Una factura sin ticket de caja
Actualizado el 2026-10-05
No todo pasa por la caja. Una boda que se paga después, una empresa que trabaja con factura, una colaboración con un fotógrafo, una formación que impartes: dinero que sí es facturación, pero al que nunca corresponde un ticket de caja.
Para eso haces una factura sin ticket. Recibe su número de la misma serie que las facturas que haces en la caja, aparece en la misma lista y cuenta en tu facturación y en lo que recibe tu gestor.
Dónde
Rapporten → Facturen → Nieuwe factuur (informes → facturas → nueva factura).
¿Sí hay un ticket detrás? Entonces haz la factura en la caja, sobre ese ticket; consulta Hacer una factura. Dos facturas sobre la misma venta son dos documentos que pueden acabar los dos en manos de tu gestor.
A quién
La ficha de cliente no es obligatoria. Una empresa que te contrata una formación una sola vez no tiene por qué estar en tu base de clientes.
- ¿Tiene la clienta una ficha? Elígela en Bestaande klant (cliente existente). Las casillas de debajo se rellenan con sus datos de facturación o, si no los hay, con su nombre y su dirección habituales. Después todavía puedes cambiarlos: lo que aparece en la hoja es lo que hay en esas casillas.
- ¿No tiene? Deja Bestaande klant vacío y rellena tú las casillas.
El número de IVA completa el resto
Si escribes el número de IVA y pulsas Gegevens ophalen (obtener datos), HairConnect lo consulta en VIES, el registro de la Comisión Europea. Ves uno al lado del otro lo que devuelve VIES y lo que está rellenado ahora, y solo cuando pulsas Overnemen (aplicar) cambia algo.
Hay tres respuestas posibles, y las tres significan algo distinto:
| Lo que dice VIES | Qué ocurre |
|---|---|
| El número existe | El nombre y la dirección aparecen como propuesta. Revísalos: un registro a veces va años por detrás. |
| El número no existe | Recibes un aviso y no se rellena nada. Normalmente es una errata. |
| VIES no responde | Recibes un aviso y rellenas tú mismo los datos. Un servicio de la Comisión que falla un momento no detiene tu factura. |
La dirección llega como una sola línea, exactamente como la da el registro. Es a propósito: la forma varía según el Estado miembro y no se puede extraer de forma fiable un código postal o un municipio. Si quieres dividirla, escribe tú mismo el código postal y el municipio en las casillas de debajo.
Lo que no sepas, déjalo vacío. Una casilla vacía en una factura es mejor que una dirección que suena verosímil y no es correcta.
Si no hay nada en ninguna casilla de dirección, en Adres (dirección) ves en naranja Er staat geen adres op deze factuur (esta factura no tiene dirección), con la sugerencia de obtenerla con Gegevens ophalen o de escribirla tú. Si la ficha de cliente tiene datos de facturación pero no dirección de facturación, no se copia su domicilio: muchas veces no es la dirección de su sociedad. Emitirla sigue siendo posible; la ventana de Factuur uitgeven (emitir factura) lo recuerda entonces: Let op: er staat geen adres van de klant op deze factuur. (atención: esta factura no tiene la dirección del cliente).
Qué se factura
Cada línea tiene una descripción, una cantidad, un precio unitario y un tipo de IVA. Los precios son con IVA incluido, igual que en la caja; la base imponible por tipo la calcula HairConnect y la pone al pie de la hoja.
Desde Uit uw lijst (de tu lista) eliges un servicio o un producto de tu salón; eso rellena la descripción, el precio y el tipo. Después es texto normal que puedes cambiar. Lo que aparece en una factura queda fijado en el momento en que la emites: si el año que viene subes el precio de "Peinado de novia", la factura de hoy no cambia.
El IVA se calcula por línea. Tres líneas de € 3,33 suman € 9,99 con € 1,74 de IVA, no € 1,73, que es lo que sale si calculas sobre el total.
La fecha
La fecha de la factura determina el ejercicio y, por tanto, el número. Por defecto es hoy.
- En el futuro no se puede. Una factura lleva el día en que la emites.
- En un periodo que ya enviaste a tu gestor, tampoco. Esas cifras están en sus manos y ya no cambian. Pon entonces en la factura la fecha de hoy.
Emitir
Pulsa Factuur uitgeven (emitir factura). Primero aparece una ventana que dice lo que va a ocurrir: a quién, cuántas líneas, el total, el IVA por tipo y si después podrá salir como factura electrónica por Peppol o no, con el motivo.
Solo cuando confirmas se crea la factura y se le asigna el número. Mientras estás escribiendo no hay nada: ni documento, ni número, ni hueco en la serie si cierras la pantalla.
Después aparece en la lista Facturen (facturas), con buiten de kassa (fuera de la caja) bajo su número. Desde ahí descargas el pdf, la envías por correo o la envías como factura electrónica por Peppol, exactamente igual que una factura que sí sale de la caja.
Una factura emitida ya no cambia ni desaparece. Si algo no es correcto, haz una factura rectificativa. Consulta Hacer una factura.
Cuando está pagada
A diferencia de una factura de la caja, esta aparece como Uitgegeven (emitida): todavía no se ha pagado. Cuando el dinero esté en tu cuenta, pulsa en la lista Op betaald zetten (marcar como pagada). Solo cambia el estado y se añade una línea al registro de actividad; en la factura en sí no cambia nada, porque tampoco se puede.
Tus cifras de facturación no cambian por eso. Siguen la fecha de la factura, no el día en que se pagó.
Dónde va esa facturación
Esta es la parte que le interesa a tu gestor.
| Dónde | Qué ves |
|---|---|
| Rapporten → Omzet (informes → facturación) | Una columna Facturen (facturas) junto a Servicios y Productos, y una línea Facturen buiten de kassa (facturas fuera de la caja) en el desglose. Solo aparecen si hay facturas de este tipo. |
| Rapporten → Dagontvangsten (informes → caja del día) | En el bloque Facturen in deze periode (facturas en este periodo), con en Verkoop (venta) la indicación Zonder bon — niet in de dagontvangsten (sin ticket — no incluida en la caja del día) y con las columnas Sin IVA e IVA. |
| Rapporten → Kassaboek (informes → libro de caja) | En la columna Gefactureerd (facturado), igual que una factura sobre un ticket. No cuenta para el cajón: no ha entrado dinero. |
| Naar de boekhouder (al gestor) | El informe de caja del día va como csv en el correo, con ese bloque dentro. La factura en sí va aparte, en un correo propio, a ClearFacts, si rellenaste allí una dirección para las facturas de venta. |
La caja del día en sí sigue siendo la caja. El bloque está debajo y no en medio, porque son dos libros distintos: un cobro de caja es dinero que ha entrado; una factura de venta es un derecho de cobro. Sumarlos da una cifra que no es ni tu caja ni tu libro de ventas.
Por la misma razón, una factura sin ticket no se incluye en la caja del día que se envía a un programa de contabilidad como ClearFacts o Yuki: esa contiene la facturación de caja. Aparece en el informe que recibe tu gestor, y la factura en sí va en un correo propio al buzón de ClearFacts de tu salón, igual que una factura de la caja. Si en la integración con ClearFacts no hay ninguna dirección para las facturas de venta, se las haces llegar tú a tu gestor. Consulta Al gestor.
Nada cuenta dos veces. Una factura vinculada a un ticket trata de una facturación que ya está en la caja del día y no se suma en ningún sitio. Una factura sin ticket solo existe ahí.
Quién puede hacerlo
El mismo permiso que para facturar en la caja: Facturen maken (hacer facturas) (kassa.factuur). Consulta Añadir un empleado.