Usuarios y roles

Actualizado el 2026-10-14

Un empleado recibe una columna en la agenda. Un usuario puede iniciar sesión. Son dos cosas distintas, y las vinculas entre sí.

¿Dónde lo encuentro?

Instellingen → Gebruikers (ajustes → usuarios).

El formulario

Wie (quién)

Sin ese vínculo, un usuario no tiene columna en la agenda y no se puede cobrar nada a su nombre. Tampoco se puede corregir un fichaje.

Las cabinas y los sillones no aparecen en esa lista desplegable.

Wachtwoord (contraseña)

Laat leeg om het huidige wachtwoord te behouden.

Déjalo vacío para conservar la contraseña actual.

Al menos ocho caracteres, con un ojo para mostrarla. Obligatoria al crear, opcional al modificar; si no, tendrías que escribir una contraseña con cada cambio de nombre.

Los roles

Con qué rol trabajas en este salón aparece arriba a la izquierda, debajo del nombre del salón: Ingelogd als Thierry · Zaakvoerder (sesión iniciada como Thierry · responsable del salón); con un acceso de trabajo, Werklogin con el nombre de la ficha, y en una pantalla estrecha o con la barra lateral plegada, solo el rol; en la caja de la app en el iPad y el móvil aparece la misma frase junto al nombre del salón.

Aproximado a propósito: un salón de cuatro personas no necesita una matriz de permisos. Lo que alguien puede hacer además de eso —gestionar la caja, corregir fichajes, horarios de trabajo, informes— figura por empleado en la ficha en Team → Medewerkers, bloque Rechten (permisos); consulta Añadir un empleado. Allí el rol es el límite superior y el valor por defecto, y ese valor por defecto es, para un empleado, nada, tampoco cobrar. Todo lo que puede hacer un empleado lo marcas por persona. Quien el 5 de septiembre de 2026 ya estaba en una ficha conserva exactamente lo que tenía entonces; esas casillas aparecen ahora escritas en la ficha.

Una excepción a ese valor por defecto: Afspraken wijzigen (modificar citas) —cambiar de hora, modificar o eliminar una cita que aún está por llegar— está activado para todos, también para un empleado, y se puede desactivar por persona. Solo el responsable del salón y un manager pueden modificar o eliminar una cita del pasado.

Lo que está protegido de verdad:

• Instellingen → Koppelingen (ajustes → integraciones) e Instellingen → Logboek (ajustes → registro) son exclusivamente para el rol Zaakvoerder. Ahí están las claves con las que se pueden iniciar pagos, y ahí figura quién hizo qué con qué dinero.
• Todas las demás pantallas de ajustes requieren el permiso Instellingen van het salon (ajustes del salón). El responsable del salón lo tiene siempre; un manager solo cuando el responsable del salón lo marca en su ficha de empleado; por defecto está desactivado, porque un manager de salón no tiene por qué poder cambiar un número de IVA ni una dirección de remitente. Un empleado no puede recibirlo.

Las pantallas de ajustes toman el salón siempre del usuario que ha iniciado sesión, nunca de la URL. No hay ninguna dirección con la que abras los ajustes de otro salón.

El gestor

El rol Boekhouder (gestor) es para quien solo trabaja con las facturas de compra. Una cuenta así tiene por defecto solo la pestaña PaidOnce: sin back-office, sin agenda, sin caja y sin app.

• Un gestor no necesita ficha de empleado. Deja Gekoppelde medewerker (empleado vinculado) vacío: así no tiene columna en la agenda y no cuenta como empleado.
• A un empleado también se le puede asignar el rol de gestor. Una cuenta tiene un solo rol por salón; la ficha sigue valiendo. Si pones el rol en Boekhouder, la cuenta empieza solo con PaidOnce, y lo que marques en la ficha (por ejemplo HairConnect y Afrekenen) se suma — dentro del mismo límite que un empleado: nunca los ajustes del salón ni eliminar un ticket.
• Un gestor no puede ser un werklogin.

Dos cuentas para una persona

Un mismo empleado puede tener más de una cuenta. Está pensado para el dispositivo que se queda en el mostrador: el iPad está abierto todo el día y lo usa todo el equipo, así que no debe tener una cuenta que pueda abrir los informes, los sueldos y los ajustes.

Por eso el responsable del salón conserva su propia cuenta en su móvil y pone en el iPad una segunda cuenta: un acceso de trabajo (werklogin).

Las dos cuentas apuntan al mismo empleado, así que a la misma columna de agenda y a las mismas líneas de caja: sigue siendo un solo peluquero.

Así se crea uno: abre la ficha en Team → Medewerkers (equipo → empleados), bloque Accounts (cuentas), y haz clic en Werklogin toevoegen (añadir acceso de trabajo). Llegas al formulario normal de usuario, con el empleado, el rol Medewerker (empleado) y el interruptor Werklogin ya rellenados. La dirección de correo electrónico y la contraseña las rellenas tú: el programa no inventa ninguna.

Ese botón solo aparece cuando el empleado ya tiene una cuenta normal, y desaparece en cuanto hay un acceso de trabajo: uno por ficha. En el bloque Accounts figura en cada fila el tipo: Beheeraccount (cuenta de gestión) (volgt het blok Rechten op deze fiche — sigue el bloque Rechten de esta ficha) o Werklogin (acceso de trabajo) (volgt van het blok Rechten alleen de kassa en Afspraken wijzigen, en nooit een bon verwijderen — del bloque Rechten solo sigue la caja y Afspraken wijzigen, y nunca eliminar un ticket).

Lo que puede hacer un acceso de trabajo: lo que su rol puede hacer por defecto, más las casillas de caja de la ficha, y ni una línea más. Para el rol Medewerker eso significa: exactamente los interruptores de caja marcados en la ficha. Nunca eliminar un ticket, ni corregir fichajes, ni abrir horarios de trabajo, ni ver informes, ni configurar nada, aunque en la ficha sí esté activado.

A eso se añade Afspraken wijzigen (modificar citas), tal como esté en la ficha: activado, salvo que el responsable del salón lo haya desactivado allí.

Lo que marques en la ficha del empleado fuera de la caja no vale para el acceso de trabajo. Fichaje, horarios de trabajo, informes y ajustes pertenecen a la cuenta de gestión. Para eso precisamente sirve un acceso de trabajo: el dispositivo del mostrador puede atender el mostrador y nada más, aunque el titular de la ficha pueda hacerlo todo.

En la lista de usuarios aparece werklogin debajo de la columna de agenda, para que dos filas con el mismo nombre no parezcan un duplicado. Una cuenta con el rol Zaakvoerder no puede ser un acceso de trabajo: ese rol puede hacerlo todo por definición.

La lista

Retrato, Naam (nombre, con la dirección de correo electrónico debajo), Rol (rol) como etiqueta, Agendakolom (columna de agenda) y Laatst ingelogd (último inicio de sesión) (o nooit (nunca)).

Filtro por Rol (rol).

Si todavía no hay nada: Nog geen gebruikers — Maak een account aan voor iedereen die met het pakket werkt. — Todavía no hay usuarios. Crea una cuenta para todos los que trabajan con el programa.

Lo que no puedes hacer

• Eliminar tu propia cuenta. El botón está oculto en tu propia fila: quedarte fuera a ti mismo no debe ocurrir por accidente.
• Asociar una cuenta a un salón del que tú no eres responsable. Un usuario nuevo pertenece automáticamente al salón en el que estás en ese momento.

Trabajar en dos salones

Si tienes más de un negocio, tienes un solo acceso para todos. Arriba, junto al nombre del salón, hay una lista desplegable con los salones a los que está asociada tu cuenta; elige uno y pulsa Wissel (cambiar). Todo el backoffice —agenda, caja, clientes, informes— muestra a partir de ese momento ese salón.

Dos cosas que conviene saber:

• Tu rol puede ser distinto en cada salón. En tu propio negocio eres responsable del salón; en el de un socio, quizá empleado. Lo que puedes hacer sigue al salón en el que estás en ese momento y no al rol más alto que tengas en algún sitio.
• Las fichas de cliente no se comparten. Cada salón conserva sus propios clientes, tickets y cifras. No es una carencia sino la ley: dos salones son dos responsables del tratamiento.

Un segundo salón se le da a una cuenta en Werkt ook in (también trabaja en) en el formulario de usuario. Ahí solo aparecen salones de los que eres responsable, y quien se añade empieza allí como empleado; el rol lo pones después en ese mismo salón.

En el iPad y el móvil esa lista desplegable no existe: allí el salón está ligado al token del dispositivo, y para cambiar vuelves a iniciar sesión. Es a propósito el lado más engorroso: un ticket en el salón equivocado es un documento fiscal que ya no puedes mover.

Qué queda en el registro

La creación, la modificación y la eliminación de una cuenta, con el nombre, la dirección de correo electrónico, el rol y el empleado vinculado.

También cada cambio de salón, en el registro del salón al que entraste: "Kris kwam vanuit Kapsalon Meander in Diargo werken, als medewerker." (Kris vino desde Kapsalon Meander a trabajar en Diargo, como empleado.)

Un cambio de contraseña, no. Es el precio consciente de la certeza de que nunca acabe una huella de contraseña en una tabla que se conserva siete años.

Preguntas frecuentes

Alguien recibe "datos de acceso incorrectos" aunque la contraseña es correcta. Entonces esa cuenta probablemente no está asociada a ningún salón. Revisa la ficha, o vuelve a crear la cuenta desde un usuario que sí pertenezca al salón.