Libro de caja y transacciones
Actualizado el 2026-10-06
Libro de caja
Rapporten → Kassaboek (informes → libro de caja). Se abre en este mes: un descuadre de caja de la semana pasada rara vez se rastrea en un solo día.
Tabla 1 — Kassaboek
Cambio + tickets en efectivo + ingresos − retiradas = cajón esperado.
| Columna | Significado |
|---|---|
| Datum (fecha) | |
| Contant ontvangen (recibido en efectivo) | pagos de tickets con un medio de pago en efectivo, sin lo que fue a factura |
| Contant op factuur (efectivo en factura) | cobrado en efectivo y facturado: no es un ingreso de caja, pero el dinero sí está en el cajón |
| Gefactureerd (facturado) | el total facturado de ese día, las facturas rectificativas en negativo; no cuenta para el cajón |
| Ingaven (ingresos) | el cambio y otros depósitos en el cajón |
| Uitnames (retiradas) | retiradas de efectivo, depósitos en el banco, gastos en efectivo; se muestran en positivo |
| Verwachte lade (cajón esperado) | efectivo + efectivo en factura + ingresos − retiradas |
| Getelde lade (cajón contado) | el último recuento de ese día, o — |
| Verschil (diferencia) | contado − esperado |
Sin recuento aparece — y no 0. Sin recuento no hay diferencia, no una diferencia de cero.
En la fila de total, Verwachte lade y Getelde lade se quedan vacías. Son saldos al final de un día, no importes que se acumulan: sumarlos da una cifra que no significa nada. El saldo inicial y final del periodo los encuentras en la tabla 3, Saldo van de lade. Las demás columnas, también Verschil, sí se suman, en pantalla y en el CSV para tu gestor.
Solo cuentan los medios de pago en efectivo. Bancontact no está en el cajón.
El cambio que pones por la mañana en el cajón debe registrarse como movimiento de caja Erin (entrada). Así esperado se refiere exactamente al mismo contenido que contado, y cada diferencia es una diferencia real. Cada día es independiente: un recuento olvidado no contamina el resto del mes.
Si se cuenta dos veces en un día, vale el último recuento.
Lo que va a factura figura aparte
Una venta para la que haces una factura no es un ingreso de caja: esa facturación pertenece al libro de ventas y no a la caja del día. Por eso Contant ontvangen deja fuera un ticket facturado, y el total facturado de ese día figura en su propia columna, Gefactureerd.
¿El cliente pagó de todos modos en efectivo en la caja? Entonces ese dinero sí está en el cajón. Figura aparte en Contant op factuur y cuenta normalmente en el cajón esperado; si no, este informe mostraría un descuadre de caja que no existe.
Las tres columnas solo aparecen cuando realmente has facturado en ese periodo.
El IVA no cambia por esto. La facturación está en el ticket y se queda en la caja del día y en el resumen de IVA; una factura es otra hoja de papel sobre la misma venta. Consulta Hacer una factura.
Un trimestre cerrado
Cada trimestre todo va a tu gestor. En cuanto eso ha ocurrido —el trimestre ha terminado y todos sus días de caja se han enviado—, ese periodo queda fijado. En un ticket o una factura de un trimestre así ya no cambia nada, y la pantalla lo dice con todas las letras: "Q2 2026 is afgesloten en naar de boekhouder gestuurd." (El 2.º trimestre de 2026 está cerrado y enviado al gestor.)
Rectificar sigue siendo posible, por la vía que deja rastro: una anulación para un ticket, una factura rectificativa para una factura. Las dos reciben su propia fecha y su propio número, y las dos caen en el trimestre en curso. Lo que ya tiene tu gestor se queda, por tanto, tal como salió: el ticket original sigue contando en su propio trimestre. El importe no desaparece de mayo; aparece en septiembre al lado, en negativo.
Tabla 2 — Kasbewegingen (movimientos de caja)
Todo lo que entró o salió del cajón al margen de un ticket de caja.
Moment (momento), Door (por), Reden (motivo) y Bedrag (importe). Como máximo 500 filas.
Consulta Anular y el cajón para el registro en sí.
Si vienes de Optios, aquí también aparecen los depósitos y las retiradas que introdujiste allí, cada uno por separado, con (uit Optios) (de Optios) en el motivo, por ejemplo Storting naar de bank (uit Optios) (depósito en el banco, de Optios). Optios no indica la hora, así que solo aparece el día. En Door figura el empleado, o el nombre tal como lo dio Optios si no corresponde a nadie de aquí. Consulta Cambiar tú mismo desde Optios.
Tabla 3 — Saldo van de lade (saldo del cajón)
Saldo inicial + recibido en efectivo + ingresos − retiradas = saldo final.
Del saldo inicial al saldo final, en una sola suma que cuadra. Post (partida), Bedrag (importe) y Toelichting (explicación):
| Partida | Significado |
|---|---|
| Beginstand van de lade (saldo inicial del cajón) | lo que debería haber en el cajón al principio del periodo. La explicación dice de dónde viene: el último recuento anterior al periodo, o el saldo inicial del libro de caja de Optios |
| Contant ontvangen (recibido en efectivo) | lo mismo que el total de esa columna de arriba |
| Contant op factuur (efectivo en factura) | solo si en el periodo se ha facturado |
| Ingaven (ingresos) | el cambio y otros depósitos en el cajón |
| Uitnames (retiradas) | en negativo: depósitos en el banco, retiradas de efectivo, gastos en efectivo |
| Verschillen bij tellingen (diferencias en los recuentos) | solo si hubo una diferencia: contado menos esperado, en los días con recuento |
| Eindstand van de lade (saldo final del cajón) | lo que debería haber en el cajón al cerrar el último día |
Esta tabla solo aparece si hay un punto de partida: un recuento, o el saldo inicial de Optios. Un saldo que empezara en cero sería inventado.
El saldo inicial de Optios no es un recuento. No figura en ninguna parte como Getelde lade (cajón contado) y no cuenta como un día de caja con recuento. Es solo el punto de partida: a partir de tu primer recuento propio, el libro de caja sigue calculando con lo que contaste tú.
Tabla 4 — Correcties op een vorige periode (correcciones de un periodo anterior)
Rectificaciones registradas en este periodo pero que se refieren a un trimestre que ya está en manos del gestor. Figuran aquí aparte y no cuentan en la facturación de arriba.
| Columna | Significado |
|---|---|
| Datum (fecha) | el día en que registraste la corrección |
| Periode (periodo) | el trimestre cerrado que se rectifica, por ejemplo Q2 2026 |
| Document (documento) | la anulación, la factura rectificativa, o la factura nueva que la sustituye |
| Reden (motivo) | lo que rellenaste al anular o al emitir la factura rectificativa |
| Bedrag (importe) | negativo en una anulación y en una factura rectificativa |
Ese bloque figura al lado de las cifras normales y no dentro de ellas. La facturación de este trimestre sigue siendo la facturación de este trimestre, y la rectificación de un periodo anterior figura aparte debajo. Así nunca mezclas las dos, y tu gestor ve de un vistazo que algo ha cambiado en una declaración anterior, con el importe, el trimestre y el motivo.
El mismo bloque aparece en Dagontvangsten (caja del día), y va incluido en lo que se envía por correo a tu gestor. Solo aparece cuando en ese periodo realmente se ha rectificado algo.
Una anulación o una factura rectificativa dentro del trimestre que todavía está en curso no aparece aquí. Eso es facturación normal: tu gestor todavía no ha visto ese periodo, así que no hay nada que rectificar en algo que ya tiene.
Transacciones
Rapporten → Transacties (informes → transacciones). Es el único informe que no suma sino que enumera. Existe para la pregunta "ese cliente dice que el martes pagó en efectivo, ¿es cierto?"
Los filtros
Además del periodo: Medewerker (empleado) (Iedereen, todos), Betaalmiddel (medio de pago) (Alle, todos), Klant (cliente) (Alle klanten, todos los clientes) y el interruptor Toon ook geannuleerde bonnen (mostrar también tickets cancelados), que está activado por defecto.
Los tickets cancelados aparecen por defecto: precisamente para eso abres esta pantalla. No cuentan en el total.
Si desactivas ese interruptor, queda exactamente lo que también cuenta en el informe de facturación. Así puedes poner las dos pantallas una al lado de otra; deben cuadrar.
Gevonden (encontrados)
Encima de la lista hay cinco cifras: Bonnen (tickets), Tegenboekingen (anulaciones), Geannuleerd (cancelados), Totaal (total) y Gemiddelde bon (ticket medio). Salen de todos los tickets encontrados, no de la página visible; si no, el total cambiaría al pasar de página.
La lista
Bon (ticket): la referencia, como 20260904-1432-3f2a9c1d (con Tegenboeking (anulación) debajo cuando corresponda), Afgesloten (cerrado), Klant (cliente) (o Geen klant, sin cliente), Kassier (cajero), Totaal, Btw (IVA), Status (estado) y Factuur (factura): el número de la factura de ese ticket, también una de Optios.
Debajo de la lista, igual que debajo del libro de caja y de la caja del día, está el bloque Facturen in deze periode (facturas de este periodo): cada factura y factura rectificativa del periodo con su número, el cliente y el ticket al que se refiere, también una factura sin ticket, que por definición no tiene fila en la lista. Consulta Caja del día e IVA.
Se puede buscar por la referencia de un ticket: la fecha, la hora de cierre y los ocho primeros caracteres de su clave, 20260904-1432-3f2a9c1d. Solo la fecha y la hora (20260904-1432) dan todos los tickets de ese minuto; solo la cola (3f2a9c1d) también encuentra el ticket.
Si no hay nada: Geen bonnen gevonden — Pas de periode of de filters aan. (No se han encontrado tickets. Ajusta el periodo o los filtros.)
La exportación
La exportación abarca todos los tickets que cumplen tus filtros, no la página visible, y tiene columnas propias: referencia, fecha, cliente, empleados, medio de pago, número de líneas, importe sin IVA, IVA, total y estado.
Por encima de 5.000 tickets se corta, con el aviso Beperkt tot de eerste 5.000 bonnen. Verfijn de periode voor een volledige export. (Limitado a los primeros 5.000 tickets. Acota el periodo para una exportación completa.)