Un système de rendez-vous en ligne pour votre salon : à quoi faire attention
Ce qu’un agenda en ligne pour coiffeur doit faire : des créneaux qui remplissent l’agenda, le temps de pose, l’annulation à temps, moins de lapins.
Un client qui réserve en ligne veut savoir quand c’est possible, avec qui, et si c’est confirmé. Vous voulez autre chose : un agenda plein, sans trous, et pas de fauteuil vide parce que quelqu’un a oublié de venir. Un bon système de rendez-vous pour un salon de coiffure fait les deux. Voici ce que vous devez y retrouver.
Ce que le client doit pouvoir faire
- Choisir ce qu’il veut faire, et combiner plusieurs prestations dans le même rendez-vous.
- Choisir avec qui, ou dire « sans préférence ».
- Choisir un créneau dans une liste courte.
- Indiquer son nom, son adresse e-mail et son numéro de GSM.
- Confirmer, avec vos conditions d’annulation sous les yeux.
C’est ainsi que fonctionne la page de réservation de HairConnect, en cinq étapes. Se connecter est possible, mais jamais obligatoire : un nouveau client n’a pas encore de compte et doit pouvoir réserver tout simplement. Celui qui se connecte retrouve ses données déjà remplies et peut réserver à nouveau un soin précédent d’un seul geste.
Tous les trous ne font pas un bon créneau
Un système qui propose chaque quart d’heure libre laisse votre agenda plein de restes. Un trou de dix minutes entre deux clients ne se remplit plus jamais. C’est pourquoi HairConnect classe les créneaux libres au lieu de simplement les énumérer :
- Un créneau qui comble exactement un trou passe en premier.
- Un créneau qui suit un rendez-vous existant vient ensuite : le coiffeur continue au lieu d’attendre.
- Le début et la fin de la journée comptent, pour que la journée ne s’étire pas.
- Un créneau qui laisse un reste inutilisable descend dans la liste.
Un créneau qui tombe pile entre deux rendez-vous reçoit sur la page de réservation l’étiquette « À la suite ». Par défaut, le client en voit quatorze. Une liste courte aide à choisir, une liste longue fait hésiter.
Une couleur n’est pas un bloc de deux heures
Pendant que la couleur pose, le coiffeur peut couper un autre client. Un système qui voit une coloration comme un seul long bloc garde ce temps occupé à tort. Dans HairConnect, une prestation a une durée et un temps de pose : le temps de pose n’occupe pas le collaborateur, mais bien le client. Si une coupe suit, elle ne commence qu’une fois la couleur posée. Plus d’informations dans l’article sur le temps de pose.
Annuler et déplacer : votre délai
| Réglage | Par défaut |
|---|---|
| Annuler lui-même | jusqu’à 2 jours ouvrables avant |
| Déplacer lui-même | jusqu’à 2 jours ouvrables avant |
| Réserver à l’avance | jusqu’à 3 mois |
Plus ce délai est court, plus vous devez combler vous-même de trous de dernière minute. Plus il est long, plus un client appelle au lieu de cliquer. Après le délai, le client peut toujours vous prévenir, et c’est ce que vous voulez : une heure annoncée à temps peut encore être reprise.
Moins de rendez-vous manqués
- Faites confirmer l’adresse e-mail. Le client reçoit un e-mail avec un seul lien, et ce n’est qu’après ce clic que le rendez-vous entre dans votre agenda. Ainsi, personne avec une faute de frappe dans son adresse n’obtient un rendez-vous sans rappel.
- Envoyez un rappel. Par défaut, il part 3 jours ouvrables avant. Réglez-le au même délai que l’annulation, ou un peu plus tôt : un client rappelé quand il ne peut plus annuler sans frais vient fâché, ou ne vient pas.
- Ajoutez vos conditions d’annulation. Elles figurent à la dernière étape de la réservation et en bas de chaque e-mail au client.
Une annulation tardive peut être facturée. C’est désactivé par défaut, et cela ne se fait jamais tout seul : ce n’est que si l’heure est vraiment restée vide que le dossier arrive sur votre liste de travail, et c’est vous qui décidez.
Quand rien n’est libre
Un client qui ne trouve pas de place ne doit pas tomber sur un écran vide. Il peut s’inscrire sur la liste d’attente ou demander à être rappelé. Si une heure se libère, HairConnect n’écrit pas automatiquement à toute la liste : pour une seule heure libre, dix personnes recevraient un message dont neuf arrivent trop tard. Vous choisissez qui prévenir ; HairConnect cherche les créneaux qui correspondent à cette demande.
Ce qui n’y est pas
Il n’y a pas d’acompte ni de paiement à la réservation, et aucun SMS ne part : tous les messages au client passent par e-mail, avec votre nom, votre logo et vos couleurs. Si vous tenez absolument à demander un acompte, ce logiciel n’est aujourd’hui pas le bon.
Où le client vous trouve
Votre page de réservation a sa propre adresse. Placez-la derrière le bouton de votre site, dans votre profil Instagram et Facebook et sous vos e-mails, et imprimez le code QR pour le comptoir. Aucun script ni widget n’est nécessaire : un simple lien suffit.
Comment régler la page de réservation, c’est expliqué dans le manuel. Ce que le logiciel contient d’autre se trouve dans les fonctionnalités.