Hacer pedidos y registrar entregas

Actualizado el 2026-09-30

En esta pantalla preparas un pedido para tu proveedor y marcas lo que va llegando. Es una sola lista: una fila empieza como un pedido con estado Besteld (pedido) y pasa a ser una entrega en cuanto llega la caja. Arriba hay tres pestañas —Nog te leveren (pendiente de entrega), Geleverd (entregado) y Alles (todo)—; la pantalla se abre en la primera.

¿Dónde lo encuentro?

Voorraad → Bestellen (Stock → Pedidos).

El formulario

Levering — entrega

El proveedor, a propósito, no es obligatorio. La mayoría de los salones registran una "entrega sin pedido", con solo una etiqueta como 20/08 o wella. Si el campo fuera obligatorio, ya no podrías abrir y guardar una entrega así.

Producten — productos

Una lista que empieza vacía, con el botón Product toevoegen (añadir producto). En cada línea:

El campo de búsqueda de Product mira también la referencia y el código de barras, no solo el nombre, y muestra la marca, el nombre y el contenido; si no, el frasco de 100 y el de 250 ml aparecerían como dos líneas iguales una debajo de la otra. Si trabajas con un escáner, o todavía tienes un paquete con un código de barras antiguo, usa Toevoegen of scannen (añadir o escanear) arriba (ver más adelante).

Preparar un pedido

Arriba de la lista hay un solo botón: Bestelling klaarzetten (preparar pedido). Ahí eliges en qué se basa el pedido. Son cuatro caminos hacia el mismo resultado: una entrega por proveedor, con estado Besteld, las cantidades como líneas y el precio de compra del producto al lado. Los productos sin proveedor van juntos en un pedido sin proveedor.

Salga lo que salga, es una propuesta y no un pedido al proveedor: HairConnect propone, tú confirmas. En ese momento no sale ningún correo y no se pide nada en ningún sitio. Ajustas las cantidades, quitas líneas, añades tú otras, y después lo envías tú mismo con Versturen naar leverancier (enviar al proveedor) (ver más abajo). El aviso que aparece después de prepararlo dice enseguida para qué pedidos no es posible porque el proveedor no tiene dirección de correo. Pon el estado en Geleverd solo cuando las cajas estén ahí: entonces se suma al stock.

Las promociones de tu proveedor aparecen enseguida en ese aviso. Si hay un tramo al alcance de la mano —nog 1 voor de volgende schijf van 10 (falta 1 para el siguiente tramo de 10)—, lo lees antes de abrir el pedido, con el nombre del proveedor. Si añadir algo sale a cuenta en el resultado final, HairConnect te pregunta enseguida si quieres aplicarlo; eliges una opción o eliges Nu niet (ahora no). Consulta Promociones de tu proveedor.

Lo vendido y lo consumido

HairConnect suma por producto lo que se ha vendido y consumido en el salón durante un periodo. El periodo lo eliges de una listita: los últimos siete días (por defecto), los últimos catorce días, la semana pasada, de lunes a domingo, o los últimos treinta días. La semana pasada es la semana ya terminada, aunque hagas el pedido un viernes. Si quieres otra cosa, elige un periodo que elijo yo: entonces aparecen los dos campos de fecha.

Si en ese periodo no se ha vendido ni consumido nada, la pantalla lo dice y no crea nada. El tinte nunca pasa por el mostrador y, por tanto, solo cuenta si lo das de baja escaneándolo en Voorraad → Verbruik (Stock → Consumo).

Reponer hasta el stock mínimo

Cada producto que está por debajo de su stock mínimo se repone hasta ese mínimo. Si hay 1 en la estantería y el mínimo es 4, en la hoja de pedido aparecen 3.

Tres cosas que debes saber:

• Un producto sin mínimo no cuenta. Esa cifra está en la ficha del producto (Voorraad → Producten, campo Minimumvoorraad (stock mínimo)). Si está vacía o en cero, HairConnect no sabe cuál es el objetivo, y no se lo inventa.
• Reponer hasta es alcanzar, no superar. Quien está justo en su mínimo no recibe ninguna línea. En HairConnect no existe un stock máximo ni un stock objetivo; si quieres tener siempre en la estantería más que el mínimo, pon esa cifra más alta como mínimo.
• Un stock negativo cuenta como cero. Un producto en −3 con mínimo 2 da 2 unidades y no 5: en una estantería no hay menos tres frascos. El aviso dice en cuántos productos ha pasado y la nota del pedido lo repite. Vuelve a contar esos productos antes de enviar: una cantidad por debajo de cero es un error de recuento, no una falta.

Componerlo tú

Esto crea un pedido vacío y te lleva directamente a él. Si quieres, eliges un proveedor; también lo puedes rellenar en el propio pedido. Para llenarlo usas Toevoegen of scannen, más abajo.

A partir de una nota en papel

¿Escribes tu pedido a mano en una hoja? Entonces no tienes que volver a teclearlo. Elige este camino y llegarás a la pantalla Bestelling van papier (pedido desde papel).

Esa pantalla también está directamente en la barra lateral, en Voorraad → Briefje inscannen (Stock → Escanear nota), justo debajo de Bestellen. Así que no tienes que pasar por el botón de arriba si ya sabes que tienes una hoja en la mano.

Ahí hay dos entradas:

• Foto nemen (hacer foto). Pon la hoja plana, con suficiente luz, y asegúrate de que toda la lista sale en la imagen. HairConnect lee lo que pone.
• Briefje intypen (teclear la nota). Escribe tu lista tal como está. Esto funciona siempre, también si no tienes asistente.

Desde tu teléfono

Esta pantalla está hecha para el teléfono: nota en la mano, foto, listo.

• La cámara se abre directamente. No tienes que hacer primero una foto y luego ir a buscarla; Foto nemen abre la cámara de tu dispositivo. En un ordenador no cambia nada: ahí te sale la ventana de archivos de siempre y arrastrar y soltar funciona como siempre.
• Puedes poner más de una hoja. Hazlas una detrás de otra; van juntas a una sola nota, en el orden en que las hiciste. Como máximo ocho cada vez.
• Si más tarde encuentras otra, la añades. En una nota que ya está en pantalla aparece Blaadje bijvoegen (añadir hoja). Las líneas que ya están se mantienen —también los productos que asignaste tú— y las nuevas van debajo.
• Si la lectura se atasca, no pierdes nada. Si alguna de las hojas no se puede leer, no se crea nada y el aviso dice qué hoja era. Al añadir, tu nota se queda exactamente como estaba. Las imágenes se eliminan en todos los casos.
• La lista se lee en vertical. En una pantalla estrecha, cada línea leída aparece como un bloque, uno debajo de otro, en lugar de en una tabla que tienes que desplazar de lado: lo que ponía, con la cantidad y el producto debajo, el estado al lado, y los dos botones lo bastante grandes como para pulsarlos con un dedo.

Escribe como estás acostumbrado. HairConnect entiende la manera en que un peluquero hace su lista:

Verf 5/09
Illum : 5/    6
        6/    6
        7/43  3

CT :    9/86  9

Un encabezado con dos puntos vale para todas las líneas de debajo, hasta el encabezado siguiente: así no tienes que repetir la marca en cada tono. La cantidad va al final de la línea, con un espacio delante. La primera línea sin cantidad es el título de tu nota; la fecha que escribas, por tanto, no se lee como pedido. Los tonos con barras pueden quedarse exactamente así: 5/, 7/43, 010/36, /97. Las abreviaturas KP, CT, SF, BP, CF y SP encima de un bloque las lee HairConnect como Koleston Perfect, Color Touch, Shinefinity, Blondor, Colour Fresh y System Professional: CT 7/0 pasa a ser, por tanto, Color Touch, aunque también tengas Koleston Perfect 7/0.

Después ves en pantalla cada línea leída, con lo que ponía y el producto al que está vinculada:

La cantidad se ajusta con los botones + y − junto a la línea. Un toque, sin ventana. Si quieres bajar de seis a uno, el botón menos desaparece ahí: pedir cero no existe; eso es quitar la línea.

Una línea se quita con la papelera de al lado. Un toque, sin ventana: esto no tira datos de tu salón, sino una línea leída, y lo que ponía en tu hoja se queda encima de la tabla. Abajo sí lees qué línea se ha quitado.

Si hay muchas líneas sin sentido —eso pasa cuando la letra es difícil de leer—, Onleesbare regels wissen (borrar líneas ilegibles), arriba, las borra de una vez. Solo se van las líneas en las que no se ha encontrado ningún producto; las líneas con un producto y las líneas en las que todavía tienes que elegir se quedan. Ese botón solo aparece cuando hay líneas así.

Si leímos mal un tono, corrígelo con Regel bijwerken: después se vuelve a buscar el producto. Los pedidos solo se crean cuando pulsas Bestelling klaarzetten, y solo con las líneas que están en Klaar. Las demás se quedan; no desaparecen y no se adivinan.

Qué pasa con tu foto. Va a nuestro disco privado, se envía al modelo de lenguaje que tienes configurado en Instellingen → Koppelingen (Ajustes → Integraciones) y, por nuestra parte, se elimina justo después, también si la lectura falla. Lo que se conserva es el texto que ves en pantalla.

Si no tienes activado el asistente, o si funciona en tu propio servidor con Ollama, Foto nemen y Blaadje bijvoegen no aparecen: ese modelo no puede leer imágenes. Por tanto, tampoco sale nada. Briefje intypen funciona con normalidad, y todo lo que viene después es exactamente igual.

¿Qué camino elijo?

Añadir o escanear productos

En cada pedido, arriba, está Toevoegen of scannen (añadir o escanear). Escanea el código de barras o escribe una parte del nombre, indica la cantidad, y el producto queda en el pedido. Si ya estaba, la cantidad aumenta en lugar de añadirse una segunda línea.

No se adivina nada. Si tu búsqueda da más de un producto, HairConnect dice los nombres y la ventana se queda abierta para que puedas escribir con más precisión; si no da nada, la pantalla lo dice, con el código al lado. Todos los códigos de barras de un producto cuentan, también los antiguos: precisamente el paquete con el código anterior es el que, si no, no encontraría nada.

Las cantidades que ya habías ajustado pero todavía no habías guardado se guardan antes de que se añada el producto nuevo. Así no pierdes nada, y no tienes que hacer clic en Opslaan (guardar) después de cada línea.

Enviar al proveedor

Enviar por correo es el camino estándar. Un salón que no ha configurado nada envía así sus pedidos, a cualquier proveedor, también a uno sin integración. Cuál es tu camino lo eliges en Instellingen → Koppelingen; consulta Cómo sale tu pedido.

En cada fila con estado Besteld —y en la parte superior de la página de edición de esa entrega— está Versturen naar leverancier (enviar al proveedor), siempre que haya un proveedor vinculado. Si esa ficha todavía no tiene dirección de correo (Instellingen → Leveranciers (Ajustes → Proveedores)), el botón no desaparece: abre una ventana que dice qué falta y dónde rellenas la dirección. La columna Verstuurd (enviado) muestra entonces Geen e-mailadres bij de leverancier (el proveedor no tiene dirección de correo).

Nunca sale un pedido sin que tú hagas clic en Versturen (enviar) en la ventana de confirmación. Esa ventana muestra de antemano exactamente lo que sale: la dirección, las líneas con sus cantidades, y un cuadro Opmerking voor de leverancier (observación para el proveedor) en el que puedes añadir algo (graag leveren vóór donderdag (por favor, entregar antes del jueves)). Guarda primero los cambios en las cantidades: lo que figura en la ventana es lo que recibe el proveedor.

Debajo está Zo komt hij bij de leverancier toe (así le llega al proveedor): el propio correo, exactamente como aterriza en su bandeja de entrada. No es una imitación: es el mismo correo, solo que todavía sin enviar. Así ves el saludo, tu número de cliente, las líneas y tu pie de página antes de hacer clic en Versturen, y no después.

El correo sale con la imagen del salón y con el salón como remitente; una respuesta del proveedor llega al salón, a la dirección que figura en Instellingen → Het salon (Ajustes → El salón). Contiene el nombre del salón, el número de cliente en el proveedor (si figura en la ficha del proveedor), la referencia, en cada línea el producto con su referencia de artículo y la cantidad, y tu observación. Abajo figuran los datos del salón tal como los rellenaste en Instellingen → Het salon: nombre, calle, código postal y localidad, teléfono y correo. Los precios no aparecen.

Una línea sin referencia de artículo se envía igualmente, con su nombre: un correo lo lee una persona. Si una parte de tus líneas sí lleva referencia y otra parte no, la ventana nombra estas últimas en Gaat mee zonder artikelnummer (se envía sin referencia). En la cesta de Wella esas líneas sí se quedan fuera: esa es la diferencia entre los dos caminos, y por eso cada ventana lo dice por separado.

Por dónde sale el correo. Si configuraste un servidor de correo propio en Instellingen → Koppelingen, sale por ahí. Para el proveedor, eso no cambia nada de lo que lee: el correo sigue teniendo la imagen de tu salón, con tu salón como remitente.

Si no puede salir ningún correo, no sale nada, y entonces tampoco figura en ningún sitio que el pedido se ha enviado. Si todavía no hay ningún servidor de correo configurado, la ventana lo dice antes de que hagas clic: lees Er is nog geen mailserver ingesteld (todavía no hay ningún servidor de correo configurado) con el camino al lado (Instellingen → Koppelingen → Mailserver (Ajustes → Integraciones → Servidor de correo)), y no hay botón Versturen. El pedido se queda como está, la columna Verstuurd sigue vacía y no se añade ninguna línea al registro. La vista previa Zo komt hij bij de leverancier toe sí sigue funcionando: así puedes ver el correo mientras todavía estás configurando el servidor.

Después de enviarlo, la columna Verstuurd se rellena con la fecha, la hora y la dirección, y se añade una línea al registro (Bestelling verstuurd (pedido enviado)). Se puede volver a enviar —por ejemplo, después de una corrección—, pero la ventana avisa entonces Al verstuurd op … naar … (ya enviado el … a …), y el proveedor recibe un segundo correo.

Hacer pedidos a Wella

Si la integración Wella está activada (Instellingen → Koppelingen), con Koppelen met de Wella-catalogus (vincular con el catálogo de Wella), arriba en Voorraad → Producten, vinculas tus fichas a las referencias de la tienda online. HairConnect busca por el código de barras y solo vincula cuando una segunda característica —la marca o el contenido— confirma la coincidencia; lo que no es inequívoco se queda sin vincular y aparece con el motivo en la columna Wella (filtro Nog niet gekoppeld aan Wella (aún no vinculado con Wella)). Una referencia que ya está puesta se mantiene, aunque el código de barras cambie después; puedes rellenarla o vaciarla en la propia ficha del producto.

En Instellingen → Koppelingen indicas qué fichas de proveedor son Wella. Pueden ser más de una: si usas una ficha distinta por marca porque envías un pedido distinto para cada una, indícalas todas. Cada ficha mantiene su propio pedido: HairConnect no fusiona nada. La vinculación con el catálogo, en cambio, sí se hace con todas las fichas indicadas a la vez, así que obtienes las referencias en una sola ronda. Una ficha que no indiques se queda totalmente fuera: sin referencias, sin cesta, sin csv. En esa misma pantalla está también la dirección de tu tienda online de Wella: para Bélgica, https://be.wella.professionalstore.com. Es la dirección en la que el botón de más abajo abre una pestaña; déjala tal cual, salvo que hagas los pedidos en otro país.

En un pedido abierto de una de esas fichas hay entonces tres caminos hacia Wella: el correo, la cesta y el csv. El camino que elegiste en Instellingen → Koppelingen aparece delante como botón principal; los otros dos están al lado o en Andere manieren (otras formas), el botoncito de los tres puntos en esa misma fila. Nunca desaparecen: si uno falla, usas otro. Con un proveedor que no es Wella, solo hay un camino y el correo se queda delante.

Zet in mijn Wella-mand (poner en mi cesta de Wella) muestra lo que va a ir a tu cesta y pone un botón debajo: Open mijn Wella-mand (abrir mi cesta de Wella). Se abre una pestaña en tu tienda online de Wella, y ahí tu cesta se llena sola. Abajo a la derecha de esa pestaña ves una ventanita de HairConnect que va siguiendo el proceso: cuántas líneas hay ya, y en cada línea qué falló si algo falló, por ejemplo, stock insuficiente. El pedido lo haces tú, en Wella. HairConnect pone los artículos en tu cesta y se detiene ahí; tu contraseña de Wella no interviene en ningún momento y tu sesión de Wella se queda en tu propio navegador.

Si en esa pestaña todavía no has iniciado sesión en Wella, la ventanita lo dice enseguida: Je bent niet aangemeld bij de Wella-webshop. (no has iniciado sesión en la tienda online de Wella). Entonces no se pone nada en tu cesta: la extensión no llama a la puerta de Wella sin saber en nombre de quién. Inicia sesión en esa tienda online y después haz clic en la ventanita en Ik ben aangemeld — vul mijn mand (ya he iniciado sesión; llena mi cesta). No se pierde nada: tu pedido sigue preparado en HairConnect.

Csv voor Wella order upload (csv para la carga de pedidos de Wella) descarga ese mismo pedido como archivo con dos columnas, referencia y cantidad, para Mijn account → Order upload en la tienda online. Es la red de seguridad: funciona siempre, porque está integrado en la propia pantalla de Wella. Los dos botones dejan una línea en el registro. Si en la ficha del proveedor rellenas una dirección en Kopie naar (copia a), por ejemplo tu comercial recibe en copia ese mismo correo de pedido, con las referencias.

La extensión para Chrome, instalarla una vez

El llenado de tu cesta se hace en tu propio navegador, y para eso HairConnect necesita un pequeño ayudante: una extensión para Chrome. Mientras no esté en la Chrome Web Store, la instalas a mano. Es una sola vez; después, hacer un pedido a Wella es un clic. Si en la ventana Zet in mijn Wella-mand no ves un botón sino esta explicación, es que todavía no está instalada.

1. En esa ventana, haz clic en Download de uitbreiding (descargar la extensión) y descomprime el archivo zip. Obtienes una carpeta hairconnect-wella. Ponla en algún sitio donde pueda quedarse, por ejemplo en tu carpeta Documentos. No la muevas ni la elimines después: Chrome lee la extensión cada vez desde esa carpeta.
2. Escribe chrome://extensions en la barra de direcciones y pulsa Intro.
3. Activa arriba a la derecha el Modo de desarrollador, haz clic arriba a la izquierda en Cargar descomprimida y elige esa carpeta.

Después, recarga HairConnect y vuelve a hacer clic en Zet in mijn Wella-mand; ahora el botón ya está.

Chrome pide ese modo de desarrollador porque la extensión no viene de su tienda. Solo puede mirar en dos sitios —hairconnect.be y tu tienda online de Wella— y no hace nada ahí mientras tú no pulses el botón. Nunca pide nada. Si más adelante recibes un mensaje de Chrome diciendo que se han desactivado las extensiones en modo de desarrollador, vuelve a activarlas en chrome://extensions; no se pierde nada.

Si la extensión no funciona en algún momento, el camino del csv sigue existiendo: descarga el archivo y súbelo en Mijn account → Order upload en la tienda online.

Con el asistente

Si el asistente está activado, esto también se puede hacer con una frase, estés en la pantalla que estés.

Pedir. Bestel 6 flessen Olaplex nr. 3 (pide 6 frascos de Olaplex nº 3) o zet 2 dozen folie op de bestelling bij Coiffure Pro (pon 2 cajas de papel de aluminio en el pedido de Coiffure Pro). La propuesta muestra en qué pedido entra el producto: el pedido abierto de ese proveedor si hay uno que todavía no se ha enviado (si el producto ya está en él, la cantidad aumenta); si no, uno nuevo con estado Besteld. No sale ningún correo; la propuesta dice que después eliges tú Versturen naar leverancier. Si el producto no tiene proveedor en su ficha, el asistente pregunta a quién.

La propuesta de pedido completa. Zet de bestelling Wella klaar op basis van wat vorige week verbruikt is (prepara el pedido de Wella según lo que se consumió la semana pasada) o bestel wat we deze maand verbruikt hebben (pide lo que hemos consumido este mes) hace con una frase lo que hace arriba Bestelling klaarzetten con el primer camino, con la misma suma: todo lo que se ha vendido y consumido en ese periodo, por proveedor. Si nombras un proveedor, se limita a ese pedido. La propuesta muestra el periodo completo, cuántas unidades en cuántos productos, y los doce primeros nombres; después de confirmar, llegas a esta lista para revisar las cantidades. Si no dices ningún periodo, el asistente lo pregunta: nunca elige uno por su cuenta.

Registrar la entrada. De bestelling van Coiffure Pro is toegekomen (el pedido de Coiffure Pro ha llegado) o de bestelling met referentie 4472 is binnen (el pedido con referencia 4472 ha llegado) pone ese pedido en Geleverd; la propuesta muestra por producto el stock de antes y el nuevo. Si ese proveedor tiene varios pedidos abiertos, el asistente pregunta cuál. We hebben 5 flessen Olaplex nr. 3 ontvangen (hemos recibido 5 frascos de Olaplex nº 3) registra una entrega sin pedido, directamente como entregada; si ese producto también está en un pedido abierto, la propuesta lo indica y ese pedido se queda en Besteld.

El stock solo entra en la estantería al pulsar Bevestigen (confirmar), por el mismo camino que cuando cambias el estado en el formulario. Si entretanto la caja vende un frasco, o un compañero registra entretanto la entrada del mismo pedido, la propuesta caduca en lugar de contar dos veces.

La lista

Los pedidos más recientes, arriba.

Filtros: Leverancier y Status.

Si todavía no hay nada: Nog geen leveringen — Boek een levering in om de voorraad en de inkoopprijzen te laten kloppen. — todavía no hay entregas; registra una entrega para que el stock y los precios de compra cuadren.

Entregas históricas de Optios

Las entregas que vinieron con la importación son contabilidad, no una fuente de stock. El stock actual vino por separado con la exportación de productos y es el de hoy; si además se le sumaran entregas de hace ocho años, tu stock se duplicaría.

Muchas de esas entregas importadas no tienen proveedor en Optios: el salón las registraba como "entrega sin pedido", con solo una etiqueta como 16/09.

Una entrega de Wella Company figura aquí por línea

Wella Company suministra más de una línea —en el primer salón, Wella (color, cuidado, System) y Sebastian— a través del mismo comercial, y en Optios eso entraba en una sola entrega. Sin embargo, las pides por separado, y HairConnect tiene para ello una ficha de proveedor por línea. Por eso una entrega así figura aquí como dos entregas: las líneas de cada producto en el proveedor de su marca (el campo Leverancier de la marca; consulta Marcas).

• La entrega de Optios conserva el proveedor que tenía y, si no tenía ninguno, el que tiene más líneas. Las líneas de la otra línea de producto van a una entrega separada con la misma referencia, estado y fechas. En la lista, debajo de la referencia, figura afgesplitst (separada).
• No se pierde ninguna línea y no cambia ningún importe ni ninguna cantidad: una línea solo cambia de entrega. Juntas, las dos suman exactamente lo que muestra Optios.
• Una línea de una marca sin proveedor —o de una marca que no pertenece a Wella— se queda donde estaba.
• Solo ocurre entre las fichas de proveedor que indicaste en la integración de Wella, y solo con entregas que vienen de Optios. Un pedido que preparas aquí tú mismo ya se crea por proveedor.
• Una nueva ronda de Optios reconoce la entrega y vuelve a repartirla; no se importa una segunda vez y no aparece ninguna propuesta de limpieza. Si cambias tú una línea o la entrega de Optios, prevalece tu cambio, como en cualquier otra entrega. La referencia, el estado y las fechas de la entrega separada siguen siempre los de la entrega de Optios: si pones esa en Geleverd, la otra mitad la sigue.
• Una entrega separada es contabilidad, como la propia entrega de Optios: no suma stock.

Así, cualquier resumen por proveedor cuenta los frascos de Sebastian en Sebastian, y la tarifa de Wella deduce de tus entregas el proveedor correcto para tu propuesta de pedido.

Preguntas frecuentes

¿Por qué hay tantos "Geen leverancier" en mi lista? Porque el salón suele registrar sin pedido, y porque la mayoría de las entregas importadas no tenían proveedor. Por eso también se puede buscar por la referencia.

¿Puedo recibir una entrega parcialmente? Hay un solo estado por entrega. Divídela en dos entregas si quieres llevar el control por separado.