PaidOnce sigue cada factura de compra, nota de crédito, nota de gastos y tique desde la subida hasta el contable, y comprueba por sí mismo si ya está pagada: por la empresa, por otra empresa suya o en privado por quien adelantó el dinero.
Una factura solo está liquidada cuando frente a ella hay un pago que cuadra: el importe correcto, al destinatario correcto, con el concepto correcto. Hasta ahora esa comprobación la hacía una persona, en el momento en que casualmente se acordaba.
PaidOnce la hace con cada documento, en todas las cuentas que conecte, y muestra lo que ha comprobado. El programa propone; usted decide.
Cada documento pasa por los mismos pasos, y en todo momento ve en cuál está.
Un pdf del correo, una factura electrónica por Peppol o un tique que escanea con el móvil. Elige al momento para qué empresa es, y si alguien adelantó el dinero.
PaidOnce lee el proveedor, el número, la fecha, el vencimiento, el importe, el concepto y el número de cuenta. Lo que no figura se queda vacío; no se adivina nada. Usted revisa la propuesta y confirma.
PaidOnce busca el pago por sí mismo: en las cuentas de la empresa, en las de otra empresa suya, y en la cuenta privada, PayPal o tarjeta de quien adelanta. Importe y concepto tienen que cuadrar; si no, es una propuesta y no una certeza.
Lo que sigue abierto va a un fichero de pago que usted sube a su banco y firma. Un adelanto se convierte en una devolución a la persona. Un pago de más se convierte en una solicitud de devolución al proveedor.
El documento va por correo al archivo de su contable, con la factura electrónica o el pdf. Solo cuando el servidor de correo ha aceptado el envío queda marcado como reenviado.
Documento, pago y contable coinciden. Solo entonces el hilo está cerrado, y así se queda.
Dos casos de un control real, sin nombres.
Un tique de 24,91 € se había pagado en caja. Tres semanas después, el mismo importe aparecía como transferencia en el extracto. PaidOnce ve dos pagos frente a un solo documento y prepara la solicitud de devolución.
Medido en un control de las facturas de compra de dos empresas, octubre de 2026.
Un proveedor recibió una transferencia que cubría dos facturas. Junto a una sola factura, eso se lee como un pago de más. PaidOnce muestra la diferencia y le deja enlazar la segunda factura, en lugar de enviar una solicitud de devolución equivocada.
Mismo control, octubre de 2026.
PaidOnce no sustituye a su contable ni a su banco. Se sitúa entre los dos.
El archivo de compras en ClearFacts es la fuente de lo que ya está contabilizado. Lo que PaidOnce liquida va por correo a ese mismo archivo.
Una factura electrónica entra por el punto de acceso de HairConnect (Recommand), con todos sus campos. No se vuelve a teclear nada.
Los extractos llegan solos por la conexión bancaria; ya no sube nada a mano. PaidOnce nunca paga por sí mismo: prepara un fichero de pago, usted firma en su banco.
Un adelanto está en la cuenta de una persona, no de la empresa. PaidOnce lee una exportación de PayPal y la cuenta privada de quien adelanta, y mantiene lo privado estrictamente separado de la empresa.
Un tique se escanea con el escáner de documentos de Apple: encuentra los bordes, endereza el papel y sube el tique al momento a la empresa correcta.
Quien adelanta recibe su propio PaidOnce privado: sus tiques y sus devoluciones, solo para él. De un adelanto la empresa ve únicamente la fecha, el importe, el documento y quién pagó.
Hay buenas apps de gastos y buenos programas de precontabilidad. PaidOnce hace otra cosa, y eso se ve mejor lado a lado.
| Tema | Ellos | PaidOnce |
|---|---|---|
| Apps de gastos Rydoo (Malinas, 2011), Pleo, Spendesk, Payhawk | ||
| De qué va | Un empleado escanea un tique y lo declara; la empresa reembolsa. Construidas en torno a una tarjeta de empresa que ellos emiten. | Cada documento, también una factura de proveedor y una factura electrónica, seguido hasta el pago y el contable. |
| Junto a sus propios extractos bancarios | No se indica públicamente | Sí: cada pago se busca en las cuentas de la empresa, de otra empresa suya y de quien adelantó. |
| Junto a las facturas de compra de su contable | No se indica públicamente | Sí: el archivo del contable es la fuente, y lo liquidado vuelve allí. |
| Precontabilidad y facturación ClearFacts, Yuki, Billit | ||
| De qué va | Factura que entra, aprobar, pagar mediante un fichero de pago o directamente por el banco. | El mismo comienzo, pero antes de pagar PaidOnce comprueba si ya hay un pago enfrente. |
| El extracto frente al documento, antes de pagar | No se indica públicamente | Sí, por importe, destinatario y concepto. Mismo número ya pagado: fuera del fichero de pago. Mismo importe al mismo destinatario: se le presenta primero a usted. |
| Cuando algo se pagó en privado | No se indica públicamente | El documento sigue abierto hasta que el adelanto se devuelve a quien lo hizo. |
Una celda vacía significa: en sus propias páginas no encontramos nada al respecto. Es lo que hemos leído, no lo que ellos saben hacer. Las fuentes están al final, con la fecha.
Según estimaciones del sector citadas por la Office of the Washington State Auditor, las organizaciones pagan dos veces entre el 0,8 y el 2 por ciento de sus pagos, y solo se nota cuando alguien lo busca expresamente. Es una estimación estadounidense, no una cifra belga.
Todo lo que se dice en esta página sobre el otro programa sale de estas direcciones. Las tarifas y las condiciones pueden haber cambiado desde entonces: compruébalas con ellos.
Empiece treinta días de prueba, o llámenos y miramos juntos sus facturas de compra.
¿Podemos contar qué páginas se leen?
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