Une alternative à Optios : ce qu’il faut vérifier avant de migrer
Changer de logiciel de salon fait peur — pas à cause du nouveau logiciel, mais à cause de votre historique. Ce qui arrive à vos clients, vos formules de couleur, votre lien de réservation et vos chèques-cadeaux.
Quand un coiffeur envisage un autre logiciel, ce n'est presque jamais au nouveau logiciel qu'il pense en premier. Il pense à huit ans de fiches clients, à la formule de couleur de la cliente de demain dix heures, et au lien de réservation qui figure dans cent e-mails et sur un autocollant à la porte. C'est là le véritable obstacle, et il est légitime.
Cet article porte sur ce qu'il faut vérifier avant de décider quoi que ce soit. Pas sur les raisons pour lesquelles Optios serait mauvais — nous ne le prétendons pas, et des salons y travaillent très bien depuis des années. Mais sur les quatre choses qui, dans les faits, se passent mal lors d'une migration, et sur la façon de tester dès aujourd'hui sans rien casser.
Quatre choses à vérifier
Les quatre viennent de notre propre chapitre migration, et les quatre ont déjà mal tourné lors d'une vraie reprise.
- Vos clients. Pas seulement combien ils sont, mais avec quels champs : adresse e-mail, numéro de GSM, historique. Comptez-les à l'avance et notez ce chiffre. Après coup, c'est votre seul contrôle.
- Vos formules de couleur. Pour un salon de coiffure, c'est la colonne la plus précieuse du fichier, et c'est celle qui ne migre qu'à moitié le plus souvent. Demandez explicitement toutes les années, pas les trois dernières.
- Votre lien de réservation. Une bonne part de vos rendez-vous arrive par un ancien lien — dans les e-mails de confirmation, dans votre fiche Google, sur un QR à la porte. S'il pointe encore vers l'ancien logiciel après la migration, des clients réserveront encore des semaines plus tard dans un agenda que personne ne regarde.
- Vos soldes de chèques-cadeaux. C'est de l'argent. Les soldes ouverts se reprennent à la main et se posent à côté du relevé de l'ancien logiciel : deux listes, un pointage, par un humain et non par un automate.
Sur ce deuxième point, nous avons écrit à part, car c'est là qu'un salon de coiffure se distingue d'un institut : une formule de couleur a sa place dans une simple zone de texte.
Ce qui migre, et ce qui ne migre pas
Chez nous, vous pouvez transférer votre fichier Optios vous-même. Voici ce que cette migration en self-service reprend. Ce qui n'y figure pas ne manque pas par accident — chaque exception est un choix, et la raison est chaque fois indiquée.
| Donnée | Lors d’une migration self-service depuis Optios |
|---|---|
| Clients, avec e-mail et GSM | Repris |
| Formules de couleur | Reprises, sur toutes les années |
| Rendez-vous | Repris, y compris ceux à venir |
| Prestations avec leur temps de pause | Reprises |
| Collaborateurs | Repris, y compris ceux qui sont partis |
| Produits, marques et stock | Repris |
| Heures de travail et absences | Reprises |
| Fournisseurs et livraisons | Via une étape supplémentaire, avec des pages enregistrées |
| Tickets de caisse et chiffre d’affaires | Restent où ils sont — votre journal de caisse n’écrit qu’en avant |
| Soldes de chèques-cadeaux | À la main, et pointés deux fois : c’est de l’argent |
| Heures pointées | Uniquement en accompagnement ; le self-service n’offre pas de voie utilisable |
| Adresse, numéro de TVA, téléphone | Arrivent vides — mieux vaut vide qu’inventé |
Cette dernière ligne mérite un mot. Votre adresse et votre numéro de TVA figurent sur vos tickets de caisse, et un ticket de caisse est un document fiscal. Une adresse plausible mais fausse y est pire qu'un champ vide : l'import ne les remplit donc pas, et vous les encodez vous-même, une fois.
Exporter vos données Optios : deux voies
La première est légale. L'article 20 du RGPD vous donne droit à vos propres données dans un format lisible par machine, et votre fournisseur a un mois pour livrer. Vous le demandez donc aujourd'hui, et pas la semaine avant de vouloir changer. À quoi ressemble une telle demande et ce que vous recevez : réclamer les données de votre salon.
La seconde est plus courte. HairConnect contient un assistant, sous Migration, qui va chercher votre fichier Optios lui-même, avec le login Optios du gérant. Trois choses à ce sujet, parce que ce sont toujours les trois mêmes questions : vos identifiants ne sont pas conservés, la lecture seule est de règle — chez Optios, rien n'est modifié, rien n'est supprimé, rien n'est résilié — et comptez environ une heure, dont l'essentiel est de l'attente. Vous pouvez continuer à coiffer entre-temps.
Les étapes complètes, jusqu'à la liste de vérification finale, figurent dans le manuel.
Faire un essai, c’est tout l’intérêt
Une migration fait peur parce qu'elle ressemble à un saut : un jour, un bouton, et ensuite c'est comme c'est. Ce n'est pas ainsi que c'est construit ici. Vous pouvez lancer la migration aussi souvent que vous le voulez — un essai aujourd'hui, un autre la semaine prochaine, et la définitive le jour de la bascule.
Tout est reconnu au numéro que la donnée portait chez Optios. Un deuxième passage ne crée donc jamais de doublons ; il ne va chercher que la différence :
- Nouveau chez Optios — un client de plus, un rendez-vous de plus — s'ajoute.
- Modifié chez Optios est mis à jour.
- Inchangé est laissé tranquille. Y compris — et surtout — si vous l'avez entre-temps amélioré vous-même dans HairConnect : votre correction reste.
- Modifié des deux côtés ? Alors l'import ne tranche pas. Votre version reste, et le cas arrive avec les deux valeurs côte à côte dans la liste des propositions de nettoyage, où c'est vous qui décidez.
Cette dernière règle est la plus importante de toutes : rien n'est jamais corrigé en silence. Huit ans de fichier contiennent des doublons, des noms et prénoms inversés et une fiche « livraison sèche-cheveux » encodée un jour comme cliente. Vous seul savez si Van Eckere et Van Ekeren sont la même personne.
Quelle règle s'applique à quel type de donnée, et ce qui atterrit dans une archive plutôt que dans votre base active, figure sur la page migration.
Le jour de la bascule
- Choisissez un jour de fermeture. Non parce que c'est long, mais pour pouvoir regarder tranquillement.
- Lancez encore un passage de récupération, pour que les derniers jours soient là aussi. Lui non plus ne crée pas de doublons.
- Redirigez votre lien de réservation vers votre propre adresse. C'est l'étape la plus souvent oubliée et la plus coûteuse.
- Laissez tourner votre ancien logiciel encore un mois, en lecture seule. Vos anciens rapports restent ainsi consultables.
- Ne résiliez qu'ensuite, et vérifiez votre préavis. Pour un logiciel de salon, le contrat annuel est plutôt la règle que l'exception.
Ce que cela coûte
Un seul montant : 59 € par salon et par mois, hors TVA, tout compris et collaborateurs illimités. Si vous travaillez seul, c'est 35 €, tout compris également. La migration elle-même est gratuite pour les cinquante premiers salons. Vous pouvez essayer trente jours sans données de paiement et sans entretien commercial préalable.
Et si vous comparez encore
Alors ne nous croyez pas sur parole. Nous tenons un dossier par logiciel avec ce que nous pouvons étayer, la source et la date à l'appui — y compris les points où l'autre est plus fort. Voyez HairConnect face à Optios et HairConnect face à Aimy.
Et si vous restez finalement où vous êtes : très bien aussi. Les quatre points ci-dessus valent alors toujours la vérification, car votre fichier clients, votre historique de couleur et votre lien de réservation sont à vous — où qu'ils se trouvent.