Limpiar productos después del cambio

Actualizado el 2026-10-01

Instellingen → Opkuis na de overstap → Producten (Ajustes → Limpieza después del cambio → Productos). Después del cambio desde Optios, en tu lista está cada ficha de producto que alguna vez se creó allí: también los envases antiguos, los duplicados y las marcas que hace años que ya no trabajas. En el primer salón que cambió eran 1.328, de las que más de mil llevaban un año sin venderse ni usarse. Esta pantalla reduce tu lista en cinco pasos a lo que de verdad usas hoy.

En esta pantalla nunca se borra nada, y no ocurre nada sin que tú pulses un botón y confirmes.

Paso 1: ¿qué sigue en uso?

Eliges dos fechas:

Verkocht sinds (vendido desde): una ficha que desde ese día ha figurado en un ticket de caja está en uso.
Verbruikt sinds (consumido desde): una ficha que desde ese día se ha consumido en el lavacabezas o en la zona de color está en uso. Es el consumo que se escaneaba en Optios y que se trasladó.

¿Por qué dos fechas? Las ventas y el consumo tienen otro ritmo. Un champú para casa pasa por el mostrador cada semana; un color que solo mezclas para unos pocos clientes a veces sale del armario solo dos veces al año. Con dos fechas puedes limpiar el mostrador con rigor y mantener holgado el armario de color.

Una ficha se queda en cuanto se cumple una de las dos: vendida desde una fecha, o consumida desde la otra. Lo que no cumple ninguna de las dos va al archivo en el paso 4.

Por defecto, las dos están en el inicio del ejercicio anterior, para que un producto que solo se mueve una vez por temporada no se quede fuera. Con los botones Begin vorig boekjaar (inicio del ejercicio anterior) y Begin dit boekjaar (inicio de este ejercicio) las pones rápidamente. Tu elección se guarda al momento.

Debajo de las fechas ves enseguida lo que significan: cuántas fichas se quedan, cuántas van al archivo y cuántas de estas últimas todavía tienen stock, con el número total de unidades. Si esos frascos siguen de verdad en tu armario, elige una fecha anterior, o recupéralos después de archivar.

Paso 2: fusionar duplicados

Cuando un proveedor cambia el envase, el producto recibe un nuevo código de barras. Optios creaba con eso una segunda ficha. Así, el mismo producto aparece dos veces en tu lista, con las ventas y el stock repartidos entre dos fichas, y la caja no siempre sabe a cuál de las dos te refieres.

Fusionar vuelve a convertirlas en una sola ficha. La ficha que se queda recibe además el código de barras de la otra, de modo que el antiguo y el nuevo siguen pudiéndose escanear: un frasco con el envase antiguo que sigue en el armario lo escaneas sin más. Todos los tickets, entregas, consumos y stock se trasladan con ella. La otra ficha va a la papelera, y la siguiente ronda de Optios no la vuelve a crear.

La lista muestra pares con el mismo código de barras, o con el mismo nombre y contenido. Por cada par proponemos qué ficha se queda: la ficha que según el paso 1 sigue en uso; si no, la ficha más reciente de Optios.

Si estás de acuerdo, deja el par marcado y pulsa Aangevinkte samenvoegen (fusionar los marcados).
Si quieres hacerlo par por par, o elegir tú qué ficha se queda, usa Samenvoegen (fusionar) en esa línea.
No aparecen marcados de antemano los casos dudosos: un par en el que una ficha no tiene contenido (puede ser el mismo frasco, pero también el de un litro) y un par cuyos nombres se diferencian en un signo más (en algunas marcas es otra fórmula). Revísalos antes de marcarlos.

Debajo de la lista aparecen, solo a título informativo, fichas que se parecen pero tienen un contenido algo distinto, como 95 ml junto a 100 ml. Es otro envase con su propio stock, y esas no se fusionan.

Fusionar no se puede deshacer. Si tienes dudas sobre un par, déjalo como está.

Paso 3: la lista de precios de tu proveedor

Lo que figuraba en Optios en un producto (marca, referencia, proveedor) se ha tecleado a mano a lo largo de los años, y a menudo varía de una ficha a otra. La lista de precios que te envía tu proveedor es la única verdad. De ella salen la marca, la referencia, el código de barras, el precio recomendado y el proveedor. Cómo dividía Optios una marca antes ya no cuenta.

Pulsa Prijslijst opladen (subir lista de precios) y sube el archivo Excel de tu proveedor. Ahí ves también qué precios se proponen. Un precio de venta nunca se baja ni se pone a cero.
Vuelve y pulsa Merken opkuisen (limpiar marcas). Cada producto recibe la marca y el proveedor de la lista, las marcas que son la misma se juntan y una marca de la que desde tus fechas no se ha vendido ni consumido ningún producto se guarda.

Una marca guardada no ha desaparecido: sus productos, sus tickets antiguos y sus entregas siguen remitiendo a ella. Solo deja de estar en las listas desplegables. Para recuperarla, ve a Instellingen → Merken (Ajustes → Marcas), con el filtro Opgeborgen (guardadas).

Paso 4: archivar lo que ya no se usa

Con un solo botón archivas todas las fichas que según el paso 1 ya no están en uso. Ves de antemano cuántas son, y cuántas de ellas todavía tienen stock.

Archivar no es eliminar. Una ficha archivada desaparece de la caja, de la propuesta de pedido y de las listas desplegables. Cada ticket, entrega, línea de consumo e informe de antes se queda exactamente como estaba: tu facturación del año pasado no cambia. Si aun así se escanea el código de barras, la caja ofrece recuperar la ficha.

Recuperar se puede siempre, en Instellingen → Producten opkuisen (Ajustes → Limpiar productos): elige el grupo Gearchiveerd (archivadas), marca lo que quieras recuperar y pulsa Terughalen (recuperar). Consulta también Productos.

Paso 5: resumen y cierre

Abajo ves cómo está ahora tu lista: cuántas fichas están en uso, cuántas en el archivo, cuántas en la papelera (allí va una ficha fusionada) y cuántas marcas están en uso o guardadas.

Pulsa Afgerond (terminado) cuando hayas acabado. Eso no cambia nada en tus fichas; solo deja constancia de que este paso de la limpieza está hecho. Siempre puedes volver.

Lo que nunca ocurre

No se borra nada. Archivar pone una fecha, fusionar deja la ficha antigua en la papelera después de que todo se haya trasladado, guardar una marca pone una fecha.
No ocurre nada por sí solo. Tampoco al cabo de un año. Cada paso espera a tu botón y a tu confirmación.
Un ticket de antes no cambia: ni el importe, ni el IVA, ni el nombre del producto en el ticket.
Un precio de venta nunca baja y nunca pasa a cero por una lista de precios.
El stock no desaparece de los libros: una ficha archivada conserva su stock, y al fusionar el stock se suma.

Más sobre el cambio en sí: Cambiar tú mismo desde Optios.