ClearFacts — a tu gestor
Actualizado el 2026-10-05
Stuurt elke factuur en creditnota apart per mail naar het verkoopboek van je boekhouder in ClearFacts, op het moment dat ze naar de klant vertrekt. Het kassaboek gaat niet per dag: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal. (Envía cada factura y factura rectificativa por separado por correo al libro de ventas de tu gestor en ClearFacts, en el momento en que sale hacia el cliente. El libro de caja no va día por día: va incluido en el correo a tu gestor, para el periodo que elijáis tú o tu gestor, por ejemplo por trimestre.)
Instellingen → Koppelingen → Boekhouding → ClearFacts → Instellen (ajustes → integraciones → contabilidad → ClearFacts → configurar).
Lo que ocurre por defecto:
- Tus facturas y facturas rectificativas van cada una por separado por correo a ClearFacts, en el momento en que salen hacia el cliente. Consulta Las facturas de venta, por correo más abajo.
- Tu libro de caja no va día por día a ClearFacts. Va como CSV en el correo a tu gestor, con Naar de boekhouder (al gestor), para el periodo que elijáis tú o tu gestor: por trimestre, por mes o un periodo que indiques tú. Consulta El libro de caja más abajo.
Si tu gestor quiere también cada día de caja como documento aparte en su Inbox de ClearFacts, puedes activarlo con Kassadagen ook als document naar ClearFacts (días de caja también como documento a ClearFacts). Por defecto está desactivado.
Los campos
| Campo | Obligatorio | Explicación |
|---|---|---|
| E-mailadres voor verkoopfacturen (dirección de correo electrónico para facturas de venta) | sí, salvo que los días de caja vayan a ClearFacts | Het adres dat ClearFacts je bedrijf geeft voor het verkoopboek (ClearFacts kent een apart adres voor aankopen, verkopen en documenten — neem dat van de verkopen; je boekhouder weet waar het staat). Elke factuur en creditnota gaat er vanzelf in een eigen mail heen, zodra ze naar de klant vertrekt of wordt uitgegeven. Leeg laten: de facturen gaan niet naar ClearFacts. — La dirección que ClearFacts da a tu empresa para el libro de ventas (ClearFacts tiene una dirección aparte para compras, ventas y documentos; usa la de ventas; tu gestor sabe dónde está). Cada factura y factura rectificativa va allí sola en un correo propio, en cuanto sale hacia el cliente o se emite. Si lo dejas vacío, las facturas no van a ClearFacts. |
| Persoonlijk toegangstoken (token de acceso personal) | solo si los días de caja van a ClearFacts | Optioneel. ClearFacts → je profiel → API. Het token is 80 tekens lang, verloopt niet, en heeft de rechten upload_document en read_administrations nodig. Je boekhouder kent dit scherm. Nodig voor de proef en voor de kassadagen hieronder; de facturen per mail hebben het niet nodig. — Opcional. ClearFacts → tu perfil → API. El token tiene 80 caracteres, no caduca y necesita los permisos upload_document y read_administrations. Tu gestor conoce esta pantalla. Necesario para la prueba y para los días de caja de abajo; las facturas por correo no lo necesitan. |
| Ondernemingsnummer (número de empresa) | solo si los días de caja van a ClearFacts | Van het salon zelf, bijvoorbeeld BE 0686.566.196. Dit bepaalt in welke boekhouding de kassadagen belanden. — Del propio salón, por ejemplo BE 0686.566.196. Esto determina en qué contabilidad acaban los días de caja. |
| Verkoopdagboek (diario de ventas) | no | Optioneel, en alleen voor de kassadagen hieronder. Het ClearFacts-dagboek waarin ze belanden — vraag het aan je boekhouder. Leeg laten mag: dan sorteert hij ze zelf. — Opcional, y solo para los días de caja de abajo. El diario de ClearFacts en el que acaban; pregúntaselo a tu gestor. Puedes dejarlo vacío: entonces los clasifica él. |
| Kassadagen ook als document naar ClearFacts (días de caja también como documento a ClearFacts) | no, desactivado por defecto | Standaard uit: het kassaboek gaat mee in de mail aan je boekhouder (Rapporten → Naar de boekhouder), voor de periode die jij of je boekhouder kiest — bijvoorbeeld per kwartaal. Zet dit alleen aan als je boekhouder elke kassadag ook als apart document in zijn ClearFacts-Inbox wil: dan gaat bij elke verzending naar de boekhouder elke afgesloten kassadag als één document mee, opgesplitst per btw-tarief. Werkt alleen met een toegangstoken en een ondernemingsnummer. — Desactivado por defecto: el libro de caja va incluido en el correo a tu gestor (Rapporten → Naar de boekhouder), para el periodo que elijáis tú o tu gestor, por ejemplo por trimestre. Actívalo solo si tu gestor quiere también cada día de caja como documento aparte en su Inbox de ClearFacts: entonces, con cada envío al gestor, va cada día de caja cerrado como un solo documento, desglosado por tipo de IVA. Solo funciona con un token de acceso y un número de empresa. |
El número de empresa se comprueba. Si no es correcto, lees Dit is geen geldig Belgisch ondernemingsnummer. (Este no es un número de empresa belga válido.) La dirección de correo electrónico solo se comprueba en su forma: HairConnect no inventa ningún formato ni dominio para una dirección de ClearFacts.
Un token por sí solo no activa nada. Si rellenas un token sin dirección para las facturas de venta y sin activar los días de caja, la pantalla te sigue pidiendo la dirección: si no, la integración estaría activada sin hacer nada.
La prueba
Verbinding testen (probar conexión) dice lo que ocurre y, con un token, también en qué contabilidad acaba:
- Solo una dirección para las facturas de venta: De facturen en creditnota's gaan elk in een eigen mail naar {adres}. Dat adres is niet bij ClearFacts nagekeken — dat kan alleen door er iets heen te sturen. Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: dat gaat mee in de mail aan je boekhouder, voor de periode die jij of je boekhouder kiest. (Las facturas y facturas rectificativas van cada una en un correo propio a {dirección}. Esa dirección no se ha comprobado con ClearFacts: solo se puede hacer enviando algo a ella. El libro de caja no va a ClearFacts: va incluido en el correo a tu gestor, para el periodo que elijáis tú o tu gestor.)
- Con un token: ClearFacts antwoordt voor {naam} ({nummer}). (ClearFacts responde para {nombre} ({número}).), seguido de adónde van las facturas y adónde va el libro de caja: Het kassaboek gaat niet naar ClearFacts: … (el libro de caja no va a ClearFacts: …) mientras los días de caja estén desactivados, o Bij elke verzending naar de boekhouder gaat bovendien elke afgesloten kassadag als één document naar ClearFacts. (Con cada envío al gestor va además cada día de caja cerrado como un solo documento a ClearFacts.) si los activaste;
- Het token werkt, maar geeft geen toegang tot {nummer}. (El token funciona, pero no da acceso a {número}.), con las empresas a las que sí da acceso;
- Er staat nog geen toegangstoken en geen e-mailadres voor de verkoopfacturen ingevuld. / Vul eerst een geldig ondernemingsnummer in. (Todavía no se ha rellenado ningún token de acceso ni ninguna dirección para las facturas de venta. / Rellena primero un número de empresa válido.)
Con un token aparece también una frase sobre Peppol:
- Dit ondernemingsnummer staat in de Peppol-directory: je leveranciers kunnen je e-facturen sturen. (Este número de empresa figura en el directorio de Peppol: tus proveedores pueden enviarte facturas electrónicas.)
- Let op: dit ondernemingsnummer staat niet in de Peppol-directory — leveranciersfacturen over Peppol bereiken je dan niet. Vraag je boekhouder hoe je je aanmeldt. (Atención: este número de empresa no figura en el directorio de Peppol; las facturas de proveedores por Peppol no te llegarán. Pregunta a tu gestor cómo darte de alta.)
- De Peppol-directory gaf geen antwoord; dat zegt niets over ClearFacts. (El directorio de Peppol no ha respondido; eso no dice nada sobre ClearFacts.)
Peppol no es aquí una integración aparte ni un interruptor. Es la forma en que se envía el documento, más esta comprobación.
Las facturas de venta, por correo
ClearFacts recibe tus facturas de venta por correo electrónico, cada factura y factura rectificativa por separado. Para ello, ClearFacts da a tu empresa direcciones de correo electrónico propias: una para compras, una para ventas y una para documentos. Rellena la de ventas en E-mailadres voor verkoopfacturen.
- Un documento por correo. Cada correo lleva exactamente un adjunto: el PDF que recibió el cliente, o la factura electrónica (UBL) cuando la factura salió por Peppol. Una factura rectificativa es un correo propio, aunque su factura caiga en el mismo periodo.
- Cuándo: en el momento en que sale hacia el cliente. Si sale por Peppol, la factura electrónica va a ClearFacts en cuanto el punto de acceso confirma el envío. Si va al cliente por correo, después de ese correo. Si no sale hacia ninguna parte —la imprimes y la entregas—, al emitirla. Para eso no tienes que activar nada: en cuanto hay una dirección, ocurre. El interruptor de los días de caja no cambia nada de esto.
- Red de seguridad: Naar de boekhouder (al gestor). Lo que no salió en su momento (sin servidor de correo, un servidor de correo que lo rechazó, una factura de antes de que rellenaras la dirección) va con Naar de boekhouder, el botón o la ronda automática.
- Las facturas de Optios no se envían solas. Puede que tu gestor ya las tenga a través de Optios. Si no las tiene, márcalas en Meer → Rapporten → Facturen (más → informes → facturas) y elige Naar ClearFacts (a ClearFacts). La ventana de Naar de boekhouder dice cuántas hay en el periodo.
- Nunca dos veces. Una factura que ya se envió no vuelve a enviarse sola. En Meer → Rapporten → Facturen, la columna Verstuurd (enviada) muestra el icono de ClearFacts en cada factura que se envió; pasa el ratón por encima para ver cuándo y a qué dirección. Opnieuw naar ClearFacts (de nuevo a ClearFacts) en Meer (más) de la fila (responsable del salón y manager) envía una a propósito otra vez, tras una ventana que dice que ClearFacts hará entonces un segundo documento de ella. Consulta Facturas.
- Solo cuenta como enviada si salió. Sin servidor de correo no sale nada y no se anota nada. Si el servidor de correo no acepta un correo, esa factura se queda sin enviar y el informe dice cuál era.
- No hace falta token. Basta con rellenar la dirección para activar la integración.
Las facturas ya no van en el correo a tu gestor; ese correo solo dice que van aparte a ClearFacts. Si primero quieres ver lo que sale, usa Proefzending naar mezelf (envío de prueba a mí mismo) en los informes: también te envía cada factura como correo aparte, sin anotar nada. Consulta Así funcionan los informes.
Todavía no se ha comprobado con una cuenta real de ClearFacts si ClearFacts pone cada correo como un solo documento en el Inbox. Después del primer envío, revisa ese Inbox junto con tu gestor.
El libro de caja
El libro de caja no va día por día a ClearFacts, y nunca solo cada noche. Sale en el momento en que envías tus cifras a tu gestor, y ese momento lo eliges tú, o tu gestor:
- Con el botón. En Rapporten → Dagontvangsten, Kassaboek y Transacties (informes → caja del día, libro de caja, transacciones) está Naar de boekhouder (al gestor). Envía los informes de caja del periodo que aparece en pantalla como CSV a tu gestor, si rellenaste su dirección en Instellingen → Het salon → Uw boekhouder (ajustes → el salón → tu gestor). Ese periodo lo eliges tú: un trimestre, un mes, o desde y hasta una fecha. La ventana dice de antemano lo que sale. Consulta Así funcionan los informes.
- Automáticamente. En Instellingen → Het salon → Uw boekhouder, pon la opción Automatisch doorsturen (reenvío automático) en Elke maand (cada mes) o Elk kwartaal (cada trimestre). Entonces, el primer día después del periodo, a las seis, ocurre exactamente lo mismo que con el botón. Por defecto está desactivado.
Con Kassadagen ook als document naar ClearFacts activado, en ese mismo envío —con el botón o automáticamente, no cada día— va además cada día de caja cerrado del periodo como un solo documento al Inbox de ClearFacts, desglosado por tipo de IVA, exactamente como en el informe Caja del día. Eso se suma a los CSV del correo, no los sustituye. Un día que todavía está en curso no se incluye. Un día que ya está en manos de tu gestor —también como CSV por correo— nunca se envía una segunda vez: lo contabilizaría dos veces. Actívalo solo si tu gestor te lo pide.
Lo que ves
Después del botón, un aviso dice lo que ha salido: cuántas facturas y facturas rectificativas a la dirección de ClearFacts, si se enviaron por correo los CSV y —si activaste los días de caja— cuántos días de caja a ClearFacts. Un día que ClearFacts no aceptó aparece mencionado con todas las letras y se queda ahí hasta que lo cierres: hay facturación en él que tu gestor no ha recibido. Cada envío deja también una línea en el registro: Naar de boekhouder verstuurd (enviado al gestor).
No hay ninguna pantalla que muestre día por día lo que hay en el Inbox de tu gestor. Si quieres comprobarlo, pon Rapporten → Dagontvangsten (informes → caja del día) al lado de ese Inbox.