Réclamer les données de votre salon : comment le demander, et ce que vous recevez
Votre fichier clients est à vous, même s'il vit dans le logiciel d'un autre. Ce que l'article 20 du RGPD vous donne, à quoi ressemble une demande utilisable, et pourquoi un export n'est jamais prêt le jour où il arrive.
La plupart des coiffeurs ne restent pas dans un logiciel parce qu'il est bon. Ils restent parce qu'ils craignent de perdre huit ans de données clients. Cette crainte est raisonnable — et largement infondée, car il existe une loi qui traite précisément de cela.
Ce que la loi vous donne
L'article 20 du RGPD vous donne le droit à la portabilité des données : les données à caractère personnel que vous avez confiées à un sous-traitant doivent vous revenir dans « un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ». Lisible par machine est le mot qui compte. Un PDF contenant six mille clients est techniquement une réponse et pratiquement pas.
Le délai est d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable si la demande est complexe. C'est la raison pour laquelle c'est la première chose à faire quand vous envisagez une migration, et non la dernière.
Deux choses que ce droit ne couvre pas, et qu'il faut donc demander à part : les données qui ne concernent pas des personnes (votre liste de produits, vos prestations avec durée et prix, vos livraisons) et celles que le fournisseur a produites lui-même plutôt que reçues de vous. En pratique, on les demande simplement en plus — rien n'interdit à un fournisseur de les fournir, et la plupart le font.
À quoi ressemble une demande utilisable
Restez bref, écrit et concret. Ne demandez pas « mes données » mais énumérez ce que vous voulez, dans les mots de leur logiciel. Quelque chose dans cet esprit suffit :
Me référant à l'article 20 du RGPD, je demande un export de toutes les données de mon salon dans un format lisible par machine (CSV ou JSON), comprenant au minimum : les clients avec leurs coordonnées et leur historique, les rendez-vous avec date, heure, prestation et collaborateur, les notes de couleur et de soin par visite, la liste des prestations avec durée et prix, la liste des produits avec les niveaux de stock, les livraisons, les tickets de caisse et les heures pointées. Merci de joindre également une description des champs.
Cette dernière phrase est la plus importante de toutes et elle est presque toujours oubliée. Un export sans description des champs coûte, à la relecture, plus de temps que l'export lui-même.
- Envoyez-la par e-mail, pour qu'elle porte une date. Le délai d'un mois ne court qu'à partir de la réception.
- Demandez avant de résilier, pas après. Tant que vous êtes client, le ton de la conversation est différent.
- Demandez explicitement votre historique de couleur. C'est la partie la plus précieuse du fichier d'un salon, et celle qui manque le plus souvent.
Et c'est là que le travail commence
Un export n'est pas une fin mais une matière première. Un fichier de huit ans contient des doublons, des noms et prénoms inversés, et des fiches qui ne sont pas des clients mais des blocages d'agenda que quelqu'un a un jour encodés comme tels. Dans le salon que nous avons étudié en août 2026, 882 des 5 989 clients avaient des données manquantes.
À cela s'ajoute qu'un export peut être faux sans que rien ne le laisse voir. Quatre exemples tirés du même dossier, tous découverts en recomptant les totaux :
- Une liste de produits qui ignorait tous les paramètres de pagination et renvoyait 350 produits sur 1 322 — en triple.
- Une liste du personnel dont les anciens collaborateurs étaient absents, si bien que 29 881 blocs de rendez-vous ne tenaient plus à rien.
- Des blocs renvoyés non triés, alors que l'heure de début d'un rendez-vous est celle du bloc le plus tôt et non du premier de la liste : 9 026 rendez-vous à la mauvaise heure.
- Une même absence répétée sous chaque jour qu'elle couvrait, à chaque fois avec le même uuid. Dédoublonnez là-dessus et une semaine de congé devient une journée.
Aucun de ces quatre cas ne produit un message d'erreur. Ils produisent un résultat vraisemblable et faux, et c'est l'espèce dangereuse. La seule façon de les trouver, c'est de compter : combien de clients aviez-vous, combien de rendez-vous l'an dernier, combien de produits dans votre liste. Notez ces chiffres avant d'exporter, et posez-les à côté après.
Ce que vous pouvez attendre de votre nouveau fournisseur
Demandez comment il traite ce que l'import ne comprend pas. « On s'en occupe » est la mauvaise réponse. La bonne, c'est que vous le voyez : une liste de ce qui n'a pas pu être rattaché, et un écran où vous décidez. Vous seul savez si « Van Eckere » et « Van Ekeren » sont la même personne.
À quoi cela ressemble chez nous — quelle règle s'applique à quel type de donnée et ce qui atterrit dans une archive — figure sur la page migration.
Cet article n'est pas un avis juridique. La loi est là, mais ce qu'un fournisseur donné livre dans ce mois varie d'un fournisseur à l'autre — et c'est précisément pour cela qu'on le demande aujourd'hui, et non la semaine avant de vouloir changer.