Un sistema de citas online para tu peluquería: en qué fijarte
Lo que debe hacer un sistema de citas para una peluquería: huecos que llenan tu agenda, tiempo de exposición, cancelar en tu plazo y menos ausencias.
Un cliente que reserva online quiere saber cuándo hay hueco, con quién y si la cita está confirmada. Tú quieres otra cosa: una agenda llena, sin huecos sueltos, y ningún sillón vacío porque alguien se olvidó de venir. Un buen sistema de citas para una peluquería hace las dos cosas. Esto es lo que debes encontrar en él.
Lo que el cliente tiene que poder hacer
- Elegir qué quiere hacerse, y combinar más de un servicio en la misma cita.
- Elegir con quién, o decir «sin preferencia».
- Elegir un momento de una lista corta.
- Indicar su nombre, su correo electrónico y su móvil.
- Confirmar, con tus condiciones de cancelación a la vista.
Así funciona la página de reservas de HairConnect, en cinco pasos. Iniciar sesión es posible, pero nunca obligatorio: un cliente nuevo aún no tiene cuenta y simplemente debe poder reservar. Quien inicia sesión encuentra sus datos ya rellenados y puede volver a reservar un tratamiento anterior con un toque.
No todo hueco es un buen momento
Un sistema que ofrece cada cuarto de hora libre deja tu agenda llena de restos. Un hueco de diez minutos entre dos clientes ya no se llena nunca. Por eso HairConnect ordena los momentos libres en lugar de limitarse a enumerarlos:
- Un momento que llena un hueco exactamente va primero.
- Después, un momento que empalma con una cita existente: el peluquero sigue trabajando en lugar de esperar.
- El principio y el final del día cuentan, para que el día no se alargue.
- Un momento que deja un resto inservible baja en la lista.
Un momento que encaja justo entre dos citas recibe en la página de reservas la etiqueta «Encaja justo». Por defecto, el cliente ve catorce. Una lista corta ayuda a elegir; una larga hace dudar.
Un color no es un bloque de dos horas
Mientras el color hace efecto, el peluquero puede cortar a otro cliente. Un sistema que ve un color como un solo bloque largo mantiene ese tiempo ocupado sin motivo. En HairConnect un servicio tiene una duración y un tiempo de exposición: el tiempo de exposición no ocupa al empleado, pero sí al cliente. Si después viene un corte, empieza solo cuando el color ha hecho efecto. Más en el artículo sobre el tiempo de exposición.
Cancelar y cambiar: tu plazo
| Ajuste | Por defecto |
|---|---|
| Cancelar por su cuenta | hasta 2 días laborables antes |
| Cambiar por su cuenta | hasta 2 días laborables antes |
| Reservar con antelación | hasta 3 meses |
Cuanto más corto sea ese plazo, más huecos de última hora tendrás que llenar tú. Cuanto más largo, más a menudo llama un cliente en lugar de hacer clic. Pasado el plazo, el cliente aún puede avisarte, y eso es lo que quieres: una hora que conoces a tiempo todavía puede ocuparse.
Menos ausencias
- Haz que se confirme el correo. El cliente recibe un correo con un solo enlace, y solo después de ese clic la cita entra en tu agenda. Así nadie con una errata en su dirección se queda con una cita sin recordatorio.
- Envía un recordatorio. Por defecto sale 3 días laborables antes. Ponlo igual que tu plazo de cancelación o un poco antes: un cliente al que se recuerda cuando ya no puede cancelar gratis viene enfadado, o no viene.
- Añade tus condiciones de cancelación. Aparecen en el último paso de la reserva y al pie de cada correo al cliente.
Una cancelación tardía se puede cobrar. Eso está desactivado por defecto y nunca ocurre solo: únicamente si la hora se quedó realmente vacía llega el caso a tu lista de trabajo, y decides tú.
Cuando no hay nada libre
Un cliente que no encuentra sitio no debe acabar en una pantalla vacía. Puede apuntarse a la lista de espera o pedir que le llamen. Cuando se libera una hora, HairConnect no escribe por su cuenta a toda la lista: por una sola hora libre, diez personas recibirían un mensaje y nueve llegarían tarde. Tú eliges a quién avisar; HairConnect busca los momentos que encajan con esa solicitud.
Lo que no incluye
No hay señal ni pago al reservar, y no se envían SMS: todos los mensajes al cliente van por correo electrónico, con tu nombre, tu logo y tus colores. Si necesitas cobrar una señal, hoy este no es el programa adecuado.
Dónde te encuentra el cliente
Tu página de reservas tiene su propia dirección. Ponla detrás del botón de tu web, en tu perfil de Instagram y Facebook y bajo tus correos, e imprime el código QR para el mostrador. No hace falta ningún script ni widget: basta con un enlace.
Cómo configurar la página de reservas está en el manual. Lo que incluye además el programa está en las funciones.