientras tanto puedes seguir cortando el pelo.
Los pasos completos, hasta la lista de comprobación final, están en el manual.
Hacer una prueba es lo esencial
Un cambio da miedo porque parece un salto: un día, un botón, y después es lo que es. Esto no está construido así. Puedes ejecutar la migración tantas veces como quieras — una prueba hoy, otra la semana que viene y la definitiva el día del cambio.
Todo se reconoce por el número que tenía en Optios. Por eso una segunda ronda nunca duplica nada; solo recoge la diferencia:
- Lo nuevo en Optios — un cliente más, una cita más — se añade.
- Lo modificado en Optios se actualiza.
- Lo que no ha cambiado se deja tal cual. También — y sobre todo — si mientras tanto lo has mejorado tú en HairConnect: tu corrección se mantiene.
- ¿Modificado en los dos lados? Entonces la importación no elige. Tu versión se mantiene y el caso aparece con los dos valores uno al lado del otro en la lista de propuestas de limpieza, donde decides tú.
Esa última regla es la más importante de toda la historia: nunca se corrige nada en silencio. Ocho años de archivo contienen clientes duplicados, nombres y apellidos intercambiados y una ficha "entrega secador de casco" que alguien creó una vez como cliente. Solo tú sabes si Van Eckere y Van Ekeren son la misma persona.
Qué criterio se aplica a cada tipo de dato, y qué acaba en un archivo histórico en lugar de en tu base de datos activa, está en la página de migración.
El día del cambio
- Elige un día de cierre. No porque lleve mucho tiempo, sino porque así puedes revisarlo con calma.
- Haz una última ronda de descarga, para que también entren los últimos días. Tampoco esa crea duplicados.
- Redirige tu enlace de reservas a tu propia dirección. Es el paso que más a menudo se olvida y el que más cuesta.
- Deja que tu programa antiguo siga funcionando un mes más, solo para consultar. Así tus informes antiguos siguen disponibles.
- Date de baja solo después, y revisa tu plazo de preaviso. En el software de salón, el contrato anual es más bien la regla que la excepción.
Lo que cuesta
Un único importe: € 59 por salón al mes, sin IVA, todo incluido y empleados ilimitados. Si trabajas solo, son € 35, y también con todo incluido. El cambio en sí es gratuito para los cincuenta primeros salones. Puedes probarlo treinta días sin datos de pago y sin una llamada comercial previa.
Y si todavía estás comparando
Entonces no nos creas sin más. Llevamos un dossier por programa con lo que podemos demostrar, con la fuente y la fecha al lado — incluidos los puntos en que el otro es más fuerte. Mira HairConnect frente a Optios y HairConnect frente a Aimy.
Y si al final te quedas donde estás: también está bien. Los cuatro puntos de arriba siguen mereciendo una revisión, porque tu archivo de clientes, tu historial de color y tu enlace de reservas son tuyos — estén donde estén.