Crear una ficha de cliente

Actualizado el 2026-10-08

¿Dónde lo encuentro?

En el menú, en Klanten → Klanten (Clientes → Clientes). Arriba a la derecha está el botón para añadir un cliente nuevo.

También puedes crear un cliente de una sola vez desde la agenda: en la ventana Nieuwe afspraak (nueva cita), escribe simplemente un nombre en el campo del cliente. Ese nombre pasa a ser el nombre de pila de una ficha nueva; el resto lo completas aquí más tarde.

El formulario

Ningún campo es obligatorio. Así que puedes guardar una ficha solo con un nombre de pila. Una ficha sin nombre aparece en la lista como Naamloze klant (cliente sin nombre).

Wie — quién

Contact — contacto

El idioma determina en qué idioma recibe el cliente sus correos y en qué idioma se abre el portal del cliente.

El cliente revisa él mismo su ficha

Si guardas un cliente nuevo con dirección de correo, ese cliente recibe enseguida un correo Revisa tus datos en [tu salón], con lo que rellenaste: nombre, correo, números, dirección, fecha de nacimiento. Un botón lo lleva a una página donde vuelve a verlo y corrige lo que no está bien (nombre, móvil, teléfono fijo, dirección, cumpleaños; su dirección de correo no, porque es la dirección a la que llegó el correo). En esa página son obligatorios el nombre, el móvil y el cumpleaños como día y mes; el año y la dirección los puede dejar vacíos, y confirma con Sí, es correcto. Lo que cambió queda en la ficha y en el registro; en la ficha lees Door de klant bevestigd (confirmado por el cliente) con fecha y hora.

Ese clic hace dos cosas a la vez: la ficha queda como confirmada por el cliente, y su dirección de correo se da por verificada. Si después reserva online por primera vez, ya no tiene que confirmar su dirección: su cita entra directamente en la agenda. El enlace es válido durante dos semanas. Sin dirección de correo no se envía nada, y no se aplica a clientes que vienen de Optios ni a los que se crean ellos mismos online (esos ya demuestran su dirección al reservar).

Esto está activado; se puede desactivar en Instellingen → Online boeken, en Nieuwe klantfiche laten nakijken (hacer revisar una ficha de cliente nueva).

El mismo correo se envía también a los clientes sobre los que hay una duda real: el nombre de la dirección de correo no coincide con la ficha, pero la ficha se mantuvo porque su grafía aparece en cinco o más clientes distintos y la de la dirección en ninguno (consulta Migratie → Opkuisvoorstellen, certeza Middel). Si el nombre simplemente está escrito de otra forma en la dirección que en la ficha, no hay nada que preguntar: el cliente escribió su dirección él mismo y la ficha adopta esa grafía. El cliente ve entonces el nombre tal como figura ahora y lo que figuraba antes, y elige él mismo.

Adres — dirección

Tres campos —Straat en nummer (calle y número), Postcode (código postal), Gemeente (localidad)— en una sección que por defecto está plegada.

Facturatiegegevens — datos de facturación

Para clientes que pagan a nombre de su empresa. El bloque permanece plegado mientras no contenga nada, y se abre solo en un cliente que ya tiene un número de IVA o un nombre de facturación.

Estos campos son independientes de la dirección de arriba. Esa sigue siendo la dirección donde vive la clienta; la dirección de su sociedad es otra cosa.

El formato del número de IVA se comprueba en la propia pantalla, sin internet. Si no es correcto, lees Dit is geen geldig btw-nummer (este no es un número de IVA válido) y la ficha no se guarda.

Gegevens ophalen — obtener los datos

Junto al número de IVA está el botón Gegevens ophalen (obtener los datos). Pregunta a VIES —el servicio de la Comisión Europea que confirma los números de IVA— a quién pertenece este número.

Nunca se rellena nada en silencio. Lo que devuelve VIES aparece primero como propuesta junto a lo que figura ahora en la ficha, con dos botones: Overnemen (aplicar) y Laat maar (dejarlo). Solo cuando eliges Overnemen cambia algo en la ficha, y después todavía tienes que guardarla tú.

La dirección llega en una sola línea. VIES la entrega en un formato distinto según el Estado miembro; extraer de ella la calle, el código postal y la localidad acabaría dando tarde o temprano una dirección que nadie ha tecleado nunca. Si la quieres desglosada, añade tú mismo el código postal y la localidad.

Hay tres respuestas posibles:

Esto último no es un rechazo: VIES se cae con frecuencia, y un servicio que no responde no dice nada sobre el número de IVA de tu cliente. En ese caso, simplemente lo rellenas tú.

Debajo del número de IVA aparece Laatst nagekeken (última comprobación): cuándo se consultó por última vez y qué resultado dio. Algunos Estados miembros confirman el número pero no facilitan ni el nombre ni la dirección; entonces lees Deze lidstaat geeft geen naam of adres vrij (este Estado miembro no facilita nombre ni dirección) y los rellenas tú.

El número de IVA de Optios, y revisar todos los clientes a la vez

Si vienes de Optios, el número de IVA de tus clientes empresariales figura en las facturas que hiciste allí. Cada vez que se traspasan las facturas, HairConnect pone ese número en la ficha del cliente al que iba dirigida la factura: solo el número. El nombre y la dirección tal como estaban escritos en Optios no se traspasan: esa grafía a menudo no es la de la sociedad.

Tres casos no van a la ficha, sino que aparecen como propuesta en Instellingen → Opkuisvoorstellen (Ajustes → Propuestas de limpieza):

• la ficha ya tiene otro número de IVA: nunca se sobrescribe;
• la factura no está vinculada a ninguna ficha de cliente: HairConnect no busca a ese cliente por nombre;
• el número de la factura no tiene la forma de un número de IVA.

Después, una ronda de comprobación coteja cada cliente con número de IVA con el registro del IVA (VIES). Si el nombre o la dirección difieren de lo que figura en la ficha, aparece una propuesta de limpieza con las dos versiones una al lado de la otra y el botón Overnemen (aplicar): lo mismo que Gegevens ophalen, pero para todos tus clientes a la vez. Las mayúsculas, los signos de puntuación y bus frente a / no cuentan como diferencia. No se rellena nada mientras no hagas clic en Overnemen. Overnemen pone el nombre en Naam op de factuur (nombre en la factura) y la línea de dirección, sin desglosar, en Adres; el código postal y la localidad se quedan como estaban.

Si VIES dice que el número no existe, lo lees en una propuesta y no cambia nada en la ficha. Si VIES no responde —limita el acceso cuando llegan demasiadas consultas a la vez—, en Laatst nagekeken aparece Btw nog niet nagekeken (IVA aún no comprobado) y la ronda siguiente vuelve a preguntar. De eso no sale ninguna propuesta: un servicio que no responde no dice nada sobre el número.

Las facturas que ya se han enviado no cambian. Son un documento fiscal. Lo que apliques vale a partir de la factura siguiente. Si quieres corregir una factura que ya se ha enviado, haces una factura rectificativa y una factura nueva: eso lo decides tú.

Si en este bloque solo hay un número de IVA y ninguna dirección, la dirección de la factura queda vacía: el domicilio de la clienta nunca se pone automáticamente, porque a menudo no es la dirección de su sociedad. En la pantalla Nieuwe factuur (nueva factura) aparece entonces en Adres, en naranja, Er staat geen adres op deze factuur (esta factura no tiene dirección), con la referencia a Gegevens ophalen junto al número de IVA.

Para esto sirven estos campos: van a la factura que haces a partir de un ticket cerrado. Lo que figura aquí prevalece sobre la dirección de arriba, y queda congelado en el momento de la emisión: si la ficha cambia después, no cambia nada en las facturas que ya existen. Consulta Hacer una factura.

El número de IVA es también la dirección Peppol. Un número de IVA belga es un número de empresa, y esa es la dirección a la que llega una factura electrónica por la red Peppol. Si figura aquí, la factura de este cliente puede salir como factura electrónica en lugar de como pdf por correo; consulta Por Peppol. Por eso el control de formato es estricto: un número con una errata no es una dirección.

En la caja, en el ticket aparece Factuurgegevens bekend (datos de facturación conocidos) en cuanto hay algo rellenado aquí; consulta Hacer un ticket.

Rekeningnummer — número de cuenta

Plegado mientras esté vacío. Solo hace falta para devolver saldo a favor por transferencia. Rellena únicamente lo que el propio cliente te haya dado: el número se comprueba con sus dígitos de control, y eso detecta una errata, no un número equivocado. Consulta Leer la ficha.

Afspraken maken — dar citas

Atención: HairConnect no envía SMS. La casilla guarda el consentimiento del cliente, nada más.

Tampoco la casilla Voorschot verplicht se aplica hoy en ningún punto de la reserva online. Es una nota para ti.

Si activas Geblokkeerd voor online boeken, ese cliente lee en la página de reservas: No se puede reservar online con esta dirección. Ponte en contacto con el salón.

La lista

Por defecto, en orden alfabético por apellido: así es como buscas en el mostrador. Si una ficha no tiene apellido, el nombre de pila ocupa ese mismo lugar en el alfabeto; una ficha sin ningún nombre va al final.

Puedes buscar por nombre, apellido y dirección de correo.

Filtros: Geblokkeerd voor online boeken, Topklant, Zonder e-mail én gsm (sin correo ni móvil) —útil para limpiar tu fichero— y Gearchiveerd (archivado), para volver a encontrar una ficha archivada.

Al hacer clic en una fila se abre la ficha, no el formulario. Nueve de cada diez veces quieres ver la fórmula de color, no cambiar algo. Para el formulario usas Bewerken (editar).

Quitar un cliente

Junto a cada fila de la lista de clientes hay una papelera, y el mismo botón está en la parte superior de la página de edición. Solo lo ve el gerente: un encargado o un empleado no lo ve, ni siquiera en gris.

El botón se llama Archiveren (archivar) y siempre hace lo mismo: la ficha pasa al archivo. Desaparece de la lista de clientes y del campo de búsqueda de la caja, pero no se borra nada. El nombre, los datos, las fórmulas de color y las observaciones se conservan.

Si el cliente tiene citas, tickets, facturas, tarjetas regalo o saldo a favor, la ventana te lo dice antes de hacer clic: "este cliente tiene 34 citas y 12 tickets". Estos se conservan y llevan el nombre del cliente como antes, también en los informes.

Si el cliente todavía tiene saldo a favor, recupera la ficha antes de querer usarlo en la caja: en el campo de búsqueda de la caja no encuentras a un cliente archivado.

Recuperar. En la lista de clientes, pon el filtro Gearchiveerd (archivado) en Met gearchiveerde (con archivados) o Alleen gearchiveerde (solo archivados), y elige Herstellen (restaurar) junto a la ficha. El mismo botón está en la parte superior de una ficha archivada. Después, la ficha vuelve a estar en la lista, con todo lo que contenía.

No es posible eliminar una ficha definitivamente. Una solicitud que un cliente presenta él mismo a través del portal del cliente la tramitas en Solicitudes de eliminación.

Qué queda en el registro

Se registran la modificación y la eliminación de una ficha, con los campos que cambiaron, también los datos de facturación: acabarán en un documento fiscal. La creación no: ocurre con cada cliente nuevo y no dice nada.

Las fórmulas de color no van al registro. Son los datos más sensibles del programa, y copiarlas a una segunda tabla les daría otro plazo de conservación: justo lo que no quieres cuando un cliente pide que se le borre.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar o eliminar varios clientes a la vez? No. No hay acciones masivas en la lista de clientes.

¿Por qué hay en mi fichero un cliente con un nombre raro como "levering droogkast"? Viene de Optios, donde cosas así se anotaban como ficha de cliente. Mira en Instellingen → Opkuisvoorstellen (Ajustes → Propuestas de limpieza): HairConnect propone allí archivarlos, conservando los bloques de agenda vinculados a ellos.