Pedir los datos de tu salón: cómo solicitarlos y qué recibes
Tu fichero de clientes es tuyo, aunque esté en el software de otro. Lo que te da el artículo 20 del RGPD, cómo es una solicitud útil y por qué una exportación nunca está lista el día que llega.
La mayoría de los peluqueros no se quedan con un programa porque sea bueno. Se quedan porque les da miedo perder ocho años de datos de clientes. Ese miedo es razonable, y en gran parte infundado, porque existe una ley que trata precisamente de esto.
Lo que te da la ley
El artículo 20 del RGPD te da el derecho a la portabilidad de los datos: los datos personales que confiaste a un encargado del tratamiento tienen que volver a ti en "un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica". Lectura mecánica es la expresión clave. Un PDF con seis mil clientes dentro es técnicamente una respuesta, pero en la práctica no lo es.
El plazo es de un mes a partir de la recepción de tu solicitud, prorrogable si la solicitud es compleja. Esa es precisamente la razón por la que esto es lo primero que haces cuando piensas en cambiar, y no lo último.
Dos cosas que este derecho no cubre y que, por tanto, tienes que pedir aparte: los datos que no se refieren a personas (tu lista de productos, tus servicios con su duración y precio, tus pedidos recibidos) y los datos que el proveedor ha generado él mismo en lugar de recibirlos de ti. En la práctica, los pides también sin más: nada impide a un proveedor entregarlos, y la mayoría lo hace.
Cómo es una solicitud útil
Que sea breve, por escrito y concreta. No pidas "mis datos", sino enumera lo que quieres, con las palabras de su software. Algo en esta línea basta:
En referencia al artículo 20 del RGPD, solicito una exportación de todos los datos de mi salón en un formato de lectura mecánica (CSV o JSON), que contenga como mínimo: los clientes con sus datos de contacto e historial, las citas con fecha, hora, servicio y empleado, las notas de color y de tratamiento de cada visita, la lista de servicios con duración y precio, la lista de productos con el stock, los pedidos recibidos, los tickets de caja y las horas fichadas. Os ruego que incluyáis también una descripción de los campos.
Esa última frase es la más importante de todas y casi siempre se olvida. Una exportación sin descripción de los campos cuesta más tiempo al importarla que la propia exportación.
- Envíala por correo electrónico, para que quede una fecha. El plazo de un mes solo empieza a contar desde la recepción.
- Pídelo antes de darte de baja, no después. Mientras eres cliente, el tono de la conversación es otro.
- Pide expresamente tu historial de color. Para un salón de peluquería es la parte más valiosa del fichero, y es la que falta con más frecuencia.
Y ahí empieza de verdad el trabajo
Una exportación no es un punto final, sino una materia prima. Un fichero de ocho años contiene duplicados, nombres y apellidos intercambiados, y fichas que no son clientes sino bloqueos de agenda que alguien creó en su día como cliente. En el salón que estudiamos en agosto de 2026, a 882 de los 5.989 clientes les faltaban datos.
A eso se suma que una exportación también puede estar mal sin que se note nada. Cuatro ejemplos de ese mismo expediente, todos descubiertos solo al recontar los totales:
- Una lista de productos que ignoraba todos los parámetros de paginación y devolvía 350 de los 1.322 productos, por triplicado.
- Una lista de empleados de la que se habían quitado los antiguos empleados, con lo que 29.881 bloques de citas ya no estaban vinculados a nada.
- Bloques que llegaban sin ordenar, cuando la hora de inicio de una cita es la del bloque más temprano y no la del primero de la lista: 9.026 citas con la hora equivocada.
- Una misma ausencia repetida en cada día que cubría, siempre con el mismo uuid. Elimina duplicados por ese campo y una semana de vacaciones se convierte en un día.
Ninguno de esos cuatro casos da un mensaje de error. Dan un resultado verosímil que no es correcto, y ese es el tipo peligroso. La única forma de encontrarlos es contar: cuántos clientes tenías, cuántas citas el año pasado, cuántos productos en tu lista. Apunta esas cifras antes de exportar y compáralas después.
Qué puedes esperar de tu nuevo proveedor
Pregunta cómo se trata lo que la importación no entiende. La respuesta "eso ya lo arreglamos nosotros" es la equivocada. La correcta es que tú lo ves: una lista de lo que no se ha podido asignar y una pantalla en la que decides tú. Solo tú sabes si "Van Eckere" y "Van Ekeren" son la misma persona.
Cómo es eso con nosotros (qué criterio se aplica a cada tipo de dato y qué acaba en un archivo) está en la página de migración.
Este artículo no es asesoramiento jurídico. La ley está ahí, pero lo que entrega un proveedor concreto dentro de ese mes varía de un proveedor a otro, y precisamente por eso lo pides hoy y no la semana antes de querer cambiar.