El diario de caja
Actualizado el 2026-10-02
Cada ticket de caja cerrado entra en el diario. Un ticket cerrado ya no cambia; un error se corrige con una anulación. Para eso no tienes que hacer nada, pero explica por qué algunas cosas no se pueden hacer a propósito.
Cómo se identifica un ticket
Un ticket no tiene número por defecto. Una factura necesita un número; un ticket de caja no, y por eso HairConnect no lo asigna. Un ticket se reconoce por el cliente, la fecha y la hora de cierre: en la caja aparece como Bon van 14:32 (ticket de las 14:32), en el ticket de caja como Kasticket con 04/09/2026 14:32 al lado, y en el correo al cliente como Ticket de caja del 4 de septiembre de 2026 a las 14:32.
Donde un ticket tiene que caber en una tabla o en un archivo (Rapporten → Transacties (informes → transacciones) y el csv para el gestor) aparece una referencia: 20260904-1432-3f2a9c1d, la fecha, la hora de cierre y los ocho primeros caracteres de la clave del ticket. Se ordena por tiempo e identifica exactamente un ticket.
Más de un cliente en un ticket
Un ticket puede llevar más de un cliente: una madre y una hija que pagan juntas es un ticket normal. Está vinculado a un cliente (a quien corresponden el saldo a favor, la factura y el correo del ticket) y los demás aparecen debajo como Samen met … (junto con …), en Rapporten → Transacties (informes → transacciones) en la columna Cliente y en el ticket de la caja bajo el nombre del cliente. Quien tiene ficha de cliente queda vinculado a ella; quien no tiene, aparece solo con su nombre. Eso no cambia nada en los importes. Hoy esos tickets solo llegan con la migración desde Optios; la caja en sí todavía no añade un segundo cliente.
Tickets de caja numerados
Si aun así quieres que lleven número (porque tu programa anterior los numeraba y tus clientes o tu gestor están acostumbrados), lo activas en Instellingen → Kassa instellen (Ajustes → configurar la caja). No es obligatorio, pero está permitido. Cada ticket que cierres después recibe un número como 2026-0042, correlativo por ejercicio. Aparece junto a la fecha y la hora: en el ticket de caja, en la pantalla de la caja, en Rapporten → Transacties (informes → transacciones) y en tu exportación. Los tickets que ya existen no reciben número: no se numera nada con efecto retroactivo. Si más adelante lo vuelves a desactivar, los tickets numerados conservan su número y los nuevos no reciben ninguno; en la serie quedan entonces huecos. Es lo normal, no ha desaparecido ningún ticket: un número nunca se reutiliza, tampoco si eliminas un ticket.
Qué más hay en esa pantalla
En Instellingen → Kassa instellen (Ajustes → configurar la caja), además de la numeración, hay un interruptor más: Ik reken af met menu's (cobro con paquetes). No trata del diario sino de la pantalla de registro: hace que la caja se abra en Menu's (paquetes) y convierte la pestaña Diensten (servicios) en una pestaña Extra. Consulta Hacer un ticket. No cambia nada en la numeración.
Y un tercero: Kasticket automatisch afdrukken (imprimir el ticket de caja automáticamente), desactivado por defecto. Desactivado significa que después de cobrar no sale nada en papel; el cajón sí se abre con un pago en efectivo, porque está conectado a la impresora de tickets. Si el cliente pide su ticket, se lo envías por correo con Ticket mailen (enviar el ticket por correo) en el ticket; quien tenga de todos modos una impresora, lo imprime con Afdrukken (imprimir). Consulta Cobrar y cerrar.
Lo que nunca se puede hacer
- Eliminar un ticket de caja. El intento se rechaza: Kassabonnen worden nooit verwijderd. Gebruik void() met een reden. (los tickets de caja nunca se eliminan; usa void() con un motivo).
- Modificar un ticket cerrado. Solo se pueden añadir todavía los datos de una anulación. Todo lo demás se rechaza con: Een afgesloten kassabon mag niet meer wijzigen. Maak een tegenboeking. (un ticket de caja cerrado ya no se puede modificar; haz una anulación).
Así que para corregir usas siempre una anulación.
El IVA
El IVA se calcula por línea del ticket y se redondea en ese momento, mientras cobras. Los informes solo suman esos céntimos; nunca vuelven a calcular el IVA a partir del total del día.
No es un detalle sin importancia: con tres líneas de € 3,33, un recálculo a partir del total difiere en un céntimo del ticket que recibió el cliente, y entonces tu declaración ya no cuadra con tu caja.
Las tarjetas regalo, el saldo a favor y las líneas de descuento sueltas no llevan IVA. En una tarjeta regalo, el IVA se aplica solo al canjearla, sobre lo que se compre entonces.
Dónde encuentras el diario
| Pantalla | Para qué |
|---|---|
| Rapporten → Dagontvangsten (informes → caja del día) | el informe que va al gestor: por día, por tipo de IVA, por medio de pago |
| Rapporten → Transacties (informes → transacciones) | cada ticket por separado, con búsqueda; los tickets anulados aparecen por defecto pero no cuentan |
| Rapporten → Kassaboek (informes → libro de caja) | la parte del efectivo: cambio, entradas, salidas, recuentos |
| Instellingen → Logboek (Ajustes → registro de actividad) | quién cerró qué ticket y quién anuló qué ticket |
El registro de actividad guarda quién hizo algo, no lo que había en el ticket. Eso último está en el propio diario.
Preguntas frecuentes
¿Y si la caja está sin conexión? Registrar se puede, cobrar no. El cierre se hace en el servidor: ahí se asignan el número, el stock y los saldos de las tarjetas regalo y del saldo a favor. El ticket en borrador se queda en tu dispositivo y se envía en cuanto hay conexión.
Veo una anulación en mi facturación del día. ¿Cuenta dos veces? No. En los informes de facturación se excluyen tanto el original como la anulación. Si solo se excluyera el original, la anulación negativa haría que la facturación del día fuera demasiado baja.