Mensajes a y de un cliente

Actualizado el 2026-10-05

Ficha de cliente → pestaña Berichten (mensajes), y para todos los clientes juntos Meer → Instellingen → Verstuurde berichten (Más → Ajustes → Mensajes enviados).

Todo lo que ha ido y venido entre tu salón y un cliente está en un solo sitio, lo más reciente arriba. Nada de esta pantalla envía nada: solo miras.

Qué hay en la pestaña Berichten

• Cada correo que el cliente recibió de tu salón: la confirmación, el recordatorio, el cambio de hora, el mensaje después de un no-show, la cancelación, la lista de espera, el ticket, la factura y la factura rectificativa, el código de acceso al portal y el correo para confirmar su dirección de correo. Un correo que se añada más adelante también aparece aquí automáticamente.
• WhatsApp, en los dos sentidos: las confirmaciones y los recordatorios que salieron, y lo que el cliente respondió él mismo.
• Peppol: una factura que salió como factura electrónica, con la referencia del punto de acceso.
• Lo que envió el propio cliente a través de la página de reservas (la observación en una reserva online) o del portal del cliente (una solicitud de llamada, una solicitud de eliminación de sus datos).
• Mensajes de Optios, si te pasaste con el asistente. Ver más abajo.

En cada fila: cuándo, el canal (un icono), a o de el cliente, el tipo, el asunto y el estado.

Arriba filtras por canal y por tipo. CSV y PDF descargan la lista tal como la ves, con tu filtro aplicado.

Bekijken (ver) muestra el mensaje tal como salió: el correo con la imagen de tu salón, o el texto de un mensaje de WhatsApp. En una factura, con Factuur-pdf (pdf de la factura) descargas el adjunto. Un correo de antes de octubre de 2026 no tiene contenido: entonces todavía no se guardaba.

Qué significa el estado

Entregado o solo enviado: depende de tu servidor de correo

Que llegues a ver Afgeleverd o Geweigerd depende del servidor de correo por el que envía tu salón.

• Tu propio servidor de correo (Instellingen → Koppelingen → Mailserver (Ajustes → Integraciones → Servidor de correo)), como una cuenta de Google Workspace, no comunica si un correo llegó. Ves entonces Verstuurd: si el correo llegó sigue sin saberse, porque un servidor así no lo comunica. Un correo rechazado acaba como mensaje de error en el buzón de esa cuenta, no en HairConnect. Lo que sí ves es si el cliente abrió el correo o hizo clic en un enlace: eso lo registra el propio HairConnect (ver más abajo).
• El servidor de correo de HairConnect sí lo comunica. Si no usas un servidor de correo propio, ves aparecer Afgeleverd o Geweigerd.
• Mail via HairConnect (Instellingen → Koppelingen → Mail via HairConnect) hace que tus correos salgan por el servidor de correo de HairConnect, con tu propia dirección como remitente. Entonces también ves Afgeleverd, Uitgesteld o Geweigerd. Consulta Mail via HairConnect.

Lo que se aplica a tu salón figura en la parte superior de Instellingen → E-mail (Ajustes → Correo electrónico), en Opvolging (seguimiento).

Abierto y con clic: solo con el consentimiento del cliente

Puedes registrar si un cliente abrió un correo y si hizo clic en un enlace. Eso se hace con una pequeña imagen invisible en el correo y con enlaces que pasan un momento por HairConnect. Según las normas europeas de ePrivacy (en Bélgica, el artículo 10/2 de la ley de 30 de julio de 2018), eso solo se permite con el consentimiento del cliente. Por eso hay dos cerrojos, y los dos tienen que estar abiertos:

1. Tú lo activas, en Instellingen → E-mail → Opvolging. Por defecto está desactivado. Ponlo en tu política de privacidad antes de activarlo. Quién lo activa o desactiva queda en el registro.
2. El cliente da él mismo su consentimiento. Puede hacerlo en tres sitios, y siempre está desactivado por defecto:
   • en la página de reservas, con una casilla junto a sus datos (solo visible si activaste el seguimiento);
   • en el portal del cliente, en Preferencias, donde también puede volver a desactivarlo;
   • en la ficha de cliente, por ti, con Akkoord: zien of hij een mail opent (consentimiento: ver si abre un correo), solo si el cliente te lo pide. Se guarda como a petición del cliente, con tu nombre y la fecha.

En la ficha, en Akkoord opvolging mails (consentimiento seguimiento de correos), figura cuándo y por qué vía se dio el consentimiento.

Sin consentimiento no se añade nada al correo: ni imagen invisible ni enlaces redirigidos. Si el cliente retira más tarde su consentimiento, o si tú desactivas el seguimiento, a partir de ese momento no se cuenta nada más, tampoco en los correos que ya salieron. Los enlaces de esos correos siguen funcionando con normalidad.

También sin consentimiento: tu decisión

Optios registraba en cada cliente si abría un correo, sin preguntarlo. Si quieres lo mismo, activa también en Instellingen → E-mail → Opvolging la opción Ook bijhouden bij klanten die er niet apart mee instemden (registrar también en clientes que no lo consintieron por separado). Está desactivada por defecto y solo se puede activar mientras el propio seguimiento esté activado. Lo decides tú, como responsable de los datos de tus clientes: ponlo en tu política de privacidad, con el porqué y cómo puede oponerse un cliente. Quién lo activa o desactiva queda en el registro.

Entonces el segundo cerrojo funciona de otra manera: no "el cliente dio su consentimiento", sino "el cliente no se opuso". Oponerse se puede en dos sitios:

• en el portal del cliente, en Preferencias: ahí aparece entonces No quiero que el salón vea si abro un correo o hago clic en un enlace en lugar de la casilla de consentimiento. La página de reservas ya no pide consentimiento;
• en la ficha de cliente, por ti, con Klant wil niet dat het openen van mails gevolgd wordt (el cliente no quiere que se haga seguimiento de la apertura de correos), si el cliente te lo dice. Se guarda como a petición del cliente, con tu nombre y la fecha. En la ficha figura en Bezwaar opvolging mails (oposición al seguimiento de correos).

A un cliente que se ha opuesto nunca se le hace seguimiento, aunque alguna vez hubiera dado su consentimiento: consentimiento y oposición se excluyen, y cuenta lo último que dijo el cliente. Una ficha borrada tras una solicitud de eliminación recibe automáticamente una oposición. También aquí, a partir de la oposición no se cuenta nada más, tampoco en los correos que ya salieron.

Esto funciona con cualquier servidor de correo: el tuyo propio (como Google Workspace), el de HairConnect y Mail via HairConnect. La imagen invisible y los enlaces redirigidos son de HairConnect, no de tu servidor de correo. Lo ves como Geopend op … (abierto el …) y aangeklikt op … (clic el …): en la pestaña Berichten de la ficha de cliente, en Verstuurde berichten y, en un cierre, en la columna Gelezen (leído) bajo Verwittigd (avisados). Con tu propio servidor de correo solo sigue sin saberse si el correo llegó.

Nunca hay seguimiento en un correo con un código de acceso, un enlace para confirmar una dirección de correo, el correo para revisar una ficha y la solicitud de pago tras una cancelación tardía. Esos llevan un secreto, y un filtro de empresa que abre el enlace de antemano lo gastaría.

En el correo de un cierre solo se registra la apertura. El botón para volver a reservar es un enlace personal y no pasa por HairConnect, así que un clic en él no se cuenta. Si el cliente volvió a reservar, lo ves en la pantalla del cierre.

"Abierto" es un indicio, no una prueba

Apple Mail descarga de antemano las imágenes de cada correo, tanto si el cliente lo abre como si no. Algunos filtros de empresa abren los enlaces para revisarlos. Una apertura que viene de un sitio así, o que ocurre en el medio minuto siguiente al envío, figura como Mogelijk automatisch geopend (posiblemente abierto automáticamente). Si el cliente vuelve a abrir el correo él mismo más tarde, pasa a ser simplemente Geopend (abierto). Gmail descarga la imagen invisible cuando el cliente abre el correo; eso cuenta como Geopend. Si vuelve a abrir el mismo correo en Gmail, no siempre se cuenta de nuevo.

La vista general de todos los mensajes

Meer → Instellingen → Verstuurde berichten muestra los correos a todos tus clientes. Filtras por tipo, estado y periodo.

Los correos rechazados y fallidos están arriba. Con esos tienes que hacer algo: normalmente la dirección no es correcta. Adres rechtzetten (corregir la dirección) te lleva directamente a la ficha. La cifra junto a Verstuurde berichten cuenta los correos rechazados y fallidos del último mes.

Esta vista general es para quien puede abrir los informes.

Mail komt niet aan (el correo no llega)

Si el servidor de correo de un cliente rechaza un correo, su dirección recibe la marca Mail komt niet aan: en la ficha de cliente junto a la dirección de correo, en la ventana de edición de la ficha y en Verstuurde berichten debajo de la dirección. Si pasas el ratón por encima, lees cuándo ocurrió y qué dijo el servidor de correo del cliente, por ejemplo 550 5.1.1 … does not exist.

HairConnect no cambia la dirección por su cuenta. Es la dirección que dio el cliente: compruébala con él y corrígela en la ficha. Entonces la marca desaparece sola, porque es otra dirección. También desaparece si un correo siguiente a la misma dirección sí llega, por ejemplo después de vaciar un buzón lleno.

Solo ves esta marca si tu servidor de correo comunica los rechazos: con Mail via HairConnect o con el servidor de correo de HairConnect, no con tu propio servidor de correo.

Dónde más lo ves

• En la agenda. Abre una cita: abajo figura el último correo sobre esa cita, por ejemplo Herinnering: verstuurd (recordatorio: enviado) o Bevestiging: afgeleverd, geopend (confirmación: entregado, abierto). Si no llegó, aparece una señal de aviso.
• En las facturas. En la columna Verstuurd (enviada), pasa el ratón sobre el sobre: ahí ves qué pasó con el correo. Un sobre rojo es un correo que fue rechazado.
• En las transacciones. La columna Kasticket gemaild (ticket enviado por correo) (se activa encima de la tabla).
• En Hairlien. Pregunta "¿Ha leído la señora Pede el recordatorio?". Hairlien lo busca en esta pestaña, no envía nada y dice con franqueza si no se puede saber, por ejemplo porque el cliente no dio su consentimiento. Si el correo a ese cliente no llega, Hairlien también lo dice.

Mensajes y consentimientos de Optios

Si te pasas con el asistente, también se traen los mensajes que Optios envió a tus clientes, con (uit Optios) (de Optios) junto al estado. Optios solo los guarda seis meses, así que no se traen otros más antiguos.

• Afgeleverd y Geweigerd se traen, con el motivo del rechazo.
• Gelezen (leído) y aangeklikt (clic) a propósito no se traen. Optios lo registraba sin que el cliente hubiera dado nunca su consentimiento, y HairConnect solo lo hace con ese consentimiento, o si tú mismo eliges registrarlo también sin consentimiento (ver más arriba). Incluso entonces, solo empieza a partir de ese momento.
• También se traen los consentimientos de la ficha: correo, SMS y boletín. Optios no guarda una fecha con ellos, así que figura overgenomen uit Optios, datum onbekend (traído de Optios, fecha desconocida). Un "sí" para SMS no se trae: en Optios el SMS está activado por defecto para cada cliente, y eso no es un consentimiento de ese cliente.
• Lo que el cliente dio o retiró en el propio HairConnect no lo sobrescribe una ronda posterior. Consulta Pasarte tú mismo desde Optios.