Алтернатива на Optios: какво да проверите, преди да смените
Смяната на салонния софтуер плаши — не заради новия пакет, а заради историята ви. Какво се случва с клиентите ви, цветовите формули, линка за резервации и салдата по подаръчните ваучери.
Когато един фризьор се замисли за друг софтуер, рядко първата му мисъл е новият софтуер. Първата мисъл са осем години клиентски картони, цветовата формула на клиентката, която идва утре в десет, и линкът за резервации, който стои в стотина имейла и на стикер на вратата. Това е истинската спирачка и тя е основателна.
Тази статия е за това какво да проверите, преди да решите каквото и да било. Не за това защо Optios бил лош — не твърдим такова нещо и има салони, които работят чудесно с него от години. А за четирите неща, които на практика се объркват при преминаване, и за това как можете да ги изпробвате още днес, без да счупите нищо.
Четири неща за проверка
И четирите идват от собствената ни глава за миграцията и всичките четири вече са се объркали при истинско преминаване.
- Клиентите ви. Не само колко са, а и с кои полета: имейл адрес, мобилен номер, история. Пребройте ги предварително и запишете това число. След това то е единствената ви проверка.
- Цветовите ви формули. За един фризьорски салон това е най-ценната колона в цялата база и същевременно колоната, която най-често се пренася само наполовина. Поискайте изрично всички години, а не последните три.
- Линкът ви за резервации. Немалка част от часовете ви идват през стар линк — в имейлите за потвърждение, в профила ви в Google, на QR код на вратата. Ако след преминаването той още сочи към стария пакет, клиенти ще резервират и седмици по-късно в график, който никой не гледа.
- Салдата по подаръчните ваучери. Това са пари. Откритите салда се прехвърлят на ръка и се слагат до справката от стария пакет: два списъка, едно засичане, направено от човек, а не от автомат.
За втората точка писахме отделно, защото точно там един фризьорски салон се различава от студио за маникюр: цветовите формули принадлежат на обикновено текстово поле.
Какво се пренася и какво — не
При нас можете да прехвърлите картотеката си от Optios сами. По-долу е какво взема това самостоятелно преминаване. Онова, което липсва в списъка, не липсва случайно — всяко изключение е избор и причината е посочена всеки път.
| Данни | При самостоятелно преминаване от Optios |
|---|---|
| Клиенти, с имейл и мобилен номер | Пренасят се |
| Цветови формули | Пренасят се, за всички години |
| Часове | Пренасят се, включително бъдещите |
| Услуги с времето им за действие | Пренасят се |
| Служители | Пренасят се, включително напусналите |
| Продукти, марки и наличности | Пренасят се |
| Работни часове и отсъствия | Пренасят се |
| Доставчици и доставки | Чрез допълнителна стъпка, със запазени страници |
| Касови бонове и оборот | Остават където са — касовият ви дневник пише само напред |
| Салда по подаръчни ваучери | На ръка и преброени двойно: това са пари |
| Отчетени работни часове | Само с придружаване; самообслужването няма използваем път тук |
| Адрес, ДДС номер, телефон | Пристигат празни — по-добре празно, отколкото измислено |
Последният ред заслужава дума. Адресът на салона и ДДС номерът ви стоят на касовите бонове, а касовият бон е данъчен документ. Един правдоподобен, но грешен адрес там е по-лош от празно поле — затова импортът не ги попълва, а вие ги въвеждате сами, веднъж.
Експортиране на данните ви от Optios: има два пътя
Първият е законовият. Член 20 от ОРЗД ви дава право на собствените ви данни в машинночетим формат, а доставчикът ви има един месец да ги предостави. Затова го искате днес, а не седмицата преди да поискате да смените. Как изглежда такова искане и какво получавате обратно: как да поискате данните на салона си.
Вторият е по-кратък. В HairConnect има съветник под Миграция, който сам изтегля картотеката ви от Optios, с Optios-логина на управителя. Три неща за него, защото винаги са едни и същи три въпроса: данните ви за вход не се съхраняват, чете се само — при Optios нищо не се променя, нищо не се изтрива и нищо не се прекратява — и пресметнете около час, от който по-голямата част е чакане. Междувременно можете спокойно да подстригвате.
Пълните стъпки, до списъка за проверка накрая, са в ръководството.
Пробното пускане е целият смисъл
Преминаването плаши, защото прилича на скок: един ден, един бутон, и след това е както е. Тук не е построено така. Можете да пуснете миграцията толкова пъти, колкото искате — проба днес, още една следващата седмица и окончателната в деня на преминаването.
Всичко се разпознава по номера, който е имало в Optios. Затова второ пускане никога не създава дубликати; то изтегля само разликата:
- Новото в Optios — един клиент повече, един час повече — се добавя.
- Промененото в Optios се актуализира.
- Непромененото се оставя на мира. Включително — и най-вече — ако междувременно вие сами сте го подобрили в HairConnect: вашата корекция остава.
- Променено и от двете страни? Тогава импортът не избира. Вашата версия остава, а случаят отива в списъка с предложения за почистване с двете стойности една до друга, където вие решавате.
Това последно правило е най-важното в целия разказ: никога не се коригира мълчаливо. Осем години картотека съдържат дублирани клиенти, разменени име и фамилия и досие „доставка сешоар“, което някой някога е въвел като клиент. Само вие знаете дали Van Eckere и Van Ekeren са един и същ човек.
Кое правило важи за кой вид данни и какво отива в архив вместо в активната ви база, е описано на страницата за преминаване.
Денят на преминаването
- Изберете почивен ден. Не защото отнема дълго, а за да можете да го погледнете спокойно.
- Пуснете още едно изтегляне, за да влязат и последните дни. И то не създава дубликати.
- Пренасочете линка си за резервации към собствения ви адрес. Това е стъпката, която най-често се забравя и струва най-скъпо.
- Оставете стария пакет да върви още един месец, само за четене. Така старите ви справки остават достъпни.
- Прекратете договора едва след това и проверете срока на предизвестие. При салонния софтуер годишният договор е по-скоро правило, отколкото изключение.
Колко струва
Една сума: 59 € на салон на месец, без ДДС, всичко включено и неограничен брой служители. Ако работите сам(а), е 35 € — и това също е всичко включено. Самото преминаване е безплатно за първите петдесет салона. Можете да изпробвате тридесет дни без данни за плащане и без предварителен търговски разговор.
А ако още сравнявате
Тогава не ни вярвайте на дума. Водим досие за всеки пакет с това, което можем да подкрепим, с източника и датата до него — включително точките, в които другият е по-силен. Вижте HairConnect до Optios и HairConnect до Aimy.
А ако накрая останете там, където сте: и това е добре. Четирите точки по-горе пак си заслужават проверката, защото клиентската ви база, историята на боядисванията и линкът ви за резервации са ваши — където и да се намират.