Hacer una factura

Actualizado el 2026-10-05

La mayoría de los clientes reciben un ticket de caja. Una clienta que paga a nombre de su empresa pide una factura, con su número de IVA y con el tuyo. La haces a partir del ticket que acabas de cerrar.

Una factura no es una segunda venta. Es el mismo dinero, en otra hoja de papel.

Lo que tiene que estar listo antes

Sin estas tres cosas, HairConnect no hace ninguna factura, y tampoco rellena nada por su cuenta:

Si falta algo, la ventana de la caja dice exactamente qué y dónde, y no ocurre nada. Es a propósito: una factura es un documento fiscal, y una dirección verosímil pero errónea en ella es peor que una casilla vacía.

El cliente tiene que estar en el ticket antes de cerrarlo. También en una venta suelta: toca arriba en el ticket abierto Losse verkoop (venta suelta) y busca al cliente por nombre o móvil; consulta Hacer un ticket. Después es demasiado tarde, porque un ticket cerrado ya no cambia; entonces solo queda hacer una anulación y volver a registrarlo. Si no hay ningún cliente, la ventana también lo dice: de klant — de bon: zet de klant erop vóór je afsluit (el cliente — el ticket: pon el cliente antes de cerrar).

Si la clienta paga a nombre de su sociedad, rellena sus facturatiegegevens (datos de facturación) en la ficha; consulta Crear una ficha de cliente. Esos datos prevalecen sobre su domicilio. Si no están, en la factura aparecen su nombre y su dirección habituales.

En la caja

1. Busca el ticket cerrado (columna Afgesloten (cerrados) a la derecha).
2. Pulsa Factuur maken (hacer factura).
3. La ventana muestra lo que aparecerá en la factura: de quién, a quién, las líneas, el IVA por tipo y el total. Abajo aparece también cómo se enviará después: via Peppol (por Peppol) (el cliente tiene un número de IVA belga, el punto de acceso está configurado y está en la red Peppol), con el motivo al lado si no es posible, y per mail (por correo) como pdf.
4. Bevestigen (confirmar).

Solo al confirmar recibe la factura su número. Mientras estás en la ventana todavía no hay nada: ni documento, ni número, ni hueco en la serie si cancelas.

Justo después, la caja pregunta si la factura se puede enviar, por Peppol y por correo: la ventana Factuur versturen (enviar factura) muestra el número de empresa y el punto de acceso (o por qué no se puede por Peppol), y la dirección de correo electrónico del cliente, rellenada de antemano con la de la ficha. Si ahí no hay nada, la ventana la pide; sin dirección no hay botón. Si entregas la factura en papel, elige Nu niet (ahora no). También puedes hacerlo más tarde: en el ticket cerrado aparece el botón Versturen (enviar) mientras la factura no se haya enviado por correo y por Peppol. Consulta Por Peppol más abajo.

La numeración va por salón y por ejercicio (2026/0001, 2026/0002) sin huecos. Dos cajas que hacen una factura en el mismo segundo nunca reciben el mismo número.

Una factura por ticket. Si ya se ha hecho una, la ventana dice cuál. Si no es correcta, haces una factura rectificativa; no haces una segunda.

Un ticket con factura se queda. En cuanto se ha hecho una factura sobre un ticket, ese ticket ya no se puede eliminar, tampoco después de que la factura se haya rectificado. La factura es un documento fiscal numerado y el ticket es la fuente de sus importes; si el ticket desaparece, ya no hay nada con lo que comprobarlos. Anularlo sí se puede, pero solo después de la factura rectificativa: primero corriges la factura y luego anulas el ticket. Al revés, la caja quedaría a cero mientras la facturación sigue con el importe completo, y esa diferencia solo la detecta el gestor. La pantalla dice siempre de qué factura se trata, con su número.

O simplemente díselo a Hairlien

Lo mismo se puede hacer con una frase en el cuadro de texto del asistente, en cualquier pantalla:

• stuur Thomas een factuur (envía a Thomas una factura)
• maak een factuur voor mevrouw Peeters (haz una factura para la señora Peeters)
• factuur voor de bon van deze morgen van Christine (factura del ticket de esta mañana de Christine)
• stuur de factuur van gisteren naar Christine (envía la factura de ayer a Christine)

Si no se menciona ningún día, toma el último ticket cerrado de ese cliente que todavía no tiene factura. Si hay dos clientes con el mismo nombre, pregunta cuál, con sus nombres y sin adivinar. Si no hay ticket, lo dice y no hace ninguna factura: una factura nace de un ticket.

Ves lo mismo que en la ventana de arriba: el ticket, el cliente con la dirección a la que va la factura, las líneas con el IVA por línea, el total y dos líneas sobre el envío: Via Peppol (por Peppol) y Mailen (enviar por correo). No se crea ni se envía nada hasta que pulsas Confirmar. Si pediste enviarla y el camino por Peppol está abierto, la factura sale como factura electrónica y como pdf por correo: las dos cosas, cada una por separado. Si Peppol está cerrado, esa línea dice por qué y solo se envía el pdf por correo. Si no pediste enviarla ni mandarla por correo, en las dos aparece nee (no) y no se envía nada; si no hay dirección de correo electrónico en la ficha o todavía no hay servidor de correo, la propuesta lo dice de antemano.

Si falta algo (el número de IVA o la dirección de tu salón, el nombre del cliente), no recibes una propuesta sino la lista de lo que falta y dónde rellenarlo. Si el ticket ya tiene una factura, o esa jornada de caja ya se envió a tu gestor, lo dice con palabras sencillas e indica el camino que sí sigue abierto. El permiso Facturen maken (hacer facturas) también se aplica aquí.

Consulta El asistente.

Qué aparece en la factura

Las líneas vienen literalmente del ticket: las mismas descripciones, los mismos precios, el mismo IVA por línea. También un descuento aparece como línea propia. Así la factura coincide al céntimo con el ticket de caja que el cliente ya tiene en la mano.

Abajo aparece el resumen del IVA por tipo: base imponible e importe del IVA, sumados a partir de las líneas.

Si el ticket ya se pagó en la caja (y es casi siempre así), también aparece: Betaald op … — Bancontact € 45,00 (pagado el … — Bancontact € 45,00). La factura no pide entonces dinero que ya tienes.

Salvo en una transferencia. Si el ticket se cobró (en parte) con Overschrijving (transferencia), ese dinero todavía no ha llegado. La factura dice entonces Te betalen tegen … (a pagar antes del …) con la referencia que el cliente indica en su transferencia, y solo pasa a pagada cuando puntees la transferencia con tu extracto bancario. Consulta Puntear transferencias.

El número de cuenta del salón. Si está rellenado en Instellingen → Het salon (Ajustes → el salón), aparece debajo de los totales, con el BIC si lo hay y, mientras quede algo por pagar, la referencia estructurada. En la factura electrónica por Peppol aparece como forma de pago (una transferencia SEPA a esa cuenta). Sin número de cuenta no aparece nada, como antes.

Los datos se congelan. Si el año que viene te mudas, o la clienta cambia el nombre de su empresa, no cambia nada en las facturas de hoy. Muestran lo que constaba entonces.

¿Dónde las encuentro?

Meer → Rapporten → Facturen (más → informes → facturas). Ahí están todas, las más recientes arriba, con filtros por periodo, estado y origen.

La lista cabe en tu pantalla, también con la barra lateral abierta. Por cada factura ves:

Con el icono de las columnas arriba a la derecha de la lista ocultas la columna Verstuurd si no la necesitas.

Al final de cada fila hay dos botones en forma de icono (pasa el ratón por encima para ver su nombre) y un menú Meer (más; los tres puntos) con el resto:

Si un botón no se puede usar en ese momento, aparece desactivado (también en el menú) y dice por qué al pasar el ratón por encima.

El envío por correo nunca se hace solo. Solo se envía algo cuando pulsas el botón y confirmas la ventana. Si no hay dirección de correo electrónico en la ficha, el botón está desactivado: HairConnect no deduce ninguna dirección.

Si no puede salir ningún correo, no sale nada, y entonces la factura tampoco consta como enviada. Si todavía no hay ningún servidor de correo configurado, el botón Mailen está desactivado y dice por qué, con el camino (Instellingen → Koppelingen → Mailserver (Ajustes → integraciones → servidor de correo)). La factura se queda tal como está: sin sobre en Verstuurd, sin línea en el registro de actividad, y sigue siendo, por tanto, una factura que hay que enviar o entregar. Si se lo pides al asistente, en Mailen aparece nee (no) con el mismo motivo; la factura en sí sí la hace.

El correo sale de tu salón, con tus colores, con tu dirección como dirección de respuesta y en el idioma del cliente. El cliente no lee en ningún sitio nada sobre HairConnect.

Cada camino por separado. Con Versturen, la factura electrónica y el correo salen cada uno por su cuenta: si uno falla, el otro sale igualmente, y el aviso dice qué no ha funcionado y por qué. En la columna Verstuurd, el sobre solo aparece cuando el servidor de correo ha aceptado el correo, y el avión de Peppol solo después de la confirmación del punto de acceso. Si más tarde vuelves a pulsar Versturen, solo se envía lo que no funcionó entonces.

A tu propia contabilidad: ClearFacts. Si en la integración con ClearFacts rellenaste una dirección de correo electrónico para las facturas de venta, cada factura y factura rectificativa se envía automáticamente allí en un correo propio: en el momento en que sale hacia el cliente (la factura electrónica si salió por Peppol; si no, el pdf), o al emitirla si no sale hacia ningún sitio. El icono de ClearFacts en la columna Verstuurd indica que está allí; pasa el ratón por encima para ver la fecha, la hora y la dirección. Una factura nunca se envía dos veces automáticamente. Con Opnieuw naar ClearFacts (de nuevo a ClearFacts) vuelves a enviar una a sabiendas; la ventana avisa de antemano de que ClearFacts creará entonces un segundo documento. Las facturas de Optios no se envían automáticamente: puede que tu gestor ya las tenga. Si no las tiene, envíalas en lote con Naar ClearFacts.

Descargar, una por una o en lote

• Pdf por factura, como arriba. En una factura que hiciste en HairConnect aparece también en Meer la opción UBL downloaden (descargar UBL): la misma factura como archivo de factura electrónica (Peppol BIS Billing 3.0), a partir de las mismas líneas congeladas. Útil para un gestor que prefiere importar a teclear.
• Un lote. Marca facturas y elige abajo Downloaden (pdf's en lijst) (descargar: pdf y lista), o pulsa arriba Download wat de lijst toont (descargar lo que muestra la lista) para todo lo que muestran ahora los filtros, por ejemplo un trimestre entero. Obtienes un zip con el pdf de cada documento y un archivo facturen.csv con número, tipo, origen, fecha, cliente, número de IVA, base sin IVA, IVA, total, estado y si la factura está vinculada a un ticket de caja. Esa lista se abre en Excel como los informes: punto y coma entre columnas, coma decimal en los importes.

Facturas de Optios

Si te cambias desde Optios, tus facturas y facturas rectificativas de Optios también aparecen en esta lista. Llegan con el asistente de migración y con cada ronda de actualización; consulta Migrar tú mismo desde Optios.

• A partir de qué fecha lo eliges tú: en la pantalla de la migración (Instellingen → Overstappen uit Optios (Ajustes → migrar desde Optios)) aparece arriba Facturen: alle overnemen (facturas: traer todas). Si pones ahí una fecha (por ejemplo, el inicio de tu ejercicio), las facturas anteriores se quedan en Optios: no se descargan, no se importan y no van a la lista de limpieza. Una factura rectificativa sigue a su factura. Vacío significa todo; lo que ya está dentro, se queda.
• Conservan su número de Optios, literalmente como aparece en la hoja: D2627 -28, CRED-D2627 -1. Debajo aparece uit Optios (de Optios); con el filtro Herkomst (origen) ves solo esas.
• Pdf muestra la hoja del propio Optios, tal como la recibió tu cliente. HairConnect no hace una versión nueva.
• Dos series en paralelo. Una factura que haces en HairConnect recibe un número de la serie de HairConnect (2026/0001, 2026/0002 …). Esa serie no continúa la numeración de Optios: mientras sigas usando Optios, Optios sigue numerando por su cuenta, y entonces dos facturas podrían recibir el mismo número. Dile a tu gestor que durante la migración hay dos series.
• Nunca vuelven a salir por Peppol, y rectificarlas o marcarlas como pagadas se hace en Optios: la factura rectificativa y el estado de pago llegan solos en la siguiente ronda. Enviarlas por correo y descargarlas sí se puede.
• Vinculadas a un ticket o no. Si en Optios la factura estaba vinculada a un ticket de caja, aquí está vinculada a ese mismo ticket, y su facturación no cuenta otra vez: ya está en el ticket. Una factura sin ticket cuenta en la facturación de su fecha, y una factura rectificativa resta en la suya. Si el ticket en sí no está aquí (es anterior a los tres años de tickets de caja que se traen), la factura no cuenta como facturación fuera de la caja; aparece en la lista de limpieza.

Por Peppol: la factura electrónica

Desde el 1 de enero de 2026, una factura entre dos empresas belgas tiene que ir como factura electrónica estructurada por la red Peppol; un pdf por correo ya no basta. Una clienta que paga a nombre de su empresa espera, por tanto, la factura en su programa de contabilidad, no en su buzón de correo.

HairConnect construye esa factura electrónica por sí mismo (UBL, Peppol BIS Billing 3.0) a partir de exactamente las mismas líneas que el pdf: las mismas descripciones, los mismos importes, el mismo IVA por línea, el mismo número. No se recalcula nada, así que lo que llega al gestor del cliente cuadra al céntimo con el ticket de caja. El envío en sí lo hace un punto de acceso: Recommand, con una cuenta que gestiona HairConnect. Tú solo activas la integración E-facturen via Peppol (facturas electrónicas por Peppol) en Instellingen → Koppelingen → Boekhouding (Ajustes → integraciones → contabilidad); al hacerlo, tu salón se registra allí como remitente. Consulta Facturas electrónicas por Peppol.

Lo que tiene que cuadrar, en este orden:

Si falta algo, el botón está desactivado y dice exactamente qué y dónde. Si el punto de acceso no responde a esa pregunta, no se adivina: el botón dice que lo vuelvas a intentar más tarde o que envíes el pdf por correo. Un número de IVA extranjero hoy no es posible: aquí solo un número de empresa belga sirve como dirección Peppol.

El envío nunca se hace solo. En la caja, la pantalla lo pregunta justo después de hacer la factura; en la lista está el botón Versturen (enviar). La ventana muestra de antemano a qué número de empresa, por qué punto de acceso y qué se envía, y a qué dirección de correo va el pdf. Solo cuando el punto de acceso confirma el envío aparece el avión de Peppol en la columna Verstuurd (con la fecha y la referencia del envío al pasar el ratón por encima) y se añade una línea al registro de actividad. Si el punto de acceso lo rechaza, la factura se queda en ese aspecto como estaba, el correo sale igualmente y la pantalla dice qué no ha funcionado.

Una sola vez. Una factura que ha salido por Peppol no vuelve a salir por Peppol: la ventana dice entonces cuándo y con qué referencia. El correo va aparte (la factura electrónica para su contabilidad, el pdf para la propia clienta), y son dos vías distintas. Volver a enviarla por correo siempre se puede con Mailen, en Meer.

Una factura rectificativa sigue el mismo camino, como factura rectificativa electrónica con una referencia a la factura que corrige.

¿Cuándo se envía solo el pdf por correo? Para un cliente particular sin número de IVA, para un cliente con un número extranjero, mientras no haya ningún punto de acceso configurado y cuando el cliente (todavía) no está en la red Peppol. La ventana lo dice siempre de antemano.

Corregir una factura

Eliminarla no es posible. Una factura emitida está en manos del cliente y de su gestor; hacerla desaparecer sin más significaría que sus papeles y tus libros se contradicen.

Lo que sí se puede hacer es Crediteren (rectificar). Eso crea un documento aparte (una factura rectificativa) con las mismas líneas pero importes negativos, un número propio de la misma serie y una referencia a la factura que corrige. El motivo es obligatorio y aparece en la factura rectificativa y en el registro de actividad.

Una vez, y no más. Una factura se rectifica como mucho una vez. Después, el botón desaparece.

La venta en sí no cambia por esto: el ticket se queda y la facturación sigue contada. Si la venta no es correcta (servicio equivocado, importe equivocado), lo que hay que anular es el ticket, en la caja. Consulta Anulaciones y el cajón.

Una excepción: una factura de prueba. Si hiciste una factura para probar y la rectificaste enseguida, el responsable del salón o un manager pueden hacer desaparecer las dos juntas con Proeffactuur verwijderen (eliminar factura de prueba), en Meer en la fila de la factura o de su factura rectificativa en Meer → Rapporten → Facturen (más → informes → facturas). Solo se puede si se cumple todo esto:

• la factura se hizo en HairConnect, no en Optios, y está rectificada: juntas suman cero;
• ninguna de las dos se ha enviado nunca a ningún sitio: ni por correo, ni por Peppol, ni a ClearFacts, y no se ha punteado ninguna transferencia con ellas;
• su día y su trimestre todavía no están en manos de tu gestor;
• son los últimos números de la serie: después de la factura rectificativa no se ha hecho ninguna otra factura.

Por qué solo entonces: lo que ya está en manos de un cliente, de un gestor o en la red Peppol no puede desaparecer aquí, y la numeración tiene que continuar sin huecos. Por eso, después de eliminarlas, la serie sigue a partir del número más alto que queda: si eran la 2026/0001 y la 2026/0002, tu siguiente factura vuelve a recibir la 2026/0001. Si no se cumple una de las condiciones, el botón está desactivado y dice por qué. El ticket al que estaba vinculada la factura se queda como está, y en el registro de actividad se añade una línea con quién lo hizo y qué números desaparecieron.

¿Cuenta ahora la facturación dos veces?

No. La facturación está en el ticket y se queda ahí. La caja del día, el informe de facturación, el resumen de IVA y lo que va a tu gestor suman exclusivamente tickets de caja. Una factura es un documento sobre una venta que ya está contada, no una segunda venta.

En el libro de caja sí aparece aparte. Lo que se factura no es un cobro de caja: ese ticket sale de la columna Contant ontvangen (cobrado en efectivo), y el total facturado de ese día va a una columna propia Gefactureerd (facturado). Si la clienta pagó de todos modos en efectivo en la caja, ese dinero sigue contando para el cajón (está ahí), en Contant op factuur (efectivo con factura). Consulta Libro de caja y transacciones.

Y en la caja del día aparece mencionada. Al final de ese informe aparece el bloque Facturen in deze periode (facturas en este periodo): por cada documento, el número, el ticket del que se trata y el importe. Además, la columna Gefactureerd (facturado) cuenta por día cuántos tickets de ese día recibieron una factura. Las dos cosas son menciones: no se mueve ni un céntimo, la facturación se queda donde estaba. Existen porque tu gestor recibe dos montones: la caja del día y tu libro de ventas. Sin esa mención no ve en ningún sitio que se trata de la misma venta, y la contabiliza dos veces. Consulta Caja del día e IVA.

Por eso una factura solo puede nacer de un ticket cerrado, y no de un formulario vacío.

Un trimestre cerrado

Cada trimestre todo se envía a tu gestor. Cuando un trimestre ha terminado y se ha enviado por completo, queda fijado: en una factura de ese periodo ya no cambia nada, y tampoco se puede añadir una factura nueva sobre un ticket de entonces, porque movería el libro de caja a posteriori. La pantalla nombra el trimestre: "Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd." (el Q2 2026 está cerrado y se ha enviado al gestor).

Lo que sí se puede hacer es rectificar. La factura rectificativa lleva la fecha de hoy y un número del ejercicio en curso, y cae, por tanto, en el trimestre que está en curso. El trimestre cerrado se queda tal como se envió a tu gestor.

Y después haces la factura correcta. En cuanto la factura antigua está rectificada, en ese mismo ticket vuelve a estar disponible el botón Nieuwe factuur maken (hacer una factura nueva), aunque el trimestre esté cerrado. Ya no se mueve nada: el libro de caja de ese día ya contó entonces ese ticket como facturado, y eso no cambia. La factura nueva lleva la fecha de hoy y un número del ejercicio en curso.

Esos dos documentos (la factura rectificativa y la factura que la sustituye) aparecen juntos en un bloque aparte Correcties op een vorige periode (correcciones de un periodo anterior), en el libro de caja y en la caja del día del trimestre en curso, con el trimestre y tu motivo. Se compensan entre sí, y los dos son visibles: un cero neto en una columna de totales parecería que no ha pasado nada.

Para un ticket funciona igual: anularlo sigue siendo posible, y esa anulación también cae en el trimestre en curso, en ese mismo bloque. Consulta Anulaciones y el cajón.

Configurar

Instellingen → Het salon → Facturen aan uw klanten (Ajustes → el salón → facturas a tus clientes). Ahí está el plazo de vencimiento en días; por defecto, catorce. En una factura que ya se pagó en la caja, la fecha aparece, pero no pide nada.

¿Quién puede hacer esto?

El permiso se llama Facturen maken (hacer facturas) y está en la ficha del empleado, en Rechten (permisos). Está activado por defecto para todos los que trabajan en la caja: una clienta empresarial pide su factura en el mostrador, en ese mismo momento.

Si quieres limitarlo a una persona, desactiva la casilla para cada persona; consulta Añadir un empleado.

La lista de facturas está detrás del permiso Rapporten (informes), junto con las demás pantallas en las que aparecen importes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer una factura sin ticket? No. Una factura nace de un ticket de caja cerrado. Así nunca hay una factura frente a una facturación que no está registrada en ningún sitio.

¿Puedo elegir yo el número? No. El número sale de la serie de tu salón y continúa sin huecos. En una inspección, un número que falta se lee como una factura ocultada.

¿Puedo enviar la factura a una dirección distinta de la del cliente? No desde la pantalla. Descarga el pdf y reenvíalo tú.

¿Envía HairConnect facturas electrónicas (Peppol / UBL)? Sí, desde septiembre de 2026. Una factura a un cliente con un número de IVA belga sale como UBL (Peppol BIS Billing 3.0) por la red Peppol, a través del punto de acceso que configuraste; consulta Por Peppol más arriba. Sin número de IVA o sin punto de acceso, el camino sigue siendo el pdf por correo, y la pantalla lo dice de antemano.

¿Tengo que contratar yo un punto de acceso Peppol? No. HairConnect envía a través de su propio punto de acceso (Recommand) y registra allí tu salón cuando activas la integración. No tienes que crear una cuenta en ningún otro sitio.