PaidOnce suit chaque facture d’achat, note de crédit, note de frais et ticket, du chargement jusqu’au comptable, et vérifie lui-même si c’est déjà payé : par l’entreprise, par une autre entreprise à vous, ou en privé par celui qui a avancé l’argent.
Une facture n’est réglée que lorsqu’un paiement correct lui fait face : le bon montant, au bon destinataire, avec la bonne communication. Jusqu’ici, cette vérification revenait à un humain, au moment où il y pensait par hasard.
PaidOnce la fait pour chaque document, sur tous les comptes que vous y reliez, et montre ce qu’il a vérifié. Le logiciel propose ; vous décidez.
Chaque document passe par les mêmes étapes, et à tout moment vous voyez où il en est.
Un pdf reçu par mail, une facture électronique via Peppol ou un ticket scanné avec le téléphone. Vous choisissez tout de suite pour quelle entreprise c’est, et si quelqu’un a avancé l’argent.
PaidOnce lit le fournisseur, le numéro, la date, l’échéance, le montant, la communication et le numéro de compte. Ce qui n’y figure pas reste vide ; rien n’est deviné. Vous relisez la proposition et confirmez.
PaidOnce cherche lui-même le paiement : sur les comptes de l’entreprise, d’une autre entreprise à vous, et sur le compte privé, PayPal ou la carte de celui qui avance. Montant et communication doivent correspondre ; sinon c’est une proposition, pas une certitude.
Ce qui reste ouvert va dans un fichier de paiement que vous chargez dans votre banque et signez vous-même. Une avance devient un remboursement à la personne. Un trop-payé devient une demande de remboursement au fournisseur.
Le document part par mail vers les archives de votre comptable, avec la facture électronique ou le pdf. Il n’est marqué « transmis » que lorsque le serveur de mail a accepté l’envoi.
Document, paiement et comptable concordent. Alors seulement le fil est fermé, et il le reste.
Deux cas tirés d’un vrai contrôle, sans noms.
Un ticket de 24,91 € avait été payé à la caisse. Trois semaines plus tard, le même montant apparaissait en virement sur l’extrait. PaidOnce voit deux paiements pour un seul document et prépare la demande de remboursement.
Mesuré lors d’un contrôle des factures d’achat de deux entreprises, octobre 2026.
Un fournisseur a reçu un virement qui couvrait deux factures. À côté d’une seule facture, cela se lit comme un trop-payé. PaidOnce montre l’écart et vous laisse y rattacher la seconde facture, au lieu d’envoyer une demande de remboursement erronée.
Même contrôle, octobre 2026.
PaidOnce ne remplace ni votre comptable ni votre banque. Il se place entre les deux.
Les archives d’achat dans ClearFacts sont la source de ce qui est déjà comptabilisé. Ce que PaidOnce traite part par mail vers ces mêmes archives.
Une facture électronique arrive par le point d’accès de HairConnect (Recommand), avec tous ses champs. Rien n’est recopié.
Les extraits arrivent d’eux-mêmes par la connexion bancaire ; vous ne chargez plus rien à la main. PaidOnce ne paie jamais lui-même : il prépare un fichier de paiement, vous signez dans votre banque.
Une avance se trouve sur le compte d’une personne, pas de l’entreprise. PaidOnce lit un export PayPal et le compte privé de celui qui avance, et garde le privé strictement séparé de l’entreprise.
Un ticket se scanne avec le scanner de documents d’Apple : il trouve les bords, redresse le papier et charge le ticket aussitôt chez la bonne entreprise.
Celui qui avance reçoit son propre PaidOnce privé : ses tickets et ses remboursements, pour lui seul. L’entreprise ne voit d’une avance que la date, le montant, le document et qui a payé.
Il existe de bonnes apps de notes de frais et de bons logiciels de pré-comptabilité. PaidOnce fait autre chose, et cela se voit mieux côte à côte.
| Sujet | Eux | PaidOnce |
|---|---|---|
| Apps de notes de frais Rydoo (Malines, 2011), Pleo, Spendesk, Payhawk | ||
| De quoi il s’agit | Un employé scanne un ticket et le déclare ; l’entreprise rembourse. Construit autour d’une carte d’entreprise qu’ils émettent. | Chaque document, y compris une facture de fournisseur et une facture électronique, suivi jusqu’au paiement et au comptable. |
| À côté de vos propres extraits bancaires | Non publié | Oui : chaque paiement est cherché sur les comptes de l’entreprise, d’une autre entreprise à vous et de celui qui a avancé. |
| À côté des factures d’achat chez votre comptable | Non publié | Oui : les archives du comptable sont la source, et ce qui est traité y retourne. |
| Pré-comptabilité et facturation ClearFacts, Yuki, Billit | ||
| De quoi il s’agit | Facture reçue, approbation, paiement via un fichier de paiement ou directement via la banque. | Même départ, mais avant de payer, PaidOnce vérifie si un paiement existe déjà en face. |
| L’extrait face au document, avant de payer | Non publié | Oui, sur le montant, le destinataire et la communication. Même numéro déjà payé : pas dans le fichier de paiement. Même montant au même destinataire : d’abord soumis à vous. |
| Quand quelque chose a été payé en privé | Non publié | Le document reste ouvert jusqu’à ce que l’avance soit remboursée à celui qui l’a faite. |
Une case vide signifie : sur leurs propres pages, nous ne trouvons rien à ce sujet. C’est ce que nous avons lu, pas ce qu’ils savent faire. Les sources sont en bas de page, avec la date.
Selon des estimations sectorielles citées par l’Office of the Washington State Auditor, les organisations paient 0,8 à 2 pour cent de leurs paiements en double, et cela ne se remarque que si quelqu’un le cherche expressément. C’est une estimation américaine, pas un chiffre belge.
Tout ce qui est dit sur l’autre logiciel dans cette page provient de ces adresses. Tarifs et conditions ont pu changer depuis — vérifiez-les chez eux.
Essayez trente jours, ou appelez-nous et regardons ensemble vos factures d’achat.
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