Añadir un empleado
Actualizado el 2026-10-14
Un empleado en HairConnect es todo lo que recibe una columna en la agenda: un peluquero, pero igualmente una cabina o un lavacabezas.
¿Dónde lo encuentro?
Team → Medewerkers (equipo → empleados).
El formulario
La ficha está repartida en cuatro pestañas: Wie (quién) —la foto, los nombres, el color, los datos de contacto, el papel en el salón y la relación laboral—, Wat ze kan (lo que sabe hacer) para los servicios, Wat ze mag (lo que tiene permitido) para los permisos, y Verlof (vacaciones), solo con HairConnect Social. Conocimientos y permisos están separados a propósito: lo que alguien sabe hacer es oficio y cambia cuando hace una formación; lo que alguien puede hacer es gestión y cambia el día en que el responsable del salón le confía el cajón. Son dos conversaciones con dos motivos distintos, y no deben ir una debajo de otra en una sola página larga. La lista de cuentas sigue debajo de las pestañas.
En la pestaña Wie: a la izquierda un recuadro redondo para la foto, a la derecha los datos. Una foto y no una ruta de archivo: quien abre esta pantalla quiere ver quién es.
| Campo | Obligatorio | Explicación |
|---|---|---|
| Foto (foto) | no | se recorta en redondo |
| Voornaam (nombre) | sí | |
| Achternaam (apellido) | no | |
| Naam in de agenda (nombre en la agenda) | no | Kort houden: dit staat boven de kolom. — Que sea corto: aparece encima de la columna. |
| Kleur in de agenda (color en la agenda) | no | |
| E-mailadres (dirección de correo electrónico) | no | |
| Telefoon (teléfono) | no |
Rol in het salon (papel en el salón)
| Interruptor | Por defecto | Explicación |
|---|---|---|
| Zichtbaar in de agenda (visible en la agenda) | activado | Uit voor wie niet ingepland wordt. — Desactivado para quien no se programa. Solo se puede desactivar cuando ya no quedan citas pendientes para esta persona. |
| Online boekbaar (reservable online) | activado | Klanten kunnen deze medewerker zelf kiezen. — Los clientes pueden elegir a este empleado ellos mismos. |
| Dit is een cabine of stoel (esto es una cabina o un sillón) | desactivado | Geen mens maar een plaats. Kan niet als voorkeur gekozen worden. — No es una persona sino un lugar. No se puede elegir como preferencia. |
| Moet prikken (debe fichar) | desactivado | determina quién aparece en la pantalla de fichaje |
Overgezet uit Optios (traspasado desde Optios)
Si este empleado vino de una migración de Optios, en la pestaña Wat ze mag aparece, plegado, lo que tenía permitido allí y qué cuenta se derivó de ello. La importación crea esa cuenta ella misma: no tienes que volver a escribir nada.
La traducción es aproximada, porque HairConnect tiene tres roles y Optios diecisiete permisos:
| En Optios | Aquí pasa a ser |
|---|---|
| manager, o acceso a los ajustes | Manager |
| todo lo demás | Medewerker (empleado) |
El rol de responsable del salón nunca se asigna automáticamente, y nunca se rebaja a nadie: si alguien ya tenía aquí un rol superior, lo conserva. Tampoco se inventa ninguna contraseña: el empleado establece la suya con contraseña olvidada en la pantalla de inicio de sesión.
Hay dos cosas que la importación no puede resolver, y que van a Opkuisvoorstellen (propuestas de limpieza): un empleado que en Optios no tenía dirección de correo electrónico (sin dirección nadie puede iniciar sesión), y una dirección que ya pertenece a una cuenta de otro salón.
Diensten (servicios)
La pestaña Wat ze kan, donde estableces qué servicios hace esta persona y cuánto le duran a él o a ella. Consulta Servicios por empleado.
Rechten (permisos)
La pestaña Wat ze mag. En Wat ze kan está lo que este empleado sabe hacer; aquí está lo que puede hacer. Por grupo, un interruptor por permiso, con una frase de explicación debajo.
| Grupo | Interruptor | Qué hace |
|---|---|---|
| Agenda (agenda) | Afspraken wijzigen (modificar citas) | Een afspraak die nog moet komen verplaatsen, wijzigen of verwijderen. — Cambiar de hora, modificar o eliminar una cita que aún está por llegar. |
| Kassa (caja) | Afrekenen (cobrar) | Een bon afsluiten en verzegelen — het moment waarop er omzet ontstaat. Zonder dit recht kan iemand wel aanslaan, maar niet afrekenen. — Cerrar y sellar un ticket: el momento en que nace la facturación. Sin este permiso alguien puede registrar, pero no cobrar. |
| Bon verwijderen (eliminar ticket) | Een bon verwijderen. — Eliminar un ticket. | |
| Tegenboeken (anular) | Een afgesloten bon rechtzetten: tegenboeken of corrigeren, mét reden, en de klant of de medewerker van een regel wijzigen. — Rectificar un ticket cerrado: anularlo o corregirlo, con motivo, y cambiar el cliente o el empleado de una línea. | |
| Kasgeld uitnemen en inleggen (retirar e ingresar efectivo) | Geld in of uit de lade boeken buiten een bon om. — Registrar dinero que entra o sale del cajón al margen de un ticket. | |
| Kassa tellen (contar la caja) | De lade tellen en het verschil met de verwachte kas vastleggen. — Contar el cajón y registrar la diferencia con el efectivo esperado. | |
| Korting geven (aplicar descuento) | Een korting zetten op een regel of op de hele bon. — Poner un descuento en una línea o en todo el ticket. | |
| Facturen maken (hacer facturas) | Van een afgesloten bon een factuur maken, en een factuur crediteren. — Hacer una factura de un ticket cerrado y emitir la factura rectificativa de una factura. | |
| Overschrijvingen afpunten (conciliar transferencias) | De lijst van wat op overschrijving staat bekijken, bankuittreksels opladen en betalingen als ontvangen bevestigen. — Ver la lista de lo que se paga por transferencia, subir extractos bancarios y confirmar pagos como recibidos. Desactivado por defecto para un empleado, y nunca en un acceso de trabajo. Consulta Conciliar transferencias. | |
| Team (equipo) | Prikbeurten corrigeren (corregir fichajes) | Prikbeurten van collega's corrigeren of met de hand toevoegen. Hier hangt loon aan. — Corregir los fichajes de los compañeros o añadirlos a mano. De esto depende el sueldo. |
| Werkschema's beheren (gestionar horarios de trabajo) | De werkschema's van het team openen en wijzigen. — Abrir y modificar los horarios de trabajo del equipo. | |
| Verlofaanvragen behandelen (gestionar solicitudes de vacaciones) | Het verlof dat een collega aanvraagt goedkeuren of weigeren, en het saldo van het team zien. Hoort bij HairConnect Social. — Aprobar o rechazar las vacaciones que solicita un compañero, y ver el saldo del equipo. Forma parte de HairConnect Social. | |
| Beheer (gestión) | Instellingen van het salon (ajustes del salón) | Btw-nummer, afzenderadres, openingsuren, online boeken. — Número de IVA, dirección del remitente, horario, reservas online. |
| Rapporten (informes) | Omzet, kassaboek, dagontvangsten en de prestaties van het team bekijken. — Ver la facturación, el libro de caja, la caja del día y el rendimiento del equipo. | |
| Tabbladen (pestañas) | HairConnect | La pestaña HairConnect: el back-office, la agenda y la caja. Si está desactivada, esta cuenta ya no puede entrar, ni siquiera con la app. Activada por defecto para todos. |
| PaidOnce | La pestaña PaidOnce: seguir las facturas de compra para que nada se pague dos veces. En desarrollo. Activada por defecto para el propietario y un gestor, desactivada para un encargado y un empleado, y nunca en un werklogin. Quien no la tiene no ve la pestaña. Ver PaidOnce. |
El rol de la cuenta es a la vez el límite superior y el valor por defecto.
- El responsable del salón lo tiene todo, siempre. En su ficha todos los interruptores están activados y en gris.
- Un manager tiene por defecto todo excepto los ajustes del salón y PaidOnce. El responsable del salón puede añadírselos, o quitarle algo.
- Un gestor (Boekhouder) tiene por defecto solo PaidOnce. Consulta Usuarios y roles.
- Un empleado no tiene nada activado por defecto. Lo que sabe hacer está en la pestaña de al lado; lo que puede hacer empieza vacío y sale de aquí, cobrar incluido. Un contrato de aprendizaje no cobra, un empleado fijo sí, y el salón debe poder marcar esa diferencia sin tener que quitar algo primero: quitar se olvida, dar no. Los ajustes del salón no se pueden marcar para un empleado.
Una excepción: la agenda. Afspraken wijzigen (modificar citas) está activado por defecto para todos, también para un empleado normal: en el mostrador todo el equipo cambia citas de hora el día entero. Si quieres quitárselo a alguien, desactívalo aquí. Solo el responsable del salón y un manager pueden modificar o eliminar una cita del pasado; para eso no hay casilla. Consulta Cambiar de hora, modificar y cancelar.
Qué cambió, y qué no cambió. Hasta el 5 de septiembre de 2026 un empleado tenía por defecto toda la caja. Quien en ese momento ya estaba en una ficha conserva exactamente lo que tenía: esas casillas aparecen ahora marcadas negro sobre blanco en lugar de estar activadas en silencio. Así que nadie se quedó al día siguiente sin poder cobrar. Quien se incorpora después, empieza sin nada.
Quien no tiene un permiso no ve el botón en la caja —no se pone en gris, no está— y en el backoffice no llega a la pantalla. Y solo puedes dar lo que tienes tú: un manager sin acceso a los ajustes tampoco puede dárselo a nadie. En un interruptor bloqueado lees por qué: De zaakvoerder heeft altijd alle rechten — El responsable del salón siempre tiene todos los permisos —, Niet voor de rol Medewerker: hier staan het btw-nummer en dit rechtenblok zelf — No para el rol Medewerker: aquí están el número de IVA y este mismo bloque de permisos —, o Je kunt alleen geven wat je zelf hebt — Solo puedes dar lo que tienes tú.
Un acceso de trabajo solo sigue este bloque para la caja. Si aquí marcas cobrar o descuento, el dispositivo del mostrador también puede hacerlo. Fichaje, horarios de trabajo, informes y ajustes se quedan en la cuenta de gestión, y un acceso de trabajo nunca asume eliminar un ticket ni conciliar transferencias. Si hay un acceso de trabajo en la ficha, la pantalla lo indica. Consulta Usuarios y roles.
Afspraken wijzigen (modificar citas) también sigue al acceso de trabajo: si aquí está desactivado, el dispositivo del mostrador tampoco puede hacerlo.
Si el empleado vino de Optios, los permisos de allí son el valor inicial: quien allí podía gestionar la caja tiene aquí activados los interruptores de caja; quien allí podía entrar en los ajustes, aquí los ajustes. Lo que cambies tú después se mantiene, también con una nueva importación.
Cada cambio queda en el Logboek (registro) bajo Rechten en toegang (permisos y acceso): Kris gaf Nova het recht om kasgeld uit te nemen of in te leggen — Kris dio a Nova el permiso para retirar o ingresar efectivo.
Dienstverband (relación laboral)
Una sección plegada en la pestaña Wie, con tres campos.
| Campo | Explicación |
|---|---|
| In dienst sinds (en plantilla desde) | |
| Uit dienst vanaf (baja a partir de) | Blijft in de historiek staan, verdwijnt uit de agenda. Kan pas als er vanaf die dag geen afspraken meer op staan. — Se queda en el historial, desaparece de la agenda. Solo es posible cuando a partir de ese día ya no quedan citas. Consulta Primero las citas que aún están por llegar, más abajo. |
| Volgorde in de agenda (orden en la agenda) | un número; es más fácil arrastrar la lista |
Cabinas y sillones
Activa Dit is een cabine of stoel para lo que no es una persona. Un recurso así:
- recibe una columna normal en la agenda, con Cabine of stoel (cabina o sillón) debajo del nombre en la lista;
- no se puede elegir como empleado fijo ni como preferencia;
- nunca es reservable online;
- no aparece entre los empleados en la caja;
- se omite en las cifras de rendimiento.
El orden de las columnas de la agenda
Arrastra las filas de la lista. Ese orden es el orden de las columnas de tu agenda.
La lista
Foto, Naam (nombre), Diensten (servicios, el número), In agenda (en la agenda), Online boekbaar (reservable online), y en el menú de columnas también Prikt (ficha) y Uit dienst (de baja).
Encima de la lista hay dos pestañas. In dienst (en plantilla) muestra quién trabaja hoy y es la que se abre; Archief (archivo) guarda a todos los que se han dado de baja, con el que se fue más recientemente arriba. Detrás de cada pestaña aparece el número.
Quien tiene una fecha de baja en el futuro se queda en In dienst: todavía trabaja hoy y conserva su columna en la agenda hasta ese día.
En el menú de columnas también está Assistent (asistente). Esa casilla convierte a ese empleado en la cara y el nombre del asistente: su foto y su nombre de pila precedido de Digitale. Solo hay uno a la vez; si no marcas a nadie, es Hairlien.
Filtros: Cabine of stoel (cabina o sillón) y Zichtbaar in agenda (visible en la agenda).
Si todavía no hay nada: Nog geen medewerkers — Voeg iedereen toe die een kolom in de agenda krijgt — ook de cabines en de wasstoelen, want ook die worden ingepland. — Todavía no hay empleados. Añade a todos los que reciben una columna en la agenda, también las cabinas y los lavacabezas, porque también se programan.
Alguien que se va
Rellena Uit dienst vanaf. La persona desaparece de la agenda y de la página de reservas, pero se queda en el historial: las citas antiguas y los tickets antiguos conservan su nombre.
La papelera junto a la fila de la lista hace lo mismo, y el mismo botón está arriba en la página de edición. Si la ficha tiene historial —una cita, un ticket, un fichaje, una ausencia, un bloque de agenda o una cuenta de usuario—, el botón da de baja a la persona a partir de hoy en lugar de eliminar la ficha, y la ventana explica por qué: cada línea de ticket lleva el empleado que la hizo, y sin ese nombre ya no cuadra ninguna cifra de rendimiento ni ningún fichaje pagado.
Una ficha a la que nada hace referencia —el error de hace cinco minutos, o una columna que vino de un paquete antiguo— sí se elimina, y se puede recuperar con Herstellen (restaurar).
En los tickets no cambia nada: quien se da de baja sigue con su nombre en cada ticket, en la caja y en el ticket enviado por correo electrónico.
Primero las citas que aún están por llegar
Mientras queden citas por llegar para esa persona, la ficha no puede salir de la agenda: ni de baja, ni eliminada, ni eliminada definitivamente, ni invisible. Su columna desaparecería, y con ella los clientes de la semana que viene: nadie los ve ya, y el mismo día se presentan en el mostrador.
Lo que cuenta es una cita que no está cancelada, en la que la propia persona trabaja con el cliente y que empieza después del momento de la baja. Con la papelera, ese momento es ahora; con Uit dienst vanaf, el día que elijas. Una cita de esta mañana que ya ha pasado no cuenta: forma parte del historial. Tampoco cuenta el tiempo de exposición de una coloración a su nombre, porque ocupa al cliente y no al peluquero.
Si lo intentas de todos modos, no pasa nada y la ventana dice cuántas citas quedan y desde cuándo hasta cuándo, con las ocho primeras por día, hora y cliente: Noor heeft nog 4 afspraken in de agenda staan, van dinsdag 6 oktober 2026 tot vrijdag 30 oktober 2026. (A Noor todavía le quedan 4 citas en la agenda, del martes 6 de octubre de 2026 al viernes 30 de octubre de 2026.) En el formulario aparece la misma frase debajo del campo, con un aviso que muestra la lista.
Así lo resuelves:
- En la ventana o en el aviso, haz clic en Open de agenda op … (abrir la agenda el …). La agenda se abre en el día de la primera cita.
- Arrastra cada cita a la columna de un compañero, o cancélala. Consulta Cambiar de hora y modificar.
- Vuelve a intentarlo. Si después de la baja ya no queda nada para esa persona, sale adelante.
A quien se va más adelante y hasta entonces todavía tiene clientes puedes darle una fecha enseguida: en Uit dienst vanaf, elige un día posterior a la última cita. Hasta ese día conserva su columna.
Con el asistente
Dos campos de esta ficha también se pueden poner diciéndoselo a Hairlien: Noor staat vanaf nu online boekbaar (Noor es reservable online a partir de ahora) y Jonas is uit dienst vanaf 30 september (Jonas causa baja a partir del 30 de septiembre). La propuesta muestra lo que hay ahora y lo que pasará a haber; el resto de la ficha no se toca. Tampoco aquí dar de baja es eliminar: la persona se queda en el historial. Y rige la misma regla: si después de ese día todavía hay citas para Jonas, Hairlien no hace ninguna propuesta, sino que responde cuántas son y desde cuándo hasta cuándo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde vinculo un horario de trabajo a un empleado? No en este formulario. El horario de trabajo es una pantalla aparte; consulta Horarios de trabajo.
¿Dónde está la cuenta de acceso de esta persona? Debajo de las pestañas, en el bloque Accounts (cuentas), y las gestionas en Instellingen → Gebruikers (ajustes → usuarios). Un empleado y un usuario son dos cosas distintas: el primero recibe una columna en la agenda, el segundo puede iniciar sesión. Los vinculas entre sí en el formulario de usuario. Para cada cuenta se indica si es una Beheeraccount (cuenta de gestión), que sigue el bloque Rechten, o un Werklogin (acceso de trabajo), que solo sigue la parte de caja.
¿Qué hay en la pestaña Verlof? El derecho a vacaciones por año, en horas, tal como figura en el contrato, y al lado el saldo de este año. Horas y no días: lo que cuesta un día de vacaciones depende del horario de trabajo de ese día. Si lo dejas vacío, el saldo muestra por qué no lo hay en lugar de cero. La pestaña solo aparece con HairConnect Social; consulta Solicitar vacaciones.