Rappel de rendez-vous par WhatsApp en salon

Un rappel par WhatsApp arrive là où votre cliente se trouve déjà. Mais il ne fonctionne bien qu’à trois conditions : la cliente l’a demandé elle-même, le message vient du numéro de votre salon, et un e-mail classique est prêt si WhatsApp n’arrive pas. C’est ainsi que HairConnect procède.

Uniquement pour qui l’a demandé

Un WhatsApp non sollicité est le genre de surprise qui fait perdre des clientes. Seules celles qui ont coché elles-mêmes la case de rappel par WhatsApp reçoivent un message. Cette case se trouve à trois endroits :

• dans la réservation en ligne, juste sous le champ du GSM ;
• dans le portail client, où la cliente peut aussi la décocher ;
• sur la fiche client, pour qui le demande au comptoir.

Si la case n’est pas cochée, ou si la fiche n’a pas de numéro de GSM utilisable, la cliente reçoit simplement son rappel par e-mail. Activer WhatsApp n’envoie donc jamais de messages à tout votre fichier clients.

Depuis le numéro de votre salon

Le message vient du numéro WhatsApp de votre salon, pas d’un numéro général. Votre cliente peut l’enregistrer et le reconnaît la fois suivante. Le texte dit la même chose que l’e-mail : le nom du salon, la date, l’heure, les prestations et le lien vers le portail client, dans la langue de la fiche client.

Il n’y a pas de prix par message. Cent rappels coûtent autant qu’aucun : vous n’avez pas à choisir quelles clientes en reçoivent un.

Quand le rappel part-il ?

Au même moment que le rappel par e-mail : par défaut 3 jours ouvrables avant le rendez-vous, et vous le réglez vous-même. Chaque heure, HairConnect regarde qui entre dans ce délai.

Réglez ce délai sur votre délai d’annulation, ou un peu plus large. Une cliente qui n’est rappelée qu’au moment où elle ne peut plus annuler sans frais vient fâchée, ou ne vient pas.

Si WhatsApp n’arrive pas

Une intégration peut avoir un raté. La cliente ne doit pas s’en apercevoir. Si l’envoi échoue, HairConnect réessaie trois fois, à une minute d’intervalle. Si cela ne passe toujours pas, l’e-mail classique part quand même.

Chaque message figure dans un journal d’envoi : quand, à qui, le texte complet, et s’il a été remis, lu ou s’il a échoué. Un message qui n’est pas parti y figure aussi, avec la raison.

Ce qui passe par WhatsApp, et ce qui n’y passe pas

Comment activer WhatsApp, c’est expliqué dans le manuel. Les autres e-mails et leur moment d’envoi sont décrits dans les e-mails à la cliente.